Política de AirTag: como proteger bagagens em viagens corporativas

O extravio de bagagem ainda é um dos principais problemas enfrentados em viagens corporativas. Além do impacto na experiência do colaborador, cada hora gasta na busca por malas representa perda de produtividade e custos adicionais para a empresa.

Novos gadgets tecnológicos, como o Apple Airtag, que funciona como um localizador de objetos, vêm transformando a forma como as companhias lidam com esse risco. 

Quando incorporados a uma política corporativa clara, definindo quem recebe os dispositivos, como usá-los e qual é o protocolo em caso de desaparecimento, esses recursos ajudam a reduzir prejuízos, garantir evidências para reembolso e manter a jornada do viajante sob controle.

Quem deve receber o AirTag e em quais rotas

Incluir rastreadores bluetooth na política de viagens corporativas não significa distribuir dispositivos para todos os colaboradores. A efetividade está em definir critérios de elegibilidade que equilibrem custo, risco e impacto na produtividade. 

O AirTag deve ser tratado como um recurso estratégico e aplicado em situações onde a perda de bagagem pode gerar maiores prejuízos financeiros ou institucionais.

Alguns exemplos de quando o uso é recomendado:

• Viagens internacionais: Risco maior de extravio devido a conexões e diferentes companhias aéreas envolvidas.

• Rotas com múltiplas conexões: Cada escala adiciona uma chance de erro operacional no transporte da mala.

• Cargos estratégicos ou executivos: Quando atrasos ou perda de materiais podem comprometer reuniões de alto impacto.

• Eventos e compromissos críticos: Situações em que a bagagem contém materiais essenciais, como uniformes, brindes ou documentos.

Em geral, o fornecimento dos dispositivos é responsabilidade da área de gestão de viagens corporativas, que estabelece protocolos para garantir seu uso adequado.

Onde colocar e como nomear os dispositivos

Para que o AirTag cumpra seu papel, é importante padronizar tanto o local de inserção quanto a forma de identificação do dispositivo:

• Local ideal: O AirTag deve ser colocado dentro da mala, preferencialmente em um bolso interno ou em compartimento discreto, para evitar remoção durante o manuseio. Alguns gestores optam por capas de proteção fixadas ao forro da mala.

• Nomeação no app: Cada dispositivo deve ser nomeado de forma clara, incluindo o nome do colaborador + destino + data da viagem (ex.: “Maria_SPO–NYC_10/24”). Esse padrão facilita o rastreamento em tempo real e a coordenação em viagens de grupos.

• Organização por frota de dispositivos: No caso de empresas que possuem dezenas de AirTags, manter uma planilha vinculada ao inventário ajuda a controlar quem está com cada rastreador e em qual viagem.

Esses cuidados reduzem a chance de falhas operacionais e tornam a gestão do rastreamento mais simples e eficiente.

Leia também: Despacho de bagagem: guia para viajantes corporativos.

Como agir se a mala sumir

O rastreamento, infelizmente, não garante que o extravio não irá acontecer. Portanto, a política de viagens corporativas deve prever um protocolo claro para os primeiros dias após a perda da bagagem. O fluxo recomendado é:

• D0 (dia do desaparecimento): O viajante deve registrar imediatamente a ocorrência junto à companhia aérea (via balcão ou aplicativo), guardar o protocolo e compartilhar a localização do AirTag com a área responsável na empresa.

• D1: Deve ser feito o acompanhamento da posição no app. Caso a mala esteja parada em outro aeroporto, o gestor de viagens deve acionar a companhia com a evidência do rastreador.

• D2: Se não houver atualização da companhia aérea, reforçar a cobrança com base nas regras da ANAC e manter registro de todas as interações.

• D3: Se a mala não for devolvida, abrir processo formal de reembolso junto à companhia, anexando protocolos e prints do aplicativo de rastreamento.

Esse fluxo padronizado é uma forma de evitar improvisos, acelerar a resolução do problema e fornecer evidências para eventuais solicitações de reembolso ou indenização.

Conheça também os direitos dos viajantes estabelecidos pela Resolução 400 da ANAC.

Como proceder com o reembolso de itens essenciais e evidências

Quando a mala é extraviada e não é localizada nas primeiras horas, o colaborador pode precisar comprar itens básicos para seguir a viagem. A política de viagens corporativas deve prever esse cenário, estabelecendo regras claras sobre limites de gasto e comprovação:

• Itens cobertos: Roupas básicas, artigos de higiene e eventuais materiais necessários para compromissos profissionais.

• Limite de valor: Definido previamente pela empresa, podendo variar conforme o destino ou a natureza da viagem.

• Comprovação: Notas fiscais originais anexadas ao relatório de despesas, junto com o protocolo de extravio fornecido pela companhia aérea.

• Evidências adicionais: Prints do rastreador, comprovantes de contato com a companhia e registros de comunicação com a área interna de viagens.

Com essas diretrizes, a empresa garante agilidade no reembolso, reduz risco de abusos e dá mais segurança ao colaborador em situações de imprevisto.

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Ter protocolos bem definidos é apenas uma parte da gestão de viagens corporativas. Para que essas regras funcionem na prática, é fundamental contar com um parceiro que conheça o mercado, tenha contato direto com companhias aéreas e consiga intervir rapidamente em situações críticas.

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