A descentralização das equipes trouxe benefícios como acesso a talentos em diferentes regiões e maior flexibilidade no dia a dia de trabalho. No entanto, também criou um novo desafio para o gestor: coordenar viagens corporativas para encontros presenciais sem comprometer orçamento ou produtividade.
Se não houver uma política de viagens clara, os deslocamentos à sede ou para offsites podem se tornar excessivas, mal distribuídas entre as áreas ou realizadas sem um propósito definido. Além disso, a falta de critérios de elegibilidade e de cadência mínima pode gerar desequilíbrio entre times, dificuldade de aprovação e desperdício de recursos.
Por outro lado, quando bem estruturadas, essas viagens ajudam a fortalecer a cultura organizacional, integrar novos colaboradores, alinhar lideranças e impulsionar a colaboração entre áreas. E tudo isso sem perder o controle sobre os custos ou a eficiência operacional.
É nesse ponto que a gestão de viagens corporativas passa a ter um papel estratégico: criar uma estrutura que facilite a presença física quando ela faz sentido, mantendo a experiência do colaborador e a sustentabilidade da operação em equilíbrio.
A pergunta mais comum de quem gerencia viagens para a sede ou para offsites é: com que frequência vale a pena reunir o time presencialmente? A resposta depende do objetivo de cada deslocamento e do perfil da equipe, mas definir uma cadência mínima por função ou projeto é uma forma de manter o equilíbrio entre conexão humana e controle de custos.
Veja alguns exemplos de frequência recomendada, conforme a finalidade da viagem:
Mensal: Ideal para lideranças com responsabilidade regional ou nacional, equipes operacionais com dependência presencial (como tecnologia, financeiro, jurídico) ou times em fase de lançamento de projeto.
Trimestral: Funciona bem para áreas estratégicas que atuam com ciclos definidos, como produto, marketing, planejamento e supply. Também pode ser adotada como frequência padrão para reuniões de alinhamento geral.
Semestral: Boa escolha para encontros amplos da companhia, convenções internas, offsites para avaliação de resultados ou integração entre times que já atuam de forma remota no dia a dia.
A definição da cadência deve levar em conta o valor do encontro presencial para aquele grupo e o impacto que a ausência dele pode gerar na colaboração ou na entrega. É importante ter em mente que, mais do que uma frequência fixa, o que importa é ter critérios consistentes para justificar cada viagem.
Nem toda viagem ao HQ ou para eventos internos precisa ser autorizada e nem todo colaborador precisa participar de todos os encontros presenciais. Por isso, definir critérios de elegibilidade é essencial para garantir que o orçamento seja bem utilizado e que as viagens atendam a um propósito real da empresa ou do time.
Veja alguns critérios que ajudam a orientar a aprovação de viagens em empresas com modelo híbrido ou distribuído em diferentes cidades ou países:
Função estratégica ou de liderança: Colaboradores com papel de tomada de decisão, gestão de pessoas ou responsabilidade por áreas críticas costumam ter maior necessidade de encontros presenciais.
Momento do colaborador na empresa: Viagens para o HQ podem ser priorizadas no onboarding de novos contratados ou durante processos de transição (como, por exemplo, promoções, mudanças de área e trocas de liderança).
Participação em projetos que exigem alinhamento presencial: Reuniões de planejamento, lançamentos importantes ou integrações entre áreas justificam a presença física de determinados colaboradores envolvidos nesses projetos.
Objetivo claro e retorno esperado: Cada viagem deve ter um propósito definido: qual será o foco do encontro, quem precisa estar presente e qual o resultado esperado após o retorno.
Estabelecer esses critérios com antecedência evita decisões subjetivas, garante isonomia entre áreas e ajuda a manter a política de viagens corporativas enxuta, eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.
Quando os colaboradores estão espalhados por diferentes estados — ou até países —, as regras de viagem também precisam considerar fatores como a distância até o HQ, o tempo total de deslocamento e o impacto no fuso horário. Isso porque esse tipo de cuidado por parte da empresa evita desgaste físico, perda de produtividade e decisões injustas entre regiões.
Algumas orientações práticas que o gestor de viagens pode considerar para padronizar a política são:
Cabine por tempo de voo: Para trechos com mais de 4 horas, considere permitir um upgrade de classe em casos específicos (por exemplo: quando o colaborador vai direto para uma reunião importante, chegadas em fusos desfavoráveis ou retornos imediatos no mesmo dia).
Pernoites por origem e agenda: Se o voo exige saída antes das 6h ou chegada após as 23h, uma diária extra pode ser autorizada para preservar a saúde do colaborador e garantir aproveitamento da agenda.
Limite de tempo improdutivo por dia: Estabeleça um teto de horas que o colaborador pode passar em trânsito sem prejudicar sua performance. A partir disso, permita ajustes na agenda ou nos horários de deslocamento.
Regras específicas por fuso horário: Viagens com diferença de 3h ou mais devem prever o tempo de adaptação no cronograma, com menor carga de reuniões no primeiro dia.
Essas definições evitam que a equipe precise agir no improviso, além de tornar as decisões mais justas entre colaboradores, ajudando a equilibrar custo com experiência de viagem e desempenho pós-deslocamento.
Veja mais em: Como usar o early check-in e o late check-out para reduzir pernoites em viagens corporativas.
A experiência do colaborador no destino se torna parte importante da gestão de viagens corporativas quando a empresa estimula viagens frequentes ao HQ ou promove encontros presenciais entre equipes híbridas. Por este motivo, um roteiro mal planejado pode gerar atrasos, prejuízos na produtividade e até mesmo aumentar o custo do deslocamento — especialmente em cidades grandes ou com infraestrutura complexa.
Para facilitar o deslocamento e reduzir imprevistos, vale estruturar um guia de orientação com informações essenciais sobre:
Last mile: Principais formas de transporte entre aeroporto/rodoviária e escritório (aluguel de carro, app de mobilidade, táxi, fretados, metrô, etc.).
Tempo médio de trajeto: Estimativas reais de deslocamento até o HQ em horários de pico e fora do rush.
Endereços e contatos: Mapa dos escritórios e espaços de apoio disponíveis, com orientações de acesso.
Alimentação e hospedagem: Sugestões próximas ao local da reunião, com tarifas corporativas negociadas ou benefícios disponíveis para este fim.
Dress code e regras do espaço: Orientações específicas da cultura local, como uso obrigatório de crachá, tipo de roupa para eventos internos ou exigência de agendamento para salas.
Contatos úteis: Canal interno de suporte, número de emergência e contato direto do responsável pela viagem ou do RH.
Além de padronizar a comunicação, esse tipo de guia promove autonomia, previsibilidade e eficiência — pilares de uma boa gestão de viagens híbridas.
Empresas com modelos híbridos ou presença global precisam mais do que regras básicas para lidar com viagens internas. É fundamental ter uma política bem definida, com critérios claros e aplicáveis em larga escala.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua ao lado de grandes empresas para estruturar políticas sólidas, automatizar processos e garantir visibilidade total da operação. Nosso ecossistema de mobilidade permite:
Consolidar regras por centro de custo, nível hierárquico ou tipo de viagem (offsite, HQ, cliente);
Controlar elegibilidade com base em distância, fuso horário ou necessidade estratégica;
Criar guias personalizados por cidade ou escritório de destino;
Gerenciar KPIs como custo por colaborador e frequência de visitas por área;
Reduzir erros, gastos indevidos e conflitos entre áreas com fluxos de aprovação automatizados.
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