No mundo das viagens corporativas, a gestão eficiente é um desafio constante. Uma das maiores dificuldades que os gestores de viagens enfrentam é garantir que todos os colaboradores sigam as regras estabelecidas pela política de viagens da empresa.
Quando as diretrizes não são claras, acessíveis ou são simplesmente ignoradas, o resultado pode ser frustrante: violações recorrentes, gastos excessivos e um desalinhamento que compromete o orçamento e a segurança dos viajantes.
Você já se perguntou por que, mesmo com uma política de viagens bem documentada, alguns colaboradores continuam cometendo os mesmos erros? Muitas vezes, a resposta não está na má-fé, mas na falta de uma comunicação eficaz.
A política de viagens, por mais detalhada que seja, é um documento estático. A dinâmica do dia a dia, as mudanças nos cenários de viagem e a necessidade de informações rápidas e práticas exigem uma abordagem mais ativa.
Uma opção de comunicação para amenizar essas questões são as newsletters internas. Mais do que um simples e-mail, essa newsletter pode ser a ponte entre a política formal e a prática diária.
Descubra, neste artigo, como aplicar esse formato de comunicação na sua empresa!
Uma newsletter interna é uma publicação periódica enviada dentro de uma empresa com o objetivo de comunicar informações relevantes aos colaboradores — neste caso, sobre o programa de viagens.
Essa é uma ferramenta de comunicação planejada, regular e direcionada que, diferente de um comunicado único, pode servir como uma fonte de educação contínua.
Geralmente, é enviada por e-mail, mas também pode ser distribuída via intranet, em formato impresso ou por meio de plataformas de comunicação interna (como Slack, Microsoft Teams, etc.). Tudo depende da dinâmica da comunicação interna da sua empresa.
Para que sua newsletter seja eficaz, ela precisa ser mais do que uma lista de regras. A chave é torná-la útil, relevante e fácil de ler. A seguir, apresentamos uma sugestão de temas e estrutura que você pode adaptar à sua realidade.
Escolha títulos curtos e envolventes, que instiguem a leitura. Em vez de "Atualização da Política de Viagens", tente algo como "Viajando de forma inteligente: dicas para a sua próxima jornada".
Organize o conteúdo em seções curtas e bem definidas. Algumas sugestões são:
Atualizações importantes: traga comunicados recentes relacionados ao programa de viagens, como mudanças em fornecedores, novas ferramentas de reserva, ajustes nos processos ou alertas sobre destinos com restrições.
Destaques da política: reforce trechos importantes da política de viagens de forma didática, destacando pontos que têm gerado dúvidas ou erros.
Dicas rápidas para viajantes: compartilhe orientações práticas para tornar a experiência de viagem mais eficiente, confortável e segura. Isso transforma a newsletter em uma ferramenta de valor, não apenas de cobrança. Exemplos: dicas sobre bagagem, apps úteis ou cuidados com documentos e segurança.
FAQ ou dúvidas frequentes: liste e responda perguntas comuns dos colaboradores sobre o processo de viagens corporativas. Isso ajuda a reduzir erros, evitar retrabalho e padronizar o entendimento das regras e procedimentos.
Histórias ou relatos de viagem: dê voz aos colaboradores! Use este espaço para compartilhar experiências reais (positivas ou desafiadoras), mostrando boas práticas ou aprendizados em situações reais de viagem. Isso aproxima o conteúdo da realidade do leitor e gera identificação.
Destaque do mês: reconheça publicamente a equipe ou a pessoa que mais se destacou em seguir a política de viagens. Isso incentiva o comportamento positivo.
Uma newsletter sem um Call to Action (CTA) claro é apenas uma leitura passiva. Afinal, seu objetivo é levar o leitor à ação. Inclua CTAs específicos, úteis e fáceis de seguir, direcionando a equipe para páginas ou ações práticas, como:
Checklists: “Baixe aqui o nosso checklist de documentos essenciais para viagens internacionais.”
Prazos: “Garanta seu reembolso! Envie seus comprovantes até o dia 30/08.”
Links úteis: “Acesse nosso portal para reservar seu próximo voo.” ou “Conheça a nova versão da nossa política de viagens.”
Formulários: “Sugestões para a próxima newsletter? Responda a este formulário.”
Guias práticos: “Leia o nosso guia passo a passo para aprovar uma viagem pelo novo sistema.”
O encerramento é tão importante quanto a introdução. Aproveite esse espaço para solicitar feedbacks, dúvidas e sugestões, mantendo um canal aberto de comunicação com os colaboradores.
Um dos segredos para o sucesso da sua newsletter é a consistência. Não adianta criar um conteúdo excelente se ele for enviado de forma irregular ou muito espaçada.
Lembre-se de que a frequência deve estar alinhada com a realidade da sua empresa e o volume de informações relevantes. Algumas opções são:
Mensal ou bimestral: ideal para empresas com volume moderado de viagens. Permite consolidar informações, atualizações e dicas sem sobrecarregar os leitores.
Quinzenal: funciona bem para empresas com muitos colaboradores em trânsito ou processos que mudam com mais frequência.
Pontual (por edição temática): pode ser usada para campanhas específicas, treinamentos ou períodos críticos (ex.: final de ano, eventos corporativos, etc.).
Dica extra: aproveite a sazonalidade para planejar o conteúdo. Use um calendário editorial para mapear temas ao longo do ano, considerando meses com maior volume de viagens (como feiras, eventos ou períodos de fechamento de projetos), épocas de recesso, feriados prolongados ou férias coletivas, momentos de revisão da política ou lançamento de ferramentas/processos, além de campanhas internas e datas importantes para a empresa.
Essa organização permite que a newsletter seja mais estratégica e contextualizada, entregando conteúdo relevante no momento certo.
Uma newsletter é uma ferramenta estratégica e, como toda estratégia, seu sucesso deve ser mensurável. As métricas de desempenho (KPIs) podem mostrar se a sua mensagem está sendo absorvida e se está gerando o impacto desejado. Os principais KPIs relacionados são:
Taxa de abertura (Open Rate): indica quantas pessoas abriram seu e-mail. Uma taxa alta sugere que seu assunto é relevante e atraente. Mantenha os títulos curtos e interessantes.
Taxa de cliques (Click-through Rate - CTR): mostra quantas pessoas clicaram nos links da sua newsletter. Uma alta CTR é um ótimo indicador de que seu conteúdo é útil e que os CTAs são eficazes.
Taxa de aderência à política: a newsletter está funcionando se, após o envio, você perceber uma redução nas violações da política.
Engajamento com o conteúdo: além dos cliques, observe o tempo que as pessoas gastam lendo o conteúdo. Um tempo de leitura elevado sugere que o conteúdo é interessante.
Adesão às ferramentas: se a sua newsletter incentiva o uso de uma ferramenta específica, como a plataforma de gestão de viagens, monitore o aumento no número de usuários ativos após cada envio.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece todas as soluções necessárias para uma gestão de viagens e despesas eficiente e integrada.
Por meio dos dashboards e relatórios, você acompanha informações e insights sobre gastos, violações de política e comportamento dos viajantes. Esses dados são muito úteis para criar conteúdo personalizado e relevante para a sua newsletter, como destacar as rotas ou os hotéis mais utilizados, ou ainda os pontos da política que mais geram violações.
Além da tecnologia, a equipe de especialistas da VOLL pode atuar de maneira consultiva, identificando os principais pontos de violação e colaborando na estruturação de um plano de comunicação eficaz.
O time também oferece suporte na interpretação dos relatórios e na transformação de dados complexos em conteúdo claro e impactante.
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