O cenário global é sinônimo de oportunidade, mas também de complexidade no que tange à gestão de viagens.
A burocracia do câmbio, a variação das taxas e a montanha de comprovantes em diferentes idiomas são elementos que, se não geridos com precisão, podem se transformar em uma verdadeira dor de cabeça para o setor financeiro e em uma experiência negativa para o viajante.
Uma regra de conversão mal definida pode custar caro, gerar atritos com a equipe e, o que é pior, abrir brechas para fraudes ou erros na contabilidade.
Por isso, é fundamental garantir um processo de reembolso justo, transparente e em total conformidade com a legislação vigente e com a política interna da empresa.
Para facilitar esse procedimento, criamos este guia completo com dicas práticas sobre o reembolso internacional após viagens corporativas. Confira!
Gerenciar viagens ao exterior vai muito além da logística de voos e hospedagem.
Imagine seu colaborador em Tóquio, gastando em ienes (JPY), enquanto a empresa reembolsa em reais (BRL). Qual taxa deve prevalecer: a do dia da compra ou dia do reembolso? E como garantir que o valor não seja manipulado pela flutuação cambial?
Esses são apenas alguns dos desafios que evidenciam a complexidade da gestão financeira em deslocamentos internacionais:
Variação cambial diária: a taxa de câmbio é volátil. A diferença entre o câmbio do dia do gasto e o do fechamento da fatura pode ser significativa, impactando diretamente o custo total da viagem.
Diferentes fontes de taxa: bancos, bandeiras de cartão de crédito e o Banco Central (PTAX) apresentam cotações distintas. Qual delas será adotada como referência oficial pela sua política?
Inconsistência de comprovantes: recibos em diferentes idiomas e formatos (impresso, digital), com ou sem detalhamento de impostos e gorjetas. A falta de padronização aumenta a margem para erros durante a auditoria.
Risco de não conformidade: sem regras claras, a empresa pode se tornar vulnerável a questionamentos fiscais ou, internamente, ao descontentamento da equipe diante da percepção de injustiça no valor final do reembolso.
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Quando um colaborador utiliza recursos próprios (dinheiro ou cartão pessoal) em uma viagem internacional, o reembolso inevitavelmente envolve a conversão de moedas.
O segredo para uma gestão transparente está em estabelecer regras claras e adotar boas práticas que orientem todo o processo:
O gestor deve escolher e formalizar a taxa de câmbio que será utilizada no cálculo. Existem duas abordagens principais, e a escolha deve estar explicitada na política:
Câmbio da data do gasto (ou da transação): utiliza-se a taxa de câmbio vigente no exato dia em que o serviço ou produto foi adquirido. É a abordagem mais justa para o colaborador, pois reflete o poder de compra que ele teve no momento do dispêndio. Exige que o colaborador registre a data exata e que o gestor tenha acesso a uma fonte confiável de cotação histórica.
Câmbio da data do fechamento/processamento do reembolso: aplica-se a taxa de câmbio do dia em que o gestor ou o sistema de despesas processa o reembolso. Essa abordagem simplifica a gestão, pois a empresa aplica uma taxa única para todo o lote de reembolsos daquele período. Porém, pode gerar pequenas perdas ou ganhos para o colaborador, devido à variação cambial entre o dia do gasto e o do processamento. Requer alinhamento claro para evitar atritos.
Após definir o critério de conversão, surge outra dúvida: qual taxa utilizar e onde consultá-la? Para garantir credibilidade e conformidade fiscal, a melhor prática no Brasil é adotar fontes oficiais.
A taxa PTAX é o padrão de mercado utilizado como referência em contratos e operações financeiras. Divulgada diariamente pelo Banco Central do Brasil (BCB), é considerada a cotação oficial.
Por isso, é a taxa ideal para a política, pois confere segurança e uniformidade. Pode ser consultada diretamente no site ou na API do Banco Central do Brasil.
Se a política permitir o uso de cartão corporativo (que faz a conversão na fonte) ou cartão pessoal, o extrato da operadora pode ser aceito, pois já reflete o câmbio utilizado na fatura. No entanto, para reembolsos de pagamentos feitos com o dinheiro do colaborador, a PTAX continua sendo a mais recomendada.
É importante escolher uma única fonte (ex: PTAX) e um único critério (ex: câmbio do dia do gasto), e mantê-los fixos na sua política de viagens. Essa consistência é essencial para garantir a rastreabilidade, a auditoria e o compliance.
A auditoria de despesas internacionais é particularmente exigente devido à variedade de documentos. Por isso, é fundamental que você defina claramente o que é considerado um comprovante aceitável em moeda local.
Mesmo em outro idioma, o colaborador deve garantir que o recibo ou fatura contenha, no mínimo, as seguintes informações. Além disso, o sistema de despesas da empresa deve ser configurado para validar a presença desses dados:
Nome do fornecedor/prestador de serviço: quem recebeu o pagamento.
Data do gasto): essencial para aplicar a taxa de câmbio correta.
Moeda local: a moeda em que o gasto foi efetuado (ex: USD, EUR, JPY).
Valor total do gasto: o montante final.
Descrição detalhada do gasto: o que foi comprado (ex: refeição, tarifa de táxi, hospedagem).
Em relação aos comprovantes, há diferenças importantes conforme o meio de pagamento utilizado:
Cartão corporativo: o recibo ou nota fiscal do estabelecimento (em moeda local) pode ser suficiente, pois o extrato do cartão serve apenas como apoio. O recibo é a prova do detalhe do gasto, enquanto o câmbio é feito automaticamente pela operadora do cartão.
Cartão pessoal: é necessário apresentar recibo/nota fiscal do estabelecimento + fatura do cartão (ou print da fatura). A fatura é fundamental para comprovar o câmbio efetivamente pago pelo colaborador ao seu banco.
Pagamento em dinheiro: exige atenção redobrada, pois a conversão será feita pela empresa (normalmente com base na PTAX) na data do gasto. Nesse caso, a única forma de comprovação aceita deve ser o recibo ou nota fiscal do estabelecimento.
Para garantir a idoneidade das solicitações, é recomendável que sua política de viagens exija anexos específicos em algumas situações, como:
Recibos de alimentação: devem conter o detalhamento dos itens consumidos e, se possível, a data e o horário. Gorjetas devem obedecer ao limite estabelecido na política.
Faturas de hotel: precisam apresentar o detalhamento da diária, impostos e extras como frigobar e lavanderia.
Recibos de transporte local: bilhetes de táxi, comprovantes de serviços como Uber/Lyft ou passagens de trem/metrô devem ser anexados.
Inscrições em eventos/cursos: faturas ou invoices devem conter os dados da empresa e do evento, garantindo a rastreabilidade da despesa.
A complexidade da gestão de despesas internacionais exige o apoio de um parceiro especializado para evitar erros e garantir um processo eficiente.
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Reserva, aprovação e pagamento na moeda local: o processo é linear e evita operações de conversão complexas e taxas de câmbio desfavoráveis.
Fim das taxas ocultas: ao pagar na moeda local, você elimina taxas extras e spreads bancários que tornam o custo final do reembolso internacional incerto.
Fluxo financeiro linear: seja de forma independente (com filiais pagando localmente) ou de forma consolidada pela matriz, sua empresa conquista um processo financeiro previsível e descomplicado.
Personalização de regras: configure políticas de viagem e mobilidade com regras específicas para cada país onde sua empresa atua, e personalize o fluxo de aprovação por grupos de colaboradores, garantindo o cumprimento das exigências locais de compliance.
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