Como garantir viagens corporativas prontas para auditoria

Além de ser responsável pelos deslocamentos, a gestão de viagens faz parte da estrutura de governança financeira e compliance das empresas, sendo frequentemente analisada em auditorias internas e externas, especialmente em organizações sujeitas a normas como a Lei Anticorrupção (12.846/2013), diretrizes da SOX (Sarbanes-Oxley Act) e políticas globais de integridade corporativa.

As auditorias de viagem têm como objetivo garantir que os processos sigam a política da empresa, que os gastos estejam devidamente comprovados e que não haja falhas de registro ou riscos de fraude. 

Embora algumas ocorram anualmente ou em ciclos trimestrais, o ideal é que o programa esteja “audit ready”, ou seja, preparado para ser auditado a qualquer momento, sem necessidade de mobilizações emergenciais. Isso porque esse nível de prontidão reduz o estresse de gestões pontuais, agiliza o fechamento de contas e fortalece a confiança da diretoria, dos auditores e dos órgãos de controle sobre a área de viagens corporativas.

Documentos que garantem rastreabilidade em cada etapa da viagem corporativa

Manter a documentação organizada e rastreável é o primeiro passo para garantir que o programa de viagens esteja sempre pronto para auditoria. Todas as etapas, da solicitação à prestação de contas, devem conter registros que comprovem autorização, gasto e resultado.

Confira abaixo um resumo dos principais documentos que devem compor o dossiê de uma viagem corporativa:

• Solicitação e aprovação: registro da solicitação de viagem, trilha de aprovação com data, hora e responsável, política de viagem aplicada e autorização do gestor direto ou centro de custo.

• Reserva e pagamento: comprovantes de reserva (aéreo, hotel, transporte), notas fiscais ou recibos, faturas do fornecedor e vinculação com o número da ordem de compra (quando aplicável).

• Deslocamento e execução: bilhetes eletrônicos, vouchers de hospedagem e transporte, comprovantes de embarque, check-ins e relatórios de despesas realizadas.

• Prestação de contas: formulário de reembolso (quando aplicável), notas fiscais digitalizadas, recibos de serviços e evidências de aprovação financeira.

• Encerramento e arquivamento: consolidação dos documentos na plataforma de viagens ou sistema ERP, com vinculação ao centro de custo e à política de viagens vigente.

Ao padronizar esse fluxo documental, a empresa assegura rastreabilidade e facilita a atuação de auditorias internas e externas, reduzindo o tempo de resposta e o risco de apontamentos.

Como usar amostragem mensal e trilha de aprovação para prevenir inconformidades

Ter um programa audit ready significa trabalhar de forma contínua, e não apenas reagir a pedidos pontuais de auditoria. Uma das práticas mais eficientes para isso é a amostragem mensal de viagens, combinada com uma trilha de aprovação automatizada.

A amostragem mensal consiste em selecionar um percentual representativo das viagens concluídas a cada mês (por exemplo, 5% a 10%) para uma revisão detalhada de documentos, políticas aplicadas e aprovações. Esse processo permite identificar inconformidades de forma preventiva, antes que elas se tornem um problema em uma auditoria oficial.

Já a trilha de aprovação, ou approval trail, deve registrar tudo o que envolve autorizações em viagens: quem aprovou o que, quando e sob qual política. Importante lembrar também que as auditorias de T&E exigem que esses registros estejam datados, rastreáveis e vinculados à reserva ou despesa correspondente, de preferência dentro de uma plataforma integrada.

Manter essa rastreabilidade digital reduz o tempo de resposta a solicitações de auditoria e cria uma cultura de conformidade contínua, que protege o gestor e dá transparência ao processo.

Como manter uma matriz de retenção e descarte de documentos

Manter uma matriz de retenção e descarte é essencial para que a empresa saiba por quanto tempo deve guardar cada documento relacionado a viagens corporativas e quando é seguro descartá-lo. Esse tipo de controle serve para reduzir riscos fiscais, evitar acúmulo de arquivos e garantir conformidade com auditorias internas, órgãos de controle e legislação vigente.

No contexto de viagens corporativas, os principais prazos de retenção costumam seguir as normas da Receita Federal, da Lei 8.212/1991 (obrigações previdenciárias) e da Lei 9.430/1996 (documentação fiscal), além das políticas internas de auditoria.

Confira abaixo um exemplo de matriz aplicável:

Após o prazo de retenção, o descarte deve seguir critérios de segurança e confidencialidade, especialmente quando envolver dados pessoais ou financeiros. O ideal é registrar cada exclusão em ata ou relatório de descarte, assegurando rastreabilidade total do ciclo documental.

Essa matriz também deve ser revisada periodicamente, garantindo que novos documentos, como registros digitais e aprovações automatizadas, sejam incorporados às práticas de retenção e auditoria.

Como manter um painel de não conformidades para auditorias de viagem

Um programa de viagens corporativas audit ready não se resume a armazenar documentos. Ele precisa também monitorar e corrigir inconformidades de forma contínua. Para isso, o ideal é que a empresa adote um painel de não conformidades, que consolide alertas, status de correção e responsáveis por cada ocorrência.

Esse painel funciona como uma ferramenta de controle interno, reunindo os principais apontamentos identificados em revisões mensais ou auditorias parciais, como ausência de nota fiscal, aprovação fora do fluxo ou divergência de valores.

Entre as boas práticas de gestão estão:

• Classificação das inconformidades por criticidade: permite priorizar correções que afetam diretamente o compliance financeiro.

• Definição de prazos padrão: por exemplo, até 5 dias úteis para regularização de despesas e até 15 dias para ajustes contratuais ou de política.

• Designação de responsáveis: cada não conformidade deve ter um gestor atribuído e acompanhamento até a correção total.

• Registro de evidências: incluir comprovantes de regularização e aprovação final, garantindo rastreabilidade para futuras auditorias.

Além de evitar apontamentos recorrentes, o painel ajuda o gestor de viagens a antecipar riscos e demonstrar à auditoria que o programa adota um modelo de melhoria contínua, com correções documentadas e indicadores de conformidade sempre atualizados.

Confira abaixo um exemplo de painel de não conformidades para auditorias de viagem:

Leia também: Compliance 100% em reservas aéreas: economia e auditabilidade.

Por que vale a pena manter o programa de viagens sempre pronto para auditoria

Manter o programa de viagens corporativas audit ready reduz riscos e aumenta a confiança das áreas financeira e de compliance. 

De acordo com o Relatório Global de Riscos de Compliance 2024, da Thomson Reuters, 61% das empresas afirmam que falhas na documentação e rastreabilidade são as principais causas de apontamentos em auditorias internas, um número que reforça a importância de processos padronizados e preventivos.

Além de mitigar riscos, ter um programa pronto para auditoria traz vantagens diretas:

• Agilidade nas respostas a auditorias internas e externas: todas as evidências ficam organizadas e facilmente acessíveis.

• Menos retrabalho e custos operacionais: reduz tempo gasto com busca de documentos e correções manuais.

• Melhoria contínua do programa de viagens: facilita a identificação de gargalos e inconsistências.

• Fortalecimento da cultura de compliance: promove responsabilidade compartilhada entre áreas e transparência nos gastos.

• Maior credibilidade com a diretoria e o conselho: permite apresentar dados auditáveis e relatórios com KPIs claros de conformidade.

Empresas com processos de auditoria contínua também ganham vantagem competitiva, já que reduzem até 40% do tempo médio de fechamento contábil mensal, segundo levantamento da Deloitte Global Audit Survey (2024).

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Entre as funcionalidades que tornam isso possível estão:

• Integração direta com ERP e centros de custo: automatiza a conciliação entre reservas, ordens de compra e faturas.

• Histórico completo de aprovações: registra cada decisão, com data, hora e responsável.

• Relatórios de auditoria e conformidade: permitem acompanhar indicadores e identificar exceções em tempo real.

• Controle de políticas por perfil e centro de custo: reduz o risco de violação e simplifica a checagem de compliance.

• Armazenamento seguro e centralizado: garante que documentos e notas fiscais fiquem disponíveis para consultas e inspeções.

Empresas como Ifood, Itaú, Arcos Dorados e Itaú já utilizam a VOLL para consolidar informações de viagens e despesas em um único ambiente digital, otimizando auditorias e eliminando retrabalhos.

Com tecnologia proprietária, suporte consultivo e métricas de desempenho auditáveis, a VOLL ajuda gestores a transformar a gestão de viagens e despesas corporativas em um processo eficiente, transparente e sempre em conformidade com as normas internas e externas.

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