Nem toda viagem corporativa segue um padrão. Variações no roteiro, urgências e outras diversas demandas específicas exigem atenção extra do gestor.
No dia a dia, por exemplo, não é raro se deparar com reservas fora da política, bilhetes com múltiplos destinos, passagens de última hora ou deslocamentos vinculados a projetos especiais. E quando essas exceções não são bem gerenciadas, o impacto aparece direto na eficiência da operação e no orçamento de T&E.
Por isso, definir políticas de aprovação claras e contar com um parceiro estratégico é essencial para manter o controle de despesas, sem travar o ritmo da operação. E é sobre isso que vamos falar a seguir.
Algumas situações fogem do fluxo padrão de reservas e acabam impactando a rotina do gestor.
Os tipos de exceções mais comuns na gestão de viagens corporativas são:
Reservas fora da política: Incluem passagens acima do teto de valor, reservas em canais não homologados ou acomodações fora das categorias autorizadas. Geralmente ocorrem por urgência, falta de disponibilidade ou de planejamento prévio.
Bilhetes complexos: Viagens com múltiplos trechos, diferentes cidades de embarque e desembarque, pernoites intermediários ou combinações de modais (como aéreo + rodoviário). Essas demandas exigem conhecimento técnico para garantir o melhor custo-benefício.
Viajantes VIP ou alta liderança: Colaboradores em cargos estratégicos muitas vezes têm regras próprias de aprovação, exigem conforto diferenciado ou suporte personalizado, o que gera exceções no processo padrão.
Projetos especiais: Missões corporativas, viagens em grupo, eventos e reuniões descentralizadas podem precisar de reservas simultâneas, flexibilidade de datas, ajustes de última hora e liberação pontual de exceções.
As exceções, embora muitas vezes inevitáveis, sempre acabam impactando no controle de despesas de viagens corporativas. Quando não há critérios claros ou mecanismos de aprovação bem definidos, o risco de comprometer o orçamento é ainda mais alto.
Alguns principais impactos sentidos pelas empresas são:
Custos acima do previsto: Bilhetes complexos ou reservas feitas fora da política geralmente têm tarifas mais elevadas e impactam o custo médio por viagem.
Rompimento do teto de despesas: Sem uma gestão ativa, exceções acabam furando os limites estabelecidos por centro de custo, equipe ou projeto.
Dificuldade de rastreamento: Quando feitas por fora do fluxo oficial, essas reservas nem sempre são registradas corretamente nos sistemas, prejudicando a visibilidade e a prestação de contas.
Tempo e retrabalho: Sem uma estrutura bem definida, o gestor perde tempo com aprovações manuais, checagem de justificativas e alinhamento com outras áreas, e isso atrasa a operação, além de reduzir a produtividade.
Leia também: Tudo sobre gestão de riscos em viagens corporativas.
Quem já precisou resolver uma viagem de última hora para um executivo ou lidar com bilhetes com múltiplos destinos para um projeto internacional sabe: nem tudo cabe nas regras padrão. E, na pressa de atender o colaborador, é comum que a política de viagens acabe sendo deixada de lado, o que compromete tanto o controle de gastos quanto a previsibilidade do programa.
É por isso que contar com um parceiro especializado faz diferença. Não se trata só de intermediar reservas, mas de entender o contexto de cada exceção e encontrar o melhor caminho dentro das diretrizes da empresa.
Enquanto o gestor cuida da estratégia, a agência cuida da operação, aplicando filtros inteligentes, organizando fluxos de aprovação e garantindo que tudo esteja documentado e de acordo com as necessidades da empresa.
Com esse apoio, até os casos mais complexos seguem um processo claro. Assim, a política continua funcionando mesmo nos bastidores e o gestor ganha fôlego para tomar decisões com segurança, sem travar a rotina de quem está em deslocamento.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já transformou a gestão de viagens de empresas como Itaú, Nubank, Claro, Heineken, Ifood, entre outras diversas, entregando ganhos reais em T&E graças à sua expertise para lidar tanto com situações do dia a dia quanto com as exceções que podem surgir no meio do caminho.
Através de uma plataforma integrada e fácil de usar, o gestor de viagens pode definir regras para possíveis exceções, vinculando parâmetros específicos por centro de custo, projeto ou tipo de viajante, como diretores e lideranças que demandam bilhetes com mais variáveis. Tudo isso com total visibilidade, já que o gestor pode aprovar ou recusar solicitações fora da política com agilidade e respaldo dos dados.
Além disso, a plataforma da VOLL tem diversas funcionalidades que tornam a gestão de exceções mais eficiente, como:
Workflows customizados de aprovação: Automatiza o processo de liberação para bilhetes complexos com etapas diferentes para perfis específicos.
Segmentação de regras por projeto ou tipo de viagem: Ajusta os critérios de reserva sem comprometer a política geral.
Aplicação dinâmica da política: Tetos de tarifa, categoria de hospedagem e antecedência mínima são respeitados, mas podem ser flexibilizados com critérios definidos pelo gestor.
Consultoria especializada: Nosso time acompanha a performance da conta e ajuda a ajustar a política conforme o comportamento real da empresa.
Atendimento VIP para executivos: Suporte dedicado com SLA diferenciado e agilidade para atender reservas com alta exigência.
Suporte 24/7 com atendimento humanizado: Auxílio imediato e especializado em reservas urgentes, bilhetes internacionais complexos e demandas de última hora.
Usando uma inteligência artificial própria com integração com ERPs e painéis de controle completos, a VOLL ainda simplifica a análise dos dados de T&E e evita que sua operação fique travada.
Assim, no final do dia, a exceção deixa de ser um gargalo e passa a ser parte da estratégia, permitindo que a empresa avance com segurança e eficiência, mesmo quando a regra precisa ser adaptada.
Por isso, faça como nossos parceiros e transforme a maneira como sua empresa lida com exceções e viagens fora do padrão. Fale conosco e descubra como implementar uma política inteligente com o apoio de quem realmente entende do assunto.