Pix instantâneo em viagens corporativas: reembolso rápido e economia

A rotina das viagens corporativas requer decisões rápidas, autonomia e, acima de tudo, praticidade na hora de controlar os gastos. Entre bilhetes de transporte, refeições e deslocamentos imprevistos, muitos colaboradores ainda enfrentam um dos processos mais desgastantes da jornada: o reembolso.

Historicamente, empresas recorrem ao modelo de adiantamento de verba, com base em estimativas que nem sempre se confirmam na realidade. O resultado? Dinheiro que precisa ser devolvido, gastos fora do previsto, reembolsos demorados e retrabalho para as áreas de T&E, financeiro e RH.

Com o avanço de tecnologias como o PIX e a modernização dos fluxos entre TMCs e ERPs, o setor vive uma nova fase. Hoje, é possível zerar o uso de adiantamentos e oferecer ao colaborador reembolso instantâneo, com mais controle e eficiência.

Os desafios do adiantamento em viagens a trabalho

O modelo tradicional de adiantamento requer que o colaborador receba uma verba antecipada, gaste durante a viagem e, ao retornar, preste contas, devolvendo valores não utilizados ou justificando excedentes com notas fiscais. Apesar de comum, esse processo é ineficiente, custoso e desgastante para todos os envolvidos.

Veja alguns dos principais problemas desse modelo:

• Estimativas imprecisas: É difícil prever com exatidão quanto será gasto, especialmente em destinos menos frequentes ou em viagens com múltiplos modais.

• Sobras e devoluções: Os valores não utilizados precisam ser reembolsados ao financeiro, gerando movimentações manuais e baixa previsibilidade de caixa.

• Risco de fraude ou uso indevido: Mesmo com políticas bem definidas, o adiantamento em dinheiro ou conta pessoal abre margem para irregularidades.

• Retrabalho e burocracia: As equipes de RH e financeiro perdem tempo com cobranças, ajustes e conferência de comprovantes, muitas vezes sem conseguir rastrear o que foi efetivamente utilizado.

• Desconforto para o colaborador: O profissional em viagem precisa guardar comprovantes, preencher formulários e esperar dias (ou semanas) para regularizar sua situação financeira.

Esses pontos afetam diretamente a gestão de despesas corporativas, prejudicam a experiência do colaborador e tornam a operação menos ágil — o que é justamente o oposto do que se espera em um programa de T&E.

Por que o Pix mudou a gestão de despesas de viagem

A chegada do Pix para empresas representou uma virada de chave nos fluxos financeiros, especialmente naquelas que lidam com alto volume de pequenas transações, como é o caso das viagens corporativas. Ao permitir transferências instantâneas a qualquer hora do dia, o Pix eliminou as barreiras que antes dificultavam um modelo mais eficiente de reembolso.

Para o gestor, o Pix abre a possibilidade de substituir o adiantamento por um modelo sob demanda: o colaborador realiza o pagamento com seus próprios meios e, em poucos minutos, recebe o valor de volta via Pix após uma aprovação automática ou uma rápida validação do gestor.

Os benefícios dessa modalidade são claros:

• Agilidade no reembolso: O colaborador não precisa esperar dias para regularizar seus gastos e isso reduz insatisfações e melhora a experiência do pós-viagem.

• Menos burocracia: Elimina-se a necessidade de movimentações antecipadas, contratos de adiantamento e devoluções de saldo.

• Mais controle para o gestor: O reembolso só é feito após validação, com base em critérios da política e com registro automatizado.

• Redução de fraudes e erros: Como o valor é reembolsado exatamente conforme o gasto, não há sobras ou estimativas inconsistentes.

• Fluxo financeiro mais previsível para a empresa: Os recursos são movimentados apenas quando realmente necessários.

Reembolso instantâneo x fluxo de caixa: mais previsibilidade e menos desperdício

Adotar o reembolso via Pix nas viagens corporativas impacta diretamente o fluxo de caixa da empresa de forma positiva. Com a substituição dos adiantamentos por reembolsos pontuais, os recursos passam a ser movimentados apenas quando a despesa acontece, evitando bloqueios antecipados de capital.

Isso traz ganhos práticos para o financeiro:

• Melhor gestão do fluxo de caixa: Como os valores saem apenas no momento do reembolso, a empresa mantém mais liquidez no dia a dia e reduz distorções nas previsões.

• Redução de recursos imobilizados: Sem a necessidade de liberar verbas antecipadas, o capital pode ser direcionado para outras áreas mais estratégicas.

• Menos devoluções e ajustes contábeis: O fim do adiantamento elimina processos de estorno, devolução de sobras e reclassificações manuais.

• Conciliação mais simples com o ERP: Com as integrações corretas, cada reembolso via Pix pode gerar lançamentos automáticos, facilitando o controle financeiro por centro de custo ou projeto.

Integrações TMC/ERP: automatização do reembolso e controle centralizado

Para que o reembolso via Pix funcione de forma fluida e escalável, ele precisa estar conectado aos sistemas que já fazem parte da rotina financeira da empresa. É aí que entram as integrações entre a TMC (Travel Management Company) e o ERP corporativo.

Na prática, essas integrações permitem que:

• O lançamento do reembolso ocorra automaticamente assim que a despesa é validada, sem necessidade de registro manual;

• Cada reembolso fique vinculado a um centro de custo, projeto ou unidade de negócio, facilitando o fechamento contábil e a prestação de contas;

• As informações circulem entre áreas como T&E, RH e financeiro, com rastreabilidade total de cada transação;

• O reembolso Pix seja conciliado em tempo real, permitindo controle diário de despesas e impacto direto no fluxo de caixa.

Esse nível de integração acelera processos e garante que o uso do Pix esteja dentro da lógica de compliance e controle da organização sem depender de planilhas paralelas ou conciliações manuais.

LGPD e rastreabilidade nas transações

Embora proporcione diversas facilidades, a agilidade do Pix não exclui a necessidade de controle e conformidade. Pelo contrário, ao lidar com dados pessoais e financeiros, é fundamental que o processo de reembolso esteja em conformidade com a LGPD e com as práticas de governança da empresa.

Na VOLL, todo reembolso via Pix fica registrado com uma trilha completa, incluindo as informações de quem solicitou, quem aprovou, qual foi o valor, a data, o motivo e o centro de custo relacionado. Além disso, todas as transações seguem os padrões exigidos pela legislação brasileira de proteção de dados, com criptografia e controle de acesso.

Dessa forma, é possível garantir segurança jurídica e transparência e também facilitar auditorias internas e o atendimento a demandas de compliance, sem comprometer a experiência do colaborador.

Como a VOLL ajuda sua empresa a eliminar adiantamentos e modernizar o reembolso

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajudou diversas empresas a eliminarem a burocracia dos adiantamentos na gestão de viagens, proporcionando muito mais eficiência e economia no controle de despesas.

Com o reembolso via Pix acionado diretamente pela plataforma integrada da VOLL, o colaborador deixa de depender de processos lentos e burocráticos e recebe seus valores de forma automatizada, com validação rápida, ao mesmo tempo que o gestor tem visibilidade total do momento da solicitação até a confirmação da transação. E tudo isso acontece em um ambiente seguro, com controle de acesso e total conformidade com a LGPD.

Cada reembolso pode, inclusive, ser vinculado a centros de custo específicos, respeitando os limites definidos na política de viagens da empresa e gerando registros automáticos que facilitam a auditoria financeira. 

E as vantagens não param por aí. Além de diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia da gestão de viagens, a plataforma da VOLL tem integração direta com ERPs, garantindo muito mais agilidade para todos os departamentos envolvidos e sem abrir mão do compliance.

Somos parceiros de grandes empresas como Itaú, Ifood, Claro, Grupo OLX, Heineken e outras centenas das quais temos orgulho de compartilhar os impactos positivos da VOLL. Um exemplo é a Afya, que centralizou todo o processo de viagens e facilitou o fluxo de reembolsos, resultando na redução de mais de 2.500 chamados e na economia de 1.800 horas de trabalho.

Por isso, aproveite que já está por aqui e faça como os maiores nomes do Brasil e eleve a maturidade da gestão de viagens da sua empresa. Entre em contato com os especialistas da VOLL agora mesmo.