15 ferramentas de gestão para melhorar processos e decisões nas empresas

Organizar prioridades, acompanhar indicadores, estruturar projetos e tomar decisões rápidas são desafios comuns na rotina de gestão das empresas. Mesmo em grandes organizações, muitos processos ainda dependem de planilhas dispersas, reuniões longas ou decisões pouco padronizadas.

Por esse motivo, diferentes áreas passaram a adotar ferramentas de gestão que ajudam a organizar análises, definir prioridades e acompanhar resultados de forma mais estruturada.

O relatório “Pulse of the Profession 2024”, do Project Management Institute (PMI), mostra que organizações que utilizam metodologias estruturadas de gestão apresentam melhores resultados em execução de projetos e controle de processos.

Neste artigo, você vai conhecer 15 ferramentas de gestão que ajudam empresas a organizar processos, estruturar estratégias e apoiar decisões no dia a dia da gestão organizacional.

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são métodos, modelos ou técnicas usados para organizar análises, estruturar decisões e acompanhar resultados dentro das empresas. Elas ajudam líderes e equipes a transformar informações em planos de ação mais claros.

Isso porque, ao aplicá-las na rotina, colaboram com criar estruturas visuais ou lógicas para analisar cenários, ajustar processos, definir prioridades e acompanhar indicadores.

Algumas ajudam a entender problemas e causas, outras organizam estratégias, enquanto outras são usadas para planejar projetos ou monitorar desempenho.

Assim, esses métodos podem ser aplicados em diferentes áreas da empresa. Equipes de operações, facilities, compras e gestão de viagens corporativas, por exemplo, utilizam ferramentas de gestão como análise SWOT e matriz RACI para organizar demandas, priorizar iniciativas e acompanhar indicadores.

Outro ponto importante é que muitas dessas ferramentas surgiram antes da digitalização das empresas, mas hoje são frequentemente utilizadas em conjunto com softwares de gestão, dashboards e plataformas corporativas, que ampliam a capacidade de análise e acompanhamento de resultados.

Para que servem as ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão servem para organizar análises, estruturar decisões e orientar ações dentro das empresas. Elas ajudam equipes e gestores a transformar informações dispersas em diagnósticos claros e planos de ação mais consistentes.

Esses métodos são úteis porque muitas decisões corporativas envolvem múltiplos fatores. Custos, prazos, indicadores de desempenho, fornecedores e prioridades estratégicas precisam ser avaliados ao mesmo tempo.

Ao aplicar uma ferramenta de gestão, o gestor passa a trabalhar com um modelo estruturado de análise, o que reduz decisões baseadas apenas em percepção ou experiência individual.

Na prática, essas ferramentas são utilizadas para diferentes objetivos, como:

• Organizar processos e rotinas de trabalho: ajudando equipes a estruturar atividades, responsabilidades e prazos;

• Analisar cenários e identificar problemas: permitindo entender causas, impactos e possíveis caminhos de solução;

• Planejar projetos e iniciativas estratégicas: definindo etapas, recursos necessários e objetivos;

• Acompanhar indicadores e resultados: monitorando desempenho ao longo do tempo;

• Apoiar a tomada de decisão: trazendo mais clareza na avaliação de alternativas.

15 ferramentas de gestão para aplicar na prática

Diversas metodologias foram criadas ao longo das últimas décadas para ajudar empresas a organizar processos, analisar cenários e orientar decisões estratégicas. Muitas delas surgiram em contextos acadêmicos ou industriais, mas hoje são amplamente utilizadas por empresas de diferentes setores.

A seguir, você verá 15 ferramentas de gestão que podem ser aplicadas no dia a dia das organizações para estruturar análises, planejar ações e acompanhar resultados.

Análise SWOT

A análise SWOT, ou Matriz Fofa, é uma ferramenta de planejamento estratégico que avalia cenários internos (Forças e Fraquezas) e externos (Oportunidades e Ameaças).

É uma das ferramentas de gestão mais conhecidas no planejamento estratégico. O nome vem das palavras em inglês strengths (S), weaknesses (W), opportunities(O) e threats (T), que significam forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Assim, a proposta da ferramenta analisar uma empresa, situação ou desafio a partir desses critérios, e entender o impacto do ambiente interno e externo em determino tópico. É bastante comum no marketing e em administração de empresas porque ajuda gestores a entender o posicionamento do negócio e identificar caminhos estratégicos.

Análise SWOT: como e quando usar

A Análise SWOT deve ser aplicada principalmente em momentos de planejamento estratégico, reposicionamento de mercado ou decisões críticas. Seu uso é recomendado quando a empresa precisa entender claramente seu cenário competitivo, e avaliar forças e fraquezas internas em conjunto com oportunidades e ameaças externas.

Para utilizá-la corretamente, é importante reunir ações estratégicas e mapear informações reais e atualizadas, organizando-as nos quatro quadrantes. A partir dessa análise, é possível identificar direcionamentos estratégicos mais seguros e embasar decisões de médio e longo prazo.

Ciclo PDCA

O PDCA é um método de melhoria contínua utilizado para planejar, executar, avaliar e ajustar processos. A sigla vem de plan, do, check, act, que podem ser traduzidos como planejar, executar, verificar e agir.

Empresas utilizam o PDCA para testar melhorias, corrigir falhas e acompanhar resultados de forma estruturada ao longo do tempo.

Ciclo PDCA: como e quando usar

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão ideal para a melhoria de processos já existentes. Ele deve ser utilizado quando há necessidade de testar melhorias, corrigir falhas ou padronizar operações.

A aplicação começa com o planejamento de uma ação (Plan), seguido da execução (Do), verificação dos resultados (Check) e ajustes necessários (Act). Esse ciclo deve ser repetido continuamente, alinhado a uma cultura de melhoria constante e baseada em dados.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de planejamento usada para organizar planos de ação de maneira objetiva. O nome representa sete perguntas em inglês:

• What: o que;

• Why: por quê?

• Where: onde?

• When: quando?

• Who: quem?

• How: como?

• How much: quanto?

Ao responder essas perguntas, equipes conseguem definir com clareza o que será feito, por quem, quando, onde, como e com qual custo.

5W2H: como e quando usar

O 5W2H ajuda principalmente em projetos fase de execução, quando é necessário transformar decisões estratégicas em planos de ação claros. Sua aplicação consiste em responder às sete perguntas que estruturam a ferramenta, e garantir que todas as etapas da ação estejam bem definidas.

Ele é especialmente útil para alinhar equipes, evitar falhas de comunicação e assegurar que todos entendam suas responsabilidades, prazos e recursos envolvidos.

Matriz BCG

A matriz BCG é uma ferramenta de análise de portfólio criada pelo Boston Consulting Group. Ela ajuda empresas a avaliar produtos ou unidades de negócio com base em dois critérios: crescimento de mercado e participação relativa.

Com isso, gestores conseguem identificar quais produtos devem receber mais investimento, quais precisam de ajustes e quais podem ser descontinuados.

Matriz BCG: como e quando usar

A Matriz BCG deve ser utilizada na gestão de portfólio de produtos ou unidades de negócio, especialmente quando a empresa precisa decidir onde investir recursos.

Para colocar em prática, é necessário analisar cada produto com base em crescimento de mercado e participação relativa, de acordo com as categorias estratégicas. Essa análise permite priorizar investimentos, ajustar estratégias e até descontinuar produtos com baixo potencial.

Business Model Canvas

O Business Model Canvas é um modelo visual usado para estruturar ou revisar modelos de negócio. Ele organiza elementos importantes da empresa em um quadro de nove blocos, como proposta de valor, segmentos de clientes, canais e fontes de receita.

Esse formato facilita discussões estratégicas e permite que equipes visualizem rapidamente como diferentes partes do negócio se conectam.

Business Model Canvas: como e quando usar

Nas empresas, o uso mais comum do Business Model Canvas é para estruturar ou revisar modelos de negócio, sendo amplamente utilizado em processos de inovação aberta. Por isso, costuma intregrar rotinas quando a empresa está criando um novo produto, entrando em um novo mercado ou revisando sua proposta de valor.

Para colocar em prática, basta preencher os nove blocos do modelo, permitindo uma visão integrada e facilitando discussões estratégicas entre diferentes áreas.

KPIs (indicadores de desempenho)

Os KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores usados para acompanhar o desempenho de processos, projetos ou áreas da empresa.

Eles ajudam gestores a medir resultados de forma objetiva e acompanhar se as metas definidas estão sendo atingidas ao longo do tempo.

Alguns exemplos de KPIs que são ferramentas de gestão:

• Financeiro: ROI (Retorno sobre o Investimento), receita, margem de lucro, Custo de Aquisição de Cliente (CAC).

• Vendas e Marketing: taxa de conversão, ticket médio, leads qualificados, crescimento de Vendas;

• Produção/Operações: Eficiência Global do Equipamento (OEE), Tempo de Entrega (Lead Time), nível de estoque;

• Gestão de viagens corporativas: ADVP (antecedência de compra), taxa de adesão à política, custo médio por categoria (aéreo/hotel), savings (economia gerada) e satisfação do viajante.

KPIs: como e quando usar

Os KPIs devem ser utilizados sempre que houver metas definidas e necessidade de acompanhamento de resultados. Para acompanhamento assertivo, não tenha números em excesso. Em geral, entre 4 e 5 indicadores são o suficiente.

Escolha sempre métricas alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa, que sejam possíveis de mensurar e tangíveis de alcançar.

Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito ou espinha de peixe, é uma ferramenta usada para investigar a origem de problemas.

Para isso, ele organiza as possíveis causas de um desafio em categorias, geralmente os 6Ms (Máquina, Mão de obra, Método, Matéria-prima, Medida, Meio ambiente). 

Essa ferramenta de gestão foi criada pelo engenheiro químico e especialista em qualidade japonês Kaoru Ishikawa em 1943. Ele idealizou a ferramenta para auxiliar equipes na identificação da causa raiz de problemas industriais, analisando todos os fatores envolvidos.

Diagrama de Ishikawa: como e quando usar

O Diagrama de Ishikawa deve ser utilizado quando há necessidade de identificar a causa raiz de problemas. Para aplicar, mapeie possíveis causas em categorias (como pessoas, processos, tecnologia e ambiente), organizando-as de forma visual.

Ele é útil em situações onde os problemas são complexos e não possuem uma origem evidente, ajudando a evitar soluções superficiais.

OKR (Objectives and Key Results)

O OKR (Objectives and Key Results) é uma metodologia de gestão ágil usada para definir metas ambiciosas e mensuráveis, que ficou popular por ser amplamente usada pelas equipes do Google.

A ideia é estruturar, entre as pessoas, os "objetivos" (onde chegar) e "resultados-chave" (como medir a chegada). Dessa forma, ao definir critérios comuns para todos, o framework foca no alinhamento estratégico, foco e transparência entre equipes.

Esse modelo ficou bastante conhecido por ser amplamente usado pelas equipes do Google.

OKR: como e quando usar

O OKR é uma ferramenta de gestão para definição e acompanhamento de metas estratégicas, especialmente em empresas que buscam crescimento acelerado e alinhamento organizacional.

Sua utilização envolve a definição de objetivos claros e resultados-chave mensuráveis, que devem ser acompanhados regularmente.

É recomendado em ciclos curtos, como trimestrais, para garantir foco, transparência e agilidade na execução.

OBZ (Orçamento Base Zero)

O OBZ, sigla para orçamento base zero, é uma metodologia usada no planejamento financeiro das empresas.

Parte da base de que, durante o planejamento financeiro, todas as despesas devem ser justificadas a cada novo ciclo, partindo do "zero", ao ignorar históricos anteriores.

Assim, com essa base totalmente "nova", a ideia é analisar e eliminar custos desnecessários.

OBZ : como e quando usar

O OBZ é estratégico quando a empresa precisa revisar profundamente sua estrutura de custos. Também não é ideal usá-lo para analisar curtos períodos de tempo, pois a falta de dados pode prejudicar a avaliação.

Muito comum em cenários de reestruturação financeira ou quando há necessidade de aumentar a eficiência e eliminar desperdícios.

Benchmarking

O benchmarking é uma prática de gestão que consiste em comparar processos, indicadores ou práticas da empresa com referências de mercado.

Essa análise ajuda gestores a identificar oportunidades de melhoria e entender como outras organizações resolvem desafios semelhantes.

Benchmarking: como e quando usar

O Benchmarking é comum para empresas ou áreas que desejam melhorar sua performance em algo específico.

Para isso, você deverá selecionar um case ou player do mercado que seja referência, analisar as melhores práticas, processos e indicadores, e comparar com as suas para identificar oportunidades de melhoria.

Por isso, é uma ferramenta estratégica para inovação e competitividade.

Matriz GUT

A matriz GUT é usada para priorizar problemas ou iniciativas dentro da empresa. A sigla representa gravidade, urgência e tendência, que são os três critérios utilizados pela metodologia para avaliar o impacto de cada situação.

Gestores atribuem notas para cada critério e multiplicam os resultados para identificar quais problemas devem ser resolvidos primeiro.

Matriz GUT: como e quando usar

A Matriz GUT é utilizada para priorizar problemas ou iniciativas, especialmente em contextos com múltiplas demandas.

Para começar, você deve fazer um filtro e atribuir notas de gravidade, urgência e tendência, permitindo calcular quais situações devem ser tratadas primeiro. É uma ferramenta prática para direcionar esforços de forma mais estratégica.

Matriz RACI

A matriz RACI é usada para definir responsabilidades dentro de projetos ou processos.

O nome vem de quatro papéis possíveis:

• Responsible: responsável pela execução da atividade;

• Accountable: responsável final pelo resultado;

• Consulted: pessoas que precisam ser consultadas;

• Informed: pessoas que devem ser informadas sobre o andamento.

A ideia é que cada projeto e iniciativa tenha um RACI, já que a ferramenta ajuda a reduzir conflitos e dúvidas sobre responsabilidades dentro das equipes.

Matriz RACI: como e quando usar

A ideia é que cada projeto e iniciativa tenha um RACI, já que a ferramenta ajuda a reduzir conflitos e dúvidas sobre responsabilidades dentro das equipes.

Atribua claramente quem executa, quem responde, quem deve ser consultado e quem precisa ser informado sobre determinada demanda. Pode ajudar em projetos complexos, pois garante clareza organizacional e evita conflitos ou retrabalho.

Matriz Ansoff

A matriz Ansoff é utilizada para analisar estratégias de crescimento empresarial. Ela organiza decisões em quatro caminhos possíveis:

• Penetração de mercado;

• Desenvolvimento de mercado;

• Desenvolvimento de produtos;

• Diversificação.

Gestores utilizam essa ferramenta para avaliar riscos e oportunidades em estratégias de expansão.

Matriz Ansoff: como e quando usar

É uma ferramenta popular para planejamento estratégico de crescimento sustentável.

Para usar a Matriz Ansoff, você deve cruzar duas variáveis principais: produtos e mercados, dividindo-os entre o que já existe e o que é novo.

Diagrama de Pareto

O diagrama de Pareto ajuda a identificar quais fatores têm maior impacto em um problema. A ferramenta se baseia no princípio conhecido como regra 80/20, que indica que 80% dos resultados costuma vir de apenas 20% das ações aplicadas.

Empresas utilizam esse método para identificar quais causas geram mais desafios, custos ou atrasos.

Diagrama de Pareto: como e quando usar

Você deve usar o Diagrama de Pareto sempre que precisar priorizar. Para aplicar, é simples:

• Defina o problema e a unidade de medida: escolha o que quer analisar (ex: "causas de devolução") e como vai medir (ex: "frequência" ou "custo em reais").

• Colete os dados: liste todas as causas e quantas vezes cada uma ocorreu em um período (uma semana, um mês).

• Ordene os dados: coloque as causas em ordem decrescente (da maior frequência para a menor).
  

• Balanced Scorecard (BSC)

O Balanced Scorecard é é uma metodologia de gestão estratégica que traduz a missão e a estratégia de uma organização em objetivos claros, indicadores de desempenho (KPIs) e ações concretas.

Criado por Robert Kaplan e David Norton, ele equilibra indicadores financeiros com três perspectivas adicionais: clientes, processos internos e aprendizado/crescimento. 

Ele organiza indicadores em quatro perspectivas principais:

• Financeira;

• Clientes;

• Processos internos;

• Aprendizado e crescimento.

Assim, esse modelo ajuda empresas a conectarem estratégia e indicadores de desempenho.

Balanced Scorecard (BSC): como e quando usar

Use o BSC quando sua empresa já tem uma estratégia (Missão, Visão e Valores), mas está com dificuldade de medir o progresso ou de fazer com que todos os departamentos caminhem na mesma direção.

Para aplicar o BSC, você deve definir objetivos, metas e indicadores nas quatro áreas conectadas:

Desenhe setas conectando as perspectivas. Por exemplo: se treinarmos os funcionários (Aprendizado), os processos serão mais rápidos (Processos), o cliente ficará mais feliz (Clientes) e o lucro aumentará (Financeira).

Softwares e ferramentas operacionais que apoiam a gestão

Além dos métodos de análise e planejamento, muitas empresas utilizam softwares para apoiar a aplicação dessas ferramentas de gestão no dia a dia. Plataformas digitais ajudam a organizar tarefas, acompanhar indicadores e centralizar informações relevantes para diferentes áreas.

Essas soluções não substituem os métodos de gestão, mas ampliam sua aplicação. Um plano de ação estruturado com 5W2H, por exemplo, pode ser acompanhado em ferramentas de gestão de projetos como Asana, Trello ou Monday.com. Da mesma forma, indicadores definidos por KPIs costumam ser monitorados em dashboards criados em plataformas como Power BI ou Tableau.

Entre os tipos de softwares mais utilizados pelas empresas estão:

• Plataformas de gestão de projetos: ajudam equipes a organizar tarefas, definir responsáveis e acompanhar prazos. Exemplos incluem Asana, Monday.com, ClickUp e Trello;

• Ferramentas de análise de dados e dashboards: permitem acompanhar indicadores e visualizar resultados de forma clara. Soluções como Power BI, Tableau e Looker Studio são amplamente utilizadas;

• Sistemas de planejamento estratégico e metas: ajudam empresas a acompanhar indicadores, OKRs e iniciativas estratégicas. Ferramentas como Perdoo ou WorkBoard são usadas por muitas organizações;

• Soluções de gestão financeira e ERP: sistemas como SAP, Oracle NetSuite e Totvs integram dados operacionais e financeiros da empresa;

• Plataformas especializadas por área: algumas soluções são desenvolvidas para necessidades específicas, como gestão de compras, logística, facilities ou gestão de viagens corporativas, como a VOLL.

Benefícios ao adotar ferramentas de gestão

Ferramentas de gestão ajudam empresas a estruturar análises e conduzir decisões com mais consistência. Quando esses métodos passam a fazer parte da rotina das equipes, a gestão tende a ganhar mais clareza sobre prioridades, indicadores e resultados.

Entre os principais benefícios estão:

• Redução de falhas operacionais: modelos estruturados ajudam a identificar problemas, analisar causas e definir ações corretivas com mais precisão;

• Maior eficiência nos processos: ferramentas de gestão permitem organizar tarefas, responsabilidades e prazos de forma mais clara;

• Tomada de decisão mais estruturada: métodos como SWOT, KPIs ou PDCA ajudam gestores a analisar cenários e avaliar alternativas antes de definir um caminho;

• Melhor acompanhamento de resultados: indicadores e dashboards tornam o desempenho das áreas mais visível e facilitam o monitoramento de metas;

• Mais inovação e melhoria contínua: metodologias de análise e revisão de processos ajudam empresas a identificar oportunidades de evolução;

• Maior preparo para mudanças no mercado: organizações que utilizam ferramentas de gestão conseguem adaptar processos e estratégias com mais agilidade.

VOLL: plataforma de gestão de viagens corporativas utilizada pelas maiores empresas da América Latina

Entre as diversas ferramentas de gestão utilizadas pelas empresas, algumas são desenvolvidas para categorias específicas da operação. É o caso das viagens corporativas, que envolvem reservas, fornecedores, políticas internas, centros de custo e acompanhamento de despesas.

Quando esse processo acontece de forma descentralizada, é comum surgirem dificuldades como demora nas aprovações, falta de visibilidade sobre gastos e baixa aderência às políticas de viagem.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, desenvolveu uma ferramenta própria que centraliza solicitações de viagem, aplica políticas automaticamente e acompanha despesas em tempo real.

Entre os recursos disponíveis na plataforma estão:

• Centralização das reservas de viagem em um único ambiente digital;

• Aplicação automática da política de viagens da empresa;

• Gestão de despesas, com visibilidade de gastos, centros de custo e relatórios de viagens;

• Integração com sistemas financeiros e ERPs corporativos;

• Suporte especializado ao viajante durante os deslocamentos.

Esse modelo permite que as viagens corporativas sejam tratadas como uma categoria estruturada dentro da gestão da empresa, com processos mais organizados e maior controle sobre os gastos.

Hoje, a plataforma é utilizada por diversas organizações para organizar suas operações de mobilidade corporativa. Entre os clientes da VOLL estão empresas como Itaú, Arcos Dorados (McDonald’s), Vivo, Raízen e Vitru Educação.

No caso da Vitru, grupo educacional com milhares de colaboradores e operações distribuídas em todo o país, a adoção da plataforma trouxe melhorias importantes na gestão das viagens.

Segundo Tiago Póvoa, diretor do centro de serviços compartilhados da empresa, um dos fatores que facilitaram a adoção foi a simplicidade da ferramenta.

“Não foi necessário treinamento exaustivo para as pessoas. É uma experiência simples, fácil, como qualquer outro aplicativo hoje.”

A estrutura da plataforma também ajudou a dar mais fluidez aos processos internos.

“Conseguimos simplificar tudo dentro de um único aplicativo. As pessoas baixaram o app, fizeram a autenticação e começaram a usar.”

Para empresas que buscam mais organização na gestão de viagens corporativas, ferramentas especializadas ajudam a estruturar processos e ampliar a visibilidade sobre despesas.

Se você atua em áreas como facilities ou compras e quer melhorar a gestão das viagens na sua empresa, solicite um contato da VOLL e saiba mais sobre como a VOLL pode apoiar essa estrutura.