Seus 90 primeiros dias como gestor de viagens corporativas: cronograma para o sucesso

Assumir a gestão do programa de viagens de uma empresa é uma oportunidade incrível e, ao mesmo tempo, um grande desafio.

Afinal, o programa de viagens corporativas não se resume apenas à compra de passagens e à reserva de hotéis: trata-se de uma área fundamental para o sucesso e a competitividade de qualquer negócio.

A partir deste momento, você é o principal responsável por garantir que os colaboradores viajem de forma segura, eficiente e econômica.

Mas, com uma boa estratégia, é possível transformar o programa de viagens de um centro de custos em uma área estratégica, capaz de impulsionar a produtividade, a satisfação dos colaboradores e a saúde financeira da empresa.

Neste guia, vamos apresentar um plano de ação para os seus primeiros 90 dias, que é um período crucial para estabelecer sua autoridade, construir relacionamentos e implementar mudanças positivas. Confira!

A importância do programa de viagens corporativas nas empresas

Muito mais do que uma função operacional, a gestão de viagens corporativas é um pilar estratégico que impacta diversas áreas da empresa.

Um programa bem estruturado e eficiente proporciona benefícios que vão desde a otimização de custos até o aumento da satisfação dos colaboradores. 

Conhecer essas vantagens é o primeiro passo para fortalecer a área dentro da organização:

Controle de custos

Um programa de viagens robusto permite negociar tarifas melhores com fornecedores, automatizar processos e exercer um controle rigoroso dos gastos. A visibilidade total das despesas possibilita identificar oportunidades de economia e evitar gastos desnecessários.

Segurança e bem-estar dos viajantes

A política de viagens é a principal ferramenta para assegurar que os colaboradores estejam sempre protegidos. Em situações de emergência, por exemplo, o gestor de viagens sabe exatamente onde os viajantes estão e como prestar o suporte necessário.

Aumento da produtividade

Ao simplificar os processos de reserva e prestação de contas, os colaboradores podem se concentrar em seu trabalho, sem perder tempo com burocracias. Uma viagem bem planejada também contribui para que o viajante chegue ao seu destino pronto e focado em suas atividades.

Conformidade e governança

Um programa de viagens contribui para que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais e de segurança, por meio de regras claras e transparentes.

Leia mais: Como conquistar o apoio da liderança para investir em um programa de viagens corporativas

Cronograma de implementação: passo a passo para os primeiros 90 dias como gestor

Os primeiros três meses em uma empresa são sua chance de mergulhar fundo no programa de viagens existente, identificar gargalos e iniciar as mudanças que farão a diferença. 

Dividir esse período em fases ajudará você a focar nas prioridades certas e a construir uma base sólida para o futuro. 

Para apoiar esse processo, desenvolvemos um modelo de cronograma que pode ser adaptado conforme a realidade da empresa. Confira:

Semanas 1 e 2: mapeamento e análise

Nessas duas primeiras semanas, seu objetivo é entender o que já existe, por isso, evite decisões precipitadas. Dedique seu tempo a coletar o máximo de informações possível.

• Inventário de contratos e fornecedores: quais são os acordos vigentes? Quais as condições, taxas de serviço e prazos? Faça uma lista completa de todos os fornecedores e dos contratos que a empresa mantém com eles.

• Análise da política de viagens: leia a política de viagens de ponta a ponta. Ela é clara e objetiva? Está alinhada com as necessidades da empresa e dos colaboradores? Quais são as regras para aprovação de viagens, compra de passagens, hospedagem e despesas? Identifique lacunas e pontos de melhoria.

• Métricas e relatórios existentes: quais são os indicadores-chave de performance que a área de viagens acompanha? Qual o formato e a frequência dos relatórios? Analise os dados dos últimos 12 meses para identificar informações como principais gastos, rotas mais frequentes e departamentos com mais viagens.

• Conversas com stakeholders: agende reuniões com as equipes que interagem diretamente com o programa de viagens, como financeiro, RH, compras e TI. Entenda as principais dores e expectativas de cada um deles. E o mais importante: converse com os viajantes, pois eles são a chave para compreender a experiência de ponta a ponta.

Semanas 3 e 4: quick wins

Com base nas informações coletadas, é hora de atacar os problemas mais evidentes e que podem gerar resultados rápidos. Os quick wins, ou ganhos rápidos, são essenciais para demonstrar seu valor e construir credibilidade.

• Janelas de compra: a maioria das empresas ainda enfrenta dificuldades para comprar passagens com antecedência. Analise os dados para identificar o comportamento de compra e as oportunidades de economia. Se as passagens estão sendo adquiridas em cima da hora, explore a possibilidade de implementar regras mais claras ou usar alertas. Reduzir a compra de última hora, mesmo que em 10%, pode gerar economia.

• Auditoria de tarifas: compare as tarifas pagas com as do mercado. Sua agência ou ferramenta está realmente oferecendo os melhores preços? Se os bilhetes de avião e hospedagem estiverem acima da média, investigue os motivos. A auditoria deve ser constante.

• Otimização do processo de aprovação: muitas vezes, o processo de aprovação de viagens é lento e burocrático, causando compras de última hora e aumento nos custos. Analise se a jornada de aprovação pode ser otimizada.

Mês 2: alinhamentos

No segundo mês, com um entendimento mais profundo do programa de viagens e alguns resultados em mãos, você estará pronto para trabalhar em parcerias estratégicas dentro da empresa.

• Agenda com áreas estratégicas: marque reuniões com outras áreas da empresa e suas lideranças para apresentar o que encontrou nas primeiras semanas e os resultados dos quick wins. Apresente um plano de ação mais robusto e defina como a área de viagens corporativas trabalhará de forma colaborativa com cada uma dessas equipes.

• Definição de SLAs: negocie e defina SLAs claros com fornecedores e áreas internas. Por exemplo: qual é o tempo máximo para aprovação de uma viagem? Qual o tempo de resposta do fornecedor? SLAs bem definidos garantem que todos os parceiros estejam alinhados e focados em entregar o melhor serviço.

Mês 3: comunicação

O terceiro mês é o momento de colocar em prática a comunicação com o viajante e estabelecer a estrutura de governança que sustentará o programa a longo prazo.

• Comunicação com o viajante: a política de viagens é um documento burocrático e, por isso, muitos viajantes não a leem. O grande desafio é apresentar o programa de forma leve e clara. Crie materiais de comunicação que informem sobre a política, seus benefícios e o uso da ferramenta de gestão de viagens.

• Criação de comitês: para garantir que o programa atenda às necessidades de todos, considere a criação de um comitê de viagens. Ele deve ser composto por representantes de diferentes áreas (financeiro, RH, viajantes experientes) e se reunir periodicamente para discutir o programa, sugerir melhorias e garantir o alinhamento.

Além dos 90 dias: construindo um roadmap a médio prazo

Com os primeiros 90 dias concluídos, é hora de olhar para frente. O programa de viagens deve ser um projeto de melhoria contínua, por isso é essencial ter um roadmap de médio e longo prazo.

• Integração de novas tecnologias: avalie soluções que possam otimizar o programa, como ferramentas de gestão de despesas, plataformas de reserva mais inteligentes ou até mesmo a implementação de inteligência artificial para otimização de tarifas.

• Sustentabilidade: a sustentabilidade é uma pauta cada vez mais relevante para empresas e seus stakeholders. Como o programa de viagens pode contribuir? Comece a pensar em formas de reduzir a emissão de carbono nas viagens, priorizar parceiros com políticas ambientais claras ou até mesmo compensação de carbono.

• Gestão de riscos e segurança: vá além do básico e desenvolva um plano robusto de gestão de riscos. Isso inclui análise de segurança em destinos específicos, acompanhamento em tempo real de viajantes em áreas de risco e plano de contingência para crises, como desastres naturais, instabilidade política ou pandemias. Um plano abrangente pode incluir treinamentos para viajantes e contratação de seguros.

• Programas de fidelidade: pense em como o programa de viagens pode se tornar um benefício para os colaboradores. Negocie com companhias aéreas e redes de hotéis para que os viajantes acumulem pontos e desfrutem de vantagens, como upgrades de classe e acesso a lounges. Criar um programa interno de fidelidade pode aumentar a adesão à política de viagens e a satisfação dos colaboradores.

KPIs essenciais: como aumentar a visibilidade da performance?

Medir o desempenho do programa de viagens é fundamental para mostrar o valor da sua área. Um painel de controle com os principais indicadores (KPIs) facilita a tomada de decisão. A seguir, alguns KPIs que você deve considerar:

Gastos e despesas

Custo total das viagens, custo por viajante, custo médio por trecho aéreo e diária de hotel são indicadores relacionados às despesas que devem ser acompanhados de perto. Analise a evolução desses números ao longo do tempo e observe a economia gerada pelas negociações e pela otimização da janela de compra.

SLA

Alguns indicadores relacionados a SLA incluem o tempo médio de aprovação de viagens, o tempo de resposta do fornecedor e a taxa de conformidade com a política de viagens.

Satisfação dos viajantes

Pesquisas de satisfação são essenciais para entender como os colaboradores avaliam a experiência e a política da empresa. Realize pesquisas regulares com os viajantes para coletar feedbacks e identificar pontos de melhoria no processo.

Taxa de adoção da ferramenta de gestão

Quantos colaboradores utilizam a ferramenta? Se a taxa de adoção for baixa, é sinal de que algo precisa ser ajustado. Uma baixa adesão pode indicar que a ferramenta é complexa ou que a comunicação sobre seu uso não foi eficaz.

Segurança e conformidade

Acompanhe as taxas de incidentes de segurança, o número de violações de políticas e a aderência aos requisitos de documentação. Para melhorar esses indicadores, garanta que todos os viajantes tenham a documentação necessária e que o suporte de emergência esteja sempre disponível.

Leia mais: 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar

Algumas TMCs e ferramentas de gestão de viagens já oferecem dashboards customizáveis e relatórios personalizados para facilitar o acompanhamento de métricas. Esse é o caso da VOLL: maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. Saiba mais no tópico a seguir!

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Com uma interface amigável e funcionalidades inteligentes baseadas em IA e automação, a experiência de viagem torna-se ainda mais fluida e eficiente.

Além disso, os dashboards personalizados da VOLL fornecem uma visão completa do programa de viagens, permitindo identificar padrões de gastos, monitorar a conformidade e mensurar resultados com facilidade.

Outro diferencial é o suporte especializado: uma equipe de especialistas pronta para ajudar em todas as etapas, desde a implementação até a gestão diária. A VOLL atua como parceira estratégica, auxiliando na definição de políticas, na análise de dados e na identificação de oportunidades.

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