Trocas de liderança, fusões de áreas, desligamentos em massa e outros tipos de reestruturações internas são comuns em ciclos de reorganização empresarial, mas, ainda assim, podem comprometer a continuidade do programa de viagens corporativas.
Até mesmo mudanças pontuais como a fusão de áreas ou a troca de liderança em um time podem causar rupturas nos fluxos de aprovação e na rotina de controle.
Sem visibilidade e resposta rápida, a política perde força, os gastos saem do previsto e a operação entra em risco.
Perfis de usuários mantidos após o desligamento, centros de custo desatualizados, reservas sem validação adequada e regras que deixam de ser aplicadas são consequências frequentes em cenários de turnover, mas o gestor de viagens pode (e deve) estar preparado para lidar com essas adversidades. Confira abaixo o que fazer em cenários com esses.
É comum que a troca de gestores ou aprovadores crie um vácuo nas decisões de viagem. Quem aprova? Quais regras se aplicam? Quais orçamentos estão sob responsabilidade de quem? Sem essas definições atualizadas, o programa de viagens perde eficiência — e, pior, pode passar a operar fora da política sem que ninguém perceba.
Para manter a continuidade e evitar falhas de governança, o ideal é ter uma matriz de aprovação bem estruturada e fácil de revisar sempre que houver mudanças. Ela deve responder, com clareza, quem aprova o quê, em qual contexto e com quais limites.
Veja alguns cuidados importantes:
Mapeie os fluxos ativos: Identifique quem aprova cada tipo de solicitação por centro de custo, área ou nível hierárquico para evitar lacunas operacionais e decisões fora da política.
Crie versões com diferentes níveis de detalhamento: Uma matriz completa é fundamental para o time de T&E, mas, para acelerar o onboarding, o gestor pode compartilhar versões simplificadas com líderes e novos aprovadores.
Defina um responsável por revisar a matriz em reorganizações: Delegar essa tarefa a uma área como RH, finanças ou viagens evita que o tema se perca em meio à transição.
Integre a matriz aos sistemas de gestão: Sempre que possível, conecte a lógica de aprovação diretamente às ferramentas utilizadas para garantir conformidade automaticamente.
Quando áreas são fundidas, desmembradas ou transferidas entre gestores, os centros de custo e limites de aprovação também precisam ser ajustados. Ignorar essa etapa pode comprometer a visibilidade financeira da operação e dificultar o controle orçamentário ao longo do mês.
Essas mudanças nem sempre são complexas, mas exigem atenção a alguns pontos-chave. Por isso:
Revise os centros de custo vinculados a cada colaborador: Em casos de movimentação interna, o ideal é que os centros de custo sigam a nova estrutura organizacional assim que a mudança for oficializada.
Atualize os limites de aprovação por alçada e projeto: Novos gestores podem assumir orçamentos diferentes dos anteriores. Os limites devem refletir essa nova realidade.
Garanta que a atualização ocorra antes da próxima viagem: Adiar esse ajuste pode causar aprovações inválidas, reservas sem centro de custo definido ou duplicidade de registros.
Utilize soluções que automatizam a vinculação de perfis e orçamentos: A plataforma da VOLL, por exemplo, permite gerenciar esse tipo de atualização com rapidez, mantendo o compliance mesmo em períodos de transição.
Manter acessos ativos e cartões vinculados a ex-colaboradores é um risco real tanto do ponto de vista financeiro quanto de compliance, e garantir que as permissões estejam alinhadas à nova estrutura é uma das medidas mais importantes para preservar a integridade do programa de viagens.
Assim, as seguintes ações devem ser priorizadas:
Revogue os acessos assim que houver desligamento ou troca de função: Isso inclui tanto o sistema de reservas quanto aprovações, extratos e carteiras digitais corporativas.
Atualize os usuários vinculados aos meios de pagamento ativos: Cartões virtuais ou físicos, saldos em carteira ou limites de adiantamento devem ser realocados ou encerrados conforme a nova configuração.
Crie um fluxo padronizado de offboarding e onboarding: Quando esse processo está bem definido, as mudanças de perfil acontecem sem falhas e sem necessidade de auditorias corretivas depois.
Use plataformas que centralizam controle de acesso e pagamento: Com a VOLL, o gestor pode ajustar perfis, aprovações e meios de pagamento em um único lugar, com histórico e rastreabilidade.
A falta de comunicação entre áreas é uma das principais causas de reservas fora da política, uso indevido de orçamentos e atrasos nos processos de aprovação. Por isso, sempre que houver uma reorganização interna, é preciso garantir que as pessoas saibam o que mudou e como agir.
Para evitar ruídos, o ideal é adotar um plano de comunicação simples, que pode ser segmentado por perfil da seguinte forma:
Para lideranças e aprovadores: Informe sobre novos fluxos, limites, centros de custo e responsabilidades. Envie materiais de apoio curtos e objetivos, com exemplos práticos.
Para o time de RH e financeiro: Alinhe a lógica de centros de custo, validações de reembolso, desvinculação de acessos e processos de integração de novos colaboradores.
Para os viajantes corporativos: Esclareça se houve mudanças nas políticas, canais de atendimento ou processos de solicitação. Comunique de forma clara para evitar retrabalho.
Defina um canal central para dúvidas: Centralizar o suporte reduz ruído e facilita o acompanhamento dos ajustes, especialmente nas primeiras semanas após a mudança.
Mudanças organizacionais aumentam o risco de desvios na operação de viagens, mas o gestor de viagens pode identificar falhas rapidamente e agir antes que elas se tornem recorrentes ao acompanhar alguns indicadores específicos.
Alguns KPIs que ajudam a medir a efetividade do programa nesse período são:
Taxa de exceções à política de viagens: Um aumento repentino pode indicar fluxos de aprovação quebrados, uso indevido de perfis ou desconhecimento das regras.
Tempo médio de aprovação: Se o tempo entre a solicitação e a aprovação crescer, pode haver falhas no redirecionamento de responsabilidades.
Número de reservas recusadas ou reembolsos negados: Pode sinalizar problemas na configuração de centros de custo, limites ou integração de novos aprovadores.
Despesas fora do orçamento por área ou centro de custo: Ajuda a identificar se os novos gestores estão operando com clareza sobre os limites estabelecidos.
Volume de chamados ou dúvidas operacionais: Um aumento expressivo pode indicar a necessidade de reforçar a comunicação ou de revisar os processos.
Leia também: Como aferir sua política de viagens corporativas.
Em momentos de transição, contar com um parceiro que entende a complexidade desse tipo de situação faz toda a diferença.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já apoia grandes empresas que enfrentam trocas de liderança, fusões de áreas, reestruturações e movimentações internas em larga escala.
Nossos especialistas sabem que mudanças fazem parte da rotina de quem lidera a gestão de viagens corporativas e nossa plataforma oferece diversos recursos que ajudam a manter a governança e o controle mesmo durante períodos de instabilidade, como:
Perfis dinâmicos e rastreáveis: Ativação, edição e desligamento de usuários com histórico completo de alterações;
Fluxos de aprovação flexíveis: Atualizações em tempo real por cargo, centro de custo ou tipo de despesa;
Controle de meios de pagamento: Revogação de acessos, substituição de cartões virtuais e monitoramento de saldos por colaborador;
Integração com a política da empresa: Regras automatizadas por nível hierárquico, área ou perfil de viajante;
Dashboards com KPIs atualizados: Visibilidade contínua para detectar exceções, atrasos e desvios orçamentários;
Time consultivo dedicado: Suporte na reconfiguração do programa em momentos de transição, com foco em agilidade e conformidade.
Mudanças são inevitáveis, mas o descontrole da sua gestão não precisa ser. Fale com a VOLL e mantenha o seu programa de viagens corporativas de pé mesmo diante de adversidades.