No dia a dia das viagens corporativas, reservar e pagar hospedagens é uma das etapas mais sensíveis do processo. Embora pareça uma tarefa simples, os riscos de fraudes e erros nesse momento são maiores do que muitos gestores imaginam.
Enquanto o cartão corporativo oferece uma camada intrínseca de segurança e rastreabilidade, muitas vezes é necessário recorrer a métodos alternativos, como transferência bancária ou PIX, seja por exigência do fornecedor, pela ausência de um cartão no momento da reserva ou por políticas internas.
A agilidade desses meios de pagamento é inegável, mas o risco também aumenta: contas falsas, golpes de redirecionamento e falsificação de comprovantes são apenas alguns exemplos de fraudes que podem causar prejuízos financeiros e desgaste de reputação.
Por isso, é fundamental estruturar um processo sólido de verificação antifraude antes de realizar qualquer pagamento a hotéis via transferência ou PIX. Essa prática reduz os riscos de golpes e protege a experiência dos viajantes, além de preservar a integridade financeira da empresa.
Siga a leitura e descubra como fortalecer a governança e a autoridade da sua política de pagamentos!
Fraudes em hospedagens corporativas não são casos isolados. Golpistas se aproveitam de brechas em processos descentralizados, especialmente quando a empresa paga diretamente ao hotel, sem a intermediação de uma agência ou plataforma de gestão de viagens. Os golpes mais comuns nesse setor incluem:
Conta falsa por e-mail: o golpista intercepta a comunicação e envia uma fatura fraudulenta, com dados bancários de terceiros, passando-se pelo hotel.
Hotéis fantasmas: reservas feitas em nome de propriedades que não existem ou que não são parceiras oficiais, com solicitação de adiantamento via transferência.
Hackeamento de dados do fornecedor: o golpista altera temporariamente as informações bancárias reais do hotel, induzindo o gestor ao erro.
Sem um processo de validação da titularidade da conta, a empresa pode transferir valores para terceiros sem possibilidade de estorno.
Além do impacto financeiro, há prejuízos indiretos: o colaborador pode chegar ao destino e descobrir que a reserva não existe, comprometendo toda a viagem e gerando retrabalho para a equipe administrativa.
Por isso, a verificação antifraude deve ser tratada como uma etapa obrigatória na política de viagens da empresa, especialmente em pagamentos que não utilizam cartão de crédito corporativo ou sistemas de faturamento já integrados.
Um dos métodos mais eficazes de prevenção é exigir a prova de titularidade (PoT) da conta bancária do hotel antes de realizar qualquer pagamento.
Esse procedimento consiste em confirmar que os dados bancários pertencem, de fato, à empresa prestadora do serviço e não a uma conta de terceiros. Veja algumas boas práticas:
Correspondência cadastral: o nome ou a razão social do beneficiário na transferência ou PIX deve ser idêntico ao nome ou CNPJ do hotel na reserva.
Documentação comprobatória: exija um documento formal do hotel (cabeçalho de fatura, contrato ou carta em papel timbrado) que declare expressamente o CNPJ e os dados bancários.
Registro prévio: o gestor deve manter um cadastro de todas as contas bancárias válidas dos fornecedores recorrentes, bloqueando pagamentos para qualquer conta nova ou não verificada até que o processo de PoT seja concluído.
Cada empresa pode adaptar seu processo de acordo com o volume de viagens, a estrutura interna e as políticas de pagamento. No entanto, alguns passos são universais e recomendados para todas as organizações.
Inclua no manual de viagens corporativas um item específico sobre pagamentos via transferência e PIX, descrevendo o fluxo de validação. Isso evita dúvidas e garante que todos os envolvidos sigam o mesmo padrão.
Essa seção deve detalhar regras como:
Validação obrigatória: nenhuma transferência ou PIX para um novo fornecedor de hospedagem é permitida sem a validação dupla de contas.
Alçada de aprovação: defina quem, dentro do setor financeiro ou de viagens, tem a alçada final para aprovar o pagamento após a prova de titularidade.
Limite de valor: para pagamentos de alto valor, exija uma terceira camada de verificação, como uma ligação para um telefone fixo do hotel verificado no site oficial.
Limite o contato com hotéis a canais oficiais, preferencialmente e-mails corporativos verificados ou plataformas seguras de reservas. Evite tratativas via aplicativos de mensagens, onde é mais fácil alguém se passar por um representante.
Outra boa prática nesta comunicação é a pré-autorização. Muitas vezes confundida com a reserva, a pré-autorização é uma comunicação formal do hotel à empresa, reconhecendo o compromisso.
Ela deve ser usada como base para confirmar que o hotel está ciente de que a empresa fará o pagamento e que o beneficiário será a própria unidade hoteleira.
O checklist atua como uma barreira adicional, garantindo que nenhuma etapa seja ignorada no processo. Veja um modelo pronto para aplicar:
Dados do hotel confirmados: conferência do CNPJ, razão social e endereço do estabelecimento. O nome do titular da conta bancária deve corresponder à razão social do hotel.
Canal de comunicação validado: confirmação de que o contato é feito via domínio oficial (ex: @hotel.com).
Chave PIX: a chave PIX (CNPJ, e-mail ou telefone) deve corresponder a dados públicos e oficiais do hotel.
Documento bancário oficial recebido: conta em nome da mesma razão social do hotel.
Correspondência entre CNPJ da conta e da nota fiscal: sem divergências.
Validação de reserva ativa: confirmação direta com o hotel pelo telefone oficial.
Autorização interna registrada: aprovação do pagamento pela área responsável.
Comprovante armazenado: arquivamento do comprovante de pagamento e dos documentos de validação.
Auditoria agendada: registro no sistema para verificação posterior, caso necessário.
Ao aplicar esse checklist, o gestor cria um processo que combina agilidade e segurança, reduzindo significativamente o risco de fraude.
Cada confirmação, e-mail ou documento validado deve ser arquivado digitalmente. Essa documentação é essencial para auditorias internas e externas.
Em paralelo, mantenha uma lista pré-aprovada de dados bancários de hotéis parceiros. Qualquer nova solicitação de pagamento para um CNPJ já cadastrado, mas com dados bancários diferentes, deve acionar automaticamente um alerta de alto risco.
Além de validar cada pagamento, monitore o histórico de fornecedores e estabelecimentos. Se um mesmo hotel apresentar inconsistências recorrentes, ele deve ser temporariamente bloqueado até o esclarecimento.
Para facilitar a trilha, cada pagamento de hospedagem via transferência ou PIX deve gerar um log digital que comprove que todos os passos do protocolo foram seguidos, com:
Ticket de solicitação: abertura do pedido de pagamento.
Documento de PoT anexado: cópia da carta de aceite ou fatura com os dados bancários.
Carimbo de aprovação: data, hora e nome do gestor (viagens ou financeiro) que validou a prova de titularidade.
Comprovante de pagamento: anexo do comprovante de transferência ou PIX.
Se uma conta for usada indevidamente ou apresentar inconsistências durante a validação, ela deve ser imediatamente marcada como “Restrita” ou “Bloqueada” no sistema interno.
Caso seja confirmada uma tentativa de fraude, o gestor deve comunicar imediatamente o fato a toda a equipe de viagens e financeiro e, se aplicável, registrar um boletim de ocorrência, utilizando a trilha de auditoria como prova.
A carta de faturamento (ou bill-back letter) é um documento indispensável para pagamentos diretos. Na prática, a empresa envia uma carta em papel timbrado ao hotel, informando que arcará com as despesas de hospedagem.
O hotel deve responder com sua carta de aceite, confirmando a forma de pagamento e detalhando os dados bancários oficiais que devem ser utilizados. Essa carta, por conter os dados bancários, serve como prova documental irrefutável de titularidade para o setor financeiro.
Veja abaixo um modelo simplificado que você pode adaptar:
Nome da empresa:
CNPJ:
Endereço:
[Localidade, Dia de Mês de Ano]
À: [Nome do Hotel/Razão Social Completa] A/C: Departamento Financeiro/Reservas Corporativas CNPJ: e Endereço:
Assunto: Formalização de Pagamento de Hospedagem (Bill-Back) e Confirmação de Dados Bancários para Prova de Titularidade (PoT)
Prezados Senhores,
Pelo presente documento, a [Nome da Sua Empresa], inscrita no CNPJ sob o n° [Seu CNPJ], formaliza o compromisso de faturamento e pagamento direto das despesas de hospedagem relativas à reserva abaixo detalhada (Bill-Back):
O pagamento pela [Nome da Sua Empresa] será realizado por [Transferência Bancária / PIX], conforme a modalidade escolhida pelo Hotel, e abrangerá exclusivamente os seguintes itens:
[X] Diárias de Hospedagem
[X] Café da Manhã (se incluso na diária)
[ ] Outros itens (Especifique, se aplicável: Ex.: Taxas de serviço, Estacionamento)
Despesas extras e de consumo pessoal (frigobar, lavanderia, etc.) são de responsabilidade do viajante e deverão ser cobradas diretamente no check-out.
Agradecemos a colaboração e a confirmação para que possamos manter a agilidade e a segurança em nossas operações financeiras.
Gerenciar a complexidade dos pagamentos de hotéis, especialmente com métodos de maior risco, como transferência e PIX, torna-se insustentável sem uma plataforma centralizada e inteligente.
Por isso, contar com soluções de gestão integrada de viagens e despesas, como a VOLL, é a melhor opção.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, ao unificar todo o ciclo de vida da viagem, desde a reserva até a conciliação das despesas, transforma a validação antifraude de um processo manual e suscetível a erros em um fluxo digital e automatizado.
Com a plataforma da VOLL, o gestor tem visibilidade total sobre reservas, aprovações e meios de pagamento, reduzindo a exposição a fraudes e garantindo conformidade com as políticas internas da empresa.
Além disso, todas as etapas, documentos (como faturas e comprovantes) e aprovações são automaticamente registradas na plataforma, construindo uma trilha de auditoria robusta e alimentando relatórios completos para acompanhamento e análise.
A VOLL também tem acesso aos dados oficiais dos fornecedores, o que facilita a validação cruzada de CNPJ e dados bancários antes mesmo que a transação seja iniciada pelo setor financeiro.
Se você deseja impulsionar a governança e o compliance da sua empresa, solicite uma demonstração gratuita e conheça agora a maior agência de viagens corporativas com tecnologia própria da América Latina!