Cartão corporativo: o que é, benefícios e como usar

Você sabe o que todas as empresas de sucesso têm em comum? Elas dominaram a arte de gerenciar suas despesas corporativas de forma inteligente e estratégica. 

O cartão corporativo, quando usado corretamente, pode transformar a maneira como sua empresa lida com gastos e oferecer uma série de vantagens, como acúmulo de pontos, descontos exclusivos e até mesmo a automatização da conciliação de despesas.

Se você quer descobrir como o cartão corporativo pode se tornar um grande aliado da sua empresa, continue a leitura!

O que é e como funciona um cartão corporativo

Um cartão corporativo é um cartão emitido em nome da empresa e pode ser utilizado por funcionários autorizados para cobrir custos como viagens, hospedagens, refeições e outras despesas corporativas.

Diferente de um cartão de crédito pessoal, o cartão corporativo é utilizado exclusivamente para transações relacionadas aos interesses da empresa.

Além disso, o cartão corporativo também é diferente do cartão empresarial. Isso porque, enquanto o cartão empresarial costuma ser destinado à despesas operacionais como compra de materiais, pagamento de softwares, o cartão corporativo serve para que o colaborador arque com custos diretamente ligados a atividades de representação e viagens.

O que pode ser comprado com o cartão corporativo

Alguns exemplos de despesas que podem ser pagas com o cartão corporativo são:

• Passagens aéreas

• Hospedagens

• Serviços de transporte (táxi, aplicativos de mobilidade)

• Aluguel de veículos

• Refeições

• Combustível

• Materiais de escritório

• Inscrições em conferências e eventos

O que não pode ser comprado com o cartão corporativo

Por outro lado, o colaborador não deve utilizar o cartão corporativo para:

• Compras de bens de uso pessoal

• Despesas de entretenimento

• Pagamento de contas pessoais

• Produtos e serviços não relacionados ao trabalho

• Itens de luxo não justificados

• Despesas que não estejam de acordo com a política da empresa

Principais vantagens do uso de cartão corporativo 

Não é apenas pela praticidade que as empresas têm aderido cada vez mais ao uso de cartões corporativos. Essa forma de pagamento facilita a gestão financeira e operacional das organizações e oferece vantagens, como:

• Facilidade de gerenciamento: Centraliza as despesas em um único meio de pagamento, facilitando o acompanhamento.

• Facilidade na gestão de despesas de viagens corporativas: Simplifica o processo de pagamento e reembolso de despesas de viagem.

• Melhor controle dos gastos: Permite monitorar e limitar gastos em tempo real.

• Conciliação contábil mais fácil: Automatiza a integração com sistemas contábeis, reduzindo erros manuais.

• Centralização de contas: Consolida todas as despesas em um único relatório, facilitando a análise.

• Benefícios fiscais: Algumas despesas podem ser deduzidas, reduzindo a carga tributária e proporcionando mais economia para a empresa.

• Redução de fraudes: Oferece maior controle sobre quem pode gastar e em quê.

• Maior segurança: Protege contra perdas e roubos, com opções de bloqueio imediato.

• Melhor planejamento financeiro: Ajuda a prever e planejar despesas futuras.

• Acesso a vantagens e benefícios: Programas de recompensas e descontos exclusivos.

• Mais comodidade e autonomia para colaboradores: Permite que os colaboradores realizem pagamentos diretamente, sem a necessidade de adiantamentos ou reembolsos, agilizando as operações e aumentando a eficiência no dia a dia.

Quais são os tipos de cartão corporativo

Existem atualmente diversas opções de cartões corporativos que se adaptam a diferentes perfis e demandas das empresas. As principais opções são:

• Cartão corporativo pré-pago: Funciona como um cartão recarregável, onde a empresa deposita um valor fixo para ser utilizado pelo colaborador. A modalidade pré-paga é ideal para controlar gastos e evitar despesas desnecessárias. Neste caso, o limite do cartão é definido pelo valor carregado.

• Cartão corporativo pós-pago: Permite que as despesas sejam pagas posteriormente, geralmente com um ciclo de faturamento mensal, sendo necessário realizar a conciliação bancária para auditar e controlar as despesas. As empresas podem definir um limite de crédito mensal para cada cartão, baseado nas políticas internas e no perfil do colaborador.

• Cartão corporativo virtual: Utilizado para transações online, oferece segurança adicional ao evitar o uso de dados do cartão físico. Os cartões virtuais podem ter limites definidos para cada transação ou para um período específico, o que é interessante principalmente para compras pontuais ou assinaturas de serviços digitais.

• Cartão corporativo para viagens: Específico para despesas de viagem, pode incluir seguros e assistência em viagem. As empresas podem definir limites diários ou por viagem para garantir que os gastos estejam dentro do orçamento planejado.

Como gerenciar as despesas de um cartão corporativo

Embora existam diversas vantagens de ter um cartão corporativo, de nada vale se as despesas não forem geridas com atenção. Sem uma gestão adequada, as empresas correm o risco de enfrentar dificuldades financeiras, além de complicações contábeis e fiscais. 

Algumas práticas que podem ajudar os encarregados por gerir essas despesas são:

• Estabeleça limites de gastos: Definir limites de gastos para cada colaborador baseado em seu papel e nas necessidades específicas de suas funções ajuda a prevenir gastos excessivos e a manter as despesas dentro do orçamento planejado. 

• Defina categorias de despesas permitidas: Ao especificar quais tipos de despesas são permitidas, a empresa pode garantir que os cartões corporativos não sejam utilizados para fins indevidos.

• Monitore as transações em tempo real: O monitoramento em tempo real permite que a empresa identifique e resolva rapidamente quaisquer transações suspeitas ou não autorizadas. Isso pode ser feito através de plataformas bancárias ou softwares de gestão que enviam alertas instantâneos. 

• Realize auditorias periódicas das despesas: Auditorias regulares são fundamentais para verificar a conformidade com as políticas internas e identificar áreas de melhoria. Durante uma auditoria, as despesas são revisadas para garantir que estejam devidamente documentadas e justificadas. 

• Utilize softwares de gestão de despesas para automatizar processos: Softwares de gestão de despesas podem automatizar muitas tarefas administrativas, como a categorização de despesas, a geração de relatórios e a integração com sistemas contábeis. Isso não só economiza tempo, mas também reduz o risco de erros humanos. 

• Considere terceirizar a gestão com soluções como a VOLL Wallet: Terceirizar a gestão de despesas para soluções especializadas é a melhor forma de garantir um controle ainda maior sobre os gastos. A VOLL Wallet, além de fornecer o cartão corporativo para as empresas, ainda disponibiliza relatórios detalhados e programas de recompensas, sempre garantindo conformidade com as políticas internas da sua empresa. 

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