Economia total de viagens corporativas: escolhendo a opção mais barata

Ao planejar uma viagem, seja ela a trabalho ou a lazer, o critério mais utilizado para escolher destinos, voos e hospedagens é quase sempre o mesmo: preço. Nas empresas, aprovar uma viagem ainda depende do valor da passagem ou da diária mais barata, mas, na prática, essa nem sempre é a melhor decisão.

Isso porque, quando o foco está apenas na tarifa, o que parece uma economia pode acabar gerando pernoites desnecessários, deslocamentos mais longos e cansativos, horas improdutivas, além de uma conta final muito maior do que o previsto.

Com os orçamentos cada vez mais pressionados, é essencial que o gestor de viagens tenha uma visão mais completa e estratégica na hora de comparar rotas, horários e opções de hospedagem. Mas, afinal, o que levar em consideração antes de aprovar uma viagem? Continue a leitura e saiba mais!

O que é TTE e como aplicar a fórmula na gestão de viagens

Ao focar apenas no valor da tarifa, o gestor pode subestimar outros custos relevantes, como deslocamento, diárias e tempo improdutivo — o que leva a decisões financeiramente ineficientes. O conceito de TTE (Total Trip Expense) parte justamente dessa premissa: nem sempre a viagem mais barata no papel é a mais econômica para a empresa. 

O TTE representa o custo total da viagem e inclui todos os elementos que impactam a operação, como tarifas, tempo de deslocamento, hospedagem e produtividade perdida. Ao aplicar essa lógica, o gestor passa a avaliar o custo real de cada viagem e não apenas a soma dos itens individuais.

A fórmula base é:

TTE = custo direto + custo indireto + tempo improdutivo

Exemplo prático:

Considere um voo que chega em um aeroporto secundário, com tarifa mais baixa, mas exige três horas de deslocamento terrestre e uma diária extra. Em comparação, um voo direto para o aeroporto principal, com valor um pouco mais alto, pode eliminar o pernoite e economizar tempo, reduzindo o TTE da viagem como um todo.

O impacto do last mile no custo da viagem

Mesmo quando a tarifa aérea ou rodoviária é competitiva, o custo de deslocamento entre o ponto de chegada e o destino final pode comprometer a economia. É o que chamamos de last mile: o trecho terrestre que conecta o viajante ao hotel, à sede da empresa ou ao local do compromisso.

Esse custo é frequentemente negligenciado, mas pode representar um peso significativo no orçamento, especialmente em cidades com infraestrutura limitada ou trajetos longos até centros urbanos.

Alguns exemplos comuns:

• Voos que chegam em aeroportos mais distantes exigem corridas de táxi, transporte por aplicativo ou aluguel de carro, elevando o custo total da viagem;

• A escolha de hotéis fora da região de trabalho pode gerar mais tempo em trânsito, maior gasto com deslocamentos e menor produtividade;

• Eventos que exigem vários deslocamentos ao longo do dia também aumentam o impacto do last mile no orçamento.

Incluir esse fator nas comparações permite evitar decisões que parecem vantajosas na reserva, mas que pesam no financeiro ao final da viagem.

Veja mais em: Como usar o early check-in e o late check-out para reduzir pernoites em viagens corporativas.

Quando pagar um pouco mais vale a pena

Como já mencionamos, nem sempre a melhor escolha é a mais barata. Assim, existem muitos casos nos quais pagar um pouco mais por um voo, hotel ou rota alternativa pode gerar uma economia maior no conjunto da viagem, especialmente quando o objetivo é reduzir pernoites, otimizar deslocamentos ou aproveitar melhor o tempo do colaborador.

Algumas situações em que isso se aplica:

• Voos mais diretos ou em horários estratégicos evitam diárias adicionais e liberam o colaborador para compromissos no mesmo dia, reduzindo o TTE;

• Hospedagens próximas ao local de trabalho ou evento diminuem gastos com deslocamento e o tempo improdutivo entre os trajetos;

• Opções com franquia de bagagem, alimentação ou transfer incluídos eliminam custos adicionais que somam no final da viagem;

• Rotas que evitam aeroportos congestionados ou conexões longas aumentam a produtividade e reduzem o desgaste do viajante.

Essas decisões exigem uma análise que vá além do valor da reserva. O custo-benefício real está na combinação entre preço, tempo, deslocamento e impacto operacional. 

Leia também: Quando comprar passagem aérea e outras dicas para viagens a trabalho.

Monte uma planilha simples para comparar opções de viagem

Na ausência de uma ferramenta que calcule o Total Trip Expense de forma automatizada, uma planilha simples pode ajudar o gestor a tomar decisões mais consistentes. O objetivo é reunir os principais fatores diretos e indiretos que impactam o custo total da viagem.

Veja um modelo básico que pode ser adaptado à realidade da sua empresa:

Dica: atribuir um valor estimado à hora improdutiva (ex: salário médio/hora) ajuda a precificar o impacto do tempo no custo total.

Essa planilha pode ser usada tanto em decisões pontuais quanto como modelo padrão para treinar novos aprovadores e padronizar critérios em diferentes áreas da empresa.

KPIs que mostram o custo real da viagem

A adoção do conceito de Total Trip Expense (TTE) muda também a forma como os resultados são medidos. Em vez de avaliar apenas o valor das passagens ou o total mensal gasto com viagens, o gestor passa a acompanhar indicadores que refletem eficiência, previsibilidade e controle do programa como um todo.

Veja alguns KPIs que ajudam a acompanhar a performance:

• Custo total por viagem: Soma de todos os elementos da viagem, considerando deslocamentos, diárias, adicionais e tempo improdutivo convertido em valor estimado.

• Pernoites evitados: Mede quantas viagens puderam ser concluídas sem hospedagem — resultado de boas escolhas de horário, rota ou aeroporto.

• Custo médio por centro de custo ou projeto: Ajuda a identificar onde há maior concentração de gastos e se as escolhas estão alinhadas ao perfil da área.

• Índice de last mile elevado: Sinaliza viagens que exigiram gastos acima da média com deslocamento terrestre — útil para revisar política e localização de hotéis.

• Tempo médio de deslocamento total: Permite avaliar o impacto das viagens na agenda do colaborador e detectar gargalos operacionais.

A VOLL ajuda você a comparar mais do que preços

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e permite ao gestor atuar com visão completa da viagem, controlando cada etapa com base no custo total e não apenas no valor da reserva.

Com operação em múltiplos países e suporte em diferentes moedas, fusos e políticas, a plataforma da VOLL apoia esse processo oferecendo funcionalidades como:

• Comparação avançada de reservas aéreas e hospedagens: O sistema sugere opções que equilibram preço, horário e distância, ajudando a evitar pernoites desnecessários ou deslocamentos longos.

• Mapeamento do last mile dentro da jornada do viajante: A VOLL permite associar automaticamente os custos terrestres à viagem e analisá-los por área, rota ou centro de custo.

• Integração com a política e os perfis da empresa: Perfis personalizados aplicam limites e regras específicas, evitando escolhas que comprometem a produtividade ou o orçamento.

• Painel de indicadores como “custo total por viagem” e “pernoites evitados”: Métricas práticas para embasar decisões e identificar onde o programa pode ganhar eficiência.

• Roteirização automatizada por jornada de trabalho: A plataforma sugere rotas otimizadas com base na agenda do colaborador, tempo previsto de deslocamento e compromissos no destino.

• Equipe consultiva especializada em T&E: Apoio direto para revisar padrões de compra, criar cenários de comparação e gerar relatórios sob medida com foco em ROI.

Mais do que simplificar a operação de viagens, a VOLL entrega ferramentas para que o gestor tome decisões inteligentes, sustentadas por dados reais, respeitando o orçamento sem abrir mão da performance.

Grandes empresas dos mais diversos setores, como Itaú, Claro, Arcos Dourados, Cargill, entre outras, já usam a plataforma para transformar sua gestão de T&E com tecnologia, dados e automação inteligente.

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