Como escolher a apólice para seguro viagem corporativo: anual ou por viagem?

O seguro viagem é um componente essencial da política de duty of care em viagens corporativas e também uma das principais proteções financeiras da empresa. Além de cobrir despesas médicas e emergências, ele assegura que o colaborador esteja amparado em imprevistos como cancelamentos, extravio de bagagem ou acidentes durante o deslocamento.

Mas uma dúvida recorrente entre os gestores é: compensa mais contratar uma apólice anual ou um seguro por viagem? A escolha depende do perfil dos viajantes, da frequência de deslocamentos e da exposição a riscos em cada rota. 

Entender essas variáveis é o primeiro passo para equilibrar segurança, compliance e redução de custos invisíveis no programa de viagens corporativas.

Quais coberturas mínimas o seguro viagem corporativo deve ter

Independentemente de o contrato ser anual ou por viagem, o gestor deve considerar que existem coberturas mínimas que garantem a segurança do colaborador e reduzem a exposição financeira da empresa. 

O seguro deve incluir, no mínimo, itens como:

• Assistência médica e hospitalar internacional: cobertura para consultas, internações e procedimentos de emergência.

• Evacuação médica e repatriação sanitária: transporte do colaborador para o país de origem em casos graves ou sem atendimento local adequado.

• Cobertura odontológica e farmacêutica: despesas complementares frequentemente ignoradas, mas relevantes em viagens longas.

• Indenização por morte acidental e invalidez: proteção adicional para o colaborador e seus dependentes em caso de acidente.

• Cobertura para bagagem e pertences: reembolso em caso de extravio, roubo ou dano de bagagem despachada.

• Responsabilidade civil: cobre danos causados involuntariamente a terceiros durante a viagem, especialmente em eventos corporativos.

As coberturas devem estar alinhadas à política de duty of care da empresa e aos requisitos legais do país de destino, especialmente em locais que exigem comprovação de seguro médico internacional como condição de entrada, como Cuba, Emirados Árabes Unidos e países do Espaço Schengen.

Saiba também o que mudou no seguro viagem corporativo pós-pandemia.

O que observar em franquias e exclusões do seguro

A análise das franquias e exclusões é essencial para evitar lacunas de cobertura e custos inesperados. Esses detalhes variam conforme a apólice e podem comprometer o reembolso de despesas caso não sejam compreendidos antes da contratação.

Os principais pontos de atenção são:

• Valor da franquia: indica a parte das despesas que será paga pelo colaborador antes que o seguro entre em vigor. Franquias altas reduzem o custo da apólice, mas aumentam o risco financeiro da empresa.

• Limite de cobertura por evento: define o teto máximo que o seguro pagará em cada sinistro, devendo ser compatível com os custos médicos do destino.

• Exclusões comuns: procedimentos estéticos, esportes radicais, gravidez, doenças preexistentes e incidentes sob efeito de álcool ou drogas geralmente não são cobertos.

• Tempo máximo de permanência: algumas apólices têm limite de dias por viagem, o que exige atenção em deslocamentos longos e estadias prolongadas.

Para a gestão de viagens corporativas, revisar essas cláusulas em parceria com o departamento jurídico ou de compliance é uma boa prática que evita passivos e reforça a segurança operacional.

Quem precisa de upgrade na apólice de seguro

Nem todos os viajantes corporativos exigem o mesmo nível de cobertura, pois isso vai depender da frequência das viagens, do grau de exposição a riscos e ao perfil de responsabilidade do colaborador durante o deslocamento. Avaliar o perfil do colaborador, o destino e a natureza da viagem ajuda o gestor a definir quem precisa de uma apólice ampliada, evitando tanto o subseguro quanto o excesso de custo.

Perfis que costumam demandar upgrade incluem:

• Alta liderança e diretoria: viagens frequentes e agendas estratégicas justificam coberturas mais amplas, com assistência médica premium, evacuação prioritária e proteção de pertences pessoais.

• Profissionais que atuam em áreas remotas: colaboradores deslocados para regiões com infraestrutura médica limitada, como zonas industriais ou obras internacionais, devem contar com cobertura de evacuação aérea e limite médico mais alto.

• Viajantes que participam de eventos de longa duração: estadias superiores a 60 ou 90 dias exigem atenção ao tempo máximo de permanência da apólice e à extensão da cobertura.

• Equipes com alto volume de deslocamentos: nesses casos, o seguro anual costuma ser mais vantajoso, pois reduz o custo por viagem e simplifica a gestão das renovações.

A definição de upgrades deve constar na política de viagens corporativas, garantindo previsibilidade orçamentária e clareza sobre os critérios adotados para cada perfil de viajante.

Como conciliar e comprovar o seguro no ERP

A gestão financeira do seguro viagem corporativo deve ser tão estruturada quanto a de passagens e hospedagens. Registrar e conciliar os valores no ERP permite rastrear despesas, evitar cobranças duplicadas e comprovar o cumprimento das políticas internas.

As boas práticas incluem:

• Centralizar os dados da apólice: manter o número da apólice, datas de vigência e valores cobertos vinculados ao centro de custo de cada colaborador.

• Registrar sinistros e reembolsos: cada ocorrência deve gerar um registro contábil vinculado à viagem correspondente, garantindo transparência e rastreabilidade.

• Integrar com a política de despesas: despesas cobertas pelo seguro não devem ser lançadas como reembolso, evitando distorções no controle orçamentário.

• Analisar relatórios consolidados: cruzar dados de uso do seguro com a frequência de viagens ajuda a avaliar a eficiência do modelo (anual x por viagem) e identificar oportunidades de redução de custos.

Esses controles fortalecem a governança do programa de viagens corporativas e facilitam auditorias internas e externas, especialmente em empresas com operação internacional.

Mas, afinal, quando compensa mais contratar uma apólice anual ou um seguro por viagem?

De forma resumida, a escolha entre apólice anual e seguro por viagem depende da frequência e do perfil dos deslocamentos da empresa. O modelo ideal é aquele que equilibra custo, cobertura e praticidade administrativa.

Para orientar a decisão, vale considerar as características de cada formato:

• Apólice anual: indicada para empresas com fluxo constante de viagens e equipes que se deslocam várias vezes ao longo do ano. Esse formato reduz custos administrativos, garante cobertura contínua e simplifica a gestão de compliance, especialmente em programas com grande volume de viajantes.

• Seguro por viagem: mais adequado para empresas com deslocamentos pontuais, eventos sazonais ou número reduzido de viajantes. Apesar do custo unitário maior, evita pagamentos desnecessários em períodos sem viagens e permite personalizar coberturas conforme o destino.

A decisão deve considerar também o histórico de sinistros e o índice de utilização das apólices. Um acompanhamento periódico dos custos e das ocorrências permite ao gestor de viagens ajustar o modelo conforme o comportamento real dos viajantes e o orçamento disponível.

Leia também: Orçamento vivo: como defender a alocação (e realocação) de verba para o programa de viagens.

Como a VOLL apoia empresas na gestão do seguro viagem corporativo

Com presença em mais de 80 países e clientes como Itaú, Afya e Localiza, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. Além de centralizar a gestão de viagens e despesas em uma única plataforma, a empresa apoia seus clientes na administração de seguros corporativos, garantindo que cada deslocamento internacional esteja amparado por coberturas adequadas e em conformidade com as políticas de duty of care.

Por meio de tecnologia proprietária e suporte consultivo, a VOLL oferece:

• Gestão integrada de políticas e apólices: controle centralizado dos seguros contratados, com dados atualizados de cobertura, validade e viajantes elegíveis.

• Automação de registros e auditorias: integração com ERPs e sistemas de despesas, permitindo rastrear o uso das apólices e reduzir custos invisíveis.

• Alertas inteligentes de conformidade: notificações sobre exigências de seguro por país e suporte em tempo real em caso de sinistros.

Ao unificar dados de viagens, despesas e seguros em um mesmo ecossistema digital, a VOLL ajuda gestores a antecipar riscos, evitar sobreposições de apólices e garantir que cada viagem ocorra com segurança, eficiência e total conformidade internacional.

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