Viagens corporativas em feiras: como alinhar deslocamentos e montagem de estandes

As feiras de negócios continuam sendo um dos principais canais de relacionamento e geração de oportunidades para empresas de diferentes setores. No entanto, além da logística tradicional de deslocamentos, essas ocasiões envolvem um fator adicional: a montagem e a operação do estande.

Quando as viagens corporativas e a montagem de estande não estão alinhadas, o resultado pode ser aumento de diárias, no-show em hotéis, retrabalho e custos extras. Por isso, integrar o planejamento de deslocamentos ao cronograma da feira é essencial para garantir eficiência financeira e operacional.

Neste artigo, mostramos como organizar essa linha do tempo, quem deve viajar em cada etapa, como lidar com o envio de materiais e por que contar com a VOLL como parceira estratégica faz diferença. Confira!

Como planejar a linha do tempo da montagem até a desmontagem

As feiras não se resumem apenas aos dias de exposição e, por isso, o planejamento de viagens precisa acompanhar três marcos principais: montagem, evento e desmontagem. Definir prazos realistas para cada etapa evita custos extras e mantém a operação sob controle. 

Veja como planejar essa linha do tempo:

• Montagem: Os organizadores geralmente liberam os pavilhões entre D-5 e D-2 (de 5 a 2 dias antes do evento). É nesse período que equipes de logística e fornecedores precisam estar no destino.

• Evento: A chegada da equipe comercial e executivos deve ser prevista para D-1, garantindo tempo hábil para credenciamento, reuniões prévias e testes de equipamentos.

• Desmontagem: Ocorre imediatamente após o encerramento. Normalmente exige D+1 para finalização, recolhimento de materiais e transporte de volta.

Ao alinhar deslocamentos com esses prazos, a empresa reduz diárias desnecessárias, evita no-show em hospedagens e otimiza o tempo de cada colaborador.

Quem deve viajar em cada etapa

A definição de quem viaja em cada fase da feira deve seguir critérios estratégicos, evitando excesso de pessoas no destino e garantindo que cada colaborador esteja presente no momento certo. 

Entenda quais critérios considerar:

• Pré-evento: Priorizar profissionais cuja presença é indispensável para validação do estande e alinhamento com fornecedores. Nessa etapa, menos é mais — enviar apenas quem pode resolver problemas técnicos ou logísticos no local.

• Durante o evento: Selecionar equipes que geram maior valor no relacionamento com clientes e parceiros. Normalmente, a força comercial e executivos-chave. O critério deve ser o impacto potencial em negócios e networking.

• Pós-evento: Manter apenas responsáveis por logística e desmontagem, terceirizados sempre que possível. Evita prolongar a estadia de colaboradores estratégicos em atividades operacionais.

Esse desenho coloca as pessoas certas nos momentos certos, reduz custos e aumenta o retorno sobre o investimento na feira.

Como organizar o envio de materiais e seguros

A movimentação de materiais é uma das etapas mais sensíveis em feiras, pois envolve desde itens promocionais até equipamentos de alto valor. A escolha entre courier e bagagem acompanhada deve considerar custo, tempo e segurança.

Entenda quando cada opção é mais adequada:

• Courier internacional: Recomendado para grandes volumes ou equipamentos sensíveis. Oferece rastreamento, liberação aduaneira e seguro adequado, mas exige envio com antecedência de D-15 a D-20.

• Mala acompanhada: Opção prática para materiais leves ou de menor valor. Reduz prazos, mas aumenta o risco de extravio, sendo essencial o uso de rastreadores e seguro adicional.

• Seguro: Independentemente do método, deve cobrir extravio, danos e atrasos. Muitas apólices específicas para feiras incluem até cobertura de montagem e desmontagem.

Padronizar esses critérios na política de viagens corporativas ajuda a evitar retrabalho, gastos inesperados e problemas alfandegários.

Como gerenciar credenciais e organizar o “war room”

Além da logística de deslocamentos e materiais, a gestão de viagens corporativas em feiras também exige controle de acessos e coordenação em tempo real. Para isso, três pontos são fundamentais:

• Credenciais: Devem ser solicitadas com antecedência e vinculadas ao papel de cada colaborador (montagem, staff de estande, equipe comercial ou executivos) para evitar filas no credenciamento e garantir que todos tenham acesso às áreas corretas no momento certo.

• War room: É o ponto de comando durante a feira. Pode ser físico (em uma sala de apoio no pavilhão) ou virtual (grupo em plataforma de mensagens corporativas). Serve para alinhar agendas, resolver imprevistos e centralizar informações sobre deslocamentos, hospedagem e necessidades do estande.

• Checklist diário: Apoio do war room para garantir que cada área cumpra seus compromissos, evitando falhas na operação e no atendimento ao público.

Com esses mecanismos, a empresa transforma a participação em feiras em uma operação coordenada, sem sobrecarregar o programa de viagens.

Por que a VOLL é a parceira ideal para a gestão de viagens em feiras

Participar de feiras exige muito mais do que reservar passagens e hotéis. É preciso orquestrar deslocamentos, montagem de estandes, envio de materiais e gestão de credenciais em um único fluxo. 

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e centraliza a gestão de viagens, despesas e eventos em uma única plataforma, oferecendo visibilidade total dos custos e suporte especializado para gestores e viajantes.

Empresas que participam de feiras de médio e grande porte podem contar com o VOLL MICE, solução dedicada para eventos corporativos que disponibiliza funcionalidades como:

• Plataforma única de gestão de eventos, com solicitações ágeis e aprovações facilitadas, para evitar gargalos burocráticos.

• Visibilidade completa dos custos do projeto, com relatórios e auditorias online que permitem controlar gastos de hotel, transporte, montagem e operação do estande.

• Suporte 24/7 e time especializado dedicado para eventos, presente no local e multilíngue, preparado para lidar com imprevistos e ajustes de última hora.

• Fatura única por projeto, que ajuda no fluxo financeiro de empresas que participam de feiras e precisam consolidar custos.

• Descontos exclusivos em companhias aéreas, hotéis e transporte urbano por parcerias da VOLL MICE, reduzindo custos operacionais.

• Gestão de RSVP, credenciais, logística de exposições e congressos, tudo feito sob medida conforme porte do evento, tipo de participação e escala desejada.

Com experiência em programas de gestão de viagens corporativas, a VOLL é a parceira ideal para transformar a participação em feiras em uma operação organizada, econômica e de alto impacto. Entre em contato conosco e conheça as condições especiais para a sua empresa.