S&OP de viagens corporativas: gestão alinhada às áreas da empresa

Gerenciar um alto volume de viagens pode ser um grande desafio. Sem uma visão integrada, você pode enfrentar dores de cabeça como reservas de última hora, tarifas aéreas e diárias de hotel elevadas, além da frustração de precisar comprometer o conforto ou a produtividade do seu time para não estourar o orçamento.

Essas dificuldades podem ser amenizadas por meio de uma integração efetiva entre a gestão de viagens e o S&OP (Sales and Operations Planning), que permite entender com antecedência as necessidades da equipe e planejar os deslocamentos de forma mais eficiente.

Este artigo traz dicas para garantir que o seu planejamento de viagens esteja perfeitamente sincronizado com as estratégias de Vendas, Operações e Marketing, transformando a previsão de demanda em economia real e vantagem competitiva. Confira!

A relação entre viagens frequentes e os resultados da empresa

Imagine o ciclo de vida de um produto ou serviço na sua empresa. Em cada etapa, as viagens corporativas desempenham um papel fundamental:

• Vendas: fechar negócios, visitar prospects estratégicos, realizar kick-offs de projetos. Sem a presença física, muitas oportunidades simplesmente não se concretizam.

• Operações: supervisionar a qualidade em fábricas ou canteiros de obras, realizar auditorias, instalar ou dar manutenção em equipamentos complexos. A eficiência operacional depende da mobilidade do seu time técnico.

• Marketing e produto: lançar novos produtos, participar de feiras e eventos, realizar roadshows para stakeholders. A visibilidade e o posicionamento de mercado exigem que seu time esteja presente nos lugares certos.

Quando essas viagens, especialmente as rotineiras e frequentes, não são bem planejadas, os custos das reservas de última hora elevam o preço médio da viagem, além de aumentar o risco de perda de oportunidades, uma falha para conseguir voos ou hotéis nas datas exatas pode atrasar uma reunião de fechamento ou a entrega de um projeto crucial.

Para que a viagem seja um acelerador de resultados, e não um gargalo, o planejamento precisa estar integrado ao núcleo estratégico da empresa.

Quais são os impactos da falta de alinhamento?

Na maioria das empresas, o gestor de viagens reage à demanda. O time de Vendas avisa com apenas 7 dias de antecedência que precisa ir a São Paulo para fechar um negócio, ou a Engenharia informa a necessidade de uma equipe em Manaus para uma obra no próximo mês. Então, você corre para conseguir as melhores opções, mas o mercado já absorveu as tarifas mais competitivas.

A desconexão entre o planejamento de Vendas/Operações e a gestão de viagens resulta em:

• Aumento de custos e estouro do orçamento;

• Estresse do viajante;

• Opções reduzidas de voos e hotéis;

• Falta de controle operacional;

• Dificuldade na negociação de contratos de volume.

Leia mais: Como alinhar o planejamento de viagens ao calendário comercial da empresa

S&OP de viagens na prática: conectando planejamentos

O S&OP (Sales and Operations Planning) tradicional é um processo mensal que alinha o que a área de vendas prevê vender (demanda) com o que a área de operações pode produzir (capacidade).

No nosso contexto, adaptamos esse conceito para alinhar a previsão de demanda de viagens das áreas com a capacidade do seu orçamento de viagens.

Veja como colocar essa colaboração em prática e acompanhá-la com efetividade:

1. Reuniões táticas com as lideranças

Estabeleça um Comitê de Planejamento de Viagens, composto pelo gestor de viagens e líderes-chave de Vendas, Marketing, Operações/Projetos e Finanças. Agende uma reunião mensal de 60 minutos, idealmente na primeira semana do mês, para cobrir a previsão dos próximos três meses.

Use as sugestões a seguir para estruturar a pauta:

• Vendas: qual é o pipeline de negócios que exige viagens (clientes potenciais, roadshows)? Quais os grandes fechamentos previstos e as praças críticas?

• Operações/Projetos: quais obras, instalações ou auditorias começarão nos próximos meses? Onde a equipe de campo precisará de estadias longas ou voos frequentes?

• Marketing: quais feiras, conferências ou lançamentos de produto estão no calendário? Qual é a equipe envolvida e o cronograma de deslocamento?

• Finanças: revisão do orçamento atual, forecast de gastos e savings atingidos no mês anterior.

Ao final da reunião, você terá um "mapa de calor" das viagens previstas para o próximo trimestre, destacando picos de demanda em rotas e datas específicas.

Leia mais: Playbook de relacionamento com stakeholders para um programa de viagens de sucesso

2. Ranking de rotas/praças por trimestre

Com as informações do ritual mensal, você poderá criar uma classificação quantificável da demanda para o trimestre, considerando:

• Volume previsto: número total de trechos ou diárias esperadas na rota. Permite a negociação antecipada de blocos de assentos ou tarifas corporativas.

• Criticidade: valor do projeto ou venda, ou urgência operacional. Define a prioridade de investimento (por exemplo, uma rota crítica pode justificar uma tarifa um pouco maior para garantir o horário ideal).

• Custo histórico/médio: custo médio de passagens e diárias nessa rota. Ajuda a estabelecer o teto orçamentário e a medir a economia.

Exemplo: se o time de Vendas tem um grande fechamento em Belo Horizonte no final do segundo mês, e Operações inicia o kick-off de um projeto de instalação em BH no início do terceiro mês, BH se torna uma rota crítica de alto volume para o trimestre.

Assim, você pode agir imediatamente para negociar um bloco de apartamentos em um hotel-chave da região com tarifas diferenciadas.

3. Bloqueios táticos

Para as rotas identificadas como críticas e de alto volume (por exemplo, SP-Rio ou a cidade da nova fábrica), deve-se implementar bloqueios táticos:

• Bloquear assentos (acordos com companhias aéreas): se for previsto o uso de 5 voos semanais na rota A, negocie um bloco de assentos com tarifas promocionais fixas junto à companhia aérea, garantindo disponibilidade e preço.

• Pré-reservar diárias de hotel: utilize o volume previsto para negociar tarifas não reembolsáveis ou com cancelamento flexível (conforme a política) em hotéis estratégicos.

Essa antecipação assegura que, quando o gestor de Vendas fizer a solicitação, preço e disponibilidade ideais já estarão garantidos, evitando o impacto da inflação das tarifas de última hora.

4. Realocações

E se a demanda total exceder o orçamento tático? Nesses casos, a colaboração prévia é fundamental. Para isso, crie um Protocolo de Prioridade e Realocação baseado na criticidade do negócio.

Se duas viagens críticas (Vendas e Operações, por exemplo) na mesma semana na Rota A esgotarem o limite orçamentário, o Comitê de Planejamento pode usar a criticidade para definir prioridades. 

Outra alternativa é a realocação entre áreas: se Vendas tem 3 pessoas e Operações, 2, a política pode exigir que Vendas opte por um voo mais cedo e Operações por um mais tarde, utilizando a tarifa mais econômica disponível dentro do bloco tático.

Dependendo da distância, pode haver troca do meio de transporte: se a Rota A permite ônibus ou carro, o protocolo pode sugerir essa alternativa para viagens curtas, liberando o recurso aéreo para deslocamentos mais longos ou críticos.

O ponto-chave é que a decisão seja tomada de forma objetiva e colaborativa, evitando conflitos de última hora entre o gestor de viagens e os líderes de área.

Dica extra: calendário de ações

Seu S&OP de viagens deve funcionar em um ciclo contínuo, para isso, desenvolvemos uma sugestão de calendário consolidando todas as boas práticas anteriores:

Impulsione sua gestão de viagens com a VOLL

Nem mesmo a melhor metodologia irá funcionar sem a ferramenta certa, e o S&OP de viagens exige visibilidade, agilidade e controle. Para garantir o sucesso, é preciso contar com um parceiro estratégico e robusto, como a VOLL.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, integra viagens e despesas para facilitar a jornada do viajante e do gestor de ponta a ponta.

A plataforma automatiza a aplicação da sua política de viagens, garantindo que o time reserve dentro do limite negociado para as rotas críticas, reforçando a economia que você gerou com a antecipação.

Além disso, é possível monitorar indicadores como o gasto por área, por rota e por viajante, tudo em tempo real. Com os dashboards interativos, você pode entender se é necessário realocar recursos ou ajustar regras, por exemplo.

Outros recursos incluem:

• Opções de fornecedores de mobilidade, hospedagem e mais, com tarifas exclusivas.

• Soluções de bleisure, duty of care e gestão de bilhetes não voados.

• Controle de políticas e fluxos de aprovação personalizados.

• Integração via API com ERPs e sistemas de gestão de despesas, RH e mais.

• Pagamento inteligente via VCNs (cartões virtuais) e automatização de conciliação.

• Atendimento consultivo disponível 24/7.

Grandes empresas do mercado, como Arcos Dourados (MC Donald's), Itaú, Nubank e Localiza, já confiam na VOLL para transformar seus programas de viagem em um ativo estratégico.

“Nossa agência anterior oferecia uma baixa qualidade no atendimento e uma plataforma engessada, que não nos atendia na parte mobile, além de processos manuais. Hoje estamos 100% consolidados com a VOLL, com uma experiência muito positiva, um processo ágil e uma plataforma fácil e intuitiva de navegar, e um dos maiores pontos positivos é a alta tecnologia empregada.”

Viviane Moraes, Gestora de Viagens da Arcos Dourados e cliente VOLL

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