Viajante backup: entenda como essa estratégia evita prejuízos diante de imprevistos

No cenário ideal de uma viagem corporativa, tudo acontece conforme o planejado: o bilhete é emitido, a logística funciona perfeitamente e o colaborador chega a tempo para aquela reunião importante com o cliente.

No entanto, mesmo a logística mais eficiente está sujeita a imprevistos. Problemas de saúde, fechamento de aeroportos por mau tempo e cancelamentos de voos são apenas alguns exemplos de situações que podem comprometer a viagem. 

Por isso, é fundamental que o gestor esteja preparado com planos de ação para reduzir esses impactos.

Uma das estratégias mais eficazes é o conceito de viajante backup — um recurso que pode evitar prejuízos e garantir a continuidade de compromissos importantes. 

Se esse termo é novo para você, continue a leitura e descubra como adotar um protocolo eficiente para assegurar que imprevistos não comprometam seus objetivos de negócios.

Os impactos de possíveis imprevistos em viagens corporativas

Qualquer tipo de viagem está sujeita a imprevistos. Uma situação de saúde, um problema familiar, um atraso de voo, um engarrafamento, uma bagagem extraviada... a lista é interminável. E, quando o imprevisto acontece, os impactos podem ser enormes:

• Prejuízo financeiro: a reemissão de bilhetes aéreos e a remarcação de hospedagens podem gerar custos altíssimos. Além disso, o tempo de trabalho do executivo é perdido, assim como o tempo da equipe que o aguardava.

• Perda de oportunidades de negócio: uma apresentação de vendas, uma negociação de contrato ou um encontro com investidores, se cancelados por um imprevisto, podem resultar em grandes perdas de receita.

• Danos à reputação: atrasos e cancelamentos podem transmitir a imagem de uma empresa desorganizada e pouco confiável. Em um mercado competitivo, essa percepção pode afastar clientes e parceiros.

• Desperdício de recursos: todo o investimento de tempo e dinheiro feito na preparação para a viagem é jogado fora.

Para reduzir esses riscos, a maioria das empresas foca em um bom planejamento de viagens: escolha de companhias aéreas confiáveis, reservas flexíveis e um plano de comunicação claro.

No entanto, o planejamento padrão falha em um ponto básico: presume que o “protagonista” da viagem estará sempre disponível. Diante disso, surgiu o conceito de viajante backup.

O que é um viajante backup?

Um viajante backup, ou viajante reserva, é um profissional designado para substituir o viajante principal em situações de emergência. Ele é como um “plano B” que pode garantir que a reunião, a apresentação ou o compromisso estratégico não seja comprometido.

A ideia não é ter um substituto para cada viagem, mas sim identificar os deslocamentos de alto risco, em que a presença física do viajante é decisiva e a sua ausência teria um impacto significativo no negócio. 

Para essas viagens, um segundo profissional é pré-selecionado e preparado para entrar em ação a qualquer momento.

Como definir o viajante backup ideal?

O viajante reserva não é apenas alguém que pode “quebrar o galho”, por isso, sua escolha não deve ser aleatória.

A definição deve fazer parte do protocolo de planejamento de viagens de alto risco. O gestor de viagens, junto com o líder da equipe, deve identificar as missões estratégicas e, de antemão, definir quem será o viajante principal e quem será seu reserva.

O backup precisa ser um profissional capaz de conduzir a reunião, fazer a apresentação e tomar as decisões que o viajante principal faria. Não adianta enviar um profissional que não entende do assunto, pois a reunião será perdida de qualquer forma.

Além disso, a comunicação entre os dois viajantes deve ser fluida. Eles precisam compartilhar informações, alinhar estratégias e ter acesso aos mesmos documentos e apresentações.

Outro ponto é a disponibilidade e flexibilidade: o profissional precisa estar ciente e preparado para ser acionado com pouco ou nenhum aviso prévio.

Leia mais: Como adaptar a gestão de viagens corporativas diante de crises e incertezas

Quando acionar o viajante reserva?

A decisão de acionar o viajante backup deve ser tomada rapidamente, mas com critérios claros. Algumas situações possíveis são:

• Problemas de saúde;

• Atrasos significativos;

• Cancelamento de voos;

• Emergências pessoais;

• Problemas com documentação.

O protocolo de acionamento deve ser ágil: assim que a impossibilidade de viagem do profissional principal for confirmada, o gestor de viagens aciona o backup imediatamente, realizando a emissão de novos bilhetes e reserva de hospedagem.

Como garantir uma substituição de viajante rápida e eficiente?

Ter um viajante backup é apenas o primeiro passo. Para que a substituição seja eficiente, é preciso contar com um protocolo de ação rápido e bem definido. Para isso, siga nossas dicas:

1. Tenha dados e documentos sempre atualizados

Para uma emissão rápida de passagens, é essencial que os dados do viajante backup estejam sempre atualizados no sistema da empresa ou da agência de viagens. 

Isso inclui informações de identificação (nome completo, data de nascimento, CPF), dados de passaporte e visto (no caso de viagens internacionais), informações de contato, particularidades e preferências, além do centro de custo do colaborador.

Manter esses dados centralizados e acessíveis evita perda de tempo no momento da crise.

2. Priorize reservas flexíveis

Em cenários de emergência, a flexibilidade é um trunfo. Sempre que possível, opte por bilhetes de avião e reservas de hotel com políticas de cancelamento e remarcação flexíveis.

Embora tenham um custo inicial um pouco maior, essas opções podem evitar prejuízos financeiros e horas de dor de cabeça em caso de imprevistos. A possibilidade de transferir uma passagem para o nome do backup, por exemplo, pode ser a diferença entre manter ou perder a reunião.

3. Garanta uma comunicação ágil

Assim que o imprevisto acontecer, o gestor de viagens deve comunicar o cliente ou o anfitrião sobre a mudança de planos. 

Essa comunicação deve ser rápida e clara, informando que, apesar do contratempo, a reunião será mantida com a presença de um profissional igualmente qualificado.

Essa postura demonstra profissionalismo, comprometimento e ajuda a minimizar os danos à reputação.

Como medir o sucesso da estratégia de viajantes reserva?

Como gestor, você sabe que o que não é medido não pode ser melhorado. Para comprovar o valor da estratégia do viajante backup, é essencial definir indicadores de desempenho que permitam monitorar sua eficácia. Alguns exemplos incluem:

• Reuniões mantidas: monitore quantas reuniões estratégicas foram realizadas com sucesso graças à ativação do protocolo de backup.

• Tempo de resposta: calcule o tempo decorrido entre a identificação do imprevisto e a emissão do bilhete para o viajante backup. Um tempo de resposta curto indica um protocolo ágil e bem estruturado.

• Custo de reemissão x custo da reunião perdida: compare o custo da reemissão de passagens e da reserva de hospedagem para o backup com o valor estimado do negócio que seria perdido. Essa análise financeira é fundamental para justificar o investimento na estratégia.

• Feedbacks: colete opiniões de todos os envolvidos na situação. O cliente se sentiu seguro com a substituição? O viajante backup estava bem preparado? A experiência foi satisfatória?

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A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, com uma tecnologia própria robusta, é a solução ideal para otimizar sua gestão de viagens e reduzir o impacto de imprevistos.

A plataforma da VOLL permite a consulta de perfis de viajantes, a emissão rápida de bilhetes e a gestão de reservas em tempo real. Com os dados dos seus viajantes centralizados, as reservas podem ser emitidas em poucos minutos, pelo computador ou celular, com informações sempre atualizadas.

Além disso, o time de suporte da VOLL está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para auxiliar na reemissão de bilhetes, na transferência de reservas e em qualquer outro problema que possa surgir antes, durante ou depois da viagem.

Mas a VOLL não é apenas uma plataforma de reservas: é um parceiro estratégico que ajuda a otimizar sua política de viagens, definir protocolos de emergência e coletar os dados necessários para que você comprove o valor da sua gestão para a empresa.

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