As viagens corporativas representam uma parcela relevante do orçamento das empresas e, em muitos casos, se tornam fonte recorrente de surpresas no fechamento do mês. Isso porque o valor aprovado inicialmente nem sempre corresponde ao custo que aparece no consolidado financeiro, gerando questionamentos da liderança.
Esse descompasso raramente está ligado a um único gasto fora do padrão. Ele surge da falta de visão end-to-end sobre o custo total das viagens, que envolve múltiplos fornecedores, formas de pagamento, momentos de lançamento e despesas que nem sempre passam pelo mesmo fluxo. Sem essa consolidação, o gestor perde previsibilidade e passa a atuar de forma reativa, ajustando números depois que o impacto já ocorreu.
Para ter controle do custo real das viagens corporativas, é preciso entender onde os gastos se originam, como se acumulam ao longo da jornada e por que não aparecem de forma clara no fechamento mensal. É a partir dessa leitura que se torna possível evitar surpresas, qualificar decisões e sustentar o orçamento com mais segurança.
A dificuldade de consolidar o custo total das viagens corporativas não está em um único ponto da operação. Ela surge da combinação de falhas recorrentes ao longo da jornada da viagem, que fragmentam a informação e empurram o impacto financeiro para depois do fechamento.
Os principais problemas são:
Parte relevante do gasto acontece fora do momento da emissão, como bagagens, remarcações, assentos, transporte terrestre e alimentação. Esses valores não ficam associados automaticamente à viagem original, o que dificulta a leitura do custo completo.
Quando uma mesma viagem envolve pagamento centralizado, cartão corporativo e reembolso, os gastos se espalham por fontes distintas. Sem integração, o fechamento passa a depender de conciliações manuais e tardias.
Gastos lançados no sistema de despesas nem sempre estão vinculados à viagem que os originou. Isso impede análises por deslocamento, centro de custo ou objetivo, além de dificultar a identificação de excessos ou desvios.
Passagens podem ser pagas antes da viagem, despesas surgem durante o deslocamento e reembolsos entram semanas depois. Sem um critério claro de competência, o custo “escorre” entre meses e distorce o resultado do fechamento.
Informações ficam distribuídas entre plataforma de viagens, sistema de despesas, faturas de fornecedores e planilhas paralelas. O gestor até tem os números, mas não em um formato que permita enxergar o custo total de forma confiável e no tempo certo.
O custo real das viagens corporativas não se limita ao valor aprovado na reserva. Ele se forma a partir de diferentes componentes que se acumulam ao longo da jornada e impactam diretamente o fechamento do mês.
As principais despesas que compõem o custo real e total de uma viagem são:
Custos de reserva: passagens aéreas, hospedagem e locação de veículos, geralmente os únicos valores visíveis no início do processo.
Despesas acessórias: taxas de bagagem, remarcações, assentos, serviços adicionais e outros custos que surgem após a emissão.
Despesas durante a viagem: transporte terrestre, alimentação, hospedagens extras, diárias adicionais e gastos pagos fora do fluxo principal.
Despesas pagas fora do fluxo principal: gastos lançados via cartão corporativo ou reembolso, que não passam pelo sistema de reservas.
Diferenças de temporalidade dos lançamentos: custos registrados em datas distintas da viagem (pagamento antecipado, fatura posterior ou reembolso), afetando o fechamento por competência.
Custos indiretos: retrabalho administrativo, ajustes manuais e correções posteriores, que não aparecem como despesa direta, mas consomem tempo e recursos.
Esses elementos explicam por que o valor final das viagens raramente aparece de forma clara no fechamento mensal. Quando cada componente é analisado de forma isolada, o gestor perde a visão do custo completo da viagem e passa a lidar com valores fragmentados ao longo do mês.
Consolidar a visão de custos end-to-end exige organizar a jornada da viagem como um único evento financeiro, do planejamento ao fechamento do mês. O ponto central é garantir que todos os gastos, independentemente de onde ocorram ou de como sejam pagos, possam ser lidos em conjunto.
Alguns princípios ajudam a estruturar essa consolidação:
Unificar a leitura por viagem: cada deslocamento deve funcionar como a unidade básica de análise, reunindo custos de reserva, despesas durante a viagem e ajustes posteriores.
Integrar viagens e despesas: informações de booking e gastos fora do fluxo precisam conversar entre si para evitar lacunas no fechamento.
Definir critério claro de competência: estabelecer regras para reconhecer o custo no período correto reduz distorções entre meses e melhora a previsibilidade orçamentária.
Centralizar meios de pagamento sempre que possível: quanto menos fontes dispersas, menor o esforço de conciliação e menor o risco de atrasos ou inconsistências.
Padronizar centros de custo e classificações: usar critérios únicos facilita a consolidação, as comparações e as análises históricas.
Automatizar a consolidação: reduzir planilhas e ajustes manuais é essencial para fechar o mês com agilidade e confiança.
Quando esses pontos estão alinhados, o fechamento deixa de ser um processo de “caça aos números” e passa a ser uma leitura estruturada do custo real das viagens. O gestor ganha previsibilidade, reduz retrabalho e consegue explicar variações de forma objetiva.
Depois de estruturar a visão end-to-end, o controle do fechamento passa a depender de indicadores que mostrem se a consolidação está funcionando na prática, ajudando a antecipar desvios e reduzir surpresas no fim do mês.
Alguns dos principais são:
Custo total por viagem: consolida todos os gastos associados a um mesmo deslocamento, permitindo identificar variações relevantes e comparar viagens semelhantes.
Diferença entre custo previsto e custo final: mostra quanto o valor aprovado inicialmente se distancia do custo que efetivamente entra no fechamento.
Participação de gastos fora do fluxo: mede o peso de despesas pagas via cartão corporativo ou reembolso em relação ao total das viagens.
Tempo médio de consolidação do custo: indica quanto tempo o gestor leva para ter visão completa do gasto após a viagem ocorrer.
Percentual de custos lançados fora do mês de competência: ajuda a identificar distorções causadas por pagamentos tardios ou reembolsos atrasados.
Volume de ajustes manuais no fechamento: sinaliza fragilidade na integração de dados e dependência excessiva de planilhas.
Custo médio mensal por viajante ou centro de custo: facilita comparações históricas e leitura de tendências.
Acompanhados de forma recorrente, esses indicadores permitem que o gestor atue antes do fechamento, corrigindo rotas ao longo do mês em vez de reagir apenas quando o impacto financeiro já está consolidado.
Parceira de grandes empresas com operação em diferentes países, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma plataforma integrada, oferece tudo o que o gestor precisa para consolidar custos de viagens e despesas de forma precisa e previsível, sem surpresas no fechamento do mês.
Na prática, isso acontece por meio de funcionalidades que organizam a informação ao longo de toda a jornada da viagem, como:
Reserva centralizada de viagens corporativas: passagens, hotéis e serviços são registrados em um único ambiente, facilitando a leitura inicial do custo previsto.
Integração entre viagens e despesas corporativas: gastos realizados fora do fluxo de reserva podem ser vinculados à viagem que os originou, reduzindo lacunas na consolidação.
Classificação padronizada de centros de custo e projetos: cada viagem pode ser associada a estruturas financeiras claras, facilitando fechamento, rateios e análises por área.
Visão consolidada do custo por viagem: o gestor acompanha o custo total do deslocamento, incluindo reservas, despesas adicionais e ajustes posteriores.
Acompanhamento por período de competência: a estrutura permite organizar gastos de acordo com o mês correto, reduzindo distorções no fechamento.
Relatórios operacionais e financeiros integrados: dados de viagens e despesas são apresentados de forma consolidada, eliminando a dependência de planilhas paralelas.
Além da tecnologia que facilita toda a parte operacional, a VOLL atua junto aos gestores na construção de um programa de viagens corporativas mais maduro e alinhado ao negócio. O acompanhamento consultivo permite interpretar os dados gerados pela operação, identificar padrões de gasto, ajustar políticas com critério e apoiar decisões que vão além do controle imediato do orçamento.
Com processos estruturados, dados confiáveis e suporte especializado, o fechamento do mês deixa de ser um processo reativo e passa a refletir o custo real das viagens corporativas, com mais clareza, previsibilidade e controle.
Por isso, se você também quer transformar a sua gestão de viagens em um ativo estratégico para o negócio, fale com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.