Você já se viu em uma situação em que uma viagem importante foi atrasada porque o aprovador estava ausente e ninguém sabia como agir?
Feriados prolongados, recessos de fim de ano ou até mesmo uma viagem de última hora podem transformar o que deveria ser um processo ágil em um verdadeiro gargalo, gerando atrasos, frustração e até prejuízos financeiros.
Esse é um problema comum, mas totalmente evitável. O segredo para garantir a fluidez no processo de aprovação de viagens, especialmente em períodos de ausência, está em antecipar possíveis obstáculos e automatizar as soluções.
Neste artigo, vamos mostrar como construir fluxos de aprovação que funcionem mesmo quando os responsáveis estão de folga. Siga a leitura!
Imagine que um colaborador precise viajar para fechar um negócio importante, e a compra da passagem e da hospedagem seja urgente para garantir bons preços. Ele faz a solicitação, mas o gestor, que é o único aprovador, está de férias e sem acesso ao e-mail.
A solicitação fica parada por dias e, nesse período, o preço da passagem aumenta e a disponibilidade de hospedagem se esgota. No fim, a viagem é cancelada ou remarcada, gerando custo extra e a provável perda da oportunidade de negócio.
Esse cenário, infelizmente, é mais comum do que se imagina. Os desafios da gestão de viagens corporativas se intensificam em períodos de ausência quando não existem fluxos integrados e automatizados, impactando diretamente a eficiência e os custos da empresa.
As principais dificuldades nesse contexto são:
Perda de oportunidades: a demora na aprovação pode resultar na perda de tarifas mais baixas, elevando os custos da viagem. Em situações mais críticas, a empresa pode até perder negócios importantes.
Falta de governança: sem um plano de contingência, os colaboradores podem tentar contornar a política de viagens fazendo reservas fora do sistema para não perder prazos. Isso abre brechas para fraudes e dificulta a gestão de despesas.
Aumento de custos: a falta de agilidade na aprovação leva à compra de passagens e hospedagens de última hora, que costumam ser mais caras.
Frustração do colaborador: ter uma solicitação de viagem parada por falta de aprovação gera estresse e insatisfação no time. Um processo burocrático e ineficiente prejudica a experiência do colaborador e sua percepção sobre a empresa.
Dificuldade de rastreamento: sem um fluxo automatizado, fica difícil identificar onde a solicitação está parada, quem é o responsável e o que precisa ser feito para desbloqueá-la.
Leia mais: Farol de compliance: decisões assertivas e instantâneas para os aprovadores de viagens
A solução para esses desafios está em construir um sistema proativo que antecipe e neutralize problemas. O primeiro passo é mapear os períodos críticos e estabelecer um plano de ação.
Esse processo envolve identificar quais colaboradores e gestores de viagens costumam se ausentar em determinadas datas e quais áreas são mais impactadas. Com essa visão clara, é possível desenhar um fluxo de aprovação mais eficaz.
Quer aplicar na prática? Siga o passo a passo abaixo:
Crie uma matriz de ausências listando os gestores e aprovadores de cada área, seus períodos de férias planejados e feriados prolongados. Integre essas informações ao calendário corporativo.
Para cada aprovador primário, defina um ou mais aprovadores alternativos (backups) que tenham autoridade e conhecimento para tomar decisões. Certifique-se de que o backup compreenda plenamente as responsabilidades e os critérios de aprovação.
Em seguida, comunique a todos os envolvidos a importância de seguir o fluxo definido e de utilizar os aprovadores alternativos designados. A transparência é fundamental para o sucesso.
Configure o sistema de gestão de viagens para delegar automaticamente as aprovações ao backup quando o aprovador primário estiver ausente. Isso pode ser feito com base no calendário de férias ou em datas específicas.
Depois, estabeleça critérios claros para aprovação. Nem todas as solicitações exigem o mesmo nível de atenção, por isso crie regras baseadas em aspectos como:
Valor: viagens abaixo de um determinado valor podem ser aprovadas pelo gestor direto, enquanto valores mais altos requerem aprovação adicional da diretoria.
Rota e destino: viagens para destinos de alto risco ou internacionais podem demandar mais aprovações que viagens domésticas.
Antecedência: solicitações feitas com pouca antecedência podem ser automaticamente escalonadas para um aprovador sênior, garantindo agilidade.
Defina um tempo máximo (SLA) para aprovação de solicitações, como 24 ou 48 horas úteis, e configure alertas correspondentes. Caso o prazo seja ultrapassado, o sistema deve enviar um aviso ao aprovador e, em seguida, escalonar para o backup designado. Isso garante que nenhuma solicitação permaneça parada por muito tempo.
O colaborador que fez a solicitação também deve ser informado sobre o status do processo. Envie notificações automáticas indicando que a aprovação foi encaminhada ao backup ou que o prazo está prestes a expirar. Essa comunicação reduz a ansiedade e mantém o requisitante atualizado.
Para viagens que sigam padrões pré-definidos, como recorrência ou valor abaixo de um limite estipulado, o sistema pode aprovar automaticamente, sem intervenção humana. Isso libera tempo dos gestores para focar em solicitações mais complexas.
Além disso, tecnologias de análise preditiva podem ser aplicadas. A inteligência artificial, por exemplo, pode analisar o histórico de preços e alertar sobre possíveis aumentos caso a aprovação demore, incentivando a tomada de decisão rápida.
Um plano de ação só é eficaz se puder ser medido e otimizado continuamente. O uso de KPIs é essencial para garantir que o fluxo de aprovação esteja realmente funcionando. Confira abaixo algumas métricas que você pode acompanhar:
Tempo médio de aprovação: mede quanto tempo, em média, uma solicitação de viagem leva para ser aprovada desde o pedido até a aprovação final. O acompanhamento desse KPI permite identificar gargalos e avaliar a eficácia das regras de delegação.
Taxa de aprovações expiradas/canceladas: indica quantas solicitações não foram aprovadas dentro do prazo e precisaram ser canceladas ou refeitas. Uma taxa elevada sinaliza que o processo deve ser revisado.
Tempo de aprovação por aprovador: mostra o tempo médio de aprovação de cada gestor. Essa métrica ajuda a identificar quais aprovadores precisam de mais suporte ou treinamento.
Custo médio por viagem aprovada fora do prazo: calcula o custo extra gerado por viagens aprovadas com atraso. Esse dado evidencia o impacto financeiro da ineficiência e fortalece o argumento para investir em automação.
Nível de satisfação do colaborador: avalia, por meio de pesquisas, como os colaboradores percebem o processo de aprovação. Um fluxo ágil e transparente contribui para uma melhor experiência do usuário.
Ao monitorar esses KPIs, você terá dados concretos para justificar mudanças, otimizar fluxos e demonstrar o valor estratégico da gestão de viagens para a alta liderança.
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É possível configurar fluxos de aprovação 100% automatizados, com regras de delegação baseadas em ausências, valores, rotas e quaisquer outros critérios definidos pela sua política de viagens. A plataforma delega as aprovações automaticamente, sem necessidade de intervenção manual.
O sistema também envia alertas automáticos para aprovadores e solicitantes, garantindo que nenhuma aprovação seja esquecida e que todos os envolvidos estejam cientes do status da solicitação.
Outro diferencial importante é a política embutida: as regras da sua empresa são inseridas no sistema, assegurando que cada solicitação de viagem esteja em conformidade e reduzindo as chances de desvios ou fraudes.
Ao final do processo, você acompanha KPIs, identifica gargalos, analisa custos e obtém uma visão completa da eficiência do seu fluxo de aprovações por meio de dashboards e relatórios detalhados.
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