Reduzir custos com viagens corporativas é um objetivo diário em empresas que buscam maior eficiência financeira.

Com o aumento no preço das passagens, a oscilação cambial e a demanda em alta, economizar nesse tipo de despesa já não se resolve com cortes isolados.

Hoje, exige uma gestão mais estruturada, orientada por dados e apoiada em tecnologia.

O papel do gestor de viagens também se tornou mais desafiador. Além de controlar custos, ele precisa garantir uma boa experiência para o colaborador e assegurar o cumprimento da política interna.

Quando faltam visibilidade integrada e processos bem definidos, o resultado tende a ser o contrário do desejado, com desperdícios, retrabalho e decisões pouco consistentes.

Felizmente, já existem metodologias e soluções capazes de mudar esse cenário.

Ao adotar uma gestão centralizada, com uso de dados e automação, as empresas conseguem aumentar a eficiência e reduzir custos com viagens corporativas de maneira sustentável, sem prejudicar a experiência dos viajantes.

Neste artigo, você vai ver:

• Como calcular os custos com viagens corporativas;

• Quais fatores podem aumentar os custos das viagens corporativa;

• 10 práticas essenciais para reduzir custos com viagens a trabalho;

• Cases de sucesso de redução de custos com viagens corporativas;

• Como a VOLL ajuda as maiores empresas do Brasil a reduzirem custos com viagens.

Como calcular os custos com viagens corporativas?

Calcular custos de viagens corporativas exige listar despesas fixas (passagens, hospedagem) e variáveis (alimentação, transporte).

A fórmula básica é: (Passagens + Hospedagem + Transporte + Alimentação + Taxas + Imprevistos) = Custo Total.

Use dados históricos para projetar custos futuros e, se possível, prefira softwares de gestão.

Sem uma visão clara e consolidada dos gastos, o gestor de viagens acaba não consegue reduzir custos com viagens corporativas e acaba tomando decisões com base em informações incompletas, o que limita o potencial de economia.

Aqui, um erro comum é considerar apenas passagens e hospedagem. O custo total de uma viagem vai muito além desses itens e inclui diversas variáveis que, quando não são acompanhadas de perto, acabam gerando desperdícios difíceis de perceber no dia a dia.

Por isso, é importante estruturar um modelo de cálculo que considere toda a jornada do viajante e permita uma análise contínua.

O que deve entrar no cálculo de custos de viagens corporativas?

O custo de uma viagem não se resume ao valor pago no momento da compra. Ele engloba todos os gastos diretos e indiretos ligados à experiência do colaborador.

Entre os principais componentes, estão:

• Passagens aéreas e rodoviárias;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Diárias de viagem;

• Transporte local, como aplicativos, táxis ou locação de veículos;

• Taxas, bagagens e serviços adicionais;

• Reembolsos diversos;

• Custos operacionais, como tempo da equipe, processos manuais e aprovações.

Sem um controle estruturado das despesas, esses valores costumam ficar espalhados entre diferentes sistemas, planilhas ou até fora de qualquer registro, o que reduz o potencial de economia com viagens corporativas.

Como consequência, a visibilidade diminui e a gestão perde eficiência.

Como estruturar um modelo de cálculo eficiente?

Para deixar de atuar de forma reativa e evoluir para uma gestão mais estratégica, o ideal é padronizar o cálculo.

Alguns passos ajudam a organizar esse processo de maneira simples e consistente:

• Centralizar todos os dados de viagem em um único ambiente, garantindo uma base confiável para análise;

• Categorizar as despesas de forma clara, separando por tipo, como aéreo, hospedagem, mobilidade e alimentação;

• Definir períodos de análise consistentes, como mensal, trimestral e anual, para identificar tendências e sazonalidades;

• Calcular o custo médio por viagem, facilitando a identificação de padrões e possíveis desvios;

• Analisar os custos por colaborador, área ou projeto, apoiando decisões mais alinhadas ao orçamento;

• Identificar desvios em relação à política de viagens, reforçando o controle e a governança.

Esse tipo de abordagem está na base do spend analysis, ou análise de gastos, que transforma dados dispersos em informações úteis para a tomada de decisão.

Quais fatores podem aumentar os custos das viagens corporativas?

Em muitos casos, o aumento dos custos está ligado à falta de controle, a processos pouco eficientes e à tomada de decisões de forma descentralizada.

Alguns fatores têm impacto direto nesse cenário:

Falta de antecedência na compra

A antecedência na compra é um dos principais elementos que influenciam o preço de passagens e hospedagens.

Quando as reservas são feitas muito próximas da data da viagem, as opções disponíveis diminuem e os valores tendem a subir. Isso acontece porque as tarifas mais econômicas já foram utilizadas.

Além disso, a urgência reduz as chances de comparar alternativas ou negociar melhores condições.

Empresas que não acompanham esse indicador acabam consolidando um padrão de compra mais caro, muitas vezes sem perceber.

Por isso, incentivar e monitorar a antecedência costuma ser uma medida simples e eficaz para reduzir gastos.

Baixa adesão à política de viagens

A política de viagens tem como objetivo trazer controle, padronização e economia. Quando essas diretrizes não são seguidas, as decisões passam a ser individuais, o que normalmente leva a custos mais elevados.

Escolhas fora do padrão, como voos menos vantajosos, hotéis mais caros ou serviços não previstos, são exemplos comuns que impactam diretamente o orçamento.

Nesse ponto, entra a importância do compliance com a política de viagens. Quanto maior a adesão, maior o controle e menor a chance de desperdício.

Sem mecanismos que incentivem ou garantam esse cumprimento, a política tende a perder efetividade no dia a dia.

Descentralização de fornecedores

O uso de múltiplos canais e fornecedores para reservas reduz o poder de negociação e dificulta a visão consolidada dos gastos.

Essa descentralização limita a criação de acordos mais vantajosos e torna o acompanhamento das despesas mais complexo.

Além disso, diferentes fornecedores costumam trabalhar com condições, tarifas e processos distintos, o que aumenta a carga operacional.

Ao concentrar fornecedores, a empresa ganha escala para negociar melhores condições, acessar tarifas acordadas e obter descontos que não estariam disponíveis de forma isolada.

Sem padronização, os custos tendem a ser mais altos.

Falta de controle sobre bilhetes não voados

Quando não há uma gestão ativa de créditos e bilhetes não utilizados, eles podem expirar ou simplesmente deixar de ser reaproveitados.

Isso representa perda financeira, muitas vezes sem que a empresa tenha clareza sobre o impacto.

Gerenciar esses bilhetes é essencial para recuperar valores e evitar novas compras desnecessárias.

Cenário econômico e fatores externos

Além dos aspectos internos, o contexto econômico também influencia em fatores que poderiam reduzir o custos de viagens corporativas.

Fatores como aumento no preço dos combustíveis, variações cambiais, inflação e crescimento da demanda afetam diretamente as tarifas. No estudo da VOLL sobre os principais desafios da gestão de viagens, inclusive, este tema está em 4° lugar.

“É preciso entender o cenário macro: Selic, tarifaço, variação cambial e a própria composição do preço da passagem aérea.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

Embora esses elementos não estejam sob controle da empresa, é possível reduzir seus efeitos com uma gestão mais estratégica.

Empresas que contam com bons acordos, uso de tecnologia e análise de dados conseguem se adaptar melhor a essas mudanças e tomar decisões mais eficientes.

Para saber mais sobre redução de custos com viagens corporativas, confira o vídeo a seguir. O CEO da VOLL, Luciano Brandão, explica como nossa plataforma apoia nessa redução de maneira personalizada e individual para cada cliente:

Como reduzir custos com viagens corporativas? 10 práticas essenciais

Reduzir custos com viagens corporativas passa, antes de tudo, por organização e consistência. Não se trata apenas de cortar despesas pontuais, mas de estruturar uma operação mais eficiente, previsível e orientada por dados ao longo do tempo.

Na realidade do mercado, empresas que conseguem economizar de forma recorrente são aquelas que combinam processos bem definidos, uso inteligente de tecnologia e uma governança clara.

Veja 10 práticas que vão, além de reduzir custos, elevar sua maturidade na gestão de viagens:

1. Centralize toda a gestão de viagens em uma única plataforma

A centralização é a base de qualquer estratégia consistente de economia. Quando reservas, aprovações e reembolsos acontecem em canais diferentes, a operação perde transparência e fica mais difícil de controlar.

Esse cenário fragmentado costuma gerar dados desencontrados, dificuldade de análise e perda de oportunidades de negociação. Além disso, o tempo gasto para consolidar informações manualmente aumenta o custo operacional.

Ao reunir tudo em um único ambiente, a empresa passa a ter uma visão completa da jornada. Isso facilita a identificação de padrões, o acompanhamento de indicadores e a tomada de decisões mais rápidas.

A VOLL resolve esse desafio ao integrar toda a jornada de viagens e despesas, da reserva ao reembolso , em um único ambiente. Com isso, elimina silos de informação e cria uma base confiável para decisões mais estratégicas.

2. Utilize uma ferramenta de self-booking (OBT) com regras inteligentes

A adoção de uma ferramenta de self-booking não diz respeito apenas à autonomia do colaborador, mas principalmente à padronização das escolhas.

Sem esse tipo de solução, o processo tende a ser mais lento, dependente de intermediações e sujeito a decisões fora da política. Isso aumenta tanto o custo direto quanto o esforço operacional da equipe.

Com uma OBT configurada corretamente, o colaborador visualiza apenas opções que já respeitam as diretrizes da empresa. Isso reduz erros, acelera o processo e diminui a necessidade de retrabalho.

Empresas que adotam esse modelo conseguem escalar o volume de viagens sem aumentar proporcionalmente a complexidade da operação.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma experiência self-booking com políticas embutidas no processo, garantindo fluidez na jornada sem abrir mão do compliance.

3. Automatize a aplicação da política de viagens

Ter uma política bem definida é importante, mas o que realmente faz diferença é garantir que ela seja aplicada de forma consistente.

Quando esse controle depende de validações manuais, é comum surgirem exceções frequentes, interpretações diferentes das regras e perda de controle ao longo do tempo.

Ao automatizar a política dentro do fluxo de reserva, as regras passam a ser aplicadas de forma imediata. O próprio sistema pode bloquear opções fora do padrão ou sinalizar exceções para aprovação.

Na VOLL, o colaborador já visualiza apenas opções dentro da política, e eventuais desvios são sinalizados automaticamente pelo Farol de Compliance. Isso transforma a política em um mecanismo ativo de controle.

Como resultado, a empresa aumenta o nível de compliance e reduz desperdícios de forma consistente.

4. Estruture processos para garantir antecedência de compra

A antecedência de compra é um dos fatores mais relevantes para redução de custos com viagens corporativas, mas depende diretamente da forma como o processo interno está organizado.

Segundo boas práticas de mercado, o período ideal para adquirir passagens aéreas é cerca de 30 dias antes da data do voo. Veja o gráfico abaixo:

Na imagem acima temos o desempenho do valor médio de passagens aéreas até 30 dias antes do embarque.

Note que a tarifa mais baixa (a) está disponível 30 dias antes da data do voo. 15 dias antes (b), temos o final da primeira base de sustentação do preço.

Com sete dias (c), onde a maioria das políticas se encaixa, temos a última parada antes de um grande salto no valor, que chega no pico com 3 dias (d) de antecedência, caindo um pouco nos dois dias anteriores à viagem (e).

Em muitos casos, porém, a falta de planejamento, somada a fluxos de aprovação lentos, faz com que as compras sejam feitas em cima da hora.

Para mudar esse cenário e economizar com passagens aéreas corporativas, é importante revisar o processo como um todo. Automatizar aprovações, definir prazos claros e acompanhar indicadores de antecedência são medidas que ajudam a criar consistência.

Também vale trabalhar a cultura interna, reforçando a importância do planejamento. Quando esse comportamento se torna padrão, a empresa passa a acessar tarifas mais baixas de forma recorrente.

5. Trabalhe com tarifas acordadas, mas valide com benchmarking de mercado

Negociar tarifas corporativas é um passo importante, mas não deve ser o único critério de decisão.

Dependendo do contexto, tarifas disponíveis no mercado podem ser mais competitivas do que acordos previamente estabelecidos. Por isso, é fundamental comparar constantemente essas opções.

A VOLL faz essa validação automaticamente, cruzando tarifas acordadas com opções disponíveis em tempo real. Isso permite escolher sempre a alternativa com melhor custo-benefício.

Esse tipo de prática evita pagamentos acima do necessário e amplia o potencial de economia em cada reserva.

6. Utilize inteligência artificial para otimizar escolhas e reduzir custos

O volume de opções disponíveis para cada viagem torna a análise manual limitada e, muitas vezes, ineficiente.

São diversas combinações de horários, companhias, tarifas e regras, o que dificulta identificar rapidamente a melhor alternativa.

A inteligência artificial ajuda justamente nesse ponto, ao processar um grande volume de dados em pouco tempo e sugerir opções mais vantajosas.

Na VOLL, a IA avalia múltiplas possibilidades, recomenda alternativas mais econômicas para reduzir custos com viagens corporativas, despesas e hospedagem, e ainda registra todas as opções analisadas. Isso garante transparência e permite auditoria das decisões.

Conheça nossos agentes de IA para viagens:

• ExpenseHelper: analisa comprovantes e pagamentos de despesas corporativas para identificar anomalias ou gastos fora da política da empresa. Quando necessário, interage diretamente com o colaborador para solicitar ajustes ou reembolsos de valores não aprovados;

• RatesAudit: simula reservas nos sistemas dos hotéis parceiros e verifica se a tarifa negociada está realmente carregada e disponível. Quando encontra divergências, interage automaticamente com o fornecedor, solicita correção e só encerra o processo quando a tarifa correta estiver visível no sistema;

• AirSave: monitora reservas aéreas e realiza retarifações automáticas sempre que identifica opções mais econômicas para o mesmo voo, e garante economia antes da aprovação da reserva, em conformidade com a sua política de viagens.

Além da economia direta, esse tipo de tecnologia aumenta a consistência da gestão e reduz a dependência de análises individuais.

7. Consolide fornecedores para ganhar escala e poder de negociação

Distribuir compras entre vários fornecedores pode parecer vantajoso no curto prazo, mas tende a reduzir o poder de negociação da empresa.

Sem volume concentrado, fica mais difícil negociar tarifas melhores, condições diferenciadas ou benefícios adicionais.

Ao consolidar fornecedores, a empresa ganha escala e fortalece relações estratégicas. Isso abre espaço para acordos mais vantajosos e maior previsibilidade de custos.

Além disso, a operação se torna mais simples e controlável, com menos variáveis e mais padronização.

“Nós usamos dados para identificar que, por exemplo, em uma determinada empresa, na mesma região de São Paulo, foram utilizados 30 hotéis diferentes. A partir disso, entra um trabalho de consultoria: vamos tentar reduzir a quantidade de fornecedores, utilizar as tarifas melhores que a VOLL tem, etc. Assim, vamos acompanhar isso através de dados para entender se o indicador de diária média de São Paulo daquela empresa está reduzindo e se os acordos estão sendo aplicados.” Luciano Brandão - CEO da VOLL

8. Automatize reembolsos e implemente controle rigoroso de despesas

A gestão de despesas costuma ser uma das etapas mais sensíveis da operação, especialmente quando feita de forma manual.

Esse modelo aumenta o tempo de processamento, dificulta auditorias e abre espaço para inconsistências.

“É comum ver empresas que ainda processam reembolsos manualmente, com pilhas de notinhas. Muitas vezes, a falta de avanço não é por resistência, mas porque a gestão de viagens depende de outra área interna responsável pelo pagamento.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

Com automação, as despesas podem ser registradas, validadas e aprovadas dentro de fluxos estruturados, com aplicação automática de regras.

A VOLL integra meios de pagamento, adiantamentos e reembolsos em um único fluxo, oferecendo mais controle e visibilidade sobre os gastos.

Além disso, o uso de faturas centralizadas simplifica o fechamento financeiro e melhora a previsibilidade do caixa.

9. Realize análise contínua de gastos

Reduzir custos com viagens a trabalho de forma consistente exige acompanhamento constante.

A análise de gastos permite entender onde estão as maiores despesas, identificar padrões de consumo e detectar oportunidades de otimização.

Sem esse tipo de visibilidade, as decisões tendem a ser reativas e baseadas em percepções isoladas.

Com dashboards atualizados e relatórios automatizados, o gestor consegue acompanhar indicadores em tempo real e ajustar a estratégia de forma mais precisa.

Esse acompanhamento contínuo é o que sustenta ganhos ao longo do tempo.

10. Integre o ROI das viagens ao planejamento orçamentário

Por fim, uma gestão mais madura não se limita ao controle de custos, mas considera também o retorno das viagens.

Avaliar o ROI (Retorno sobre Investimento) ajuda a entender quais deslocamentos realmente contribuem para os resultados da empresa e quais podem ser repensados.

Esse retorno pode se manifestar de diferentes formas, como geração de receita, avanço em negociações ou ganhos operacionais.

Ao incorporar essa análise ao planejamento orçamentário, a empresa consegue priorizar viagens mais estratégicas e reduzir gastos que não agregam valor.

Com isso, as viagens deixam de ser vistas apenas como despesa e passam a ser geridas como parte relevante da estratégia do negócio.

Cases de sucesso de redução de custos com viagens corporativas

Na teoria, as práticas de redução de custos com viagens empresariais fazem sentido. Mas é na prática que elas comprovam seu valor.

Empresas que estruturaram sua gestão com tecnologia, automação e dados já estão colhendo resultados expressivos, não apenas em economia, mas também em eficiência e governança.

“Novas ferramentas são sempre estimuladas para entregar mais, com menos esforço. Eficiência, afinal, significa também redução de custos.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

Confira alguns cases reais de organizações que transformaram sua gestão de viagens corporativas com a VOLL:

McDonald’s: economia milionária com padronização, tecnologia e experiência do usuário

Gerenciar viagens corporativas em uma operação do porte do McDonald’s, com milhares de colaboradores e alta demanda logística, exige um nível elevado de controle e eficiência.

Antes da VOLL, o desafio não era apenas custo, mas também a fragmentação dos processos. A operação envolvia múltiplos fluxos, baixa padronização e pouca visibilidade consolidada dos gastos.

Com a implementação da plataforma, a empresa passou por uma transformação estrutural na gestão de viagens.

O primeiro impacto relevante foi a centralização completa da operação. Todas as reservas passaram a ser realizadas dentro de um único ambiente, o que trouxe padronização e controle imediato.

Além disso, a adoção de uma ferramenta de self-booking com regras automatizadas aumentou significativamente a adesão dos usuários. O colaborador passou a ter autonomia para reservar, mas sempre dentro das diretrizes da política da empresa.

Esse ponto é crucial: ao melhorar a experiência, a empresa aumentou o compliance e, como consequência direta, reduziu custos.

Outro fator determinante foi o uso de tecnologia para otimização de tarifas. A inteligência da plataforma passou a sugerir automaticamente as melhores opções, reduzindo o custo médio por viagem sem depender de análise manual.

Com isso, o McDonald’s alcançou um resultado expressivo: mais de R$ 2,9 milhões economizados em passagens aéreas.

A empresa também registrou um NPS de 73, indicando que a nova estrutura não apenas reduziu custos, mas também melhorou a experiência do colaborador.

Esse case deixa claro que, quando a gestão é bem estruturada, economia e experiência caminham juntas.

IGA (Itaú Gestão de Ativos): mais de R$ 157 milhões economizados com tecnologia, governança e autosserviço

O case da IGA (Itaú Gestão de Ativos) mostra como uma estratégia bem estruturada de gestão de viagens pode gerar impacto financeiro em larga escala.

Em 2024, o Itaú alcançou uma economia superior a R$ 157 milhões em passagens aéreas e hospedagens com o apoio da tecnologia da VOLL.

Esse resultado expressivo foi reconhecido pelo mercado: IGA e VOLL foram vencedores do Prêmio Inbrasc 2025, reforçando a relevância do projeto.

O ponto central dessa transformação foi a combinação entre centralização, automação e uso inteligente de dados.

Com a VOLL, toda a jornada de viagens passou a ser gerida em um único ambiente. Isso trouxe visibilidade total dos gastos e permitiu decisões mais estratégicas, baseadas em dados e não em percepções.

A adesão à plataforma foi um dos grandes diferenciais do case. Com uma experiência simples e intuitiva, a empresa atingiu 98% de adesão orgânica, reduzindo drasticamente o risco de compras fora da política.

Esse alto nível de engajamento impacta diretamente os custos, já que praticamente toda a operação passa a seguir as diretrizes definidas.

Outro destaque foi o uso intensivo do autosserviço. Hoje, 97% das solicitações são realizadas via self-booking, o que reduz o custo operacional, acelera processos e aumenta a eficiência da gestão.

Do ponto de vista de governança, os resultados também foram consistentes. A empresa alcançou 100% de conformidade em auditorias internas, garantindo alinhamento total às diretrizes de compliance.

Além disso, o índice de satisfação dos usuários chegou a NPS 83, mostrando que é possível combinar controle rigoroso com uma experiência positiva para o colaborador.

Esse case reforça que grandes reduções de custo não acontecem apenas com negociação de tarifas, mas com uma estrutura de gestão eficiente, alta adesão e uso estratégico de tecnologia.

Como a VOLL ajuda as maiores empresas do Brasil a reduzirem custos com viagens corporativas?

A economia acontece porque a VOLL, maior agência digital de viagens corporativas da América Latina, estrutura a gestão de ponta a ponta, combinando tecnologia, automação, cuidado com a sua equipe e inteligência de dados em um único ambiente.

A VOLL atua diretamente na raiz dos principais problemas que aumentam os custos de viagens corporativas: falta de visibilidade, processos manuais, baixa adesão à política e decisões descentralizadas.

Com isso, transforma a gestão de viagens de um centro de custo difícil de controlar em uma operação estratégica, previsível e orientada a resultados.

Plataforma completa para gestão de viagens, mobilidade e despesas

A plataforma integra passagens aéreas, hospedagem, mobilidade, reembolsos e meios de pagamento em um único sistema, para que você reduza custos com viagens corporativas em todas as frentes.

Isso elimina a necessidade de múltiplas ferramentas e diminui a complexidade operacional, o que, por si só, já gera saving.

Com tudo conectado, o gestor passa a ter uma visão completa da jornada do colaborador e do impacto financeiro de cada decisão.

Esse nível de integração é fundamental para uma gestão eficiente de custos.

Aplicação automática da políticas de viagens e aumento de compliance

A VOLL incorpora a política de viagens diretamente no fluxo de reserva. Com isso, o colaborador já visualiza opções alinhadas às regras da empresa, reduzindo decisões fora do padrão.

Quando há exceções, o sistema sinaliza automaticamente, permitindo controle sem atrito.

Esse modelo aumenta significativamente o compliance de política de viagens, reduz desperdícios e fortalece a governança.

Inteligência artificial para garantir as melhores tarifas

A escolha da melhor tarifa não depende mais de análise manual.

A VOLL utiliza inteligência artificial para comparar múltiplas opções em tempo real e sugerir as alternativas mais econômicas para a sua gestãode viagens.

Além disso, todas as opções são registradas, garantindo transparência e possibilidade de auditoria.

Esse processo melhora o benchmarking de tarifas, aumenta o saving e reduz o custo médio por viagem.

Dashboards e dados em tempo real

A VOLL oferece dashboards dinâmicos e relatórios completos, permitindo acompanhar gastos em tempo real e realizar análises detalhadas.

O gestor consegue visualizar mais de 150 indicadores como custo médio, antecedência de compra, adesão à política e oportunidades de economia.

Isso viabiliza um spend analysis (análise de gastos) contínuo e mais preciso.

Automação de processos e redução de custos operacionais

A VOLL automatiza fluxos de aprovação, reembolsos e auditoria de despesas, reduzindo o esforço operacional e aumentando a eficiência.

Com a tecnologia de OCR+, os comprovantes são analisados automaticamente, garantindo mais controle e menos retrabalho em reembolsos.

Além disso, o uso de faturas centralizadas simplifica o fechamento financeiro e melhora a previsibilidade de caixa.

Atendimento especializado e consultoria contínua

Além da tecnologia, a VOLL oferece suporte consultivo com especialistas em gestão de viagens, 24 horas por dia, 3 dias por semana em pelo menos três idiomas.

Seus viajantes têm certeza de que, no caso de um imprevisto, vão conseguir falar com uma pessoa da VOLL por chat, WhatsApp, e-mail e telefones.

Além disso, esses profissionais atuam de forma estratégica, e identificam oportunidades de reduzir custos com viagens corporativas. Eles ajudam, inclusive, o gestor de viagens a ajustar políticas e a usar a plataforma da VOLL para tomar decisões.

Esse acompanhamento contínuo garante evolução constante da operação e maximização dos resultados.

Se você deseja ter todos esses diferenciais, fale com um especialista da VOLL.

Preencha o formulário abaixo e nossa equipe entrará em contato em alguns minutos. 

Perguntas frequentes sobre redução de custos com viagens corporativas

Reunimos as principais dúvidas de gestores de viagens sobre redução de custos.

O que significa reduzir custos com viagens corporativas?

Significa eliminar desperdícios, otimizar escolhas e garantir que cada decisão esteja alinhada ao melhor custo-benefício para a empresa. Isso envolve controle, planejamento e uso de tecnologia para tornar a gestão mais eficiente.

Como funciona a gestão de custos de viagens corporativas?

A gestão de custos de viagens corporativas funciona a partir de três pilares: visibilidade, controle e otimização.

Primeiro, é necessário consolidar todos os dados para entender onde o dinheiro está sendo gasto. Depois, aplicar políticas e regras para controlar decisões. Por fim, analisar continuamente os dados para identificar oportunidades de economia.

Esse processo é contínuo e evolui conforme a maturidade da empresa.

Quais são as principais práticas para economizar com viagens corporativas?

As práticas mais eficientes envolvem organização, tecnologia e governança. Entre as principais, estão:

1. Centralizar a gestão em uma única plataforma

2. Utilizar ferramenta de self-booking (OBT);

3. Automatizar a aplicação da política de viagens;

4. Incentivar a antecedência de compra;

5. Trabalhar com tarifas acordadas e benchmarking de mercado;

6. Utilizar inteligência artificial na escolha de tarifas;

7. Consolidar fornecedores;

8. Automatizar reembolsos e despesas;

9. Realizar análise contínua de gastos (spend analysis);

10. Medir o ROI das viagens corporativas

Quando aplicadas em conjunto, essas práticas criam um modelo de gestão mais eficiente e previsível.

Qual é o maior erro na gestão de viagens corporativas?

O maior erro que causa perdas de oportunidades de redução de custos com viagens corporativas é a falta de visibilidade sobre os gastos.

Sem dados consolidados, o gestor não consegue identificar onde estão os desperdícios nem tomar decisões estratégicas. Isso leva a uma gestão reativa, baseada em percepções.

Outro erro comum é depender de processos manuais, que aumentam custos operacionais e reduzem o controle.

O que é spend analysis e por que é importante?

Spend analysis (análise de gastos) é o processo de analisar dados financeiros para entender como o dinheiro está sendo utilizado.

Na gestão de viagens, isso permite identificar padrões, excessos e oportunidades de economia.

Sem esse tipo de análise, a empresa perde a capacidade de otimizar seus investimentos e melhorar continuamente.

Como medir o ROI das viagens corporativas?

O ROI de viagens corporativas avalia o retorno gerado em relação ao custo investido.

Isso pode incluir indicadores como geração de receita, fechamento de negócios, produtividade ou impacto operacional.

Ao acompanhar esse indicador, o gestor consegue tomar decisões mais estratégicas e alinhar as viagens aos objetivos da empresa.

Como garantir economia sem prejudicar a experiência do colaborador?

O segredo está no equilíbrio entre controle e usabilidade.

Sistemas intuitivos, com boas opções de escolha dentro da política, permitem que o colaborador tenha autonomia sem comprometer os custos.

Quando a experiência é positiva, a adesão aumenta, e isso fortalece o compliance e a eficiência da gestão.