Cartão corporativo no ERP: conciliação de IOF, natureza e centro de custo

O cartão corporativo se tornou um dos principais meios de pagamento em viagens corporativas, pela praticidade de centralizar despesas como passagens, hospedagem, transporte e alimentação. Mas, junto com a conveniência, vem um desafio comum: conciliar com precisão o que está no extrato, nos comprovantes e no ERP da empresa.

Segundo a Ramp, 77% das empresas afirmam que o uso de cartões corporativos aumenta a adesão às políticas de despesas. Ainda assim, um levantamento da Bill.com mostra que as equipes financeiras gastam, em média, de 30 a 45 minutos por cartão por mês apenas conciliando extratos e comprovantes, um processo que pode ser automatizado e padronizado com o apoio da tecnologia.

O cenário fica ainda mais complexo no Brasil, onde o IOF para compras internacionais passou a 3,5% em 2025, impactando o custo total das viagens a trabalho e exigindo controle detalhado sobre a natureza da despesa e o centro de custo de cada lançamento.

Diante desse contexto, criar um manual de conciliação para cartões corporativos, físicos e virtuais, é essencial para garantir segurança contábil, auditoria eficiente e transparência entre financeiro, controladoria e gestores de viagem.

Como mapear eventos e lançamentos do cartão corporativo

Antes de criar regras de conciliação, o gestor precisa conhecer o ciclo completo do cartão corporativo, do momento da compra até o fechamento do extrato. Entender como cada tipo de lançamento aparece no sistema é o primeiro passo para evitar divergências entre financeiro, ERP e relatórios de viagem.

Principais eventos a mapear:

• Compra: O lançamento original, que deve conter data, valor, fornecedor e categoria de despesa (aéreo, hotel, transporte, alimentação etc.).

• Estorno: Ocorre quando há cancelamento de compra ou reembolso de cobrança duplicada. Deve ser vinculado à transação original, mantendo o mesmo centro de custo.

• Compra parcelada: Requer atenção ao número de parcelas e ao mês de competência. O ideal é registrar o valor total da despesa no ERP e controlar as parcelas em extrato para evitar divergências.

• Taxas administrativas: Incluem tarifas bancárias, juros e ajustes automáticos de câmbio. Essas despesas devem ter natureza própria no plano de contas, sem se misturar a gastos operacionais.

• IOF: O Imposto sobre Operações Financeiras deve ser conciliado separadamente, com base na alíquota vigente. No caso de viagens internacionais, pode representar um custo relevante dentro do orçamento de T&E.

Como organizar o plano de contas e a natureza das despesas

A conciliação eficiente de cartões corporativos em viagens a trabalho depende de um plano de contas bem estruturado. É ele que define como cada despesa será registrada no ERP e permite analisar o orçamento de forma precisa por categoria, centro de custo ou projeto.

Para montar um plano de contas funcional, o ideal é agrupar as despesas por natureza e categoria de viagem, com códigos padronizados e descrições objetivas.

Exemplo de estrutura prática:

Veja também algumas boas práticas:

• Evite descrições genéricas: Cada natureza deve deixar claro o tipo de gasto e sua finalidade.

• Mantenha o plano de contas atualizado: Revise a cada trimestre para refletir novas rotas, fornecedores e políticas internas.

• Conecte as categorias ao centro de custo: Essa associação é essencial para análises de ROI e controle de orçamento por área.

Como aplicar o rateio por projeto ou centro de custo

Em empresas que realizam viagens corporativas para diferentes áreas ou clientes, o rateio correto das despesas é fundamental para manter o orçamento equilibrado e evitar distorções nos relatórios financeiros.

O rateio por projeto ou centro de custo permite atribuir cada gasto de viagem ao responsável direto pelo consumo, garantindo que as áreas envolvidas arquem com os custos de forma proporcional. Além disso, o gestor ganha visibilidade sobre quanto cada área consome em viagens, o que facilita o controle de orçamento, a previsão de gastos e a definição de metas de redução.

Passos práticos para implementar o rateio:

1. Defina critérios claros de alocação: Pode ser por área solicitante, projeto, cliente ou unidade de negócio.

2. Configure no ERP ou sistema de gestão de viagens: Os campos de centro de custo e projeto devem ser obrigatórios em cada lançamento.

3. Associe o colaborador ao centro de custo padrão: Isso evita erros de digitação e garante consistência nos relatórios.

4. Crie regras de exceção: Para despesas compartilhadas (como eventos corporativos), distribua o valor com base em percentuais pré-definidos entre as áreas envolvidas.

5. Audite mensalmente os rateios realizados: Pequenas inconsistências tendem a se acumular ao longo dos meses se não houver revisão periódica.

Leia também: Gestão inteligente de cartão corporativo: como definir limites e permissões nos pagamentos?

Como tratar adiantamentos em viagens corporativas

Mesmo com o uso de cartões corporativos, ainda existem situações em que o colaborador precisa receber adiantamentos de viagem. Isso ocorre principalmente em localidades onde o cartão não é aceito, para pequenas despesas imprevistas ou em empresas que ainda estão migrando para modelos digitais de pagamento.

Para evitar inconsistências na conciliação, o tratamento dos adiantamentos deve seguir regras claras:

• Solicitação formal: Todo adiantamento precisa ser solicitado em sistema ou formulário corporativo, com aprovação da liderança e vínculo direto ao centro de custo da viagem.

• Registro prévio no ERP: O valor adiantado deve ser registrado antes do início da viagem, de modo que a contabilidade consiga cruzar esse montante com os comprovantes entregues posteriormente.

• Prestação de contas obrigatória: Após a viagem, o colaborador deve apresentar recibos e notas fiscais que comprovem o uso do valor. Se houver saldo não utilizado, o reembolso precisa ser feito em até X dias (prazo definido pela política da empresa).

• Conciliação com extrato de cartão: Caso parte da viagem tenha sido paga com cartão corporativo e parte com adiantamento, os dois registros devem ser conciliados em conjunto, garantindo visão consolidada.

• Auditoria periódica: Crie relatórios trimestrais para verificar se os adiantamentos estão sendo usados de forma recorrente em rotas que poderiam migrar para pagamentos digitais, reduzindo riscos e retrabalho.

Leia também: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes.

Como estruturar a rotina de 30, 60 e 90 dias com exceções documentadas

A conciliação de despesas em viagens corporativas precisa seguir uma rotina organizada, que permita ao financeiro identificar inconsistências logo no início e não apenas no fechamento anual. Definir checkpoints em 30, 60 e 90 dias garante visibilidade contínua e reduz riscos de erro acumulado.

Veja abaixo uma rotina sugerida.

Em até 30 dias:

• Conferir todos os lançamentos do cartão com base em comprovantes digitalizados.

• Garantir que IOF, estornos e parcelamentos tenham sido classificados corretamente no ERP.

• Apontar pendências de comprovantes para o colaborador responsável.

Em até 60 dias:

• Reavaliar exceções registradas no primeiro fechamento (comprovantes em atraso, divergências de valor).

• Confirmar se os rateios por centro de custo ou projeto foram aplicados corretamente.

• Atualizar relatórios executivos com custos acumulados por categoria de despesa.

Em até 90 dias:

• Validar se todas as exceções foram resolvidas ou se devem ser formalizadas como perdas/ajustes.

• Revisar o plano de contas e sugerir ajustes em categorias que geram inconsistência recorrente.

• Preparar um relatório final de conciliação trimestral para auditoria e apresentação ao board.

Como a VOLL simplifica a conciliação de despesas em viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e também uma plataforma completa de gestão de viagens e despesas que permite aos gestores centralizarem reservas, políticas, aprovações, despesas, rastreamento e relatórios, conectando áreas que antes trabalhavam de forma fragmentada e reduzindo atritos no fluxo entre viagens e finanças.

A integração com ERP é um dos pilares dessa proposta. Cada reserva aprovada na VOLL já chega ao sistema financeiro com os dados prontos para conciliação, incluindo centro de custo e natureza da despesa validados automaticamente. Isso elimina etapas manuais, reduz erros de classificação e acelera o fechamento contábil.

Com a VOLL, o gestor de viagens e a área financeira podem:

• Conciliar cartões físicos e virtuais de forma automatizada, incluindo IOF, estornos e parcelamentos.

• Acompanhar em tempo real pagamentos, reembolsos e faturas em um só ambiente.

• Centralizar comprovantes e recibos digitais, sempre prontos para auditorias internas e externas.

• Gerar relatórios cruzados entre ERP e plataforma de viagens, que oferecem dados confiáveis para decisões estratégicas.

• Ganhar governança e previsibilidade, equilibrando compliance financeiro e eficiência operacional.

Os parceiros da VOLL ainda contam com o apoio consultivo de especialistas em gestão de viagens e despesas, que ajudam a configurar fluxos sob medida, eliminando planilhas paralelas e permitindo que os gestores tenham uma visão integrada de T&E, com transparência para auditorias e eficiência na tomada de decisão.

Grandes empresas como Itaú, iFood, Nubank e Andrade Gutierrez já utilizam a integração da VOLL com seus ERPs para acelerar o fechamento mensal, reduzir retrabalho e elevar a qualidade das análises financeiras de viagens.

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