O crescimento das operações empresariais fora dos grandes centros urbanos, em cidades de médio ou pequeno porte e regiões mais remotas, trouxe um desafio logístico e de gestão que exige atenção máxima: a hospedagem no interior.
Em muitos desses destinos, não há hotéis com processos estruturados, padrões internacionais ou serviços consistentes, o que impacta diretamente a experiência do viajante e a previsibilidade operacional.
Além do desconforto e da insegurança que uma hospedagem inadequada pode gerar, há também riscos de compliance, irregularidades fiscais, falta de controle de custos e dificuldade na comprovação de despesas.
Neste artigo, você, gestor de viagens corporativas, aprenderá a estruturar processos e critérios para garantir qualidade, previsibilidade e um padrão mínimo de excelência, mesmo quando o destino é uma cidade com poucas opções hoteleiras.
Quando o destino não conta com a presença de grandes redes, realizar um diagnóstico preciso da oferta disponível se torna essencial. Para isso, o gestor deve ir além da busca em plataformas tradicionais de reserva. Confira algumas dicas:
Muitas vezes, hotéis familiares ou pequenas pousadas não estão presentes nos grandes portais. Por isso, valem os seguintes caminhos:
Guias locais e associações comerciais (ACIs, CDL, sindicatos regionais);
Secretarias de turismo e prefeituras;
Indicações de empresas que já operam na região;
Fornecedores locais, como transportadoras, clínicas ou construtoras, que costumam hospedar equipes com frequência.
O Google Maps, muitas vezes subutilizado, é uma excelente fonte para avaliar a nota média, fotos reais enviadas pelos hóspedes, localização exata e análise da vizinhança, além de comentários detalhados sobre limpeza, ruído, estrutura e atendimento.
Em regiões onde a cidade de destino possui oferta muito limitada, pode ser viável avaliar municípios próximos e escolher hospedagem em pontos estratégicos, considerando tempo de deslocamento, acesso por rodovias e segurança no trajeto.
O caminho mais eficiente para a empresa é contar com apoio especializado, pois as agências já possuem bases de hotéis validados, experiência em localidades remotas e conhecimento em negociações. Isso encurta o processo e reduz riscos para a sua empresa.
Ao selecionar um hotel fora das redes padronizadas, a diligência é a sua melhor aliada. Para isso, crie um checklist rigoroso e solicite fotos, ou até mesmo uma visita virtual. Para facilitar esse caminho, desenvolvemos um modelo de checklist para avaliação dos hotéis. Confira:
Localização em área segura e bem iluminada
Portaria ativa, controle de acesso e trancas adequadas
Extintores dentro da validade e rotas de fuga sinalizadas
Câmeras nas áreas comuns
Estacionamento seguro, preferencialmente fechado e monitorado
Roupas de cama limpas ou embaladas
Banheiros sem mofo, infiltração ou mau cheiro
Ar-condicionado higienizado
Estrutura sem goteiras ou risco físico
Piso e vidros bem conservados
Limpeza diária garantida
Wi-Fi estável e com teste de velocidade
Energia elétrica confiável e histórico de quedas
Bom sinal de celular
Mesa ou área de trabalho no quarto
Água quente funcionando
Opções de alimentação próximas
Ausência de ruídos externos ou vedação acústica mínima
Cama com colchão firme e sem deformações
Cortinas blackout
Climatização adequada
Avaliações no Google e OBTs
Fotos recentes enviadas pelo próprio hotel
Indicações de outras empresas
Feedback interno de colaboradores
Emissão correta de NF-e ou NFS-e
CNPJ ativo e regular
Dados completos para faturamento
Política clara de alteração e cancelamento
Café da manhã antecipado
Flexibilidade de check-in e check-out
Restaurante próprio ou convênio
Lavanderia disponível
Um dos maiores riscos de compliance em viagens para o interior é a inconsistência fiscal, pois muitos hotéis ainda funcionam com processos manuais ou não possuem sistemas integrados, o que exige atenção redobrada.
É fundamental que o hotel possua CNPJ ativo e regularizado, além de cadastro na prefeitura, o que permite a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Para garantir compliance, comunique ao hotel, no momento da reserva, que a nota fiscal é obrigatória para o faturamento da sua empresa, reforçando a necessidade dos dados completos (CNPJ e Razão Social).
Em casos raros de extrema dificuldade (hotéis muito pequenos), o gestor deve registrar a situação internamente e garantir que, no mínimo, o comprovante de pagamento e uma nota manual com carimbo do CNPJ sejam emitidos, contendo a descrição correta do serviço e os valores.
No recebimento, confira o CFOP, a descrição (que deve ser “serviço de hospedagem”) e o valor total para evitar glosas.
Em cidades pequenas, muitos hotéis não têm uma política comercial estruturada, o que abre espaço para acordos personalizados com foco no volume potencial e no relacionamento.
Veja dicas práticas para essa negociação:
Apresente o volume potencial de hospedagens ao longo do ano. Em hotéis menores, a previsibilidade da sua demanda vale ouro.
Proponha uma tarifa fixa para a sua empresa, válida por 6 ou 12 meses. Isso facilita o faturamento e gera economia.
Negocie upgrades simples (café da manhã cortesia, quarto de melhor categoria) em vez de grandes descontos.
Padronize tudo por e-mail, pois acordos verbais em hotéis familiares são facilmente esquecidos. Se possível, crie um "Contrato Simples de Fornecimento" de uma página.
Leia mais: Negociação inteligente: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem
Para transformar essas ações pontuais em um processo escalável, a padronização interna é essencial. Veja as dicas a seguir:
Banco de hotéis validados: crie uma base de dados interna com hotéis aprovados em cada cidade pequena, contendo as especificações e o compliance de cada um.
Feedback estruturado: estabeleça um canal de feedback para que os colaboradores registrem a experiência de hospedagem. Isso garante que a qualidade seja monitorada continuamente.
Treinamento do viajante: treine seus colaboradores sobre o que observar e reportar, apoiando nessa “vistoria” em tempo real.
Agências corporativas possuem conhecimento profundo do mercado hoteleiro, inclusive em localidades pouco exploradas, e mantêm uma base de fornecedores confiáveis.
Isso garante que cada reserva seja feita em estabelecimentos que atendam aos padrões mínimos de segurança, limpeza e infraestrutura, reduzindo riscos para os colaboradores.
Além disso, essas agências têm expertise em negociação, conseguindo tarifas competitivas mesmo em hotéis que não possuem tabelas corporativas estruturadas.
Outro ponto crucial é a padronização de processos: desde a escolha do fornecedor até a conferência de documentos fiscais, uma agência especializada assegura que cada etapa siga procedimentos consistentes e alinhados às políticas da empresa.
A atuação dessas agências também garante compliance fiscal, evitando problemas com emissão de notas, cadastro de fornecedores e controle de despesas.
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Além disso, a VOLL fornece suporte ao viajante 24/7, garantindo que qualquer imprevisto seja resolvido rapidamente, independentemente da localização.
Sua plataforma end-to-end permite que gestores controlem todas as etapas da viagem de maneira eficiente, desde a escolha do hotel até o fechamento financeiro, proporcionando previsibilidade, segurança e economia.
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