A terceirização faz parte da operação de muitas empresas, especialmente em áreas como segurança, limpeza, manutenção e serviços especializados. Ainda que esse modelo permita ampliar a capacidade operacional sem aumentar o quadro interno, é preciso lembrar que ele também exige maior controle sobre quem executa essas atividades.
Em geral, a responsabilidade pela gestão de terceiros fica distribuída entre áreas como facilities, jurídico, compliance e segurança do trabalho, dependendo da estrutura da empresa. Ainda assim, é comum que esse processo seja conduzido de forma descentralizada, o que aumenta o risco de falhas.
Quando não há uma gestão estruturada, a empresa pode enfrentar problemas como documentação irregular, descumprimento de obrigações legais, riscos trabalhistas e falta de controle sobre a atuação dos prestadores.
Ao longo deste conteúdo, você verá:
O que é gestão de terceiros e quando ela é indicada;
Por que esse processo é importante para a empresa e para o gestor;
Quais são os principais componentes de um sistema de gestão de terceiros;
Quais benefícios podem ser obtidos com uma gestão estruturada;
Como implementar esse processo de forma prática.
A gestão de terceiros é o conjunto de práticas utilizadas para selecionar, homologar, monitorar e garantir a conformidade de prestadores de serviço que atuam em nome da empresa. Esse processo envolve desde a validação inicial dos fornecedores até o acompanhamento da execução dos serviços e dos riscos associados.
Seu principal objetivo é garantir qualidade operacional e conformidade legal, incluindo aspectos trabalhistas, previdenciários e tributários, além de reduzir riscos como passivos trabalhistas, falhas na prestação de serviço e impactos na reputação da empresa.
Na prática, a gestão de terceiros permite que a empresa mantenha visibilidade sobre quem está operando, em quais condições e com quais responsabilidades, incluindo controle documental, auditorias e acompanhamento de desempenho.
Esse modelo é indicado sempre que há contratação de serviços externos, especialmente em contextos com:
Alto volume de prestadores: empresas com múltiplos fornecedores simultâneos;
Atividades operacionais recorrentes: limpeza, manutenção, segurança, recepção, entre outros;
Riscos trabalhistas, fiscais e regulatórios: necessidade de controle documental e compliance;
Acesso a ambientes sensíveis: terceiros que atuam dentro da empresa ou lidam com dados e informações;
Exigências de segurança da informação (LGPD): controle sobre acesso e uso de dados corporativos;
Descentralização da operação: diferentes áreas contratando serviços de forma independente.
Além disso, a gestão de terceiros se torna ainda mais relevante quando a empresa precisa garantir padronização, rastreabilidade das informações e auditoria contínua dos fornecedores.
A gestão de terceiros é importante porque permite controlar riscos operacionais, trabalhistas e regulatórios associados à contratação de prestadores de serviço. Sem esse controle, a empresa pode ser responsabilizada por falhas que não estão diretamente sob sua execução.
De acordo com o Tribunal Superior do Trabalho, grande parte das ações trabalhistas envolve algum tipo de terceirização, o que reforça a necessidade de controle sobre contratos e documentação.
Além disso, a gestão de terceiros impacta diretamente a continuidade da operação, já que falhas de fornecedores podem interromper atividades essenciais, especialmente em áreas como facilities.
Outro ponto crítico é a responsabilidade solidária ou subsidiária, prevista na legislação trabalhista, que pode fazer com que a empresa contratante responda por irregularidades cometidas pelo prestador.
Para o gestor, isso significa que a gestão de terceiros é uma atividade que influencia diretamente segurança jurídica, qualidade da operação e previsibilidade dos resultados.
Quando a gestão de terceiros é estruturada, a empresa consegue:
Reduzir riscos trabalhistas e jurídico: garante conformidade com obrigações legais e contratuais;
Evitar falhas operacionais: ao monitorar a execução dos serviços prestados;
Aumentar o controle sobre fornecedores: com visibilidade sobre documentos, contratos e desempenho;
Proteger a reputação da empresa: e evitar problemas relacionados à conduta de terceiros;
Melhorar a tomada de decisão: com base em dados e histórico de desempenho dos prestadores.
Além disso, uma gestão bem estruturada também contribui para o próprio ecossistema de fornecedores, ao estabelecer critérios claros de atuação, padrões de qualidade e exigências de conformidade.
Falhas na execução da gestão de terceiros ainda são comuns e podem gerar riscos operacionais, jurídicos e financeiros. Em geral, esses erros estão relacionados à falta de padronização, ausência de controle e dependência de processos manuais.
Entre os erros mais recorrentes e que devem ser vistos como ponto de atenção para as empresas estão:
Falta de validação na contratação: selecionar fornecedores sem análise documental ou histórico, aumentando risco de irregularidades;
Controle documental inconsistente: não acompanhar vencimento de certidões e documentos obrigatórios;
Ausência de monitoramento contínuo: acompanhar apenas a contratação, sem avaliar desempenho ao longo do contrato;
Descentralização da gestão: diferentes áreas contratando sem padrão ou controle unificado;
Falta de critérios de avaliação: ausência de indicadores para medir qualidade do serviço prestado;
Uso excessivo de controles manuais: dependência de planilhas e processos não integrados.
Para que a gestão de terceiros seja eficaz, o ideal é diminuir a dependência de controles manuais e utilizar um sistema que permita controlar fornecedores ao longo de todo o ciclo de contratação, desde a seleção até o monitoramento.
Os sistemas de gestão podem ser operacionalizados por processos internos ou por plataformas digitais, mas devem garantir padronização, rastreabilidade e visibilidade das informações.
Por isso, um sistema de gestão de terceiros precisa contemplar:
Homologação de fornecedores: validação inicial da empresa terceirizada, incluindo análise de documentação, regularidade fiscal e capacidade operacional;
Gestão de documentos: acompanhamento contínuo de documentos trabalhistas, fiscais e de segurança do trabalho, garantindo que estejam sempre atualizados;
Gestão de riscos: identificação e monitoramento de riscos associados ao fornecedor, como passivos trabalhistas, falhas operacionais e riscos financeiros;
Compliance e conformidade legal: verificação do cumprimento de obrigações legais, contratuais e regulatórias, incluindo aspectos trabalhistas e tributários;
KYP (Know Your Provider): processo de conhecimento aprofundado do fornecedor, avaliando histórico, reputação, estrutura e práticas adotadas;
Monitoramento de desempenho: avaliação da qualidade do serviço prestado, com base em indicadores e critérios definidos pela empresa;
Auditoria contínua: revisão periódica de documentos, contratos e práticas do fornecedor, garantindo conformidade ao longo do tempo;
Uso de tecnologia e automação: utilização de sistemas para centralizar dados, automatizar processos e facilitar o acompanhamento em tempo real.
Os ganhos obtidos a partir da gestão de terceiros são percebidos em aspectos como eficiência, segurança e organização da empresa.
Quando esse processo é implementado de forma consistente, os principais benefícios incluem:
Redução de custos: evita gastos com retrabalho, multas, passivos trabalhistas e falhas na contratação;
Segurança jurídica: garante conformidade com obrigações legais e reduz o risco de responsabilização da empresa;
Maior controle da operação: centraliza informações e aumenta a visibilidade sobre fornecedores, contratos e serviços;
Agilidade nos processos: reduz tempo gasto com validações manuais e facilita a tomada de decisão;
Padronização de processos: estabelece critérios claros para contratação, acompanhamento e avaliação de terceiros;
Foco no core business: permite que a empresa concentre esforços nas atividades estratégicas, delegando a execução operacional;
Melhoria na qualidade dos serviços: possibilita o monitoramento contínuo e ajustes na atuação dos fornecedores;
Aumento da segurança operacional: reduz falhas relacionadas à execução de serviços e à atuação de terceiros.
A gestão de terceiros está diretamente relacionada ao cumprimento de normas trabalhistas, fiscais e de segurança, que definem as responsabilidades da empresa contratante em relação aos prestadores de serviço.
No Brasil, a terceirização é regulamentada principalmente pela Lei nº 13.429/2017, conhecida como Lei da Terceirização, que permite a contratação de serviços terceirizados inclusive para atividades-fim.
Essa lei estabelece regras sobre contratação, responsabilidades e condições de trabalho, exigindo que a empresa contratante mantenha controle sobre a regularidade dos fornecedores.
O texto da lei estabelece que:
“Não se configura vínculo empregatício entre os trabalhadores, ou sócios das empresas prestadoras de serviços, e a empresa contratante.”
Isso significa que a empresa pode terceirizar atividades, mas ainda precisa garantir que o fornecedor atue de forma regular e conforme a legislação.
Outro ponto importante é a responsabilidade subsidiária, prevista na legislação trabalhista e consolidada pela jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST), especialmente na Súmula 331.
Esse entendimento define que:
“O inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do empregador, implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos serviços.”
Ou seja, se a empresa terceirizada não cumprir suas obrigações trabalhistas, a contratante pode ser responsabilizada judicialmente.
Além disso, a gestão de terceiros também envolve o cumprimento de normas relacionadas à segurança do trabalho, especialmente quando os prestadores atuam dentro das dependências da empresa.
Nesses casos, a empresa contratante deve garantir que os terceiros estejam em conformidade com exigências como uso de EPIs, treinamentos e condições seguras de trabalho.
Outro aspecto cada vez mais relevante é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018), que exige controle sobre o acesso e uso de dados por terceiros. Empresas que não controlam o acesso de prestadores a dados pessoais ou corporativos podem ser responsabilizadas por incidentes de segurança.
Por isso, além de garantir o cumprimento de contratos, a gestão de terceiros também deve ser responsável por assegurar a conformidade com normas legais e regulatórias, reduzindo riscos jurídicos e operacionais.
Em muitas empresas, a gestão de prestadores de serviço ocorre de forma distribuída entre diferentes áreas, o que exige processos estruturados para garantir rastreabilidade e conformidade.
O processo acompanha o fornecedor desde a contratação até a execução dos serviços e, por isso, é preciso manter um controle contínuo sobre documentos, execução e riscos associados.
A seguir, veja um passo a passo para implementar esse processo de forma consistente.
O primeiro passo é identificar quais serviços são terceirizados e qual o nível de risco associado a cada um.
Esse mapeamento deve considerar fatores como:
Criticidade da atividade para a operação;
Exposição a riscos trabalhistas e regulatórios;
Acesso a ambientes ou informações sensíveis.
Essa etapa permite definir níveis de controle diferentes para cada tipo de fornecedor.
Antes de contratar, é essencial estabelecer critérios claros para seleção dos fornecedores, garantindo que apenas empresas qualificadas participem do processo.
Alguns dos principais critérios para considerar podem incluir:
Regularidade fiscal e trabalhista;
Capacidade técnica e operacional;
Histórico de atuação;
Conformidade com normas de segurança e compliance.
Essa etapa reduz o risco de contratação de fornecedores inadequados, que podem causar problemas no futuro.
Após a contratação, é necessário garantir o controle contínuo da documentação dos fornecedores e de seus colaboradores.
Isso inclui:
Contratos e aditivos;
Certidões fiscais e trabalhistas;
Documentos de segurança do trabalho;
Comprovação de vínculo e regularidade dos funcionários.
A atualização constante desses documentos é fundamental para evitar riscos legais.
A empresa deve definir normas claras para atuação dos terceiros, alinhadas às políticas internas e exigências legais.
Essas regras podem envolver:
Acesso a áreas internas;
Uso de equipamentos e recursos;
Conduta esperada no ambiente de trabalho;
Cumprimento de políticas de segurança e LGPD.
Manter uma padronização de regras e compliance reduz falhas e melhora a previsibilidade da operação.
A gestão de terceiros também envolve acompanhar como os serviços estão sendo executados, com base em critérios definidos.
Esse monitoramento pode incluir:
Indicadores de desempenho (SLAs);
Avaliações periódicas;
Registro de ocorrências e não conformidades.
O acompanhamento é importante porque permite que a empresa solicite, se necessário, ajustes ao longo do contrato, avaliando também quais fornecedores entregam o esperado e quais não devem ser renovados.
Além do desempenho, é importante monitorar continuamente os riscos associados aos fornecedores, incluindo aspectos trabalhistas, financeiros e operacionais.
Auditorias periódicas ajudam a verificar:
Regularidade documental;
Cumprimento de obrigações legais;
Aderência às políticas da empresa.
É responsabilidade da gestão de terceiros garantir maior segurança jurídica tanto para a empresa, quanto para os terceiros.
A utilização de sistemas permite organizar a gestão de terceiros de forma mais eficiente, com centralização de informações e automação de tarefas.
Plataformas digitais ajudam a:
Controlar documentos em tempo real;
Acompanhar indicadores;
Padronizar processos;
Reduzir falhas operacionais.
Esse tipo de ferramenta é essencial para empresas com grande volume de fornecedores.
A gestão de terceiros também está presente em operações de viagem, que envolvem a contratação de companhias aéreas, hotéis, locadoras e serviços de mobilidade. Em muitos casos, esses fornecedores são gerenciados por diferentes áreas, o que dificulta o controle sobre custos, conformidade e execução.
Para áreas de facilities, isso representa um desafio adicional, já que as viagens fazem parte da operação e precisam seguir políticas internas, padrões de contratação e critérios de segurança.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, desenvolveu um sistema de gestão que centraliza a contratação e o acompanhamento desses serviços em um único ambiente, tornando a gestão de fornecedores de viagens corporativas muito mais prática e eficiente.
O sistema da VOLL conta com diversas funcionalidades e permite:
Curadoria e homologação de fornecedores: acesso a parceiros já validados para passagens, hospedagens e mobilidade;
Controle de políticas de viagem: aplicação automática de regras e limites definidos pela empresa;
Gestão de despesas e reembolsos: acompanhamento centralizado de custos relacionados às viagens;
Rastreabilidade das operações: visibilidade sobre reservas, aprovações e utilização dos serviços;
Padronização da contratação: redução de processos descentralizados e inconsistências.
São diversas as funcionalidades e recursos que facilitam a rotina de controle de terceiros e ajudam a trazer mais previsibilidade para a operação, além de reduzirem riscos associados à contratação de serviços externos.
Por isso, se você atua em facilities e busca mais controle sobre fornecedores e despesas relacionadas a viagens corporativas, entre em contato com a VOLL e entenda como podemos ajudar.
Confira aqui alguns cases de sucesso e depoimentos de parceiros que já usam o sistema de gestão de viagens da VOLL.