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title: Como utilizar dados para otimizar a política de viagens e reduzir custos
description: O uso correto dos dados relacionados aos deslocamentos pode gerar reduções expressivas no orçamento. Descubra como!
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[Blogs sobre gestão de viagens corporativas e despesas corporativas](https://www.govoll.com/blog)

# [Como utilizar dados para otimizar a política de viagens e reduzir custos](https://www.govoll.com/blog/uso-de-dados-otimizacao-politica-viagens-corporativas)

 Escrito por [Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura) | 26/06/2025 22:59

As viagens corporativas são parte estratégica do funcionamento de muitas empresas, mas também representam uma fatia considerável do orçamento. Segundo dados da Abracorp, o ticket médio de uma viagem corporativa no Brasil aumentou mais de 22% entre 2022 e 2023, pressionando as empresas a buscarem eficiência e redução de custos. Nesse cenário, o uso inteligente de dados se tornou indispensável para a gestão de viagens corporativas — uma ferramenta que vai muito além de planilhas e relatórios de reembolso.

Ao analisar dados, o gestor de viagens consegue identificar padrões, antecipar tendências e tomar decisões mais alinhadas com os objetivos do negócio. Mais do que apenas cortar gastos, o uso de dados permite criar [políticas de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br) mais eficientes, equilibradas e alinhadas à cultura da empresa, garantindo que cada deslocamento realmente traga retorno ao negócio.

<https://conheca.govoll.com/cases?utm_source=blog&utm_medium=blog_meio_cases&utm_campaign=cta_imagem2_com_a_VOLL_maior_banco_america_latina_reduziu_custos&hsLang=pt-br>

## A importância dos dados para a visibilidade e o fortalecimento da área de viagens

Quando os dados são tratados como ativos estratégicos, a gestão de viagens corporativas ganha força dentro da empresa. O gestor passa a atuar como um parceiro de negócios, não apenas como quem “autoriza viagens”. 

Além disso, ter dados claros ajuda a mostrar a eficiência da área para o board e conquistar investimentos, proteger a empresa de riscos legais e de [compliance](https://www.govoll.com/blog/compliance-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), ao garantir processos bem documentados, além de permitir ajustar a política de viagens de forma contínua, visando a melhoria dos deslocamentos de uma forma geral.

## Como os dados podem impulsionar a eficiência e a redução de custos

Para transformar dados em aliados, é essencial ir além da coleta de informações básicas como número de viagens e valores reembolsados. 

A análise de dados deve ajudar o gestor a responder perguntas como:

- Quais destinos ou rotas têm custos fora do esperado?
- Qual é o perfil de viajante mais eficiente (e mais caro)?
- Onde estão os gargalos operacionais que afetam a experiência do colaborador?

Ao responder essas perguntas, fica mais fácil enxergar oportunidades de melhoria na política de viagens corporativas e negociar melhor com fornecedores.

Além disso, os dados, quando bem utilizados, permitem:

- Acompanhar indicadores de desempenho, como o custo médio por viagem, a taxa de adesão à política e o tempo de aprovação de reservas.
- Comparar resultados com benchmarks do mercado e ajustar as práticas internas.
- Criar fluxos automatizados que eliminam erros manuais e aumentam a governança.
- Propor mudanças embasadas em números concretos, facilitando o diálogo com o board e outras áreas envolvidas, como financeiro e compras.

## Tipos de análises que podem melhorar sua política e impulsionar resultados

Dados podem (e devem) ser analisados de diferentes maneiras para gerar insights relevantes. Essa visão ajuda o gestor a ajustar a política de viagens corporativas para torná-la mais eficiente, adaptada aos diferentes perfis de viajantes e mais sustentável financeiramente.

Alguns exemplos de análises importantes são:

- **Análise de custo-benefício por viagem**: Avaliar se o valor investido em cada deslocamento gerou retorno (como fechamento de contratos ou oportunidades comerciais).
- **Mapeamento de sazonalidade**: Entender períodos de maior demanda para negociar tarifas e evitar picos de custo.
- **Comparativo entre fornecedores**: Avaliar se os parceiros contratados entregam a performance prometida, em termos de preço e qualidade.
- **Taxa de conformidade com a política**: Entender quantas viagens seguem as regras estabelecidas e onde ocorrem desvios.
- **Perfil de viajante e comportamentos de reserva**: Identificar quais colaboradores são mais aderentes à política e quais geram mais custos.

## Dicas e ferramentas para otimizar o uso de dados na gestão de viagens corporativas

Para transformar dados em aliados estratégicos, o [gestor de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-contratar-um-gestor-de-viagens-e-qual-perfil-ele-deve-ter-em-2021?hsLang=pt-br) precisa muito mais do que relatórios estáticos ou planilhas de reembolso. A utilização de dados deve estar integrada a todo o ciclo de gestão — do planejamento à prestação de contas — permitindo identificar tendências, gargalos e oportunidades de melhoria contínua.

Com dados estruturados e análises inteligentes, a área de viagens deixa de ser apenas um centro de custos e passa a ser vista como parceira do negócio, capaz de gerar valor tangível e intangível. Para isso, é essencial que o gestor adote práticas consistentes e recorra a ferramentas que facilitem essa jornada. Confira abaixo algumas dicas que vão te ajudar.

### Centralize as informações em plataformas integradas

Ferramentas de gestão de viagens corporativas (como TMS — Travel Management Systems) permitem reunir dados de reservas, despesas, itinerários e feedbacks em um só lugar. Isso elimina inconsistências, evita retrabalhos e facilita a análise dos indicadores mais relevantes.

### Automatize relatórios e dashboards

Dashboards interativos são aliados essenciais para visualização em tempo real de indicadores como ROI, custo médio por viagem, adesão à política e desempenho de fornecedores. Além disso, automatizar a criação desses [relatórios](https://www.govoll.com/blog/rdv-como-estruturar-e-analisar?hsLang=pt-br) reduz erros manuais e libera tempo para análises mais estratégicas.

### Realize auditorias regulares e cruzamentos de dados

Auditar processos e cruzar dados de diferentes fontes, como registros financeiros, reservas e contratos, ajuda a identificar falhas e inconsistências. Isso também fortalece a governança e demonstra comprometimento com compliance.

### Aposte em inteligência artificial e BI

Ferramentas de Business Intelligence (BI) e modelos de IA permitem identificar padrões de comportamento, prever variações sazonais e até sugerir ajustes automáticos na política de viagens. Exemplos incluem Power BI e recursos analíticos integrados a ERPs.

### Colete feedbacks e combine dados qualitativos e quantitativos

Além dos números, é essencial ouvir o que os viajantes têm a dizer sobre a experiência de viagem. Pesquisas pós-viagem e formulários rápidos ajudam a entender a percepção dos colaboradores e a identificar pontos de melhoria que os dados “puros” podem não capturar.

### Negocie com fornecedores baseando-se em dados concretos

Leve dados atualizados para renegociar contratos com hotéis, companhias aéreas e locadoras. Apresentar indicadores como volume de viagens, sazonalidade e preferências dos viajantes pode garantir tarifas mais competitivas e melhores condições de serviço.

### Mantenha a política de viagens atualizada e conectada aos dados

Uma política de viagens desatualizada perde força e gera custos desnecessários. Utilize os dados coletados para revisar e ajustar a política periodicamente, garantindo que ela reflita as necessidades reais da empresa e as práticas de mercado.

### Conte com ferramentas para apoiar esse processo

- **VOLL:** Plataforma completa que integra todos os pontos da jornada de viagens e gera dashboards, relatórios e análises personalizadas para apoiar decisões e revisões de políticas.
- **Power BI:** Ferramenta de BI para consolidar dados e criar painéis gerenciais dinâmicos.
- **Sistemas de ERP integrados (como SAP, Oracle ou TOTVS):** Permitem cruzar dados financeiros e operacionais, garantindo maior governança e integração entre áreas.
- **Plataformas de feedback e engajamento (como Google Forms):** Facilitam a coleta de percepções dos viajantes e ajudam a identificar demandas que não aparecem nos relatórios tradicionais.

Com essas práticas e ferramentas, o gestor de viagens consegue transformar dados em decisões mais inteligentes, garantindo não apenas a redução de custos, mas também uma gestão mais eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.

## Por que a VOLL é a parceira certa para potencializar o uso de dados

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e tem uma plataforma completa para transformar dados em resultados práticos. 

Ao integrar informações de reservas, [despesas](https://www.govoll.com/blog/quando-o-controle-de-custos-aumenta-os-custos-da-empresa?hsLang=pt-br) e comportamento de viajantes, a VOLL permite ao gestor ter uma visão completa dos números por trás de cada deslocamento realizado, o que é essencial para criar políticas mais alinhadas com os objetivos da empresa e reduzir custos sem perder eficiência.

Essa solução integrada reflete diretamente na rotina das [empresas parceiras](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br), como destaca Bruno Carneiro, Gestor de Viagens e Mobilidade da Vibra:

*“Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução de custos do deslocamento dos colaboradores.”*

Alguns diferenciais da VOLL que fazem a diferença na hora de usar dados na gestão de viagens são:

- Dashboards em tempo real com indicadores como ROI, [custo médio](https://www.govoll.com/blog/custo-medio-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e taxa de adesão à política.
- Análises comparativas e relatórios dinâmicos para embasar decisões e revisões de processos.
- Integração com ERPs e sistemas de gestão, garantindo que todos os dados conversem entre si.
- Suporte consultivo de um time de especialistas, que ajuda a interpretar dados e propor melhorias.
- Automação de regras e alertas inteligentes para garantir a conformidade e reduzir desperdícios.

Faça como nossos parceiros e maximize a eficiência da sua gestão de viagens corporativas. [Entre em contato com os especialistas da VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato) e peça uma demonstração gratuita agora mesmo!

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