Alimentação em viagens corporativas: reembolso, diária de viagem ou vale-refeição?

Entre passagens, hospedagens e transportes, um item recorrente que gera muitas dúvidas na gestão de viagens corporativas é a alimentação do viajante.

Como sua empresa cobre estes custos de forma eficiente, justa e em conformidade legal? A decisão entre reembolso e diária de viagem é fundamental, assim como a dúvida sobre a possibilidade de uso do vale-refeição, que já é tradicionalmente concedido.

Cada modalidade possui implicações trabalhistas e operacionais que impactam diretamente o fluxo de trabalho do gestor.

Neste artigo, você entenderá como cada uma dessas opções funciona, quando deve ser aplicada e como padronizar o processo para evitar inconsistências.

Alimentação nas viagens corporativas

Longe de ser apenas um "custo operacional", a alimentação em viagens corporativas é um fator que impacta diretamente a produtividade, o bem-estar e o engajamento do colaborador. Afinal, um profissional bem alimentado e com tempo para suas refeições é mais focado e apto a cumprir seus objetivos.

Para o gestor, a complexidade reside em equilibrar a necessidade do viajante com o controle orçamentário e a conformidade. Um gerenciamento ineficaz pode levar a:

• Desconformidade legal: riscos trabalhistas e fiscais por má caracterização dos valores pagos.

• Desperdício de recursos: gastos excessivos ou desproporcionais ao destino e cargo.

• Insatisfação do colaborador: processos de reembolso lentos ou limites irrealistas que obrigam o viajante a usar dinheiro próprio.

• Ineficiência operacional: excesso de tempo gasto na conferência manual de notas e recibos.

Formas de custeio de alimentação

Quando o assunto é custear alimentação em viagens corporativas, as empresas geralmente adotam o modelo de reembolso ou de pagamento da diária de viagem. Porém, há dúvidas sobre a possibilidade de uso do vale-refeição. Cada formato tem vantagens, limitações e implicações legais distintas.

1. Reembolso de despesas

O reembolso é o formato mais tradicional e controlado. O colaborador utiliza recursos próprios (ou um adiantamento/cartão corporativo) para pagar a alimentação e, posteriormente, solicita à empresa a devolução do valor gasto, mediante a apresentação de comprovantes fiscais válidos.

Vantagens:

• Controle detalhado, pois você sabe exatamente onde o dinheiro foi gasto (restaurante, valor, data).

• Por ter natureza indenizatória e ser comprovado, não integra o salário do colaborador e não sofre incidência de encargos trabalhistas e previdenciários (conforme Art. 457, § 2º da CLT, para despesas essenciais à realização do trabalho).

• Oferece mais flexibilidade pois permite que o viajante gaste de acordo com a necessidade do momento e o local, dentro dos tetos estabelecidos.

Desafios:

• Há risco de fraude pela dependência da qualidade e validade das notas fiscais apresentadas.

• A conferência e aprovação dos comprovantes pode ser lenta e consumir muito tempo da equipe de backoffice.

• Se o processo de reembolso for lento, o colaborador pode ter que arcar com a despesa por um tempo, gerando frustração.

2. Diária de viagem

Nesse formato, a empresa paga um valor fixo e pré-determinado ao colaborador antes da viagem para cobrir despesas como alimentação e pequenos deslocamentos. A diária de viagem é calculada com base em estimativas de custo do destino.

A CLT estabelece que as diárias não devem ser consideradas parte do salário, ou seja, não geram encargos como INSS, FGTS ou 13º salário. A reforma trabalhista reforçou isso, dizendo que as diárias, mesmo que ultrapassem o valor de 50% do salário, não entram na remuneração regular do trabalhador. Então, a empresa não paga mais encargos sobre esse valor.

Vantagens:

• Com total previsibilidade, o custo é fixo e conhecido antes da viagem, facilitando o controle de orçamento.

• Geralmente não exige a apresentação detalhada de comprovantes (notas fiscais) de cada despesa de alimentação, simplificando o processo.

• O colaborador não precisa guardar notas de pequenas despesas e não precisa esperar o reembolso.

Desafios:

• Requer atualização periódica dos valores para manter o equilíbrio.

• Em algumas situações, pode demandar flexibilidade para atender ao valor médio da alimentação do destino.

• Pode ser vista como benefício disfarçado se mal aplicada.

Leia mais: Como calcular despesas e diárias de viagens a trabalho?

3. Vale-refeição

O VR/VA é um benefício previsto na CLT e regulamentado pelo Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT). Ele não tem natureza salarial e destina-se à alimentação durante a jornada habitual de trabalho, geralmente na cidade de lotação do colaborador.

Durante viagens, seu uso deve ser avaliado com cuidado pois, na maioria dos casos, não substitui o reembolso ou a diária.

Quando o VR pode substituir o reembolso:

• Se a viagem não inclui pernoite e o colaborador permanece dentro da jornada normal de trabalho.

• Se a empresa define formalmente em sua política de viagens que o VR/VA cobre refeições durante deslocamentos curtos.

• Se o acordo coletivo da categoria prevê essa possibilidade.

Exemplo: um vendedor que passa o dia visitando clientes em uma cidade próxima e retorna no mesmo dia. Nesse caso, o VR pode cobrir a alimentação normalmente.

Quando o VR não pode substituir o reembolso:

• Quando há viagem com pernoite em outra cidade ou estado.

• Quando a alimentação é parte de uma atividade extraordinária (evento, jantar de negócios, auditoria, etc.).

• Quando a viagem acontece em um final de semana.

• Quando a empresa já concede VR fixo mensal, e o colaborador terá gastos adicionais fora da rotina habitual.

Nessas situações, o mais adequado é o reembolso com nota fiscal ou o pagamento de diária de viagem, evitando passivos trabalhistas e mantendo a política de viagens em conformidade.

Comprovações e documentos válidos

Independentemente do modelo adotado (reembolso ou diária parcial), a comprovação de gastos é fundamental para fins contábeis e fiscais.

Para despesas de alimentação, a regra de ouro é: exija a Nota Fiscal ou o Cupom Fiscal Eletrônico.

• Nota Fiscal (NF)/Cupom Fiscal (NFC-e): são documentos fiscais oficiais emitidos por estabelecimentos comerciais (restaurantes, lanchonetes) que recolhem tributos. Esses documentos garantem a plena dedutibilidade fiscal do gasto para a sua empresa (desde que a política interna permita).

• Recibos simples: devem ser a exceção, não a regra. São aceitáveis apenas em locais de difícil acesso, comércios informais ou em serviços prestados por pessoa física não obrigada a emitir NF. Caso sejam aceitos, os recibos devem ser o mais detalhados possível (data, valor, descrição do produto ou serviço, CPF/CNPJ ou nome legível de quem recebeu).

O documento deve ser legível, conter data e hora compatíveis com a viagem e não pode incluir gastos com bebidas alcoólicas ou despesas fora do contexto da viagem.

Empresas com alto volume de viagens podem automatizar a conferência desses comprovantes com plataformas de gestão de despesas, que realizam a conciliação automática entre o gasto e a política vigente.

Política de teto de gastos: padronização e flexibilidade

Um ponto essencial na gestão de viagens é definir tetos de gastos para alimentação, considerando:

• Turno da refeição (café da manhã, almoço, jantar);

• Destino (cidades com custo de vida mais alto exigem limites maiores);

• Função ou cargo do colaborador;

• Exceções justificáveis, como emergências, atrasos de voo ou eventos fora do horário normal.

Porém, conforme mencionado anteriormente, é necessário ter certa flexibilidade. Afinal, é irreal manter o mesmo teto para alimentação em uma capital como São Paulo, em uma metrópole internacional como Londres ou em uma cidade do interior.

Você pode parametrizar sua política por destino:

• Nível 1 (Baixo Custo): cidades do interior ou regiões metropolitanas com baixo custo de vida;

• Nível 2 (Custo Médio): capitais brasileiras com custo moderado;

• Nível 3 (Alto Custo): grandes metrópoles (São Paulo, Rio de Janeiro) ou destinos internacionais.

Além disso, sua política deve prever exceções para refeições não planejadas devido a longos atrasos de voo ou imprevistos de rota, dietas especiais por necessidades médicas e jantares de negócios (desde que haja justificativa clara, aprovação prévia e constem nome e empresa dos convidados na prestação de contas).

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O sucesso na gestão da alimentação em viagens corporativas não está apenas em ter regras, mas em como você as aplica. É nesse ponto que a parceria com uma agência especializada, como a VOLL, se torna um diferencial estratégico.

Maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL integra viagens e despesas em um ecossistema completo, baseado no conceito end-to-end, permitindo:

• Definir e aplicar regras automáticas de política de viagens.

• Controlar limites de gasto por tipo de despesa, colaborador ou destino.

• Conferir e aprovar reembolsos digitalmente, com leitura automática de notas fiscais.

• Integrar cartões corporativos e adiantamentos com conciliação em tempo real.

• Gerar relatórios inteligentes para auditoria, compliance e tomada de decisão.

Além disso, o gestor ganha visibilidade total sobre o comportamento dos viajantes, podendo ajustar tetos de gastos, prever orçamentos e otimizar políticas de forma estratégica.

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