Dicionário de dados e KPIs do programa de viagens corporativas

Em qualquer programa de viagens corporativas, os dados são a principal fonte de insights. Mas quando cada área interpreta as métricas de um jeito — ou sequer entende o que elas significam — o que era para gerar agilidade vira motivo de retrabalho.

Termos como “tarifa média”, “no-show”, “economia evitada” e “TTE” (total trip expense) aparecem com frequência nos relatórios e painéis. Ainda assim, é comum que RH, financeiro, compras e gestores de viagens tenham interpretações diferentes sobre cada uma e é aí que começam os mal-entendidos.

A criação de um dicionário de dados e KPIs padronizados é uma medida simples, mas que pode acelerar a tomada de decisões, melhorar a governança, facilitar auditorias e ainda  evitar disputas sobre o que está ou não performando bem.

Neste conteúdo, mostramos como criar esse glossário, definir owners e fórmulas de cálculo, organizar regras por período e padronizar o que realmente importa para analisar a performance do programa de viagens.

Glossário mínimo: os indicadores que não podem faltar no programa de viagens

Um bom programa de viagens corporativas precisa de um glossário básico e compartilhado entre todas as áreas envolvidas, da reserva à análise de resultados. Esse glossário deve incluir as métricas mais usadas para avaliar performance, entender comportamentos e identificar oportunidades de economia.

Além da definição, é fundamental que cada indicador tenha um “owner”, ou seja, uma área ou pessoa responsável pela coleta, validação e atualização das informações, pois isso evita distorções, versões paralelas e garante consistência nas análises.

Veja os principais indicadores que devem constar no dicionário e seus responsáveis diretos:

• Tarifa média: Valor médio pago por bilhetes (aéreos, rodoviários etc.) ou diárias de hotel. Pode ser segmentada por rota, hotel, destino, centro de custo, período e tipo de viajante. Responsável: Time de viagens ou procurement, com base nas reservas registradas na plataforma.

• No-show: Percentual de reservas não utilizadas, como voos perdidos ou check-ins não realizados no hotel, com ou sem cobrança de multa. Responsável: Time de viagens ou BPO de reembolsos, com base em relatórios da TMC e integrações com ERP.

• TTE (Total Trip Expense): Custo total da viagem, somando transporte, hospedagem, taxas, alimentação e outras despesas reembolsáveis. Indicador essencial para comparar rotas e prever orçamento. Responsável: Time de finanças ou controladoria, em conjunto com o time de viagens e relatórios da plataforma.

• Antecedência de compra: média de dias entre a reserva e a data da viagem. Um dos principais fatores que impactam a tarifa média. Responsável: Time de viagens, com apoio da TMC ou da plataforma de gestão.

• Índice de adesão à política: Percentual de reservas que seguiram as diretrizes da política de viagens, como categoria do hotel, tipo de tarifa e limites de gastos. Responsável: Time de viagens, com auditoria automatizada na plataforma ou via workflow de aprovação.

• Economia real e economia evitada: A economia real se refere à diferença entre o orçamento previsto e o valor final pago. Já a economia evitada considera o quanto a empresa deixou de gastar ao seguir a recomendação mais econômica (ex: menor tarifa disponível no momento da busca). Responsável: Time de viagens, com auditoria automatizada na plataforma ou via workflow de aprovação.

Leia mais em: 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar.

Regras de cálculo e períodos: como garantir consistência nas análises

Um erro comum na gestão de viagens corporativas é comparar indicadores calculados com metodologias ou períodos diferentes. Por isso, além de definir o glossário e os responsáveis por cada métrica, é essencial padronizar as regras de cálculo e os intervalos de análise.

Veja alguns pontos que devem estar documentados:

• Período de apuração: Defina se os indicadores serão analisados mensalmente, trimestralmente ou por outro ciclo. Isso facilita o comparativo e evita distorções entre áreas ou fornecedores.

• Inclusões e exclusões: Especifique se reservas canceladas, viagens internacionais ou perfis específicos de viajantes (como diretoria) entram ou não nos cálculos. A exclusão sem consenso pode comprometer a análise.

• Fontes de dados válidas: Determine quais sistemas ou relatórios são considerados oficiais (TMC, ERP, plataforma integrada etc.). O uso de múltiplas fontes pode gerar conflitos e interpretações divergentes.

• Tratamento de outliers: Combine uma regra para dados atípicos (por exemplo, diárias acima de determinado teto ou reservas emergenciais), garantindo maior precisão nas análises.

• Corte de competência: Estabeleça se os dados serão analisados com base na data de emissão, data da viagem ou data de pagamento. Essa definição é crucial especialmente para áreas como controladoria e contabilidade.

Ao garantir consistência nessas regras, o gestor de viagens pode acompanhar a evolução do programa de forma confiável, gerar relatórios automatizados e comparar dados entre períodos, centros de custo e perfis de viajante com mais segurança.

Economia real x economia evitada: por que essa diferença importa

Nas apresentações de resultados, é comum ver percentuais de economia atribuídos ao programa de viagens. Mas, sem diferenciar os conceitos de economia real e economia evitada, os números podem ser mal interpretados — ou até gerar decisões equivocadas.

• Economia real: Representa a redução efetiva de gastos em comparação com um período anterior ou com o orçamento aprovado. Exemplo: Se a empresa gastava R$ 100 mil por mês com viagens e passou a gastar R$ 85 mil, houve uma economia real de 15%.

• Economia evitada: Refere-se ao valor que deixaria de ser economizado caso uma escolha mais cara tivesse sido feita. Exemplo: Ao optar por um voo 20% mais barato do que o valor médio disponível no momento da busca, a plataforma considera esse valor como economia evitada.

Ambas as métricas são relevantes e devem ser comunicadas com clareza, especialmente para CFOs e áreas financeiras. A economia real ajuda a entender a eficiência do programa como um todo, enquanto a economia evitada evidencia a eficácia das ferramentas e decisões no momento da reserva.

O ideal é que o dicionário de KPIs inclua as duas definições e mostre como cada uma deve ser utilizada em relatórios e apresentações estratégicas.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Como garantir auditoria e rastreabilidade nas mudanças de indicadores

Em programas de viagens corporativas maduros, os indicadores não podem mudar de uma reunião para outra sem justificativa. Alterações em fórmulas, datas de corte, owners ou escopos precisam ser documentadas, aprovadas e registradas, caso contrário, a confiança no dado se perde e as decisões passam a ser questionadas.

Para garantir a rastreabilidade, é recomendável adotar práticas como:

• Histórico de versões com data e responsável: Toda vez que uma definição for alterada (por exemplo, a fórmula de economia evitada ou o período de apuração da tarifa média), salve a versão anterior e registre a nova com data e nome do responsável.

• Controle de acesso e edição: Evite planilhas colaborativas e relatórios manuais que possam ser alterados sem controle. Prefira plataformas que limitem a edição por perfil e mantenham logs automáticos de alterações.

• Aprovação interárea: Mudanças nos principais KPIs devem ser alinhadas com todas as áreas envolvidas — principalmente T&E, compras e financeiro — e registradas por e-mail ou dentro da própria ferramenta de BI, quando possível.

• Indicação visual de alterações em dashboards: Sinalize quando um KPI tiver sua regra de cálculo ou seu período alterado recentemente, para evitar comparações incorretas em apresentações ou tomadas de decisão.

Na prática, a auditoria das alterações protege o programa contra interpretações enviesadas, manipulações não intencionais e erros de comunicação entre áreas.

Por que a VOLL é a melhor agência de viagens corporativas para estruturar seu dicionário de KPIs

Entender o que é tarifa média, antecedência, economia evitada ou TTE (total trip expense) é só o começo. O verdadeiro valor dos KPIs está na capacidade de cruzar esses dados com a realidade da sua operação e usá-los para tomar decisões mais rápidas e alinhadas entre áreas e é exatamente isso que a VOLL entrega.

Além de ser a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL atua como uma parceira estratégica de dados, configurando dashboards personalizados, padronizando indicadores, monitorando desvios e gerando insights em tempo real para sua empresa. Tudo isso com o apoio de um time dedicado de account managers, que acompanha o cliente do onboarding ao plano de ação contínuo.

Além disso, oferecemos:

• Consultoria dedicada: Os account managers da VOLL ajudam a revisar, personalizar e alinhar os principais conceitos e owners de cada métrica ao seu time.

• Cálculos automáticos e auditáveis: Todos os indicadores são gerados com regras claras, datas definidas e versões salvas, garantindo rastreabilidade total.

• Dashboard com filtro dinâmico por unidade, centro de custo e período: Uma visão segmentada que acelera a tomada de decisões com base em dados confiáveis.

• Integração com BI: Os dados da VOLL podem ser integrados ao Power BI ou outras ferramentas da sua empresa, garantindo consistência entre áreas.

Com a VOLL, sua empresa não precisa começar do zero para definir indicadores ou tentar decifrar siglas inconsistentes a cada relatório. Nossa plataforma já opera com um glossário padronizado de KPIs validado por centenas de programas de viagens corporativas e pode ser facilmente adaptado à governança de dados da sua empresa.

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