Para gestores de viagens, equilibrar a necessidade de eficiência, economia e, acima de tudo, compliance é um desafio diário.
Com a chegada de novas tecnologias, surgem algumas perguntas: como garantir que cada reserva esteja alinhada às políticas da empresa, sem comprometer a agilidade e a experiência do viajante? Quais soluções podem ajudar nesse processo?
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, incorpora a inteligência artificial para simplificar as reservas e garantir 100% de compliance, economia e total auditabilidade.
Descubra mais sobre essa tecnologia no artigo a seguir!
A rotina do gestor de viagens é marcada por uma série de responsabilidades que exigem visão estratégica e atuação multidisciplinar.
A cada solicitação de viagem, surge a necessidade de conciliar alguns fatores que muitas vezes são conflitantes.
Como encontrar a melhor tarifa sem perder muito tempo nas buscas? Como garantir que as reservas de passagens aéreas sigam as políticas da empresa sem engessar a operação ou frustrar o viajante? Como auditar os gastos e assegurar a conformidade sem sobrecarregar a equipe com verificações manuais?
Esses desafios, quando não gerenciados adequadamente, podem levar a gastos excessivos, ineficiência operacional e até mesmo a riscos de compliance, prejudicando a saúde financeira e a reputação da empresa.
Para compreender a profundidade dessas situações, é importante entender as “camadas” de compliance que regem as reservas aéreas. São elas que determinam o quão “on policy” uma reserva realmente é, impactando diretamente os custos e a governança.
Muitas empresas estabelecem acordos de tarifas com companhias aéreas, garantindo descontos e outros benefícios em voos, mas exigem que as reservas sejam feitas dentro de parâmetros predefinidos. O desafio é assegurar que, no momento da busca e reserva, essas tarifas preferenciais sejam de fato utilizadas.
Outra camada importante é o teto de tarifa. Trata-se do valor máximo que a empresa define para uma passagem, dependendo de fatores como antecedência da compra, destino e classe de voo. Extrapolar esse teto é um desvio de política, gerando um gasto fora do previsto.
A classe de voo (econômica, executiva, primeira classe) é um fator crítico. As políticas corporativas geralmente estipulam qual classe é permitida para cada nível de colaborador ou tipo de viagem, buscando equilibrar conforto e custo. Garantir que o viajante reserve a classe correta é fundamental para a conformidade.
Verificar manualmente cada uma dessas camadas para cada reserva é praticamente impossível, além de ser suscetível a erros, o que reforça a necessidade de uma solução automatizada.
Integrando economia e governança, a VOLL utiliza inteligência artificial para impulsionar e facilitar o processo de solicitações e reservas aéreas. Conheça algumas soluções disponíveis:
A IA da VOLL é capaz de identificar a menor tarifa on-policy: a plataforma busca e prioriza as tarifas mais baratas que estão em total conformidade com as políticas, indicando de maneira clara por meio do Farol de Compliance (saiba mais a seguir).
A inteligência artificial analisa em tempo real os acordos corporativos, os tetos de tarifa e as classes de voo permitidas, apresentando as opções que se encaixam perfeitamente nos seus critérios.
O Farol de Compliance é um recurso automatizado que sinaliza, no momento da aprovação, o nível de aderência da solicitação de viagem à política.
Cada solicitação recebe uma cor, baseada em regras previamente configuradas pela empresa, como tipo de viagem, categoria do viajante, antecedência, valor, etc.
Nossa inteligência artificial analisa continuamente as flutuações de preços, monitorando as rotas e datas de interesse da sua empresa. Quando uma oportunidade de economia é identificada, seja por uma queda de preço ou por uma tarifa promocional, o sistema gera alertas automáticos.
O exclusivo VOLL Flights utiliza inteligência artificial para combinar trechos de companhias aéreas diferentes, encontrando a opção mais econômica. Afinal, a economia real não está em tarifas combinadas, mas na melhor combinação de tarifas.
Indo além da recomendação, a IA valida automaticamente os acordos corporativos. Isso elimina a necessidade de verificações manuais e garante que cada reserva usufrua dos descontos e condições negociadas com as companhias aéreas.
O sistema é configurado com todos os detalhes dos seus contratos, assegurando que nenhum benefício seja perdido.
A cada busca realizada por um usuário, a plataforma cria um histórico detalhado de todas as alternativas de voos que foram exibidas.
Imagine que um viajante opte por um voo mais caro do que o recomendado pela política. Com a VOLL, você terá o registro exato das opções on-policy que foram apresentadas a ele, comprovando que a recomendação correta foi feita. Essa trilha de auditoria é essencial para a prestação de contas e a identificação de desvios.
A riqueza de dados registrada pela inteligência artificial da VOLL garante total transparência e governança, permitindo a geração de relatórios detalhados e personalizáveis sobre todas as reservas aéreas. Você pode acompanhar:
Desempenho de fornecedores e acordos comerciais
Taxa de conformidade
Padrões de desvios
Justificativas para exceções
Opções apresentadas x escolhidas
Essa capacidade de auditoria não apenas garante a conformidade, mas também oferece insights valiosos para aprimorar suas políticas de viagens, negociar melhores acordos com fornecedores e otimizar ainda mais seus custos.
Leia mais: Compliance by design: políticas corporativas embutidas no processo de booking
O módulo de passagens da VOLL traz uma série de benefícios para a sua empresa, para os gestores e também para os viajantes:
Economia: ao garantir que todas as reservas estejam alinhadas com as políticas e os acordos corporativos, a VOLL minimiza gastos desnecessários e maximiza a utilização das tarifas negociadas. Isso gera uma economia significativa para a empresa, que pode ser mensurada por meio de relatórios e auditorias.
Produtividade: a automação do processo de validação e a simplificação da busca por passagens eliminam tarefas repetitivas e demoradas, aumentando a produtividade da equipe.
Governança: com a possibilidade de auditorias completas e a garantia de conformidade, a VOLL fortalece a governança das viagens corporativas. Isso reduz riscos de fraudes, aumenta a transparência e assegura que os recursos da empresa sejam utilizados de forma responsável.
Tomada de decisão: os dados detalhados e os relatórios permitem uma tomada de decisão baseada em informações concretas. Você terá em mãos dados precisos sobre os gastos com viagens, a conformidade das reservas e o desempenho dos fornecedores, permitindo a otimização contínua das políticas e estratégias de gestão.
Integrando viagens, mobilidade e despesas corporativas, a VOLL é um ecossistema completo que alia tecnologia de ponta à expertise humana para simplificar e otimizar toda a jornada do viajante.
A VOLL oferece oferta global de serviços de viagem, integração entre viagens e despesas, aplicação automatizada de políticas corporativas e muitos outros recursos — todos automatizados e conectados para proporcionar uma experiência ágil e inteligente.
Além da tecnologia, o atendimento é um grande diferencial. Viajantes contam com suporte 24/7 durante os deslocamentos, enquanto gestores podem receber atendimento consultivo em frentes estratégicas, como desenvolvimento e aplicação de políticas de viagens, geração de insights para redução de custos, negociação com fornecedores e muito mais.
Se você quer fortalecer a governança e o compliance da sua empresa com soluções inovadoras e líderes de mercado, a VOLL é a solução ideal. Solicite agora uma demonstração e conheça as funcionalidades na prática!