As viagens corporativas, mais do que um custo operacional, são um investimento estratégico que impulsiona o crescimento e a competitividade das empresas.
Em um mercado globalizado e competitivo, a capacidade de se deslocar entre cidades e países para reuniões ou eventos, de maneira econômica e eficaz, torna-se um diferencial. Afinal, a conexão nas relações comerciais é de enorme valor.
Por isso, as viagens corporativas hoje são um investimento estratégico que impulsiona o crescimento das empresas – e também da economia. De acordo com a Global Business Travel Association (GBTA), o gasto global com viagens de negócios deve atingir 1,8 trilhão de dólares até 2027, comprovando a relevância crescente desse segmento.
Para os gestores de viagens corporativas, o desafio vai além da logística. É preciso integrar o planejamento das viagens a outras áreas da empresa, para que os deslocamentos sejam melhor aproveitados.
Uma boa prática nesse sentido, comumente ignorada ou negligenciada, é a integração com o calendário comercial da empresa. Essa conexão não só otimiza custos, mas também maximiza o impacto das viagens.
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Imagine um vendedor que precisa fechar um grande negócio em um período de alta sazonalidade para a empresa, mas não consegue viajar a tempo para a reunião decisiva.
Ou uma equipe de marketing que perde um evento importante do setor por falta de planejamento, pois as passagens não foram reservadas com a antecedência exigida pela política da empresa.
Esses são apenas dois dos milhares de possíveis cenários que podem ocorrer quando não há um alinhamento prévio entre a gestão de viagens e o calendário comercial da empresa.
O planejamento de viagens não pode ser uma área isolada: ele precisa estar sempre conectado a todas as áreas, conhecendo as necessidades, demandas e datas importantes de cada setor.
O calendário comercial dita o ritmo da empresa e pode englobar:
Datas comemorativas e sazonais importantes
Lançamentos de produtos
Campanhas promocionais de marketing e vendas
Períodos de alta e baixa prospecção e demanda
Ciclos de negociação com clientes e fornecedores
Feiras e eventos do setor
Com todas essas informações claras e compartilhadas entre os departamentos, é possível planejar cada passo, cada ação e cada deslocamento com a eficiência e a antecedência necessárias para alcançar o sucesso.
Em resumo, os principais benefícios dessa integração são:
O compartilhamento do calendário com os gestores de viagens permite que a área atue de forma mais integrada, priorizando deslocamentos nos períodos mais estratégicos. Dessa forma, a empresa caminha de maneira unificada, evitando gargalos e falhas de comunicação.
Além disso, é possível agendar compromissos com parceiros, fornecedores e clientes estratégicos com mais organização, garantindo os melhores resultados.
Quando o calendário comercial e a gestão de viagens compartilham informações, os gestores podem ajustar regras e tomar decisões com base em prioridades reais de negócio, e não apenas em solicitações pontuais. Com isso, a área de viagens deixa de ser apenas operacional e passa a atuar de forma mais estratégica.
Com a integração, as viagens podem ser planejadas com antecedência, o que reduz custos com passagens, hospedagens e deslocamentos.
Além disso, garante que os deslocamentos tragam ganhos concretos, facilitando a mensuração do retorno sobre o investimento (ROI) de cada viagem.
Leia mais: Saiba tudo sobre ROI em viagens corporativas
Eventos e reuniões comerciais exigem viagens bem coordenadas e total alinhamento entre as equipes de marketing, vendas e operações.
Uma gestão isolada das viagens pode gerar desalinhamento logístico ou perda de oportunidades, comprometendo o posicionamento da marca no mercado.
Quando o planejamento de viagens não está em sintonia com as datas-chave do setor comercial, as consequências podem ser grandes, indo além de possíveis atrasos ou custos adicionais.
Vendas não realizadas: a impossibilidade de uma equipe comercial estar presente em um evento-chave ou reunião com um cliente potencial, no momento certo, pode significar a perda de um negócio importante.
Networking limitado: feiras e outros eventos são palcos para a construção de relacionamentos. A ausência em uma dessas ocasiões pode impedir a criação de novas parcerias e o fortalecimento da marca no setor.
Atraso no lançamento de produtos: algumas equipes dependem de viagens para alinhamentos finais ou apresentações pré-lançamento. Problemas logísticos podem atrasar todo o cronograma, impactando diretamente a receita esperada.
Custos inesperados: reservas de última hora resultam em tarifas muito mais altas. Afinal, voos e hotéis com datas próximas tendem a cobrar mais caro, além de muitas vezes inviabilizarem o uso de tarifas corporativas promocionais.
Agora que você já conhece a importância da integração do planejamento de viagens ao calendário comercial, bem como os possíveis impactos da falta de alinhamento, é hora de descobrir como fazer isso na prática.
E pode ser mais simples do que você imagina: basta adotar algumas ferramentas e métodos eficazes que facilitem a comunicação e a coordenação entre diferentes departamentos.
Confira as dicas:
Comece dando um passo atrás: sua empresa trabalha com um calendário comercial bem definido?
Se não, forme um grupo de trabalho com todas as áreas (como vendas, marketing, operações e produto) para desenvolver esse calendário.
Ele deve incluir campanhas promocionais, lançamentos, sazonalidades, picos de demanda, eventos e outros marcos importantes.
Comunicação é a chave. Crie canais claros e abertos entre os gestores de viagens e os departamentos comercial, de marketing e demais áreas envolvidas.
Uma maneira eficaz de fazer isso é agendar encontros regulares com as lideranças para discutir planos futuros, eventos programados, metas de vendas e projeções de viagens.
O cronograma ideal inclui:
Uma reunião de kickoff no início do ano para compartilhar o calendário anual;
Encontros trimestrais ou semestrais;
Alinhamentos mensais de revisão e ajustes.
Além das reuniões, os calendários digitais compartilhados (como Google Calendar e Outlook Calendar) são de grande ajuda.
Concentre todas as datas-chave do calendário comercial (lançamentos, feiras, campanhas) e as viagens planejadas em um único local, visível para todos os envolvidos. Isso oferece uma visão 360º e evita esquecimentos.
Além dos calendários, ferramentas como CRMs, softwares de gestão de tarefas e sistemas de acompanhamento de dados são essenciais para fortalecer a colaboração entre os times.
Elas permitem o compartilhamento de documentos, tarefas, notificações e registros históricos, garantindo mais organização e agilidade.
Crie um processo claro e padronizado para a solicitação de viagens. Ele deve incluir informações como:
Objetivo da viagem
Datas preferenciais
Participantes
Orçamento estimado
Esses dados ajudam o gestor de viagens a planejar com eficiência.
Sua política também deve estabelecer limites de gastos para passagens aéreas, hospedagem e despesas diárias.
Contudo, lembre-se de que o mercado é dinâmico. Por isso, ofereça certa flexibilidade para exceções estratégicas ou urgentes, mediante aprovação.
Para evitar falhas de comunicação:
Detalhe o processo de aprovação
Defina quem aprova cada tipo de viagem
Especifique em quais circunstâncias isso ocorre
Estabeleça a antecedência mínima para a solicitação de cada viagem
Uma agência especializada com um sistema robusto de reservas pode facilitar muito a implementação e execução de todos esses pontos. Ela também pode oferecer suporte em negociações, atendimento, relatórios e políticas personalizadas.
Para uma integração realmente eficiente e uma gestão de viagens corporativas que impulsione seus resultados, contar com uma parceira estratégica faz toda a diferença, permitindo a conquista de resultados consistentes e sustentáveis.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece expertise, tecnologia e um atendimento personalizado para otimizar cada etapa da sua jornada.
Com uma plataforma completa e fácil de usar, transformamos a gestão de viagens da sua empresa em um diferencial competitivo, por meio da otimização de processos, redução de custos e garantia de total conformidade com as políticas internas.
Além disso, oferecemos um atendimento consultivo especializado, apoiando sua empresa desde a criação da política de viagens até a solução de imprevistos durante os deslocamentos.
Isso permite que o gestor ganhe tempo para se dedicar a iniciativas estratégicas, como a integração entre áreas e o desenvolvimento de ações alinhadas ao calendário comercial.
Nossos resultados falam por si: a Vitru, maior rede de educação digital do Brasil, viu seu NPS saltar de 67 para 80 em um ano com a VOLL. A melhora na experiência foi acompanhada de ganhos de eficiência: 99% das aprovações hoje ocorrem em menos de 24 horas, com mais autonomia para quem viaja e mais controle para o gestor.
A Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, alcançou um NPS de 73 após adotar a plataforma da VOLL, além de economizar mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas, sem abrir mão da experiência do usuário.
Já a PepsiCo conquistou uma economia de 43% nos gastos com mobilidade, ampliou a visibilidade de despesas, otimizou processos e garantiu conformidade com as diretrizes globais da empresa ao integrar a gestão de viagens a uma estratégia mais centrada no colaborador.
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