Como lidar com picos de demanda na gestão de viagens corporativas?

Assim como acontece nas viagens a lazer, a gestão de viagens corporativas costuma alternar períodos mais estáveis com momentos de forte concentração de demandas. 

Feriados prolongados, férias escolares, alta temporada, grandes eventos, congressos, feiras e até ciclos internos em que muitas áreas precisam viajar ao mesmo tempo contribuem para a formação de picos que pressionam a operação.

Nessas fases, o volume de solicitações cresce rapidamente, os prazos ficam mais curtos e as exceções se multiplicam. Consequentemente, o gestor passa a lidar com mais emissões, alterações, cancelamentos e dúvidas simultâneas, muitas vezes sem aumento proporcional de capacidade ou apoio operacional.

Esses picos não são exceção e fazem parte da rotina das viagens corporativas. O desafio está em reconhecê-los com antecedência e se preparar para atravessar esses períodos sem entrar em modo de crise, preservando controle, qualidade das decisões e experiência do viajante.

Sinais que ajudam a prever picos de demanda nas viagens corporativas

Embora a sensação durante um pico seja de urgência, grande parte desses períodos pode ser antecipada. A sobrecarga raramente surge do nada: ela costuma seguir padrões ligados ao comportamento do negócio, às sazonalidades e ao próprio histórico de viagens da empresa.

Alguns sinais ajudam o gestor a identificar esses picos com antecedência:

• Concentração de viagens em determinadas épocas do ano: Férias escolares, feriados prolongados e alta temporada costumam elevar o volume de deslocamentos e reduzir a disponibilidade de passagens e hospedagens.

• Eventos recorrentes do mercado: Congressos, feiras, treinamentos e encontros setoriais geram picos previsíveis de emissão em determinadas praças.

• Movimentos internos sincronizados: Períodos em que várias áreas viajam ao mesmo tempo, como rodadas de negociação, atualização de fornecedores ou definição de budgets.

• Histórico de solicitações: Analisar dados de anos anteriores ajuda a identificar meses ou semanas com volume acima da média.

• Aumento de exceções e urgências: Quando pedidos de última hora começam a se repetir, é sinal de que a capacidade está sendo pressionada.

Reconhecer esses padrões permite ao gestor sair do modo reativo e avançar para o próximo passo: planejar capacidade e apoio operacional antes que o pico se instale.

Leia também: Picos sazonais do segundo semestre: como evitar impactos no orçamento e garantir disponibilidade.

Como preparar a operação para absorver esses picos 

Identificar picos previsíveis é importante, mas só isso não resolve o problema. Para atravessar períodos de alta demanda sem entrar em modo de crise, o gestor precisa preparar a operação para absorver mais solicitações, exceções e interações em menos tempo.

Esse preparo passa por ajustes pontuais no funcionamento do programa, pensados especificamente para momentos de maior volume:

• Mapear onde a operação tende a travar primeiro: Em muitos casos, o gargalo aparece em aprovações, emissão, alterações de última hora ou atendimento ao viajante.

• Revisar fluxos e prazos antes do pico: Ajustar SLAs temporariamente ajuda a manter previsibilidade e evita promessas que não serão cumpridas.

• Estimular pedidos com mais antecedência: Sempre que possível, diluir a demanda reduz a concentração de solicitações nos mesmos dias.

• Definir prioridades claras: Separar viagens críticas de deslocamentos menos urgentes evita que toda a fila seja tratada como emergência.

• Alinhar expectativas com as áreas usuárias: Comunicação prévia reduz atrito quando o volume aumenta e decisões precisam ser mais criteriosas.

Preparar a operação não significa aumentar a estrutura de forma permanente, mas criar condições para que o programa de viagens funcione de forma mais controlada quando realmente for necessário. 

Por que vale a pena delegar e automatizar fluxos em situações como essas

Em períodos de alta demanda, a sobrecarga do gestor não vem apenas do volume de viagens, mas da quantidade de decisões, exceções e acompanhamentos simultâneos. À medida que as solicitações se concentram em um curto espaço de tempo, manter controle manual sobre cada etapa deixa de ser eficiente e passa a consumir energia que deveria estar voltada às decisões mais relevantes.

Delegar parte da operação e automatizar fluxos, nesses contextos, ajuda a preservar a capacidade de gestão mesmo quando o volume foge do padrão. 

Para isso, o gestor pode contar com o apoio especializado de uma agência de viagens como a VOLL, que oferece diversas funcionalidades voltadas à absorção de picos operacionais, como:

• Follow-up automático de aprovações e emissões: Evita que o gestor precise cobrar manualmente áreas e aprovadores em meio ao pico.

• Padronização de regras temporárias: Em períodos críticos, regras claras reduzem exceções e decisões caso a caso.

• Centralização do atendimento ao viajante: Dúvidas, alterações e imprevistos passam a ser tratados por um time dedicado, sem sobrecarregar o gestor.

• Automação de alertas e prazos: Emissões próximas, riscos de tarifa e solicitações paradas são monitoradas sem intervenção manual.

• Execução: A agência assume parte do volume operacional, permitindo que o gestor foque em decisões mais estratégicas.

Combinando tecnologia e atendimento consultivo, a VOLL atua como uma extensão da área de viagens e contribui para reduzir o esforço necessário para que o programa não trave e continue funcionando de forma previsível sem que o gestor perca a visibilidade da operação.

O que aprender com os períodos de pico para evitar repetição

Depois que um período de alta demanda passa, é comum que a operação volte ao ritmo normal e as decisões tomadas sob pressão fiquem para trás. No entanto, esses momentos concentram informações valiosas sobre como o programa de viagens reage quando é levado ao limite.

Analisar o que aconteceu durante os picos ajuda o gestor a identificar gargalos que só aparecem quando o volume aumenta, como atrasos recorrentes em aprovações, excesso de exceções, sobrecarga de atendimento ou falta de clareza em regras temporárias.

Alguns pontos que merecem atenção nessa análise são:

• Etapas do fluxo que mais acumularam solicitações;

• Tipos de viagem que geraram mais urgências;

• Áreas que concentraram maior volume de exceções;

• Tempos médios de resposta antes e durante o pico;

• Situações que exigiram intervenção manual do gestor.

Esse aprendizado permite ajustar processos, regras e responsabilidades antes do próximo período de alta, reduzindo a chance de repetir os mesmos problemas. Assim, ao incorporar essas análises à rotina da gestão de viagens corporativas, o gestor passa a tratar picos de demanda não como crises inevitáveis, mas como eventos previsíveis e cada vez mais controláveis.

Conte com a VOLL para manter controle nas viagens em períodos críticos

Variações de demanda fazem parte da gestão de viagens, mas a diferença entre atravessar esses períodos com controle ou entrar em modo reativo está na maturidade do programa.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajudou diversas empresas a transformarem picos sazonais em operações mais previsíveis, com menos retrabalho e menor desgaste para gestores e áreas envolvidas.

Ao integrar viagens, aprovações, atendimento e despesas em uma única plataforma, a VOLL reduz a complexidade operacional em períodos críticos e o gestor mantém visibilidade sobre solicitações, exceções e gargalos, sem precisar intermediar cada etapa ou assumir tarefas operacionais que consomem tempo.

Além da tecnologia, o modelo de atendimento consultivo da VOLL permite ajustar fluxos, regras e níveis de apoio conforme o contexto, absorvendo variações de demanda sem comprometer a experiência do viajante ou a previsibilidade de custos. 

Empresas como Itaú, iFood e Afya já adotam esse modelo para sustentar seus programas de viagens ao longo do ano. Se a sua empresa enfrenta desafios semelhantes, entre em contato com a VOLL e entenda como estruturar um programa que mantém controle mesmo nos períodos de maior pressão.