O que considerar para realizar um corte de rotas e padrões que não geram resultados para a companhia

As viagens corporativas deixaram de ser vistas apenas como despesa operacional e ganharam status de ferramenta estratégica para geração de negócios, construção de relacionamento e expansão de mercado. No entanto, nem todo deslocamento gera valor. 

Muitas vezes, rotas redundantes, frequências excessivas ou trajetos que pouco agregam acabam consumindo recursos sem retorno proporcional e é nesse momento que o gestor se vê diante da necessidade de revisar e cortar rotas e padrões que não entregam resultados para a empresa.

Segundo a Deloitte, muitas empresas estão prevendo cortes ou redução de pelo menos 10% no volume de viagens como forma de racionalizar despesas. 

Ao mesmo tempo, a GBTA aponta que apenas 14% dos programas de viagens e eventos corporativos são considerados completamente integrados, enquanto a maioria ainda opera de forma fragmentada, o que dificulta a visibilidade e o controle de rotas improdutivas.

Assim, é fundamental que a gestão de viagens corporativas adote uma abordagem proativa: identificar sinais de baixo retorno, envolver as áreas de negócio, cortar rotas ineficientes e garantir que o programa de viagens permaneça alinhado aos objetivos da empresa.

Como mapear os sinais de baixo retorno

Para que a gestão de viagens corporativas seja realmente estratégica, é preciso avaliar continuamente se cada deslocamento está gerando impacto para os objetivos da empresa. Isso significa identificar rotas, padrões e até perfis de viagem que trazem baixo retorno em relação ao custo envolvido.

Alguns sinais a observar:

• Frequência alta sem resultados visíveis: Viagens recorrentes para a mesma praça que não resultam em contratos fechados, expansão de clientes ou novos projetos.

• Reuniões que poderiam ser virtuais: Deslocamentos presenciais que poderiam ser substituídos por calls de alinhamento ou apresentações digitais sem perda de efetividade.

• Baixo engajamento das áreas de negócio: Quando áreas que solicitam viagens não conseguem demonstrar indicadores claros de retorno, como leads gerados, oportunidades abertas ou parcerias estratégicas.

• Atrasos frequentes em entregas de relatórios pós-viagem: Ausência de prestação de contas ou debrief estruturado é um indício de que o deslocamento não está sendo tratado como investimento estratégico.

• Altos índices de cancelamento ou remarcação: Viagens que frequentemente sofrem alterações de agenda indicam falta de planejamento e baixo aproveitamento do orçamento.

Práticas recomendadas para o gestor:

• Revisões trimestrais das rotas mais frequentes, avaliando se continuam fazendo sentido para o negócio.

• Alinhamento frequente com as áreas demandantes, para entender se os deslocamentos estão atrelados às metas estratégicas.

• Painéis de indicadores que cruzam custos, volume de viagens e resultados gerados (como novos contratos ou renovações).

• Política clara de exceções, onde só viaja quem demonstra necessidade estratégica validada.

Leia também: Tudo sobre ROI em viagens corporativas.

Como decidir quais rotas e praças eliminar ou fundir

Depois de identificar os sinais de baixo retorno, o próximo passo é transformar esses insights em ações. Muitas vezes, não é necessário cortar uma rota de forma definitiva, mas sim fundir deslocamentos ou redefinir a cadência para extrair mais eficiência.

Algumas boas práticas para essa decisão são:

• Validar com as áreas de negócio: Antes de eliminar uma rota, envolva os líderes das áreas que utilizam esse deslocamento para evitar desalinhamento e reforçar o caráter colaborativo da decisão.

• Comparar custos vs. oportunidades: Analise se os contratos ou negócios gerados justificam os gastos de passagens, hospedagem e tempo dos colaboradores.

• Fundir agendas em um único deslocamento: Quando há múltiplas demandas em uma mesma praça, é possível concentrá-las em uma única viagem bem planejada.

• Reavaliar rotas de baixo volume estratégico: Destinos que consomem orçamento, mas não são centrais para os objetivos da empresa, podem ser atendidos com menor frequência ou por equipes locais.

• Testar períodos de suspensão: Pausar temporariamente uma rota e avaliar se há impacto real nos resultados é uma forma prática de tomar decisões baseadas em evidências.

Saiba como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita.

Como conduzir a aprovação executiva e o plano de transição

Uma vez identificadas as rotas e padrões de viagem que não entregam resultados, o passo seguinte é garantir aprovação executiva e desenhar um plano de transição estruturado. Esse processo deve ser conduzido com transparência e dados claros, mostrando que o corte ou ajuste não é apenas econômico, mas parte de um programa de viagens corporativas voltado para resultados.

Para conduzir a aprovação executiva e o plano de transição, é recomendado seguir algumas etapas:

• Preparar um business case objetivo: Apresente dados que mostrem custos atuais, frequência de viagens e baixa geração de resultados, reforçando o impacto no orçamento de T&E (Travel & Expenses).

• Destacar riscos evitados: Além de economia, decisões desse tipo podem reduzir desgastes de colaboradores, riscos de compliance e emissões de carbono.

• Construir um plano de transição claro: Detalhe prazos, alternativas de deslocamento (como reuniões híbridas), impacto esperado e responsáveis por acompanhar a implementação.

• Envolver áreas-chave desde o início: RH, financeiro e lideranças de negócio devem validar os ajustes, evitando ruídos e fortalecendo o alinhamento organizacional.

• Definir indicadores de acompanhamento: Mensure os efeitos do corte ou fusão de rotas nos trimestres seguintes, comparando custos evitados e metas alcançadas.

Como estruturar o storytelling para o board executivo

Cortes e ajustes em um programa de viagens corporativas só ganham força dentro da empresa quando comunicados de forma clara e estratégica ao board. Mais do que números, é preciso construir uma narrativa que mostre por que a decisão foi tomada e como ela contribui para os objetivos da companhia, afinal, não se trata de “viajar menos”, mas de viajar melhor, com foco em resultados.

Veja alguns elementos-chave para estruturar o storytelling para o board:

• Contextualize o cenário: Apresente o crescimento do orçamento de T&E e os sinais de baixo retorno em determinadas rotas.

• Traga comparações visuais: Gráficos que mostrem custo vs. resultado ou o impacto de rotas pouco produtivas ajudam a simplificar a mensagem.

• Mostre o lado humano: Inclua feedbacks de viajantes sobre tempo gasto em deslocamentos pouco estratégicos ou sobrecarga de agenda.

• Conecte ao planejamento estratégico: Demonstre como o corte ou fusão de rotas libera recursos para viagens realmente essenciais, ligadas a expansão, inovação ou relacionamento com clientes-chave.

• Antecipe dúvidas do board: Apresente alternativas já estruturadas (como videoconferências, agendas unificadas ou deslocamentos menos frequentes).

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Por que a VOLL é a parceira ideal para cortar custos de viagens sem perder eficiência

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajudou centenas de empresas de diferentes países a transformarem seus programas de viagens em ativos estratégicos, garantindo mais eficiência, segurança e resultado em cada deslocamento realizado. 

Mais do que uma plataforma de reservas, a VOLL combina tecnologia proprietária, inteligência de dados e atendimento consultivo para apoiar gestores na tomada de decisões e, consequentemente, potencializar os resultados de negócios.

Ao contar com a VOLL como parceira, o gestor ganha muito mais facilidade para:

• Mapear rotas de baixo retorno com dados reais, identificando deslocamentos que consomem orçamento sem gerar impacto estratégico.

• Configurar políticas sob medida, aplicadas de forma automatizada na plataforma, para garantir compliance e alinhamento entre áreas.

• Apresentar relatórios executivos prontos para o board, transformando números em argumentos estratégicos que sustentam decisões.

• Apoiar a gestão de mudanças com suporte omnichannel 24h, garantindo tranquilidade para viajantes durante ajustes de rotas ou frequências.

A VOLL tem ainda diversos cases de sucesso com empresas como a Afya, que centralizou a gestão de deslocamentos em um único ambiente, trazendo visibilidade completa de despesas e maior previsibilidade para os centros de custo.

São diversos os resultados que mostram que cortar rotas improdutivas não significa abrir mão de oportunidades e sim direcionar investimentos para viagens que realmente impulsionam os objetivos da empresa.

Por isso, se você quer tornar seu programa de viagens e despesas corporativas mais eficiente e estratégico, entre em contato com a VOLL e descubra como levar sua gestão para o próximo nível.