O aumento da mobilidade expõe colaboradores a diversos cenários, incluindo a possibilidade de incidentes de saúde. Nesse contexto, garantir a segurança e o bem-estar do viajante, minimizando imprevistos financeiros e logísticos, é um pilar essencial do duty of care da sua empresa.
Apesar de a telemedicina ter se consolidado como uma ferramenta fundamental para o cuidado remoto, há situações em que o atendimento presencial se torna indispensável, especialmente em casos de urgência, acidentes ou condições que exigem exames e internações.
Mas como garantir que seu colaborador seja atendido de forma ágil, segura e, o mais importante, sem a necessidade de arcar com os custos?
Continue a leitura e descubra como estruturar um processo eficaz para assegurar um atendimento hospitalar rápido, seguro e sem desembolso por parte do viajante, explorando o papel da rede credenciada, da carta de garantia e dos protocolos de emergência médica.
Durante viagens a trabalho, imprevistos médicos podem ocorrer a qualquer momento, variando desde simples indisposições até emergências graves.
Os incidentes mais comuns envolvem acidentes leves ou de trânsito, principalmente em deslocamentos entre reuniões e aeroportos; doenças infecciosas decorrentes de mudanças climáticas, alimentação ou contato com novos ambientes; e crises de condições crônicas, como hipertensão, diabetes ou problemas respiratórios.
Além do impacto direto na saúde do colaborador, esses incidentes podem gerar custos elevados, atrasos em compromissos estratégicos e queda na produtividade.
Por isso, contar com um planejamento preventivo, protocolos claros e parceiros especializados em gestão de risco médico é fundamental para reduzir impactos e garantir a segurança do viajante.
A rede hospitalar credenciada é o conjunto de hospitais, clínicas, laboratórios e profissionais de saúde com os quais a seguradora ou a empresa parceira mantém acordos para atendimento direto.
Nesses casos, o viajante recebe assistência médica sem precisar desembolsar valores no momento do atendimento.
Os principais benefícios da rede credenciada incluem:
Atendimento rápido e desburocratizado: o colaborador é direcionado a um local de confiança, eliminando a busca por atendimento em um ambiente desconhecido.
Faturamento direto: o hospital fatura o serviço diretamente à seguradora, evitando o desembolso do viajante e a burocracia do reembolso.
Segurança jurídica: garante que o atendimento siga os padrões previstos no contrato de seguro ou assistência.
Para gestores de viagens, o ideal é mapear previamente os hospitais e especialidades disponíveis nas rotas mais frequentes da empresa, tanto em território nacional quanto internacional. Esse mapeamento deve ser atualizado periodicamente e compartilhado com os colaboradores antes de cada viagem.
Dica extra: enquanto a rede nacional costuma ser mais padronizada, a rede internacional requer atenção especial, pois os custos e a regulação variam significativamente. Sempre confira a cobertura geográfica do seu contrato.
Mesmo dentro da rede credenciada, para procedimentos mais complexos ou que envolvam internação, o principal instrumento para evitar o desembolso é a carta de garantia.
Esse é um documento emitido pela seguradora, pelo provedor de assistência médica ou pelo parceiro de gestão de viagens, que assegura ao hospital o pagamento dos serviços médicos prestados ao colaborador.
Ele comprova que o tratamento está coberto, substituindo a necessidade de o viajante pagar pelo atendimento e solicitar reembolso posteriormente.
Contato imediato: o colaborador ou gestor entra em contato com a central de assistência 24 horas.
Triagem: a central avalia a necessidade de atendimento presencial e direciona o paciente ao hospital credenciado mais adequado.
Solicitação: a central solicita ao hospital uma estimativa dos custos do tratamento.
Emissão: a seguradora ou assistência emite e envia a carta de garantia ao hospital, autorizando o tratamento dentro dos limites contratuais.
Lembre-se de que cada apólice define cobertura máxima, exclusões e a necessidade de autorização prévia para determinados procedimentos. Antes do atendimento, é essencial confirmar se o hospital aceita a carta de garantia e se o tipo de tratamento está contemplado nos limites da apólice.
Essa verificação evita imprevistos e garante que todo o processo ocorra de forma fluida, sem prejuízos ao colaborador nem à empresa.
Para garantir uma resposta eficiente em casos de urgência, a empresa deve manter um protocolo de acionamento ativo 24 horas por dia, sete dias por semana. Um fluxo ideal de atendimento funciona da seguinte forma:
Contato zero: o colaborador deve acionar imediatamente a central de assistência 24/7. Telefones, WhatsApp e demais canais devem estar reunidos em um único documento de fácil acesso.
Comunicação com o gestor: o colaborador ou a central de assistência deve notificar o gestor de viagens, o setor de RH ou o responsável pelo protocolo interno.
Direcionamento: a central de assistência direciona o colaborador ao hospital credenciado mais próximo e adequado ao caso.
Emissão da carta: se o atendimento exigir internação ou procedimentos de custo elevado, a central inicia o processo de emissão da carta de garantia.
Atendimento: o colaborador é atendido sem necessidade de desembolso.
Encerramento: o hospital envia a conta para a seguradora, enquanto o gestor monitora a alta e o bem-estar do viajante.
Mesmo em atendimentos realizados com carta de garantia, é fundamental organizar toda a documentação médica e administrativa relacionada ao sinistro. Essa prática garante transparência, rastreabilidade e conformidade com auditorias e eventuais reembolsos.
Os principais documentos exigidos são:
Relatórios médicos detalhados: devem conter diagnóstico, tratamento realizado e previsão de alta.
Comprovantes de atendimento e notas fiscais hospitalares: mesmo quando faturadas à seguradora, essas informações são essenciais para a conferência.
Cópia da carta de garantia emitida: comprova a autorização prévia do atendimento.
Formulários da seguradora: devem ser devidamente preenchidos pelo colaborador e pela empresa.
Para assegurar que a empresa esteja preparada para qualquer incidente médico durante viagens, o gestor deve adotar uma abordagem preventiva e estratégica.
Comece elaborando um protocolo interno de emergência médica, um documento simples, claro e de fácil acesso, que contenha todos os contatos de emergência e o passo a passo do acionamento.
Em paralelo, mantenha atualizada a lista de hospitais credenciados, organizada por cidade e especialidade, e exija atualizações periódicas de seus provedores de seguro ou assistência, pois a rede pode sofrer alterações.
Para garantir o sucesso da estratégia, estabeleça parcerias sólidas com corretoras, seguradoras e agências de viagens especializadas, com experiência comprovada em duty of care.
Internamente, realize briefings com os viajantes para apresentar o protocolo, explicar como utilizar a central de assistência 24/7 e reforçar a importância de nunca pagar antecipadamente quando houver cobertura.
Além disso, monitore indicadores de incidentes e custos médicos, utilizando essas informações para aprimorar políticas, processos e coberturas da empresa.
Outra boa prática essencial para garantir acesso rápido e seguro a atendimento médico durante viagens corporativas é contar com um parceiro que facilite todo o processo.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece soluções completas, da solicitação ao reembolso da viagem, integrando o duty of care em cada etapa da jornada.
Desde a reserva até o suporte emergencial, garantimos que seus colaboradores tenham o respaldo necessário, com acesso facilitado à assistência médica. Nossa equipe de atendimento especializado oferece suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, por meio de diversos canais, garantindo que o viajante esteja sempre amparado em qualquer situação.
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