A importância do atendimento especializado na gestão de viagens corporativas

O mercado de viagens corporativas no Brasil tem demonstrado sua força e importância para a economia: em 2024, o setor bateu seu recorde de faturamento, movimentando mais de R$ 131 bilhões — 5,5% a mais do que no ano anterior. 

Esse crescimento tem sido impulsionado pela volta das viagens presenciais após a pandemia, além da necessidade de fortalecimento de relações comerciais e aumento da confiança empresarial.

Porém, o desenvolvimento do setor e a crescente demanda por deslocamentos a trabalho trazem novos desafios e exigências. Gestores de viagem, por exemplo, precisam encontrar o equilíbrio entre custos e eficiência operacional, sem deixar o bem-estar dos colaboradores de lado. 

Nesse contexto, o atendimento especializado deixou de ser um diferencial oferecido por agências de viagens corporativas, passando a ser um elemento essencial e obrigatório. Siga a leitura para entender o impacto do atendimento na gestão de viagens!

Gestão de viagens corporativas: relevância e complexidade

A gestão de viagens corporativas é um conjunto de práticas relacionadas à administração de todos os aspectos envolvidos nas viagens de negócios. 

Muitas vezes, a gestão é associada apenas à reserva de serviços, como passagens e hospedagens. No entanto, as demandas vão muito além, desde a elaboração de orçamentos e a negociação com fornecedores até o acompanhamento dos gastos e a garantia da segurança dos viajantes.

A reserva de serviços é uma atividade necessária, sim, mas precisa ser feita de forma estratégica, considerando o melhor custo-benefício e as necessidades específicas de cada colaborador. 

Além disso, uma gestão eficaz também se preocupa com a otimização dos processos internos, a conformidade com as políticas de viagem da empresa e a análise de dados para aprimorar futuras viagens.

Outro ponto importante é o suporte. O gestor de viagens deve oferecer suporte contínuo aos viajantes, especialmente em situações de dúvidas, emergências ou imprevistos.

Nesse sentido, contar com uma agência de viagens corporativas que ofereça atendimento especializado é essencial, tanto para o suporte aos viajantes quanto para auxiliar o gestor a atuar de maneira mais estratégica.

Desafios enfrentados pelos colaboradores em deslocamento

Imprevistos fazem parte da rotina das viagens corporativas e exigem soluções rápidas e eficientes. Alguns dos desafios mais comuns incluem:

• Problemas com voos, como atrasos, cancelamentos, overbooking, remarcações e extravio de bagagens;

• Problemas na hospedagem, como imprevistos com a reserva ou falta de estrutura adequada;

• Diferenças culturais ou barreiras linguísticas em destinos internacionais;

• Dificuldades de locomoção dentro do destino;

• Emergências médicas ou acidentes;

• Situações de segurança em regiões com riscos geopolíticos;

• Falta de suporte imediato fora do horário comercial.

Os desafios também acontecem no momento da reserva: 34% dos colaboradores apontam que o maior desafio ao solicitar uma reserva de viagem é encontrar opções econômicas, enquanto 30% enfrentam dificuldades para conciliar os voos com suas agendas profissionais.

Esses desafios podem impactar diretamente a produtividade, o bem-estar e até mesmo a saúde dos colaboradores, dificultando o cumprimento dos objetivos da viagem. 

Por isso, contar com um atendimento preparado para agir rapidamente nessas situações não é um luxo: é uma necessidade.

Atendimento especializado: benefícios para a empresa e para o colaborador

Investir em um atendimento especializado para seus colaboradores antes, durante e depois de viagens corporativas traz uma série de benefícios, tanto para os viajantes quanto para a empresa. Veja alguns dos principais impactos:

Redução do estresse

Quando os colaboradores sabem que podem contar com suporte especializado em caso de qualquer imprevisto, o nível de estresse é reduzido. 

Afinal, a tranquilidade de ter a quem recorrer para solucionar problemas com voos, hotéis ou outras questões diminui o estresse ocasionado por alguma situação inesperada.

Aumento da produtividade

Ter um suporte especializado à disposição permite que os viajantes foquem totalmente nos compromissos profissionais, trazendo maior produtividade e melhores resultados para a empresa. 

A resolução ágil de problemas evita que pequenas situações se transformem em grandes dificuldades, otimizando o tempo e a energia dos colaboradores.

Melhoria da experiência do viajante

A experiência do viajante é um fator cada vez mais valorizado pelos colaboradores. 

Uma experiência positiva em viagens fortalece a motivação, o senso de valorização e o engajamento do colaborador com a empresa, contribuindo para a retenção de talentos.

O contrário também acontece: quando o profissional se sente desamparado ou precisa resolver tudo sozinho, a viagem vira sinônimo de estresse e insatisfação.

Segurança e bem-estar

Em casos de emergência médica ou de segurança, por exemplo, ter um suporte especializado é muito mais eficaz do que recorrer a outro funcionário da empresa sem conhecimento técnico sobre algumas situações. 

Um serviço de atendimento disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, assegura que os colaboradores recebam assistência em qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, com eficiência e foco na solução.

Otimização de processos

Ao contar com uma agência capaz de oferecer atendimento especializado, o gestor interno pode reduzir sua atuação em tarefas operacionais e de resolução de problemas emergenciais, ganhando tempo para se concentrar em atividades mais estratégicas. Tudo isso impacta diretamente na otimização dos processos de gestão.

Conquiste o melhor atendimento com a VOLL

Para gestores que buscam elevar o nível de atendimento, a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, se destaca como parceiro ideal.

Nosso compromisso é proporcionar uma experiência de viagem corporativa completa e impecável de ponta a ponta, com suporte especializado e dedicado em todas as etapas do processo.

Suporte multicanal

Atuamos com suporte omnichannel, disponível através de diferentes canais de comunicação, como WhatsApp, e-mail, chat online, redes sociais e o tradicional telefone.

Essa estratégia garante que os viajantes e gestores de viagens corporativas possam obter informações, tirar dúvidas e resolver problemas de maneira rápida e eficiente, independentemente do canal escolhido.

Atendimento 24/7

Os canais de comunicação da VOLL funcionam 24 horas, 7 dias por semana, e estão conectados por meio de tecnologias reconhecidas internacionalmente. Não existem limites de fim de semana ou horário comercial.

Trabalhamos com a metodologia de atendimento continuado, sem o regime de “plantão emergencial”. O colaborador conversa, no meio da tarde de um sábado, com um consultor de viagens que também o atende durante a semana, tornando o contato mais fluido e a troca de informações mais produtiva.

Múltiplos idiomas

Outro diferencial é o atendimento multi-idiomas. A VOLL entende a importância de se comunicar de forma clara e eficiente com os clientes, especialmente em um contexto globalizado.

Por isso, nosso suporte está disponível em português, inglês, espanhol, alemão e francês, derrubando barreiras linguísticas para garantir apoio total.

Operação VIP

Para viajantes frequentes ou executivos, por exemplo, oferecemos o serviço de atendimento VIP, com soluções personalizadas e um acompanhamento ainda mais próximo. 

Essa operação garante uma experiência ainda mais tranquila e eficiente para perfis de viajantes VIP. Além disso, cuidamos de todos os detalhes da viagem, desde o planejamento até o retorno, para que não haja nenhum trabalho ou dificuldade para esse público.

“Entre janeiro e abril de um único ano, solucionamos 95% dos chamados de clientes via e-mail no primeiro contato e concluímos 86% das demandas solicitadas via chat e WhatsApp também em um único contato. Isso sem nenhum robô sequer. Quando o cliente é direcionado rapidamente para quem, de fato, pode resolver seu problema, sua experiência tende a ser muito melhor. Estamos falando de um time que veste a camisa, que enxerga o cliente no centro do processo e que está preocupado com melhoria de performance.”

Luiz Moura - Cofundador da VOLL

Outros diferenciais da VOLL

Centralizando gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas, a VOLL oferece uma solução completa para proporcionar uma jornada unificada e simplificada. Entre os recursos disponíveis junto ao atendimento especializado, estão:

• Automação de políticas de viagens;

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador;

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos;

• Farol de política, notificando solicitantes e aprovadores se os serviços solicitados estão dentro ou fora das regras da empresa;

• Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix;

• Automatização de reembolsos, eliminando processos manuais de conferência, auditoria e pagamentos;

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos para acompanhamento de indicadores;

• Fluxos de aprovação personalizados.

Invista na produtividade e bem-estar dos seus colaboradores com uma solução completa, que coloca a experiência do viajante em primeiro lugar. Solicite uma demonstração e descubra como podemos transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa!