Gerenciar a logística e os custos de viagens corporativas exige atenção aos detalhes, afinal, cada ponto da jornada impacta diretamente a produtividade do viajante e o orçamento da empresa.
No que diz respeito à hospedagem, um dos aspectos mais sensíveis do programa de viagens, as situações de early check-in (entrada antecipada no hotel) e late check-out (saída após o horário padrão) estão entre os fatores que demandam maior cuidado.
Embora pareçam solicitações pontuais, esses ajustes de horário podem gerar custos extras significativos quando não são previstos em contrato ou controlados adequadamente. Ao mesmo tempo, podem ser essenciais para garantir o conforto e o bom desempenho do colaborador em deslocamentos estratégicos.
Por isso, é fundamental estabelecer uma política de viagens que contemple o controle dessas situações com base em cláusulas contratuais bem definidas e critérios de liberação claros.
Siga a leitura e confira dicas de como gerenciar de forma eficiente os casos de early check-in e late check-out!
A acomodação é um pilar central em qualquer viagem de negócios, funcionando como o ambiente de descanso, preparação e, muitas vezes, também como espaço de trabalho remoto para o colaborador. Por isso, uma hospedagem bem selecionada impacta diretamente a produtividade e o bem-estar do viajante.
O horário padrão de check-in (geralmente entre 14h e 16h) e check-out (em torno de 11h ou 12h) dos hotéis reflete as necessidades operacionais da hotelaria, como o tempo necessário para higienização e preparo dos quartos. Mas essa rigidez raramente se alinha à complexa logística de uma viagem corporativa.
Um voo noturno, reuniões logo após a chegada ou longos deslocamentos entre cidades são fatores que exigem a flexibilização dos horários de check-in e check-out.
Afinal, o descompasso entre o horário de chegada/partida e os tempos padrão do hotel é o que gera a demanda por acomodações fora do horário, podendo resultar em:
Custo adicional: taxas extras ou a cobrança de uma diária completa para garantir o uso estendido.
Baixa produtividade: colaboradores cansados e estressados por longas esperas em hotéis ou aeroportos.
Desperdício de tempo: horas que poderiam ser dedicadas ao trabalho ou ao descanso são perdidas em espera e transições.
O gestor de viagens eficiente deve compreender que nem toda exceção representa desperdício. Em muitos casos, um early check-in bem planejado evita atrasos, melhora o descanso do colaborador e aumenta a produtividade.
O mesmo vale para o late check-out, que pode eliminar a necessidade de pagar uma diária extra ou garantir que o viajante mantenha sua rotina de trabalho até o momento do retorno.
Por outro lado, sem políticas bem estruturadas, essas exceções podem se tornar um ponto de fuga no orçamento corporativo, abrindo margem para solicitações sem critério e negociações de última hora que encarecem o custo total da viagem.
O fato é que, em muitos casos, existem motivos operacionais legítimos que justificam esses ajustes, e conhecer esses cenários ajuda o gestor a criar regras equilibradas e defender as decisões junto à área financeira.
Entre as situações mais comuns, estão:
Quando o voo chega muito cedo (antes das 7h, por exemplo), é razoável que o viajante precise de um early check-in para descansar e se preparar para compromissos matinais. Da mesma forma, voos noturnos ou embarques tardios podem demandar late check-out.
Em viagens que envolvem feiras, congressos ou reuniões estratégicas, o cronograma pode ultrapassar o horário padrão de saída do hotel, exigindo permanência prolongada.
Deslocamentos internacionais ou entre estados com grande diferença de fuso horário aumentam a necessidade de ajuste. O corpo humano demanda adaptação, e forçar o colaborador a cumprir jornadas exaustivas sem descanso pode reduzir o desempenho e aumentar os riscos à saúde.
Alguns cargos, como executivos de alto nível, consultores externos ou profissionais em viagem crítica, exigem maior flexibilidade. Definir critérios por perfil de viajante é uma boa prática para equilibrar custo e bem-estar.
Um dos maiores desafios na gestão de viagens corporativas é determinar quando e para quem as solicitações de early check-in e late check-out devem ser aprovadas.
A chave para um controle eficaz está na criação de critérios objetivos e transparentes. Estes devem estar formalizados na política de viagens da empresa, a fim de evitar subjetividades, garantir a adesão e facilitar a auditoria.
Veja alguns parâmetros estratégicos que podem ser adotados:
Estabeleça que o early check-in só será automaticamente autorizado se a chegada ao destino (considerando o tempo de deslocamento do aeroporto/estação) ocorrer antes de um horário determinado, como às 8h da manhã.
Da mesma forma, o late check-out pode ser autorizado se a saída para o voo ocorrer após um horário estabelecido, como às 18h.
Além disso, considere a duração total da viagem. Um colaborador que tenha viajado por 12 horas ou mais (incluindo voo, conexões e transfer) deve ter prioridade para a liberação, independentemente do horário exato de chegada.
Defina que o early check-in pode ser liberado caso o viajante apresente, na solicitação, um compromisso de alta relevância (como uma negociação com cliente-chave ou apresentação a diretores) que se inicie na primeira hora da manhã, antes das 9h.
Em viagens mais longas (acima de três diárias, por exemplo), a negociação do late check-out tende a ser mais fácil com o hotel, tornando-se um benefício de conforto que justifica o tempo dedicado pelo colaborador.
Viajantes de alto escalão, como diretores e C-levels, que frequentemente estão em viagens críticas, podem ter a liberação automática. Além disso, considere conceder a liberação como um benefício para viajantes com alto volume de viagens, incentivando a satisfação e a adesão à política de viagens corporativas.
A previsibilidade é a chave para uma gestão eficiente. Quando o early check-in e o late check-out são tratados de forma preventiva nas negociações com fornecedores, a empresa reduz os riscos de cobranças adicionais e melhora o relacionamento com as redes hoteleiras.
No processo de RFP (Request for Proposal) e na celebração de contratos corporativos anuais, é importante incluir requisitos específicos:
Negociar um volume anual de cortesias de early check-in (por exemplo: até 3 horas de antecedência) e late check-out (por exemplo: até 16h) para um número X de diárias reservadas. Exemplo: a cada 100 diárias, a empresa tem direito a 10 late check-outs cortesia.
Caso o volume de cortesias seja esgotado, negociar uma tarifa fixa e reduzida para a extensão do horário, ao invés de cobrar meia diária ou diária completa (que é o padrão do balcão). Solicite que o hotel cobre apenas 30% ou 50% do valor da diária, por exemplo.
Em cidades onde sua empresa tem alto volume de reservas e voos noturnos frequentes, negocie com os hotéis parceiros para garantir o early check-in cortesia para voos que chegam antes das 7h da manhã, mediante reserva e aviso prévio. Isso transforma uma exceção em uma regra contratual para rotas específicas.
Além de definir as regras, é essencial registrar e monitorar todas as solicitações de early check-in e late check-out. Esse acompanhamento permite analisar padrões de comportamento, identificar oportunidades de economia e aprimorar a política de viagens.
O viajante ou a equipe de viagens deve solicitar a exceção dentro do mesmo sistema onde a reserva foi feita, justificando-a com base nos critérios da política (exemplo: “Chegada do voo às 6:30 da manhã, conforme item 1.1 da política”) e registrando:
Se o early/late check-out foi cortesia (acordo contratual).
Se houve custo extra e qual foi o valor (tarifa negociada versus tarifa de balcão).
A justificativa para a liberação.
Além disso, para garantir que as regras implantadas estejam funcionando, é importante acompanhar KPIs específicos que revelem o equilíbrio entre custo e experiência do viajante. Alguns dos principais indicadores são:
Percentual de viagens que envolvem early check-in ou late check-out. Um aumento fora do padrão pode indicar falhas na política ou na escolha de horários de voo.
Permite mensurar o impacto financeiro direto dessas solicitações no orçamento total de hospedagem.
Mostra quantas solicitações seguiram o fluxo de aprovação correto, um sinal de maturidade na governança do programa.
Com base nas tarifas acordadas, o gestor pode calcular quanto foi economizado ao evitar cobranças extras em hotéis parceiros.
Medir a percepção dos colaboradores é essencial. O equilíbrio ideal é aquele em que a empresa economiza sem comprometer o bem-estar do viajante.
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O processo de solicitação e aprovação pode ser automatizado, o que reduz erros manuais. Além disso, é possível integrar dados de reservas, orçamentos, reembolsos e políticas em tempo real, garantindo uma gestão completa e robusta.
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