Com o aumento das operações descentralizadas, a expansão para cidades de médio porte e a busca por alternativas mais econômicas, as viagens interestaduais de ônibus se tornaram uma solução cada vez mais utilizada por empresas que desejam reduzir custos sem comprometer a qualidade da experiência do viajante.
Dentro desse cenário, criar uma carteira corporativa estruturada com viações, especialmente nos eixos de maior demanda, é fundamental para garantir previsibilidade, padronização e segurança operacional.
Ao centralizar acordos, tarifas e regras de atendimento, o gestor de viagens ganha mais governança, reduz variações de preço e simplifica o cumprimento da política de viagens.
Neste artigo, você verá dicas práticas para estruturar essa carteira e utilizar o modal terrestre a favor da sua empresa. Confira!
As viagens terrestres deixaram de ser apenas a “última opção” e consolidaram-se como uma oportunidade para ampliar a capilaridade das empresas, com custos mais acessíveis e maior cobertura regional.
Essa alternativa se encaixa perfeitamente em cenários em que a aviação é ineficiente ou excessivamente cara, como nas seguintes situações:
Regiões sem aeroporto: municípios onde o deslocamento aéreo não é uma opção, tornando o ônibus a única alternativa confiável.
Rotas de curta distância e grande volume: trajetos de até 300 km permitem deslocamentos rápidos, com economia significativa de tempo (considerando check-in, deslocamento até o aeroporto etc.) em comparação ao modal aéreo.
Estratégias de sustentabilidade: o modal terrestre, quando comparado ao aéreo, pode reduzir emissões e apoiar metas de ESG.
Além disso, o uso estruturado de viagens terrestres contribui diretamente para a gestão da mobilidade corporativa, pois amplia o alcance da política de viagens para localidades não atendidas pela malha aérea e reduz riscos operacionais ao diminuir a exposição a cancelamentos, atrasos e limitações de disponibilidade.
As tarifas previamente negociadas também evitam oscilações e facilitam o planejamento orçamentário.
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Antes de estruturar contratos com viações, o gestor precisa compreender exatamente onde estão os principais fluxos da empresa. Esse diagnóstico determina onde negociar, quais tarifas priorizar e como definir SLAs adequados.
Comece realizando um mapeamento da demanda interna, identificando rotas recorrentes entre unidades, clientes e centros operacionais, além de entender os picos de demanda para prever acordos que suportem esses períodos.
Com esses dados em mãos, o gestor consegue personalizar contratos e:
Focar o contrato nas rotas de maior impacto financeiro: o poder de negociação deve ser direcionado para os eixos que consomem a maior parte do budget destinado ao modal terrestre.
Solicitar tarifas diferenciadas: peça descontos ou tarifas fixas (flat rate) para os eixos que comprovadamente apresentam maior volume de utilização.
Criar SLAs específicos para as praças mais sensíveis: em cidades onde a pontualidade é crítica, negocie um indicador de performance superior à média do mercado.
O resultado esperado é um portfólio de acordos enxuto, eficiente e personalizado, que atende à necessidade real da sua empresa, e não apenas ao que a viação padrão oferece.
Um contrato corporativo eficaz vai muito além do preço: ele deve detalhar condições comerciais, escopo operacional, compliance e, sobretudo, padronização. Confira alguns pontos essenciais:
Definição de tarifas corporativas: negocie uma tabela de preços preferencial por rota prioritária.
Tarifa fixa por período (flat rate): em rotas de altíssimo volume, avalie a possibilidade de estabelecer uma tarifa fixa por um período determinado (ex.: 12 meses), protegendo a empresa contra aumentos sazonais ou de última hora.
Condições de remarcação incluídas: a flexibilidade deve ser prevista desde o início. Negocie janelas maiores e custos menores (ou isenção) de remarcação diretamente no contrato.
O contrato deve definir com precisão os serviços oferecidos pela viação, incluindo:
Horários e disponibilidade garantida;
Canais exclusivos para atendimento corporativo;
Formatos de suporte e prazos de resposta;
Política de contingência para atrasos e realocações.
Exija documentação que comprove a manutenção preventiva e um plano de renovação de frota que assegure o padrão de conforto e segurança. Solicite também acesso aos certificados exigidos por órgãos reguladores, como a ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres), além das demais licenças operacionais atualizadas.
Para empresas que operam em mais de uma região, é comum contratar diferentes viações. Nesses casos, a padronização é essencial. Inclua no contrato os parâmetros mínimos de atendimento, bagagem, remarcações e suporte.
Defina regras claras para tolerância e janelas de remarcação, bem como custos ou isenções conforme o nível de flexibilidade. Registre formalmente, tanto na política de viagens quanto no contrato, essas regras, incluindo quem aprova a remarcação, a janela permitida e o procedimento que o colaborador deve seguir (canais de contato).
Padronize o volume e o peso mínimo gratuito entre as viações e defina, em contrato, o custo e as regras para bagagem extra. Na política interna, oriente sobre limites de peso/volume e responsabilidades relativas a itens especiais (instrumentos, equipamentos etc.).
O contrato deve prever o valor ou percentual de cobrança em caso de não comparecimento do viajante sem aviso prévio.
Internamente, implemente mecanismos de mitigação, como lembretes automáticos, gestão de assentos e visibilidade na plataforma interna, além da obrigatoriedade de cancelamento até X horas antes da viagem, para evitar custos indevidos.
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O serviço de atendimento é o que diferencia um fornecedor de um parceiro realmente estratégico. Os Service Level Agreements (Acordos de Nível de Serviço) devem ser medidos para garantir que o suporte adequado está sendo oferecido, e incluir alguns indicadores em contrato é importante para proteger sua operação.
Entre os indicadores mais importantes estão:
Tempo de resposta: máximo de X minutos/horas para responder a um chamado de emergência;
Tempo de solução: máximo de Y horas para resolver um problema (ex.: realocação após cancelamento);
Cumprimento de horários: defina um indicador de performance de pontualidade da frota (ex.: 90% dos ônibus devem partir com atraso máximo de 30 minutos).
Indicadores de segurança e qualidade: esse KPI pode ser medido por meio de relatórios de ocorrências e manutenção.
Além disso, para equipes que viajam fora do horário comercial, é indispensável um canal de suporte 24/7, cobrindo emergências noturnas, fins de semana e feriados.
Estruturar uma carteira corporativa com viações interestaduais torna-se muito mais eficiente quando se conta com uma parceira capaz de unificar todas as variáveis da operação.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma plataforma end-to-end, conecta toda a jornada do viajante, da solicitação ao reembolso, oferecendo:
Centralização completa: reservas, políticas, faturamento, relatórios e suporte em um único ambiente;
Integração com diversas viações: padronize regras e evite discrepâncias operacionais;
Personalização da política de viagens: definição de regras por perfil e fluxos de aprovação customizados;
Dashboards e indicadores: visibilidade total sobre gastos, rotas, volumes, no-show, remarcações e compliance;
Cadastro de regras e limites: defina fornecedores preferenciais e configurações relacionadas à política;
Gestão financeira e administrativa: todo o fluxo concentrado em uma única visão, com faturas unificadas;
Suporte 24/7: atendimento especializado 24 horas por dia, em diversos canais.
Grandes empresas como McDonald’s, Itaú, Nubank e iFood já contam com a VOLL para garantir o sucesso de seus programas de viagens.
Confira o depoimento de Bruno Carneiro, Gestor de Viagens e Mobilidade da Vibra, sobre o uso da VOLL:
“Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em um único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução de custos no deslocamento dos colaboradores.”
Quer otimizar processos, reduzir custos e garantir uma jornada fluida para seus colaboradores? Conheça agora as soluções da VOLL!