O gestor de viagens corporativas tem a responsabilidade de proteger o orçamento e encontrar o equilíbrio entre custo e qualidade. Nesse processo, optar pelas tarifas mais baratas costuma parecer o caminho mais lógico para economizar. Porém, a passagem que apresenta o menor valor inicialmente nem sempre é a mais econômica ao final da jornada.
A chamada tarifa básica (ou basic fare) de passagens aéreas pode até oferecer um preço inicial atraente, mas, ao longo da viagem, a soma de custos adicionais como bagagem despachada, escolha de assento, alimentação e alterações de voo pode transformar uma aparente economia em prejuízo.
Neste artigo, apresentamos dicas práticas para identificar quando vale a pena optar por uma tarifa básica e em quais situações ela pode sair mais cara do que as opções regulares ou flexíveis. Confira!
As companhias aéreas adotaram diferentes categorias tarifárias para atender perfis variados de viajantes. A tarifa básica é aquela que oferece o preço inicial mais baixo, mas com restrições. Normalmente, ela não inclui bagagem despachada, marcação de assento ou flexibilidade para alterações e cancelamentos.
Por outro lado, as tarifas regulares e flexíveis têm valores mais altos, mas incluem serviços que ajudam a reduzir custos operacionais e imprevistos ao longo da viagem.
A tarifa básica costuma ser uma boa escolha apenas em viagens curtas, previsíveis e sem necessidade de bagagem adicional. Fora dessas condições, o risco de custo extra é alto. Veja alguns exemplos:
Remarcações: se a agenda do viajante for suscetível a mudanças, o custo de alteração de voos pode superar em muito a economia inicial.
Viagens com duração superior a dois dias: nesses casos, é comum haver necessidade de despachar bagagem, o que pode elevar o valor final.
Rotas longas ou internacionais: assentos mais confortáveis e a possibilidade de upgrade tornam-se relevantes para o bem-estar e a produtividade do viajante.
Políticas de reembolso restritas: tarifas básicas geralmente não permitem reembolso integral em caso de cancelamento.
Uma escolha precipitada pode gerar gastos adicionais invisíveis, como os listados anteriormente. Isso demonstra que o preço exibido nas plataformas de busca e reserva nem sempre representa o custo real da viagem.
Para auxiliar na tomada de decisão, criamos um modelo de matriz baseado nos três pilares tarifários mais comuns, focada na perspectiva do gestor de viagens. Esta matriz deve ser o esqueleto da sua política de viagens em relação à compra de passagens:
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Tarifa |
Perfil |
Vantagem |
Riscos |
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Básica |
Viagens de curta duração (bate-e-volta), sem bagagem despachada, agenda extremamente consolidada, viajante ciente e adepto ao perfil low cost. |
Economia máxima se nenhum adicional for necessário. |
Custos altos em caso de necessidade de remarcação ou bagagem de última hora. |
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Regular |
Viagens de média duração, inclusão de 1 bagagem despachada, necessidade moderada de assento, flexibilidade mínima (pequena taxa de alteração). |
Melhor equilíbrio entre custo e conforto/logística, reduz a surpresa de adicionais. |
A taxa de alteração, ainda que menor, pode ser significativa se somada ao diferencial tarifário. |
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Completa |
Reuniões críticas, projetos longos, rotas complexas, viajantes de alto escalão (executivos), rotas de alto risco de imprevistos. |
Flexibilidade total (reembolso e/ou alteração sem multa, apenas diferença tarifária), conforto e produtividade garantidos. |
Preço de bilhete mais alto, necessidade de justificar o premium na política. |
Para construir a matriz, é preciso considerar alguns pontos importantes:
Frequência de deslocamentos;
Nível hierárquico do viajante;
Objetivo e criticidade da viagem;
Duração da viagem;
Necessidade de bagagem despachada;
Possibilidade de alteração de agenda;
Destino;
Preferências e necessidades específicas do viajante.
Ao mapear esses pontos e criar a matriz, você visualizará as necessidades com mais clareza e poderá tomar decisões mais assertivas.
Se o viajante precisar levar material de trabalho, uniformes ou amostras, provavelmente necessitará despachar bagagem, o que torna a tarifa básica insuficiente. Caso o viajante tenha um alto índice de remarcações, ele deve optar por uma tarifa mais flexível.
Mas, se estivermos falando de um bate-volta em um único dia para uma reunião com poucas chances de ser remarcada, a tarifa básica pode, sim, ser uma boa opção.
Ao utilizar plataformas de gestão de viagens e OBTs (Online Booking Tools), o gestor pode configurar campos que exibam o custo total estimado por tarifa, considerando:
Bagagem despachada;
Escolha de assento;
Custos de remarcação;
Taxas administrativas;
Política de reembolso.
Dica extra: configure alertas automáticos na OBT para exibir o custo real por viagem ao lado do valor da tarifa. Assim, o aprovador visualiza a diferença de forma imediata e evita escolhas equivocadas.
Uma gestão de viagens de excelência é baseada em dados. Você só saberá se está escolhendo a tarifa correta ao medir o resultado final das decisões, por isso, é fundamental acompanhar indicadores essenciais para o controle do custo total.
Monitore a diferença percentual entre o preço inicial da tarifa básica e o custo final real após a inclusão de todos os adicionais (bagagem, assento, taxas de serviço etc.).
Esse índice deve ser o mais próximo possível de 0% para as tarifas básica e regular, o que indica que todos os custos foram previstos. Um índice alto sugere que a tarifa básica está sendo utilizada de forma incorreta.
Acompanhe o volume total de estornos pagos por itens como bagagem comprada no balcão (geralmente mais cara) ou multas decorrentes de alterações em tarifas restritas.
Um volume elevado indica que a matriz de decisão não está alinhada ao perfil real das viagens e que a empresa está pagando um valor premium pela falta de planejamento.
Compare a economia gerada pela compra antecipada com o custo adicional da tarifa flex em rotas de maior risco. Se o custo da flexibilidade for significativamente menor do que o valor que a empresa teria perdido em multas por viagens canceladas ou alteradas, a decisão de compra foi estratégica e gerou savings indiretos.
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