Seja para fazer reuniões externas, realizar visitas a clientes ou participar de eventos, as viagens corporativas realizadas de carro fazem parte da rotina de muitos trabalhadores. Para cobrir os gastos durante esse tipo de deslocamento, é comum que as empresas ofereçam uma ajuda de custo ou reembolso aos colaboradores, mas como calcular o valor do reembolso de km rodado?
Cada empresa pode lidar com este tipo de reembolso de uma forma e, por isso, entender como fazer esse cálculo é importante para assegurar que os colaboradores sejam ressarcidos de maneira justa.
De acordo com a Arval Mobility Observatory, em alguns mercados, até 60% das frotas corporativas são compostas por veículos de colaboradores. Embora ofereça mais flexibilidade para as empresas, a chamada frota cinza (ou grey fleet) também exige maior controle sobre custos, trajetos e políticas de reembolso.
Neste conteúdo, você vai entender:
Como definir o valor do reembolso de km rodado com critérios mais consistentes;
Quais fatores influenciam o cálculo, como combustível, manutenção e depreciação do veículo;
Como estruturar um processo de reembolso com mais controle e menos inconsistências;
Quais cuidados considerar em relação a compliance trabalhista e tributário;
Como melhorar a visibilidade dos deslocamentos e a eficiência no controle de percurso;
Quais práticas ajudam a reduzir erros e aumentar a precisão nos relatórios de despesas (RDV).
Não existe um valor único e universal para o reembolso de km rodado. Cada empresa define sua própria política com base nos custos envolvidos, no perfil de deslocamento dos colaboradores e no nível de controle que deseja ter sobre a operação.
De forma geral, o valor por quilômetro precisa refletir o custo real do uso do veículo. Isso inclui não apenas o combustível, mas também despesas como manutenção, pneus, seguro, impostos e, principalmente, o desgaste e depreciação do veículo ao longo do tempo.
Para organizar esse cálculo e o valor final para o reembolso corporativo, muitas empresas utilizam uma tabela de reembolso de quilometragem, que define um valor padrão por km rodado. Essa tabela pode ser fixa ou revisada periodicamente, considerando variações de mercado.
Algumas organizações utilizam referências internas ou benchmarks para definir o valor por km, mas essas referências variam bastante. O chamado custo do km rodado em 2026 depende de fatores como tipo de veículo, região, frequência de uso e política interna da empresa.
Considerando os preços de combustível divulgados pela ANP (Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis), o consumo médio de veículos no país e metodologias de custo total (como as usadas pela Confederação Nacional do Transporte), o valor do km rodado no Brasil em 2026 costuma ficar, em média entre R$ 0,70 e R$ 1,20 por km.
Essa média de valor considera os seguintes fatores:
1. Combustível
👉 Custo por km: R$ 0,50 a R$ 0,65
2. Manutenção + desgaste
👉 Aproximadamente: R$ 0,10 a R$ 0,20 por km
3. Depreciação do veículo
👉 Aproximadamente: R$ 0,10 a R$ 0,30 por km
✔ Resultado
Somando tudo = R$ 0,70 a R$ 1,20 por km
Mas, atenção: mais importante do que adotar um valor fixo é garantir que ele seja revisado periodicamente e esteja alinhado com os custos reais da operação.
Os fatores considerados no cálculo da quilometragem pode variar de acordo com as políticas internas das empresas, mas, geralmente, são considerados 3 fatores principais:
Distância percorrida (km): a distância total do trajeto é o ponto de partida para o cálculo. Ferramentas como Google Maps ou sistemas de gestão de frota podem ajudar a medir a quilometragem.
Custo do combustível (R$): o preço atual do combustível (gasolina, diesel ou etanol) é um fator essencial. Esse valor pode variar conforme a região e deve ser atualizado periodicamente.
Consumo médio do veículo (L): o consumo médio do veículo (km/l) indica quantos litros de combustível são gastos por quilômetro rodado. Esse dado é fornecido pelo fabricante ou pode ser calculado com base no histórico de uso do carro.
No entanto, ainda que esses três elementos formem a base do cálculo, eles não representam o custo total do uso do veículo. Para chegar a um valor mais próximo da realidade, é necessário considerar também outras variáveis que impactam o custo ao longo do tempo:
Manutenção e desgaste do veículo: custos com revisões, troca de óleo, pneus e reparos impactam o valor por quilômetro, mesmo não sendo imediatos no dia a dia;
Depreciação do veículo: a quilometragem reduz o valor de mercado ao longo do tempo, sendo um dos fatores mais relevantes no custo total;
Tipo de uso e condições de percurso: trajetos urbanos tendem a aumentar consumo e desgaste, enquanto deslocamentos rodoviários podem ser mais eficientes;
Controle de trajeto e auditoria de quilometragem: o uso de GPS aumenta a precisão dos registros e reduz inconsistências, melhorando a confiabilidade do reembolso corporativo.
Entretanto, é importante esclarecer que ignorar essas variáveis pode gerar distorções no reembolso e comprometer tanto o controle financeiro quanto a percepção de justiça do colaborador.
O reembolso de quilometragem costuma seguir um fluxo simples na teoria, mas que pode se tornar complexo dependendo do volume de deslocamentos e do nível de controle adotado pela empresa. O objetivo é garantir que o colaborador seja ressarcido corretamente, com base na distância percorrida e nas regras definidas na política interna.
Entenda abaixo como funciona o processo de reembolso para colaboradores que utilizam veículos para deslocamentos em nome da empresa.
O processo começa com o colaborador registrando o trajeto realizado. O colaborador deve fornecer informações como origem, destino, data, quilometragem e finalidade da viagem.
Em muitas empresas, esse controle ainda é feito manualmente, por meio de planilhas ou relatórios de despesas (RDV). Já em operações mais estruturadas, esse registro pode ser feito com apoio de GPS, o que aumenta a precisão dos dados e melhora a eficiência no controle de percurso.
Após o registro, os dados são reunidos em um relatório de despesas, que consolida todos os deslocamentos realizados em determinado período. Esse documento serve como base para análise e cálculo do reembolso.
A consistência dessas informações é essencial, já que falhas no preenchimento dificultam a validação e comprometem o controle.
Na etapa seguinte, o gestor ou a área responsável analisa os dados enviados. A verificação envolve a coerência dos trajetos, a compatibilidade da quilometragem com o percurso esperado e o alinhamento com a política da empresa.
Quando esse processo é manual, tende a consumir mais tempo e aumentar o risco de inconsistências. A auditoria de quilometragem pode ser automatizada, cruzando dados de trajeto, horário e localização.
Depois da validação, o valor é calculado com base na política de reembolso definida, geralmente a partir de um valor por quilômetro rodado. Esse valor é então encaminhado para pagamento do reembolso, que pode ser feito via folha ou por sistemas de contas a pagar.
A forma como esse cálculo é estruturado impacta diretamente a precisão do reembolso e o controle financeiro da empresa.
Como já mencionamos anteriormente, o cálculo do reembolso de km rodado pode variar de acordo com a política da empresa e vão desde abordagens mais simples, utilizadas para agilizar o processo, até modelos mais completos, que buscam refletir o custo real do uso do veículo. A seguir, veja como aplicar cada abordagem na prática.
Considerando que o cálculo do custo por quilômetro rodado é baseado em três informações principais (distância percorrida, preço do combustível e consumo médio do veículo), a fórmula utilizada deve ser:
Custo por km = Preço do combustível (em reais por litro) ÷ Consumo médio do veículo (em quilômetros por litro).
Passo a passo:
Preço do combustível (R$/l): verifique o valor atual do litro de gasolina, diesel ou etanol;
Consumo médio do veículo (km/l): consulte o manual do carro ou calcule com base no histórico de uso;
Aplique a fórmula: divida o preço do combustível pelo consumo médio para obter o custo por km.
Por exemplo, se o preço do combustível é R$ 6,00 por litro e o carro faz 10 km/l, o custo por km será:
R$6,00 ÷ 10 km/l = R$0,60 por km.
Antes de iniciar uma viagem a trabalho, é possível estimar os custos com base na distância a ser percorrida e facilitar o planejamento financeiro de algumas empresas. Para isso, utilize a seguinte fórmula:
Distância percorrida (em quilômetros) × (Preço do combustível (em reais por litro) ÷ Consumo médio do veículo (em quilômetros por litro) = Custo total da viagem
Passo a passo:
Distância percorrida (km): use ferramentas como Google Maps ou Waze para definir o trajeto.
Preço do combustível (R$/l): verifique o valor atual do litro de combustível.
Consumo médio do veículo (km/l): consulte o manual do carro ou calcule com base no histórico de uso.
Aplique a fórmula: multiplique a distância percorrida pelo custo por km para obter o custo total da viagem.
Exemplo: se a viagem tem 300 km de distância, o preço do combustível é R$ 6,00 por litro e o carro faz 10 km/l, o custo total será:
300 km × (R$ 6,00 ÷ 10 km/l) = R$ 180,00
Após a conclusão da viagem, o colaborador pode solicitar o reembolso dos custos com base na quilometragem real percorrida. O processo inclui:
Registro da quilometragem: use aplicativos de GPS ou sistemas de gestão de frota para comprovar a distância percorrida.
Cálculo do reembolso: multiplique a quilometragem real pelo custo por km definido pela empresa.
Exemplo:
Se o custo por km é R$ 0,60 e a viagem teve 300 km, o reembolso será:
300 km × R$ 0,60/km = R$ 180,00
Neste caso, se necessário, o colaborador também deve apresentar recibos de pedágios, estacionamentos e outros custos adicionais e enviar o relatório de quilometragem e os comprovantes para a área responsável, seguindo as políticas de viagem da empresa.
Algumas empresas optam por definir um valor fixo por quilômetro rodado para simplificar o processo de reembolso. Esse valor geralmente já inclui o custo do combustível e também outros gastos, como manutenção, depreciação e seguro.
Nesses casos, o cálculo é mais direto, pois basta multiplicar a distância percorrida pelo valor fixo estabelecido pela empresa. Ou seja, a fórmula básica é:
Distância percorrida × Valor fixo por km = Custo total
Exemplo:
Suponha que a empresa define um valor fixo de R$ 0,70 por km e a distância da viagem é 400 km (ida e volta). O valor do reembolso será:
400 km × R$ 0,70/km = R$ 280,00
Em algumas empresas, especialmente naquelas onde as viagens corporativas de carro acontecem com uma maior frequência, o colaborador também pode incluir os custos indiretos associados ao uso do veículo, como:
Manutenção: inclui revisões, troca de óleo, pneus, freios e outras peças que se desgastam com o uso. Assim, um veículo que gasta R$ 10.000 em manutenção anual e roda 20.000km por ano gera um custo de R$ 0,50 por km;
Depreciação do veículo: a depreciação é a perda de valor do carro ao longo do tempo e do uso. Portanto, se um carro vale R$ 80.000 e perde 15% ao ano, a depreciação anual será de R$ 12.000. Se o carro rodar 20.000 km, o custo por quilômetro será de R$ 0,60;
Seguro e licenciamento: são as despesas fixas que devem ser rateados pela quilometragem anual. Exemplo: R$3.000 de seguro e licenciamento divido por 20.000 km resultam em R$ 0,15 por km;
Pneus: o desgaste dos pneus é proporcional à quilometragem. Se um jogo de pneus custa R$ 1.500 e dura cerca de 50.000 km, o que dá R$ 0,03 por km;
Pedágios e estacionamentos: esses custos variam conforme o trajeto e devem ser considerados separadamente ou incluídos no valor final por km.
Esse modelo é mais preciso e reflete melhor o custo real da frota cinza (grey fleet). Nestes casos, o cálculo pode ser feito utilizando a seguinte fórmula:
Distância percorrida × (Custo do combustível por km + Custos variáveis por km) = Valor do reembolso
O reembolso de km rodado não está previsto de forma específica na legislação brasileira, mas se insere em um princípio mais amplo da lei: o de que o colaborador não deve arcar com custos necessários para a execução de suas atividades profissionais. Quando o deslocamento é feito a trabalho, a empresa deve garantir que esses gastos sejam ressarcidos.
Assim, a Consolidação das Leis do Trabalho não estabelece um valor ou regra específica para reembolso de quilometragem. No entanto, a legislação e a jurisprudência trabalhista indicam que despesas necessárias para o trabalho não devem ser transferidas ao empregado.
Isso significa que o reembolso é obrigatório quando:
O uso do veículo é exigido pela empresa: por exemplo, quando o colaborador precisa utilizar o próprio carro para visitar clientes, fazer entregas ou se deslocar entre unidades sem alternativa de transporte fornecida pela empresa;
O deslocamento é parte da atividade profissional: como no caso de equipes comerciais, técnicos de campo ou consultores que realizam atendimentos externos com frequência.
Caso o reembolso não seja realizado, a empresa pode estar transferindo custos operacionais ao colaborador e isso pode gerar questionamentos trabalhistas.
Além disso, a legislação não define um prazo específico para pagamento do reembolso e por este motivo, ele costuma seguir a política interna da empresa.
Os modelos mais comuns para reembolso de despesas são:
Pagamento junto à folha salarial: simplifica o processamento, mas pode gerar confusão contábil se o reembolso não estiver bem separado da remuneração, além de exigir atenção para não caracterizar natureza salarial;
Pagamento via contas a pagar: permite maior controle e separação das despesas operacionais, facilitando a gestão financeira e a auditoria, mas pode depender de processos mais estruturados para evitar atrasos;
Reembolso após aprovação do relatório de despesas (RDV): oferece mais segurança e rastreabilidade, já que o pagamento está condicionado à validação dos dados, porém pode aumentar o tempo do processo se não houver automação.!
O reembolso de km rodado tende a se tornar mais complexo conforme aumenta o volume de deslocamentos e o uso da frota cinza. Otimizar esse processo não significa apenas reduzir custos, mas também melhorar a precisão dos dados, garantir compliance e aumentar a eficiência da operação.
Veja abaixo 6 práticas simples para otimizar o reembolso de km rodado.
O primeiro passo é definir regras bem documentadas. Uma política de viagens deve estabelecer critérios como quando o reembolso é aplicável, como a quilometragem deve ser registrada, quais custos são elegíveis e quais limites devem ser respeitados. Isso reduz ambiguidades, padroniza o processo e facilita a auditoria.
Definir um valor fixo por km é uma forma de simplificar o cálculo e dar previsibilidade ao processo. Esse valor deve considerar combustível, manutenção e depreciação, além de ser revisado periodicamente para acompanhar variações de custo. Sem atualização frequente, o valor pode se tornar defasado e comprometer o equilíbrio do reembolso.
O uso de aplicativos de rastreamento com GPS permite registrar a quilometragem de forma automática, eliminando a dependência de preenchimento manual. Isso aumenta a precisão dos dados e reduz inconsistências nos relatórios de despesas (RDV). Quanto mais confiável for o registro do trajeto, menor o risco de divergências e retrabalho.
Soluções específicas para gestão de mobilidade corporativa permitem centralizar informações de viagens realizadas com carro próprio, veículos alugados ou frota da empresa.
Essas plataformas integram dados de deslocamento, políticas de reembolso e relatórios financeiros, trazendo mais controle sobre a operação. Essa integração é essencial para evoluir o spend management de transportes e melhorar a visibilidade dos custos.
A validação dos trajetos realizados deve ir além da conferência manual. Cruzar dados de percurso, horário e finalidade do deslocamento aumenta a confiabilidade do processo e reduz riscos de inconsistência. A auditoria estruturada é um dos principais pilares para garantir eficiência no controle de percurso.
Conectar o reembolso de quilometragem aos sistemas de contas a pagar e relatórios de despesas permite acompanhar os gastos de forma consolidada. Isso facilita a análise de custos, identificação de padrões e tomada de decisão. Sem integração, o reembolso tende a se tornar um processo isolado e com pouca visibilidade.
O crescimento do uso de veículos próprios nas empresas não é só uma tendência. Segundo dados da VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, as solicitações de reembolso por km rodado cresceram quase 400% em um único trimestre, refletindo o aumento da frota cinza (grey fleet) e a busca por alternativas mais flexíveis ao transporte aéreo.
Essa mudança é estrutural e exige integração, automação e visibilidade sobre cada deslocamento.
Com a solução de mobilidade corporativa da VOLL, o reembolso de quilometragem é parte de uma gestão estruturada: pelo app, o colaborador registra origem e destino, enquanto o sistema calcula automaticamente a distância e o valor do reembolso, envia para aprovação e integra tudo ao fluxo financeiro da empresa.
Isso elimina planilhas, reduz erros e melhora a eficiência no controle de percurso, além de centralizar diferentes formas de deslocamento — como apps de transporte, táxis, locação e frota própria — em um único ambiente.
No dia a dia das empresas, o impacto aparece na operação:
“As pessoas pararam de pedir reembolso e de usar o cartão corporativo, por causa da VOLL. A VOLL tem todas as categorias que precisamos, além de ser um app muito mais prático, não exigir o processo moroso e burocrático de pagamento”, afirma o gestor de viagens da NBCU.
Ao integrar mobilidade, despesas e políticas na mesma plataforma, a VOLL permite que empresas evoluam o controle sobre seus deslocamentos, reduzam inconsistências e ganhem previsibilidade financeira sem aumentar a complexidade da operação.
Se a sua empresa ainda depende de processos manuais ou múltiplas plataformas para gerenciar deslocamentos, vale entender como centralizar essa operação e ganhar mais controle no dia a dia.
Conheça a solução de mobilidade corporativa da VOLL.
Preencha o formulário abaixo e nossa equipe entrará em contato em alguns minutos.
Esses custos não entram no valor por km, mas são reembolsados separadamente, mediante comprovação no relatório de despesas (RDV).
Não é obrigatório, mas é recomendado. O uso de GPS aumenta a precisão dos registros, facilita a auditoria de quilometragem e reduz divergências em comparação com controles manuais.
Sim. Muitas empresas estabelecem limites por km, por deslocamento ou por período. Esses limites devem estar documentados na política interna para garantir transparência e alinhamento com o colaborador.
Pode, principalmente quando há diferenças no tipo de veículo ou no perfil de uso. No entanto, para simplificar a gestão, muitas empresas optam por um valor padrão por km.
Quando tem caráter indenizatório e está bem documentado, o reembolso não é considerado salário e não sofre incidência de encargos. Caso contrário, pode haver impacto trabalhista e tributário.
A melhor forma é padronizar o processo, definir critérios claros e utilizar ferramentas que automatizam o cálculo e o registro dos trajetos. Isso reduz retrabalho e melhora a confiabilidade dos dados.
Depende do perfil de deslocamento. Para trajetos frequentes e rotas variáveis, o reembolso de km pode ser mais viável. Já para demandas pontuais, aplicativos podem trazer mais previsibilidade de custo. O ideal é oferecer mais de uma opção e controlar todas dentro de uma mesma política.