Local ótimo para reunião: como escolher a cidade ideal para reduzir o TTE

As reuniões presenciais ainda são decisivas para acelerar negociações, definir estratégias e fortalecer o relacionamento entre áreas ou empresas. 

Com equipes distribuídas e agendas apertadas, a escolha da cidade onde a reunião acontecerá impacta diretamente no custo total da viagem (ou TTE — Total Trip Expense), nas horas improdutivas e até no número de pernoites necessários. Por isso, quando há flexibilidade na definição do local, vale aplicar critérios técnicos que considerem logística, last-mile, tempo de voo, hospedagem e disponibilidade dos envolvidos.

Neste artigo, explicamos como identificar a cidade mais estratégica para cada reunião, com base no perfil dos participantes, nos custos agregados e nos indicadores que ajudam a justificar a decisão. Confira!

Como identificar o centro ideal para todos os participantes

Para reuniões que envolvem participantes de diferentes cidades ou até mesmo países, escolher um ponto de encontro estratégico é fundamental para proporcionar uma experiência justa para todos os viajantes. 

O gestor de viagens deve evitar usar como critério apenas a conveniência da sede da empresa e o ideal é encontrar o “centro logístico” que minimize o deslocamento total, equilibrando custos e tempo de cada participante.

Veja como fazer isso com critérios objetivos:

• Liste as cidades de origem: Mapeie todos os participantes confirmados e suas respectivas localidades.

• Considere o modal de transporte mais provável: Avalie se os deslocamentos serão aéreos, rodoviários ou uma combinação de ambos, pois isso impacta no tempo total de viagem e na complexidade logística.

• Calcule o tempo de voo e conexões: Uma reunião em um destino com voos diretos para todos os envolvidos reduz atrasos e tempo improdutivo.

• Use ferramentas de roteirização e análise de deslocamento: A VOLL permite simular itinerários e comparar opções com base em tempo, tarifa e complexidade logística em uma única plataforma.

• Considere hubs naturais: Cidades como São Paulo, Brasília, Belo Horizonte, Porto Alegre e Recife concentram maior oferta de voos e infraestrutura, o que pode facilitar o encontro.

Esse tipo de análise evita que o gestor tome decisões baseadas apenas em custo de passagem ou preferências pessoais e garante uma escolha mais equilibrada do ponto de vista financeiro e operacional.

Avalie origem e complexidade da viagem com foco em tempo, custo e logística

Nem sempre a cidade de origem do colaborador é o melhor ponto de partida para definir o local da reunião. Avaliar a complexidade da viagem de cada participante envolve mais do que comparar tarifas aéreas. 

É preciso considerar:

• Disponibilidade de voos diretos: Cidades com menos conexões exigem mais tempo de deslocamento e aumentam o risco de atrasos.

• Horários de ida e volta: Se não houver opções que permitam ida e volta no mesmo dia, há aumento de custos com diárias e alimentação.

• Necessidade de pernoite: Pode tornar a logística mais cara e o tempo de deslocamento mais cansativo.

• Distância do aeroporto ao local da reunião (last-mile): Em algumas cidades, o trajeto aeroporto-centro é longo e caro, comprometendo a economia inicial na tarifa.

• Infraestrutura local: Locais com baixa oferta de hospedagem ou transporte confiável devem ser evitados, mesmo que geograficamente centrais.

Analisar esses fatores evita distorções no orçamento e melhora a experiência do colaborador. Uma reunião em cidade com logística desfavorável pode comprometer o engajamento e a produtividade dos participantes antes mesmo de começar.

Compare o custo total por participante e defina uma regra de decisão clara

Para garantir escolhas eficientes, o gestor precisa avaliar mais do que o preço da passagem aérea. O ideal é adotar um critério baseado no custo total da viagem (TTE), que considera todas as variáveis que impactam o orçamento e o tempo dos participantes:

• Tarifa aérea ou terrestre: valor da passagem, com ou sem bagagem.

• Last-mile: táxis, aplicativos ou deslocamentos longos do aeroporto até o local da reunião.

• Pernoites: quantidade de noites necessárias, considerando a disponibilidade de voos e horários.

• Tempo improdutivo: horas que o colaborador passa viajando em vez de trabalhando.

• Número de participantes por origem: cidades com mais convidados podem justificar deslocamento centralizado.

A regra prática costuma ser: concentrar a reunião na cidade que gera o menor custo médio por participante, ponderando também as horas de deslocamento.

Para facilitar a tomada de decisão, é possível criar uma matriz comparativa com os principais centros envolvidos e aplicar pesos diferentes conforme a senioridade dos participantes ou urgência do encontro.

Leia também: Economia total de viagens corporativas: escolhendo realmente a opção mais barata.

Quando faz sentido migrar para uma cidade hub

Cidades com boa malha aérea, múltiplas opções de hospedagem e infraestrutura para eventos oferecem vantagens que vão além do preço da passagem. Migrar uma reunião para um hub corporativo, como São Paulo, Brasília ou Belo Horizonte, pode ser a melhor decisão quando:

• As origens dos participantes são variadas e o custo de concentrar todos em uma cidade neutra é menor do que em destinos periféricos.

• Há conexões diretas para todos os envolvidos, o que reduz o tempo improdutivo e evita pernoites adicionais.

• Os serviços disponíveis (salas para reuniões, internet de alta velocidade, traslados rápidos) garantem produtividade e conforto.

• A comparação entre TTEs mostra vantagem clara em centralizar o deslocamento.

Além disso, hubs oferecem maior previsibilidade, tanto de tarifas quanto de tempo de deslocamento, e facilitam ajustes de última hora.

Como medir o impacto da escolha da cidade nos custos e na produtividade 

Escolher a cidade certa para realizar uma reunião corporativa não afeta apenas o orçamento, mas também a produtividade de todos os envolvidos. Para que a decisão seja estratégica, o gestor precisa considerar métricas que reflitam o TTE e o impacto gerado nas horas úteis dos participantes.

Alguns dos principais indicadores que ajudam nessa avaliação são:

• Custo total por participante: Soma de passagem aérea, deslocamentos terrestres, hospedagem e alimentação. Quanto mais participantes a empresa leva ao local, mais relevante esse indicador se torna para justificar ou reavaliar a escolha do destino.

• Pernoites evitados: Cidades que oferecem mais opções de voos diretos e em horários compatíveis com o compromisso reduzem a necessidade de dormir fora. Isso representa não só economia, mas também menor desgaste físico.

• Horas improdutivas: Tempo gasto em deslocamentos longos ou complexos, conexões e esperas. Além de aumentar custos indiretos, esse tempo reduz a capacidade de o colaborador manter sua performance no restante da jornada.

Leia também: Como usar o early check-in e o late check-out para reduzir pernoites em viagens corporativas.

Como a VOLL otimiza seus locais de reunião e a gestão de viagens como um todo

Na tomada de decisão sobre a cidade ideal para uma reunião corporativa, o gestor precisa considerar o impacto de cada deslocamento no orçamento total, no tempo improdutivo e até na satisfação dos participantes. A VOLL é a única plataforma que permite cruzar todos esses fatores em um mesmo ambiente, transformando decisões operacionais em vantagem competitiva.

Com o apoio da VOLL, o gestor pode:

• Visualizar o TTE em tempo real: A plataforma mostra o custo total por colaborador, considerando voos, deslocamentos terrestres, hospedagem e diárias.

• Comparar diferentes cidades antes de aprovar a viagem: O algoritmo de reserva apresenta opções mais econômicas e estratégicas com base no perfil dos viajantes e na política da empresa.

• Integrar dados com a política de viagens: Limites de gastos, regras por cargo ou tipo de reunião são aplicados automaticamente.

• Contar com apoio consultivo: Os especialistas da VOLL ajudam a definir a melhor cidade para a reunião, considerando malha aérea, fusos, duração da agenda e outros fatores críticos.

Ao centralizar todo o programa de viagens em uma única plataforma, a VOLL garante mais visibilidade para o gestor, mais previsibilidade para a empresa e mais produtividade para os colaboradores.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua também na gestão de despesas corporativas, garantindo mais controle, conformidade e eficiência para as áreas de T&E e financeiro ao oferecer uma fatura única integrada que promove a categorização automática de gastos e elimina de processos manuais como coleta de comprovantes e planilhas paralelas. 

Faça como grandes empresas como Itaú, Nubank, Claro, Ifood e otimize a escolha dos destinos das suas reuniões com apoio de dados concretos, análises automatizadas e consultoria especializada. Entre em contato com a VOLL e otimize a sua gestão de viagens e despesas corporativas.