Relatórios de despesas (RDV): passo a passo, modelo e como automatizar!

Sua empresa sabe quanto custou a última viagem, mas sabe o preço real dela? O RDV, ou Relatório de Despesas de Viagens, é o documento responsável por organizar todos os gastos realizados pelos colaboradores durante viagens a trabalho, como transporte, hospedagem, alimentação e deslocamentos.

Essa é uma das ferramentas mais importantes para empresas que desejam controlar gastos corporativos, aumentar a previsibilidade financeira e garantir conformidade nas viagens corporativas.

Quando o processo depende de planilhas, e-mails e validações manuais, o risco de erros aumenta significativamente: atrasos em reembolsos, perda de comprovantes, falhas na prestação de contas, inconsistências contábeis e baixa visibilidade sobre os custos reais das viagens.

Por isso, investir em modelos padronizados e plataformas automatizadas se torna essencial.

Neste guia completo, você vai entender:

• O que é um relatório de despesas de viagens (RDV);

• Qual sua importância na gestão corporativa;

• Quais informações devem constar no documento;

• Como criar um RDV eficiente passo a passo;

• Fórmulas importantes para reembolso e controle;

• Os principais erros que geram desperdícios;

• Como analisar despesas estrategicamente;

• Como a VOLL automatiza todo o processo de gestão de despesas corporativas.

Ao final da leitura, você terá uma visão prática e estratégica para transformar o RDV em uma ferramenta de controle financeiro, compliance e otimização das viagens corporativas.

O que é um relatório de despesas de viagem (RDV)?

O Relatório de Despesas de Viagem, também chamado de RDV, é o documento utilizado pelas empresas para registrar, comprovar e validar todos os gastos realizados por colaboradores durante viagens corporativas.

Ele funciona como uma prestação de contas formal da viagem. Nele, o viajante informa todas as despesas realizadas, apresenta comprovantes e cupons fiscais e detalha os valores que devem ser reembolsados pela empresa.

Além disso, o RDV também é essencial para validar despesas realizadas com cartões corporativos ou valores recebidos como adiantamento antes da viagem, garantindo que todos os gastos sejam conciliados corretamente posteriormente.

Embora muitas empresas associem o RDV apenas ao reembolso corporativo, sua função vai muito além disso. O documento é uma forma de ter um melhor controle orçamentário, além de contribuir com a rastreabilidade financeira e os processos de auditoria.

Qual é a importância do RDV na gestão de viagens?

O Relatório de Despesas de Viagem tem um papel central na conformidade com a política de viagens da empresa, já que registra, organiza e valida todos os gastos realizados durante uma viagem corporativa.

Essa necessidade se torna ainda mais relevante diante do crescimento consistente do mercado global de viagens.

Segundo o GBTA Business Travel Index, os gastos com viagens de negócios devem ultrapassar US$ 2 trilhões até 2029. No Brasil, o cenário acompanha essa expansão: o setor de viagens corporativas faturou R$ 13,7 bilhões em 2025, de acordo com a Abracorp, representando um recorde histórico para o segmento.

Esse avanço pressiona as empresas a fortalecerem controles internos, aprimorarem a governança e aumentarem a previsibilidade financeira.

No dia a dia, organizações que dominam o processo de prestação de contas possuem mais controle sobre seus custos, menos exposição a riscos e melhores condições para crescer com eficiência.

Veja os principais motivos que tornam o RDV indispensável:

Controle financeiro com granularidade

O RDV permite ao gestor visualizar, em tempo real, onde os recursos das viagens estão sendo gastos por categoria, colaborador, destino ou período.

Sem esse nível de detalhamento, decisões de corte ou realocação de verba acabam sendo tomadas com base em percepções, e não em dados concretos.

Com relatórios estruturados, a empresa consegue acompanhar:

• Custo médio por viagem;

• Gasto por colaborador;

• Despesas por centro de custo;

• Categorias com maior impacto financeiro;

• Variações entre filiais ou equipes;

• Desvios em relação ao orçamento previsto.

Esse nível de visibilidade permite identificar desperdícios rapidamente e ajustar estratégias antes que os custos saiam do controle.

Imagine, por exemplo, uma empresa que percebe um aumento recorrente nas despesas com alimentação em determinadas regiões. Sem um RDV padronizado, esse padrão dificilmente seria identificado com agilidade.

Base sólida para o reembolso correto

Sem um RDV padronizado, o financeiro não consegue validar com segurança se o valor solicitado pelo colaborador é legítimo, se está dentro dos limites acordados e se os comprovantes correspondem às despesas declaradas.

O relatório funciona como o elo entre o gasto realizado e o processo de reembolso corporativo, garantindo mais transparência e segurança para todas as partes envolvidas.

Conformidade com a política de viagens

A política de viagens define o que é ou não considerado uma despesa de viagem corporativa. O RDV é o mecanismo que comprova se essas regras foram seguidas.

Cada lançamento no relatório representa uma oportunidade de auditoria e validação de compliance. Assim, desvios podem ser identificados rapidamente antes que se transformem em prejuízos financeiros ou riscos para a empresa.

Nesse contexto, a auditoria de compliance de política se torna muito mais eficiente e confiável.

Prevenção de fraudes e erros

Um processo estruturado de registro e aprovação reduz tanto erros involuntários quanto tentativas deliberadas de adulteração de despesas.

Quando o colaborador sabe que cada gasto será validado com comprovantes e confrontado com a política corporativa, erros de preenchimento e fraudes com despesas tendem a diminuir significativamente.

Agilidade operacional e produtividade do financeiro

Em processos manuais, boa parte do tempo da equipe é consumida em tarefas repetitivas, como conferência de recibos, validação de políticas, preenchimento de planilhas, cobrança de documentos, conciliação e lançamento contábil;

Esse cenário aumenta o retrabalho, reduz a produtividade e torna o fluxo de aprovação mais lento.

Além disso, atrasos nos reembolsos prejudicam a experiência do colaborador, que muitas vezes precisa esperar semanas para receber os valores devidos.

Com um processo automatizado, o RDV se torna muito mais rápido, eficiente e confiável.

Insumo estratégico para negociação com fornecedores

Os dados consolidados dos RDVs revelam padrões de gasto por fornecedor, rota e categoria de despesa.

Essas informações se tornam fundamentais para renegociar tarifas aéreas, acordos com redes hoteleiras e contratos de locação de veículos, fortalecendo o poder de negociação da empresa.

Integração contábil sem retrabalho

Após aprovado, o RDV pode alimentar diretamente sistemas de ERP e plataformas contábeis.

Essa integração elimina relançamentos manuais, reduz erros de digitação e garante que o fechamento financeiro reflita com precisão a realidade das despesas corporativas.

Dados estratégicos para tomada de decisão

Quando as despesas são corretamente categorizadas, a empresa passa a construir uma base rica de informações sobre comportamento de consumo, padrões de viagem e oportunidades de economia.

Isso permite análises como:

• Quais fornecedores possuem maior custo-benefício;

• Quais áreas concentram maiores despesas;

• Quais políticas são mais descumpridas;

• Quais rotas geram maior impacto financeiro;

• Quais viajantes apresentam gastos recorrentes acima da média.

Com esses dados, as viagens corporativas passam a ser gerenciadas de forma muito mais estratégica.

Além disso, relatórios consolidados permitem que gestores apresentem indicadores claros para a liderança e áreas financeiras, fortalecendo a tomada de decisão baseada em dados.

Quais os principais erros cometidos em relatórios de despesas de viagens?

A maioria dos problemas nos processos de RDV não acontece por má-fé, mas pela ausência de processos estruturados. Formulários mal desenhados, políticas pouco claras e aprovações informais criam o ambiente ideal para que erros se acumulem ao longo do fluxo.

Nesse cenário, os processos manuais se tornam os principais vilões, exigindo preenchimento linha a linha, conferência individual de comprovantes e validações manuais por parte de gestores e equipes financeiras.

Segundo o Pain Points and Expense Reports da Global Business Travel Association (GBTA), são necessários, em média, 20 minutos para preencher um relatório manual e outros 18 minutos para corrigi-lo quando há inconsistências.

Isso significa que um único RDV pode consumir quase 40 minutos entre preenchimento e retrabalho.

Quando esse tempo é multiplicado por dezenas ou centenas de viagens mensais, o impacto operacional se torna significativo.

“A falta de integração entre sistemas, os processos operacionais manuais e a ausência de relatórios confiáveis ainda comprometem a eficiência da gestão de viagens.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL, para a Panrotas sobre os principais desafios da gestão de viagens

Veja os erros mais comuns nesse processo:

Comprovantes ausentes ou inválidos

Cupom fiscal rasurado, foto ilegível tirada com pressa, recibo sem CNPJ ou nota fiscal emitida incorretamente são alguns dos problemas mais recorrentes.

Comprovantes e cupons fiscais inválidos representam uma das principais causas de bloqueio no processo de reembolso e também uma das maiores vulnerabilidades em auditorias externas.

“É comum ver empresas que ainda processam reembolsos manualmente, com pilhas de notinhas. Muitas vezes, a falta de avanço não é por resistência, mas porque a gestão de viagens depende de outra área interna responsável pelo pagamento.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL

Categorização incorreta dos gastos

Lançar uma despesa de transporte como alimentação, ou hospedagem como “outros”, compromete os relatórios gerenciais e dificulta análises financeiras mais precisas.

A categorização incorreta dos gastos corporativos contamina toda a base de dados utilizada para tomada de decisão, prejudicando análises estratégicas futuras.

Erros no cálculo de quilometragem

O cálculo do reembolso por quilometragem parece simples (distância percorrida multiplicada pelo valor definido na política corporativa), mas falhas são frequentes quando não existe uma metodologia clara para medir trajetos, registrar deslocamentos ou atualizar o valor pago por quilômetro.

O resultado costuma gerar contestação na aprovação ou pagamentos incorretos.

Inclusão de gastos não reembolsáveis

Despesas como minibar, room service acima do limite, itens de uso pessoal ou gastos sem relação direta com a viagem muitas vezes são lançados no RDV por erro ou tentativa de aprovação indevida.

Por isso, gastos não reembolsáveis precisam estar claramente definidos na política corporativa e ser identificados antes da submissão do relatório.

Atraso no envio e acúmulo de despesas

Colaboradores que acumulam despesas por semanas, ou até durante toda a viagem, criam um problema de rastreabilidade e conferência.

Com o passar do tempo, comprovantes se perdem, informações deixam de ser lembradas e o financeiro recebe um volume de dados difícil de validar com qualidade.

Duplicidade de lançamentos

O mesmo gasto pode ser lançado duas vezes, seja por distração ou tentativa deliberada de duplicidade.

Esse é um dos problemas mais difíceis de identificar em processos manuais, principalmente quando o colaborador utiliza diferentes formas de pagamento, como cartão corporativo e dinheiro, durante a mesma viagem.

Ausência de fluxo de aprovação formalizado

Despesas aprovadas informalmente, por mensagens, conversas verbais ou e-mails sem padronização, geram passivos de auditoria e enfraquecem o compliance corporativo.

O fluxo de aprovação de despesas precisa ser formal, documentado e rastreável para garantir segurança, transparência e validade em processos de auditoria e verificação.

Qual a relação entre política de viagens e RDV?

Política de viagens e RDV são duas partes da mesma operação. A política estabelece as regras, enquanto o RDV comprova se elas foram seguidas. Um processo existe para sustentar o outro.

A política de viagens corporativas define as regras que orientam como os colaboradores devem viajar, quais despesas são permitidas e quais limites financeiros precisam ser respeitados.

Já o relatório de despesas de viagens funciona como o mecanismo responsável por validar se essas regras foram realmente cumpridas na prática.

Por isso, não faz sentido tratar os dois processos separadamente. Quanto mais integrada estiver a relação entre política de viagens e gestão de despesas, maior tende a ser o nível de compliance, previsibilidade financeira e eficiência operacional da empresa.

Empresas que não possuem uma política de viagens formalizada enfrentam um problema estrutural: o RDV deixa de ter parâmetros claros de validação.

O financeiro recebe o relatório, mas não sabe exatamente o que deve aprovar ou reprovar, já que não existe um critério padronizado.

O resultado costuma ser aprovação subjetiva, inconsistência entre colaboradores e acúmulo de precedentes que fragilizam qualquer tentativa futura de controle.

Por isso, a política precisa estar incorporada ao processo de RDV desde o início, e não apenas como uma validação final. Na prática, isso significa aplicar regras a cada lançamento realizado pelo colaborador.

Entre os principais critérios que devem ser definidos estão:

• Limite máximo de hospedagem por cidade;

• Teto de gastos com alimentação;

• Categorias de voo permitidas;

• Despesas elegíveis para reembolso;

• Gastos considerados não reembolsáveis;

• Prazo para entrega do RDV após a viagem.

Imagine, por exemplo, uma política que determine:

• Limite de hospedagem de R$ 450 por diária;

• Teto de alimentação de R$ 120 por dia;

• Obrigatoriedade de utilização de transporte por aplicativo;

• Proibição de consumo de bebidas alcoólicas;

• Necessidade de anexar comprovantes fiscais.

Durante o preenchimento do RDV, todas essas informações precisam ser conferidas e validadas.

Quando não existe alinhamento entre política e relatório, a empresa perde controle sobre excessos, exceções, gastos indevidos e inconsistências financeiras.

Além disso, o financeiro passa a depender de análises subjetivas e descentralizadas, aumentando significativamente o risco operacional.

Em plataformas automatizadas, essas regras podem ser parametrizadas previamente, reduzindo falhas operacionais, acelerando auditorias e tornando todo o processo mais seguro e eficiente.

O que deve conter em um RDV?

Um RDV completo precisa reunir informações em três níveis: identificação do contexto da viagem, detalhamento das despesas e fechamento financeiro com cálculo do saldo final.

Quanto mais estruturadas estiverem essas informações, maior será a capacidade da empresa de controlar custos, reduzir erros operacionais e acelerar aprovações.

As informações mínimas que devem constar em um RDV são:

Identificação do viajante

O relatório deve conter nome completo, cargo, área, centro de custo e matrícula do colaborador.

O centro de custo é especialmente importante para integração com sistemas contábeis, já que direciona cada despesa ao departamento correto.

Dados da viagem

Cidade de origem, destino, data de saída, data de retorno e objetivo da viagem devem estar claramente registrados.

O motivo da viagem funciona como a justificativa do deslocamento e ajuda a validar se as despesas fazem sentido dentro daquele contexto.

Quando aplicável, o RDV também pode incluir o projeto vinculado à viagem para facilitar o acompanhamento financeiro e a alocação de custos.

Forma de pagamento utilizada

O relatório deve indicar como cada despesa foi paga, seja por cartão corporativo, cartão pessoal, dinheiro, Pix corporativo ou adiantamento corporativo.

Essa informação facilita a conciliação financeira e reduz inconsistências durante o fechamento do relatório.

Detalhamento das despesas

Cada gasto precisa ser registrado individualmente com:

• Data;

• Categoria da despesa;

• Descrição resumida;

• Nome do fornecedor;

• Valor;

• Moeda utilizada.

As categorias normalmente incluem:

• Transporte aéreo;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Transporte local;

• Quilometragem;

• Outros gastos.

Esse é o núcleo do RDV. Quanto mais completo estiver cada lançamento, mais viável será o processo de auditoria e validação financeira.

Comprovantes e cupons fiscais anexados

Toda despesa precisa possuir documentação comprobatória, como:

• Nota fiscal;

• Cupom fiscal;

• Recibo;

• Extrato de cartão.

Os comprovantes devem estar legíveis, conter CNPJ do fornecedor quando aplicável e corresponder exatamente ao valor e à data registrados no relatório.

Adiantamento de fundos recebido

Quando houver adiantamento antes da viagem, o valor precisa ser registrado no RDV para posterior conciliação com o total das despesas.

Sem esse controle, o fechamento financeiro da viagem se torna inconsistente.

Gastos não reembolsáveis identificados

O relatório também deve possuir um campo específico para separar despesas que não serão reembolsadas pela empresa, como gastos pessoais e itens fora da política.

Essa separação reduz conflitos durante a aprovação e torna o processo mais transparente.

Cálculo de reembolso de quilometragem

Quando o colaborador utiliza veículo próprio, o RDV deve registrar:

• Trajeto percorrido;

• Distância em quilômetros;

• Valor por quilômetro definido na política da empresa.

O valor por km pode seguir referência interna da empresa ou ser baseado em tabela externa. O trajeto deve ser registrado (origem e destino) e a distância calculada por ferramenta verificável, como o Google Maps.

Total geral e cálculo do saldo

O fechamento do relatório deve apresentar:

• Soma total das despesas elegíveis;

• Desconto de adiantamentos recebidos;

• Valor final a ser reembolsado ao colaborador ou devolvido à empresa.

Declaração e assinatura do colaborador

O RDV deve conter a declaração de que as informações apresentadas são verdadeiras e de que os comprovantes anexados são autênticos.

Em processos digitais, essa validação normalmente ocorre por autenticação no sistema.

Campo de aprovação formal

Também é essencial registrar quem aprovou o relatório, em qual data, e justificativas em casos de glosa ou aprovação parcial.

Esse histórico é o que torna o fluxo de aprovação auditável e rastreável.

Quanto mais estruturado for o RDV, menor será a margem para inconsistências, retrabalho e falhas operacionais.

Como criar um relatório de despesas de viagem? Passo a passo

A seguir, veja um passo a passo completo para estruturar um RDV eficiente na gestão de despesas corporativas.

1 - Defina o modelo de RDV e a política antes da viagem

Antes de qualquer deslocamento, a empresa precisa ter um modelo de RDV definido e comunicado ao colaborador.

A escolha entre planilha, formulário digital ou plataforma especializada não é irrelevante. Ela determina o nível de rastreabilidade, a velocidade das aprovações e a qualidade dos dados gerados.

Uma planilha pode funcionar em operações com baixo volume de viagens, mas não oferece auditoria automática nem integração com outros sistemas.

Um formulário padronizado reduz erros de preenchimento, mas ainda depende de validações manuais.

Já uma plataforma especializada automatiza categorização, auditoria, conciliação e aprovação.

Quanto maior o volume de viagens, maior tende a ser o custo operacional de utilizar um formato inadequado.

Nesse momento, a política de viagens também precisa estar claramente definida no processo, incluindo:

• Limites de hospedagem;

• Teto de alimentação;

• Categorias de despesas permitidas;

• Regras para quilometragem;

• Gastos não reembolsáveis;

• Prazos de envio do RDV;

• Critérios de aprovação.

Sem essas definições, o relatório perde referência de validação e o processo passa a depender de análises subjetivas.

2 - Registre as despesas no momento em que acontecem

Cada gasto deve ser registrado no mesmo dia em que ocorre, e não apenas ao final da viagem.

Quando o colaborador acumula despesas para preencher depois, aumentam significativamente os riscos de perda de comprovantes, erros de memória e inconsistências no relatório.

Plataformas digitais permitem registrar despesas e fotografar comprovantes diretamente pelo celular em poucos segundos, no momento da compra.

Para empresas que ainda utilizam planilhas, uma prática recomendada é reservar alguns minutos ao final de cada dia para atualizar o RDV.

Esse hábito simples reduz erros de preenchimento, retrabalho e até fraudes decorrentes de esquecimentos ou lançamentos tardios.

Hoje, cerca de 68% dos relatórios de despesas já são enviados por dispositivos móveis, segundo o Global Travel Expense Management Software Market. Isso mostra que a captura digital de comprovantes deixou de ser tendência e passou a fazer parte da operação padrão das empresas.

Boas práticas incluem:

• Fotografar o comprovante imediatamente após a compra;

• Verificar se a imagem está legível;

• Armazenar o documento no sistema oficial da empresa;

• Registrar valores e categorias imediatamente.

A organização no início do processo evita retrabalho no fechamento do RDV.

3 - Categorize corretamente cada despesa

Cada gasto precisa ser classificado em uma categoria padronizada para que a empresa consiga analisar para onde os recursos estão sendo direcionados.

A categorização correta é o que permite identificar padrões de consumo, analisar desperdícios e otimizar custos corporativos.

As categorias precisam ser claras, objetivas e alinhadas à política de viagens.

Entre as mais comuns estão:

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Transporte urbano;

• Combustível;

• Pedágio;

• Estacionamento;

• Passagens;

• Internet;

• Quilometragem;

• Despesas emergenciais.

Um erro frequente é utilizar a categoria “outros” como solução genérica para despesas mal classificadas.

Por isso, a política de viagens deve trazer exemplos claros sobre o que se enquadra em cada categoria.

4 - Identifique e separe gastos não reembolsáveis

Antes de submeter o RDV, o colaborador deve revisar cada linha e remover despesas que não são elegíveis para reembolso.

Entre os gastos não reembolsáveis mais comuns estão:

• Consumo de minibar;

• Itens de uso pessoal;

• Multas de trânsito;

• Despesas sem comprovante válido;

• Gastos fora da política corporativa;

• Gorjetas acima do limite permitido.

O campo de despesas funciona como uma declaração explícita de que o colaborador realizou a triagem correta antes do envio do relatório.

Empresas que não possuem esse campo acabam recebendo relatórios incompletos ou inconsistentes, dificultando auditorias e validações posteriores.

5 - Concilie adiantamentos, cartões e saldo final

Se houve adiantamento de fundos antes da viagem, o fechamento do RDV precisa realizar a conciliação explícita entre valores recebidos e despesas elegíveis.

O cálculo segue a seguinte lógica:

Total de despesas elegíveis - Adiantamento recebido = Saldo final

Quando o resultado é positivo, a empresa realiza o reembolso ao colaborador. Quando é negativo, o colaborador devolve o valor excedente.

Nos casos de utilização de cartão corporativo, existe uma etapa adicional: cruzar o extrato do cartão com cada lançamento registrado no RDV e seus respectivos comprovantes.

Qualquer transação presente no extrato, mas ausente no relatório, se torna automaticamente um ponto de auditoria.

6 - Revise o relatório e valide os comprovantes

Antes da submissão final, o colaborador deve realizar uma revisão completa do RDV.

O checklist inclui:

• Conferência dos campos preenchidos;

• Validação das categorias;

• Verificação de despesas duplicadas;

• Conferência dos cálculos;

• Análise da legibilidade dos comprovantes;

• Verificação dos anexos obrigatórios.

Plataformas com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) automatizam parte desse processo ao ler comprovantes e preencher informações automaticamente.

Isso reduz erros de digitação e acelera o fechamento do relatório.

Além disso, funcionalidades de inteligência artificial já estão presentes em boa parte das soluções premium de gestão de despesas corporativas.

A VOLL Wallet, por exemplo, utiliza inteligência artificial para automatizar a prestação de contas e a verificação de despesas, eliminando a dependência de conferências manuais e auditorias por amostragem.

Na plataforma, 100% das solicitações de reembolso, comprovantes e registros de despesas passam por auditoria automatizada.

7 - Submeta o RDV no fluxo correto de aprovação

Depois da revisão, o relatório deve seguir um fluxo formal de aprovação antes da liberação de qualquer reembolso.

Em geral, esse fluxo envolve gestor imediato, área de viagens corporativas, financeiro e compliance, quando aplicável.

Cada etapa precisa ficar documentada com registro de responsável, data e resultado da aprovação.

Aprovações informais por mensagem, e-mail sem padronização ou comunicação verbal comprometem a rastreabilidade do processo e enfraquecem auditorias futuras.

O fluxo precisa ser formal, documentado e armazenado junto ao RDV aprovado.

8 - Arquive os documentos e integre o RDV ao sistema contábil

Após a aprovação final, o RDV deve ser integrado ao ERP ou sistema contábil da empresa.

Essa integração elimina relançamentos manuais e garante que cada despesa seja direcionada corretamente ao centro de custo correspondente.

Além disso, todos os documentos físicos ou digitais devem ser armazenados pelo prazo legal exigido pela legislação fiscal brasileira, atualmente de cinco anos para documentos contábeis.

Essa retenção garante respaldo em auditorias e processos de verificação retroativa.

“A falta de integração de sistemas, dados imprecisos e plataformas engessadas são gargalos que atravessam as empresas de todos os portes e setores. O papel do gestor de viagens evoluiu de operacional para estratégico, mas o ecossistema ao redor ainda não acompanhou esse movimento de forma plena. Por isso, unir tecnologia confiável, processos fluidos e uma governança colaborativa será o próximo grande passo para transformar a dor recorrente em valor percebido.” Luiz Moura - Cofundador e Diretor de Negócios da VOLL, para a Panrotas

Modelo de RDV: 3 opções prontas

Abaixo você encontra três modelos de RDV em formato de tabela, do mais simples ao mais completo.

Cada um é adequado para um perfil de empresa diferente.

Copie o que faz sentido para o seu contexto e adapte conforme a política de viagens vigente.

Quando usar cada modelo?

Modelo 1 - Simples (viagem única, baixo volume)

Ideal para empresas com até dez viagens por mês e sem necessidade de controle avançado.

Os campos cobrem o essencial para uma prestação de contas básica. O cabeçalho deve incluir: nome do colaborador, cargo, centro de custo, destino, período da viagem e objetivo.

Limitação principal: sem aprovação integrada, sem auditoria automática e sujeito à alteração manual. Recomendado apenas para volumes muito baixos e equipes com alta confiança mútua.

Modelo 2 - Intermediário (múltiplas viagens, por período)

Para empresas com volume médio de viagens ou colaboradores que viajam com frequência.

A coluna 'Viagem / Projeto' permite consolidar despesas de diferentes deslocamentos em um único relatório mensal. O campo 'Na política?' funciona como auto-checagem antes da submissão.

A coluna de moeda torna o modelo utilizável para viagens internacionais ocasionais. O fluxo de aprovação ainda pode ser por e-mail, desde que seja estruturado e rastreável. O ponto de atenção é garantir que os subtotais por viagem sejam calculados corretamente antes do total geral do período.

Modelo 3 - Avançado (viagens internacionais e alto volume)

Para empresas com política de viagens bem estruturada, viagens internacionais frequentes e necessidade de integração contábil.

Inclui campos de câmbio, per diem (diária internacional) e centro de custo por linha, o que permite rastreabilidade completa de cada gasto até o departamento responsável.

Nesse nível de complexidade, a planilha começa a ser o gargalo. O volume de informações, a necessidade de conciliação de câmbio, o controle de per diem e a exigência de auditoria linha a linha tornam o processo manual inviável em escala.

É nesse ponto que uma plataforma especializada, como a VOLL, passa de conveniência a necessidade.

Fórmulas e cálculos importantes no RDV

Quando cada colaborador realiza cálculos manualmente ou utiliza critérios diferentes, aumentam significativamente os riscos de inconsistências e erros de prestação de contas.

Por isso, empresas mais maduras trabalham com fórmulas padronizadas, automatizadas e integradas à política de viagens corporativas.

A seguir, veja as principais fórmulas utilizadas em processos modernos de RDV:

Fórmula de reembolso de quilometragem

O reembolso de quilometragem (KM) é um dos cálculos mais comuns dentro do RDV.

Ele é utilizado quando o colaborador usa veículo próprio para deslocamentos corporativos autorizados pela empresa.

O cálculo normalmente considera combustível, desgaste do veículo, manutenção e custos operacionais.

A fórmula mais utilizada é:

Valor do reembolso = KM rodado × valor por KM

Se a distância percorrida foi 185 km e o valor definido pela política é de R$ 1,20 por KM, o cálculo será:

185 × 1,20 = 222

O valor total do reembolso seria de R$ 222.

Além disso, algumas empresas incluem pedágios e estacionamento. Nesses casos, basta somar esses valores.

Fórmula de saldo entre adiantamento e despesas

Muitas organizações realizam adiantamento de fundos antes da viagem para que o colaborador consiga custear despesas corporativas.

Nesse cenário, o RDV precisa calcular automaticamente saldo a devolver, valor complementar de reembolso e diferença entre gasto real e valor antecipado.

A fórmula básica é:

Saldo = despesas totais – adiantamento recebido

Se o adiantamento recebido foi R$ 2.000 e as despesas totais foram R$ 1.650, o cálculo será:

1.650 – 2.000 = –350

Nesse caso, o colaborador precisa devolver R$ 350 para a empresa.

Já quando as despesas ultrapassam o valor adiantado, a diferença deve ser reembolsada pela organização.

Automatizar esse cálculo reduz significativamente erros de fechamento financeiro e inconsistências de caixa.

Fórmula de índice de compliance

O índice de compliance ajuda a empresa a medir o nível de conformidade das despesas em relação à política corporativa.

Esse indicador é extremamente importante para auditorias e governança financeira.

Uma das fórmulas mais utilizadas é:

Índice de compliance = (despesas aprovadas ÷ despesas enviadas) × 100

Por exemplo: para 950 despesas enviadas e 880 despesas aprovadas sem inconsistências, o cálculo será:

(880 ÷ 950) × 100 = 92,6%

Isso significa que a empresa possui um índice de conformidade de aproximadamente 92,6%.

Quanto maior esse indicador, maior tende a ser a aderência à política e a maturidade operacional.

Fórmula de gasto médio por viagem

O gasto médio por viagem ajuda a empresa a acompanhar a evolução de custos e identificar tendências de consumo.

Esse indicador também é importante para planejamento orçamentário e revisão da política de viagens.

A fórmula é:

Gasto médio por viagem = despesas totais ÷ quantidade de viagens

Se as despesas totais do mês foram de R$ 480 mil para 320 viagens, o cálculo será:

480.000 ÷ 320 = 1.500

O gasto médio por viagem foi de R$ 1.500.

Como analisar um relatório de despesas de viagem?

Analisar um Relatório de Despesas de Viagem envolve cruzar os valores gastos com as regras internas da empresa e com o orçamento previsto. Isso garante o reembolso correto, evita fraudes e melhora o planejamento futuro

A análise correta permite identificar riscos, melhorar controles internos e apoiar decisões financeiras mais precisas.

O que verificar na análise individual de cada RDV?

A revisão de um RDV individual tem três objetivos principais: verificar conformidade com a política de viagens, validar os comprovantes e confirmar a precisão do cálculo financeiro.

Conformidade com a política de viagens

Cada linha do relatório deve ser comparada com os limites definidos na política de viagens corporativas, incluindo:

• Valor máximo por categoria;

• Categorias de despesas permitidas;

• Regras para reembolso de quilometragem;

• Exigência de comprovantes por tipo ou faixa de valor;

• Despesas não reembolsáveis previstas na política.

A auditoria de compliance de política não precisa ser aplicada com o mesmo nível de profundidade em todos os casos. Em geral, ela é mais rigorosa em relatórios de maior valor ou em situações com histórico de desvios recorrentes.

Plataformas digitais automatizam essa etapa ao sinalizar despesas fora da política antes mesmo da aprovação do relatório, reduzindo o risco de erro humano.

Validação de comprovantes e consistência dos dados

A segunda etapa da análise é a verificação dos comprovantes e da consistência das informações registradas.

É necessário confirmar se:

• Os comprovantes existem e estão legíveis;

• Os valores declarados correspondem aos documentos anexados;

• As datas e categorias estão coerentes com o contexto da viagem;

• Não há registros duplicados.

Inconsistências simples, quando não tratadas, podem gerar distorções acumuladas no fechamento financeiro e enfraquecer a confiabilidade do processo.

Validação do cálculo financeiro

A última etapa da análise individual é a conferência do fechamento do relatório.

É necessário verificar se:

• O total de despesas elegíveis está correto;

• O adiantamento foi aplicado corretamente;

• O saldo final está coerente com a fórmula de conciliação;

• Não há divergências entre extratos, comprovantes e lançamentos.

Mesmo pequenas diferenças precisam ser esclarecidas antes da aprovação final, já que impactam a precisão do controle financeiro.

Como usar os dados agregados para decisões estratégicas?

O valor estratégico do RDV não está apenas na análise individual, mas principalmente na consolidação de múltiplos relatórios ao longo do tempo.

Quando os dados são agrupados e analisados em escala, eles se tornam uma base rica para decisões de gestão de viagens corporativas.

Análises por centro de custo

Permitem identificar quais áreas da empresa concentram maiores volumes de despesas com viagens, apoiando decisões de orçamento e priorização de recursos.

Análises por destino

Revelam quais rotas ou localidades geram maior custo, abrindo espaço para renegociação com fornecedores e revisão de políticas de deslocamento.

Análises por categoria de despesa

Mostram onde os gastos estão crescendo mais rapidamente, como hospedagem, alimentação ou transporte, indicando possíveis pontos de ajuste na política de viagens.

Identificação de padrões e oportunidades de economia

A consolidação dos RDVs permite identificar padrões de comportamento, como:

• Despesas recorrentes acima da média;

• Diferenças de custo entre regiões;

• Aumento de gastos em determinadas categorias;

• Desvios frequentes de política.

Essas informações são fundamentais para transformar a gestão de viagens em um processo mais preditivo e menos reativo.

Base para negociação com fornecedores

Os dados consolidados também são o principal insumo para renegociação com fornecedores.

Uma empresa que sabe exatamente seu volume de consumo por cidade, categoria e período tem muito mais poder de negociação com companhias aéreas, redes hoteleiras e fornecedores de transporte.

Sem esse nível de visibilidade, decisões de compra tendem a ser menos eficientes e baseadas em estimativas, e não em dados concretos.

Como a VOLL automatiza o processo de despesas corporativas e garante conformidade?

O processo manual de RDV é lento, sujeito a erros e caro para manter. Cada etapa do fluxo, do registro do gasto à conciliação final, consome tempo de colaboradores, aprovadores e do time financeiro.

Quando esse esforço é multiplicado por centenas de viajantes e dezenas de viagens por mês, o impacto operacional se torna significativo, tanto em custo quanto em produtividade.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, resolve esse problema com uma plataforma end-to-end que conecta toda a jornada do viajante corporativo, da reserva ao reembolso, em um único sistema integrado.

Isso significa que o RDV deixa de ser preenchido manualmente pelo colaborador e passa a ser gerado automaticamente pela plataforma, com base nos dados registrados em tempo real ao longo da viagem.

Categorização automática e Farol de Compliance

A VOLL categoriza automaticamente os gastos com base nas regras definidas na política de viagens da empresa.

A categorização de gastos corporativos deixa de ser responsabilidade do colaborador e passa a ser executada pela plataforma, garantindo consistência e reduzindo erros de classificação.

O Farol de Compliance atua como um sistema de auditoria em tempo real.

Antes mesmo de chegar ao aprovador, cada despesa é analisada pela plataforma. Se houver:

• Despesa acima do limite permitido;

• Categoria não autorizada;

• Ausência de comprovante válido;

• Desvio em relação à política de viagens;

A própria plataforma sinaliza automaticamente a inconsistência.

A auditoria de compliance de política deixa de ser reativa e passa a ser contínua.

Registro em tempo real e OCR+ para comprovantes

O colaborador registra cada despesa no momento em que ela ocorre, diretamente pelo aplicativo da VOLL.

A foto do comprovante é processada pela tecnologia OCR+ (Reconhecimento Óptico de Caracteres avançado), que lê o documento, extrai as informações relevantes e preenche automaticamente os campos do RDV, como valor, data, fornecedor e categoria.

O erro de digitação deixa de fazer parte do processo.

Todos os comprovantes e cupons fiscais ficam armazenados na plataforma, vinculados à despesa correspondente e disponíveis para auditoria a qualquer momento.

Isso elimina riscos como perda de recibos, imagens ilegíveis ou documentos desconectados do lançamento.

Fluxo de aprovação digital e reembolso automatizado

O fluxo de aprovação de despesas na VOLL é digital, rastreável e configurável por perfil de colaborador, área ou tipo de gasto.

Cada etapa é registrada com data, responsável e justificativa, criando um histórico permanente disponível para auditoria.

Após a aprovação, o processo de reembolso é automatizado.

Dentro das regras definidas na política, as despesas elegíveis são pagas pela VOLL e consolidadas em um único faturamento mensal para a empresa.

Isso elimina a necessidade de processar cada reembolso individualmente, reduzindo retrabalho e acelerando a experiência do colaborador.

Controle preventivo de gastos (Spend Control)

A VOLL Wallet permite que a empresa controle o orçamento antes mesmo da geração do RDV.

O gestor pode criar carteiras digitais, liberar pagamentos via Pix ou emitir cartões corporativos virtuais com limites personalizados por usuário, cargo ou departamento.

As regras de gasto são aplicadas em tempo real, e a inteligência da plataforma bloqueia automaticamente transações fora da política definida.

Isso transforma o controle de despesas de um processo reativo para um modelo preventivo, reduzindo desvios antes que eles aconteçam.

Adiantamento, conciliação e integração contábil

A gestão de adiantamento é totalmente integrada à plataforma.

O valor concedido antes da viagem é registrado e automaticamente confrontado com as despesas lançadas ao final do período.

O saldo final, seja a devolver ou a reembolsar, é calculado sem intervenção manual.

A conciliação de cartões corporativos também é automatizada.

O extrato do cartão é cruzado com os lançamentos do RDV linha a linha, eliminando a necessidade de conferência manual pelo time financeiro. Qualquer divergência é sinalizada automaticamente para revisão.

A integração com ERP e sistemas contábeis permite exportar os dados já validados diretamente para o sistema da empresa, encerrando o ciclo financeiro sem retrabalho.

Mais de 150 indicadores e dashboards automatizados

A VOLL entrega mais de 150 indicadores e dashboards dinâmicos construídos com inteligência artificial e análise avançada de dados.

Entre os principais indicadores estão:

• Custo por viagem;

• Custo por categoria;

• Taxa de conformidade com a política;

• Tempo médio de aprovação;

• Despesas sem comprovante;

• Adiantamentos em aberto.

Todos os dados são atualizados em tempo real, sem necessidade de consolidação manual.

Os dashboards permitem análises por período, centro de custo, destino e colaborador, oferecendo uma visão completa da operação de viagens corporativas.

Resultados em escala

Empresas que utilizam a VOLL já alcançaram ganhos significativos de eficiência e governança:

• Na Afya, a centralização em um único sistema eliminou a necessidade de quatro plataformas separadas, reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho;

• No Itaú, 97% das solicitações passaram a ser feitas por autosserviço, com 100% de conformidade em auditorias internas e NPS de 83;

• Na Vitru, 99% das aprovações passaram a ocorrer em menos de 24 horas, com NPS evoluindo de 67 para 80 em um ano.
  

Para empresas que buscam transformar o RDV de um processo operacional e burocrático em uma vantagem competitiva, a VOLL centraliza, automatiza e dá inteligência à gestão de despesas corporativas.

Fale com um especialista e veja como a plataforma pode ser configurada para a realidade da sua operação. Preencha o formulário e entraremos em contato!

Principais perguntas sobre RDV

Tire dúvidas comuns sobre o tema.

1. O que é RDV?

RDV, ou Relatório de Despesas de Viagem, é o documento utilizado para registrar e comprovar os gastos realizados por um colaborador durante uma viagem corporativa.

2. Para que serve um RDV?

O RDV serve para:

• Registrar oficialmente as despesas da viagem;

• Solicitar reembolso, quando aplicável;

• Garantir conformidade com a política da empresa;

• Permitir controle financeiro e contábil;

• Manter rastreabilidade para auditorias.

Mais do que um formulário de reembolso, o RDV é um instrumento de controle e governança financeira.

3. O que significa RDV nas empresas?

Nas empresas, RDV significa Relatório de Despesas de Viagem.

Ele faz parte do processo interno de prestação de contas e é utilizado para formalizar os gastos corporativos realizados fora do ambiente de trabalho, especialmente em viagens a serviço.

4. Recibo simples é aceito no RDV?

Depende da política interna da empresa.

Em muitos casos, recibos simples sem validade fiscal podem não ser aceitos. O mais comum é a exigência de nota fiscal ou documento fiscal equivalente.

Recibos sem identificação formal do fornecedor podem gerar reprovação do relatório ou necessidade de complementação da documentação.

5. Notas fiscais em nome do colaborador são aceitas?

Depende das regras internas e das exigências contábeis da empresa.

Em alguns casos, notas em nome do colaborador podem ser aceitas para reembolso. No entanto, para fins fiscais e contábeis, pode ser exigida nota fiscal emitida com o CNPJ da empresa.

Por isso, a política de viagens deve deixar claro quando cada formato é permitido, especialmente em despesas de maior valor.

6. Qual o prazo para entregar o RDV após a viagem?

Não existe um prazo único definido em lei. Cada empresa deve estabelecer o seu na política de viagens.

No mercado, o prazo mais comum varia entre 5 e 15 dias úteis após o retorno da viagem.

Prazos mais curtos favorecem a auditoria e o fechamento contábil mensal, mas precisam ser compatíveis com a rotina dos colaboradores.

O mais importante é que o prazo seja claramente comunicado e aplicado de forma consistente.