Para quem gerencia viagens corporativas, planejar cada etapa com precisão faz parte da rotina: reservas, orçamentos, aprovação de despesas, alinhamento com fornecedores e suporte ao viajante são apenas algumas delas. No entanto, imprevistos podem ocorrer — incluindo falhas nos meios de pagamento.
Sistemas podem sair do ar, cartões podem ser recusados, e plataformas de ERP podem ficar indisponíveis. Quando isso acontece no meio de uma viagem crítica, o sucesso desse deslocamento corre riscos.
Para o gestor de viagens, esse precisa ser um cenário previsto e coberto por uma estratégia de contingência bem estruturada, com um plano B concreto.
Siga a leitura para descobrir como montar essa abordagem e garantir a continuidade das viagens, mesmo diante desse tipo de falha.
A digitalização dos processos de pagamento e a crescente dependência de sistemas de gestão (ERPs) trouxeram mais eficiência, mas também novos riscos. A complexidade do ecossistema de pagamentos corporativos significa que uma falha em qualquer ponto pode gerar impactos diretos na operação.
Diversos fatores podem levar à interrupção dos sistemas. Alguns dos mais comuns incluem:
Instabilidade no sistema do emissor do cartão: o banco ou a operadora pode enfrentar falhas técnicas, sobrecargas ou realizar manutenções não informadas.
Problemas de conectividade: uma conexão de internet instável, seja no local onde o viajante se encontra ou na sede da empresa, pode impedir a aprovação de transações ou a sincronização com o ERP.
Falhas no ERP e em sistemas de gestão: bugs ou problemas nos servidores podem travar os sistemas de controle de viagens e despesas, bloqueando aprovações, emissões e a conciliação.
Limites de segurança e bloqueios: transações consideradas “fora do padrão” pelos sistemas antifraude podem ser recusadas, mesmo sendo legítimas.
Esses problemas causam uma série de impactos, especialmente em relação à conciliação de despesas.
Contas pagas com o cartão pessoal do funcionário, em dinheiro vivo ou por outras soluções emergenciais tornam-se, muitas vezes, “fantasmas” no sistema. Com isso, precisam ser rastreadas e inseridas manualmente, o que consome tempo e aumenta o risco de erros.
Além disso, o viajante pode encontrar dificuldades para reunir recibos e comprovações, o que atrasa ainda mais os processos de reembolso e conciliação.
Por fim, a falta de visibilidade sobre essas despesas emergenciais prejudica a previsibilidade de gastos, compromete o controle do fluxo de caixa e impacta negativamente o planejamento financeiro.
A melhor forma de lidar com esse tipo de problema é identificar os sinais antes que causem maiores impactos. O gestor de viagens precisa ser o primeiro a saber quando o modo de contingência deve ser acionado.
Além da própria comunicação do viajante, alguns sinais de alerta incluem notificações automáticas sobre falhas de conectividade ou indisponibilidade, comunicados de bancos ou operadoras e avisos de transações não aprovadas.
Diante desses sinais, é fundamental ter clareza sobre quem é o responsável por autorizar a aplicação das alternativas. Em geral, essa responsabilidade recai sobre o gestor de viagens, que deve ter autonomia para tomar as decisões necessárias e resolver o problema com agilidade. No entanto, é essencial que exista um protocolo bem definido:
Confirmação: o gestor deve confirmar a falha com o fornecedor do sistema, com o banco ou com outros viajantes.
Comunicação: a ocorrência da falha e a ativação do plano de contingência devem ser comunicadas a todos os envolvidos.
Execução: as ações emergenciais devem ser implementadas conforme o protocolo previamente estabelecido.
Essa clareza é importante para evitar o uso desnecessário do plano B — como no caso de um pequeno bug pontual com um único viajante, que não compromete a operação como um todo.
Para criar um plano de ação efetivo, é preciso definir quais ferramentas podem ser utilizadas, por quem e com quais limites. Veja algumas opções:
Ter um ou mais cartões corporativos de contingência é uma das medidas mais eficazes. Esses cartões devem estar em nome da empresa, para facilitar a conciliação posterior, e possuir um limite de crédito adequado — suficiente para cobrir despesas emergenciais como hospedagem, transporte e alimentação por um período determinado.
O acesso a esses cartões deve ser restrito a pessoas-chave (gestor, diretor, etc.). Eles só devem ser utilizados quando o cartão principal do viajante falhar, e sempre após aprovação do gestor.
Algumas empresas mantêm vouchers de viagem pré-pagos ou fundos de emergência junto a agências de viagens parceiras ou fornecedores estratégicos.
Em caso de necessidade, a agência pode emitir uma passagem aérea ou uma reserva de hotel utilizando esse saldo pré-existente, sem a necessidade de realizar uma transação no momento da urgência.
A transferência via Pix pode ser usada para enviar fundos diretamente para a conta pessoal do viajante, permitindo que ele realize pagamentos urgentes.
No entanto, essa alternativa exige um processo de reembolso mais detalhado e deve ser adotada com cautela, apenas em situações extremas. (Falaremos mais sobre isso no tópico abaixo.)
O reembolso de pagamentos feitos com recursos do próprio colaborador, seja via Pix, cartão ou dinheiro, deve contar com um fluxo rápido de aprovação e envio.
O viajante precisa ser orientado a guardar todos os recibos e encaminhar a documentação ao gestor com um “alerta de urgência”. A empresa, por sua vez, deve se comprometer com um prazo curto para realizar o reembolso, a fim de não prejudicar financeiramente o colaborador.
Em situações extremas, e com um protocolo de aprovação rigoroso, a empresa pode adotar uma política de adiantamento de caixa (cash advance).
Nesse caso, o viajante recebe um valor antecipado via depósito em conta pessoal ou outro meio seguro para cobrir despesas essenciais. Essa é uma medida de último recurso, que exige controle rigoroso e prestação de contas detalhada.
Qualquer despesa realizada fora do fluxo padrão precisa ser documentada para não se perder. Após definir as alternativas possíveis diante de falhas nos sistemas, oriente o colaborador a guardar e registrar todos os comprovantes, como notas fiscais, faturas ou recibos.
Por outro lado, o gestor deve contar com um processo claro para centralizar essas informações, cruzar os dados e lançar as despesas manualmente, sempre que necessário, classificando-as como “despesas de contingência”.
Outro ponto essencial para evitar gargalos nesse processo é a comunicação. Os viajantes devem saber exatamente quem são os contatos de emergência para esse tipo de situação, quais são as instruções e procedimentos corretos, e qual é o meio adequado para registrar a despesa.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, integra a gestão de viagens e despesas, centralizando informações e reduzindo os riscos de falhas.
Conectando os processos de ponta a ponta, da reserva ao reembolso, a VOLL permite que você:
Tenha acesso em tempo real a todas as transações, facilitando a identificação de problemas.
Configure regras de aprovação que podem ser ajustadas instantaneamente.
Gere relatórios completos e acompanhe dashboards com indicadores-chave.
Administre faturas e crie cartões corporativos virtuais ilimitados.
Tenha controle total dos pagamentos, sejam eles via cartão corporativo, reembolso ou Pix, com gestão inteligente por carteiras digitais.
Realize adiantamentos e reembolsos automáticos, eliminando rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.
Personalize políticas por cargo, nível hierárquico, departamento ou até por colaborador.
Bloqueie ou exija aprovação para gastos corporativos por categoria ou faixa de valor.
Aplique tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real.
Sinalize automaticamente atividades e pagamentos fora do padrão ou da política, dispensando a conferência manual.
Integre a VOLL ao seu ERP e outros sistemas internos da empresa.
Essa é a sua oportunidade de integrar viagens e despesas de maneira inteligente e estratégica. Automatize sua rotina de reembolsos corporativos com fluxos de aprovação customizáveis e auditoria online com uso de inteligência artificial — tudo isso sem abrir mão da gestão unificada de limites e orçamentos.
Quer reduzir custos e trabalho manual, aumentar a produtividade da equipe e garantir total conformidade na sua operação.
Veja como tudo isso funciona na prática solicitando uma demonstração gratuita!