Dependência de fornecedor único: o que fazer para evitar riscos

Companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras, aplicativos de transporte compõem a base operacional de qualquer programa de viagens corporativas. Quando todos esses serviços funcionam bem, a rotina parece previsível, mas basta a falha de um único fornecedor para comprometer a experiência do viajante e a continuidade da operação.

A dependência excessiva de um parceiro pode gerar riscos de paralisação, perda de dados ou descumprimento contratual. Por isso, as empresas com maturidade em governança de viagens trabalham com matrizes de risco e planos de contingência, que antecipam cenários críticos e definem alternativas viáveis sem impacto no negócio.

Ter um plano B não é sinal de desconfiança, e sim de gestão responsável, um pilar essencial para garantir previsibilidade, segurança e eficiência em programas de viagens corporativas de qualquer porte.

Como identificar sinais de alerta em fornecedores

Antes que um problema se torne crítico, o gestor pode identificar indícios de instabilidade nos fornecedores. O acompanhamento contínuo de desempenho e a análise de indicadores de risco são fundamentais para evitar rupturas inesperadas.

Alguns sinais de alerta que merecem atenção:

• Descumprimento recorrente de SLA: atrasos frequentes em emissões, reembolsos ou atendimento são os primeiros indícios de perda de eficiência.

• Comunicação instável: falhas de resposta, canais inativos ou mudanças constantes de ponto de contato indicam desorganização interna.

• Problemas financeiros públicos: ações trabalhistas, protestos ou atrasos com parceiros comerciais podem antecipar riscos de paralisação.

• Oscilações na qualidade do serviço: aumento de erros operacionais, falhas em integrações e suporte limitado em horários críticos.

• Falta de transparência contratual: resistência em compartilhar métricas de desempenho ou histórico de auditorias.

Monitorar esses sinais e manter um plano de avaliação periódica com critérios objetivos permite ao gestor agir preventivamente, acionando planos alternativos antes que o problema afete a operação.

Como montar uma matriz de risco para o programa de viagens

A matriz de risco é uma ferramenta essencial para identificar, classificar e priorizar ameaças à continuidade do programa de viagens corporativas. Ela ajuda o gestor a visualizar onde estão os pontos críticos e quais fornecedores exigem planos de contingência mais robustos.

Para estruturá-la de forma eficiente:

• Liste todos os fornecedores e categorias de serviço: companhias aéreas, redes hoteleiras, meios de pagamento, locadoras e plataformas tecnológicas.

• Avalie probabilidade e impacto: classifique cada risco de acordo com a chance de ocorrer e o efeito sobre a operação (baixo, médio ou alto).

• Defina respostas e responsáveis: determine as ações de mitigação e quem deve ser acionado em cada cenário (gestor, RH, jurídico ou financeiro).

• Associe níveis de criticidade a planos de ação: por exemplo, um fornecedor de alto impacto e alta probabilidade deve ter um fornecedor reserva e cláusula de espelhamento de dados já estruturada.

• Revise periodicamente: atualize a matriz a cada semestre, após auditorias, mudanças contratuais ou novos incidentes.

Com a matriz de risco ativa, o gestor transforma dados dispersos em decisões estratégicas, antecipando vulnerabilidades e reforçando a resiliência da gestão de viagens corporativas.

Como definir fornecedores secundários por rota e praça

Ter fornecedores alternativos mapeados é uma das medidas mais eficazes para garantir a continuidade do programa de viagens em caso de falhas ou interrupções. O ideal ainda é que cada rota, praça ou categoria de serviço conte com ao menos uma opção de backup previamente negociada.

Para estruturar essa reserva operacional:

• Mapeie as rotas críticas: identifique os trechos com maior volume de viagens e os parceiros mais sensíveis a interrupções.

• Negocie acordos secundários: mantenha contratos de contingência com fornecedores diferentes, mesmo que com menor volume de operação.

• Avalie performance local: em rotas regionais ou internacionais, priorize empresas com infraestrutura comprovada e histórico de estabilidade.

• Cadastre fornecedores alternativos no sistema de reservas: isso facilita a emissão imediata de bilhetes e reservas em caso de falha do fornecedor principal.

• Atualize a matriz de risco periodicamente: revise as opções de backup conforme mudanças no mercado, fusões ou encerramento de operações.

Além de reduzir o impacto financeiro e operacional de uma eventual paralisação, ter rotas e fornecedores secundários prontos reforça a maturidade do programa de gestão de viagens corporativas.

Saiba como definir critérios para escolha de fornecedores de viagens corporativas.

Como estruturar cláusulas de saída e espelhamento de dados

Uma gestão de fornecedores eficiente começa pelo contrato. As cláusulas de saída e de espelhamento de dados são fundamentais para garantir que, em caso de rescisão, falência ou interrupção de serviços, a empresa mantenha acesso às informações e possa migrar rapidamente para outro parceiro.

Boas práticas contratuais incluem:

• Cláusula de continuidade operacional: determina prazos mínimos para comunicação prévia em caso de encerramento das atividades ou rescisão unilateral.

• Espelhamento de dados estruturado: as informações de reservas, relatórios, notas fiscais, políticas e históricos de atendimento devem ser armazenadas em ambiente seguro da empresa ou em nuvem corporativa própria. O ideal é que os contratos prevejam exportações periódicas automáticas, em formato aberto e compatível com outros sistemas (como CSV, XML ou API).

• Acesso independente: o gestor deve ter permissão para consultar dados críticos mesmo em caso de suspensão do fornecedor, garantindo visibilidade sobre viagens em andamento.

• Responsabilidade pelo sigilo e backup: o contrato deve prever penalidades em caso de perda, bloqueio ou exclusão indevida de dados corporativos.

• Planos de transição: definir prazos e obrigações durante a troca de fornecedor, incluindo suporte técnico e treinamento temporário.

• Revisão jurídica periódica: garantir que as cláusulas estejam atualizadas conforme a LGPD e as políticas internas de compliance.

Esses mecanismos reduzem a vulnerabilidade contratual e permitem que o gestor mantenha controle total sobre informações estratégicas, mesmo em cenários de ruptura.

Leia também: Gestão de contratos com fornecedores de viagem: dicas e boas práticas.

Como realizar testes de contingência de forma periódica

Os planos de contingência só são eficazes quando testados com regularidade. Simulações controladas ajudam o gestor a identificar falhas, ajustar fluxos e garantir que, em caso de ruptura, a empresa consiga reagir sem perda de informação ou paralisação das viagens.

Confira algumas boas práticas para testar a contingência dos fornecedores:

• Simulações sem aviso prévio: reproduzem interrupções reais de sistema ou falhas de fornecedor para avaliar o tempo de resposta da equipe.

• Auditorias de backup e acesso: verificam se as cópias de dados, relatórios e reservas estão atualizadas e acessíveis fora do ambiente do fornecedor principal.

• Trocas simuladas de fornecedor: permitem avaliar o processo de migração e a compatibilidade de integrações com ERPs e plataformas de gestão.

• Testes de comunicação: garantem que todos os contatos de emergência, como suporte técnico e gestores de conta, estejam atualizados e ativos.

• Registro de desempenho: documentar resultados e planos de melhoria após cada simulação, alimentando a matriz de risco com dados reais.

O ideal é realizar testes de contingência a cada seis meses, ou com maior frequência em programas de viagens de alto volume ou risco.

Como a VOLL apoia empresas na gestão de fornecedores e mitigação de riscos

A maturidade de um programa de viagens corporativas depende tanto da tecnologia quanto da capacidade de resposta diante de imprevistos. É por isso que empresas que valorizam governança e continuidade operacional escolhem a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, presente em mais de 80 países e parceira de grandes organizações como PepsiCo, Afya e Localiza.

A plataforma da VOLL centraliza toda a gestão de viagens e despesas corporativas em um único ecossistema digital, permitindo que gestores controlem fornecedores, políticas e custos em tempo real. Esse modelo assegura rastreabilidade, previsibilidade e agilidade em momentos críticos.

Entre os diferenciais que fortalecem a gestão de riscos estão:

• Monitoramento ativo de fornecedores: relatórios de desempenho, alertas de SLA e visibilidade sobre incidentes operacionais.

• Integrações seguras e redundância de dados: armazenamento em nuvem corporativa e compatibilidade com sistemas de ERP e compliance.

• Automação de processos de contingência: migração rápida de reservas e comunicação imediata com viajantes em caso de falha.

• Suporte consultivo especializado: acompanhamento contínuo para atualização da matriz de risco e das cláusulas contratuais.

Com a VOLL, o gestor ganha uma visão completa do ecossistema de viagens e reduz a dependência de fornecedores individuais, transformando vulnerabilidades em estratégias sólidas de continuidade e resiliência corporativa.

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