Em um mundo cada vez mais conectado, a necessidade de reuniões presenciais, participação em feiras e eventos e prospecção de novos mercados permanece essencial.
Entretanto, essa relevância também traz custos, comumente chamados no meio corporativo de T&E, sigla para Travel & Expense (Viagem e Despesas).
Esse conceito abrange todos os custos relacionados a viagens a trabalho, como transporte, hospedagem, alimentação e quaisquer outras despesas ligadas aos deslocamentos.
A complexidade do T&E está no fato de que são custos descentralizados: vários funcionários em diferentes locais, utilizando serviços variados de diversos fornecedores, geram uma infinidade de transações. E sem um controle rigoroso, o T&E pode se transformar em um grande gargalo financeiro.
Por isso, o desafio dos CFOs e gestores de viagem é claro: como integrar o Travel & Expense (T&E) no processo orçamentário corporativo de forma estratégica, transparente e eficiente?
É sobre isso que vamos debater neste artigo. Acompanhe!
O OPEX (Operational Expenditure), ou despesas operacionais, representa os gastos contínuos de uma empresa para manter suas operações.
As despesas de T&E fazem parte do OPEX porque são recorrentes e necessárias para a operação do negócio, e não se traduzem diretamente em ativos permanentes (como no caso do CAPEX, ou Capital Expenditure).
O fato é que o T&E tem um enorme poder de desequilibrar o orçamento se não for bem planejado, pois costuma ser uma despesa:
Difícil de prever com exatidão, já que varia conforme a sazonalidade, urgência das viagens ou agendas externas;
Fragmentada entre diferentes centros de custo, áreas e colaboradores, dificultando o controle;
Vulnerável a desperdícios, fraudes ou não conformidades, especialmente em processos manuais;
Subestimada, quando não há uma política de viagens clara ou um sistema centralizado de gestão.
Com todas essas especificidades, quando as despesas de viagem não são monitoradas em tempo real e as projeções são pouco assertivas, o departamento financeiro precisa lidar com muitos impactos negativos, como:
Estouros de orçamento;
Impossibilidade de projetar o fluxo de caixa com precisão;
Falta de visibilidade em relação ao dinheiro;
Tomada de decisão prejudicada.
Afinal, sem dados concretos, é impossível otimizar custos de forma inteligente.
Todos os impactos listados anteriormente são fruto de um principal problema: a falta de transparência e previsibilidade. Para garantir essas qualidades, é possível implementar algumas boas práticas:
A política deve detalhar o que é permitido, os limites de gastos, os procedimentos de aprovação, os fornecedores preferenciais e as diretrizes para despesas reembolsáveis. Essa definição evita gastos “desenfreados”.
A tecnologia é o principal facilitador da transparência. Uma plataforma que integre reservas, aprovações, relatórios de despesas e reembolsos é capaz de eliminar processos manuais, reduzir erros e oferecer uma fonte única de dados.
Leia mais: Por que integrar sistemas de gestão de viagens e despesas?
Garanta que todos os colaboradores que viajam ou aprovam viagens entendam a política de T&E e saibam como usar as ferramentas disponíveis. Workshops, materiais educativos e tutoriais podem ser muito úteis para evitar gastos fora da política.
Compartilhe os relatórios de T&E com as partes interessadas, como CFOs e líderes de departamentos. Isso não só aumenta a responsabilidade, mas também ajuda todos a entenderem o impacto de suas decisões nos gastos da empresa.
Para otimizar fluxos de aprovação de despesas de viagem, defina claramente as responsabilidades dentro da política da empresa, especificando quem é responsável por aprovar cada solicitação e em qual nível hierárquico.
Além disso, é recomendável automatizar as solicitações por meio de plataformas digitais, permitindo que os colaboradores realizem pedidos de forma mais ágil e organizada. A integração das políticas nessa plataforma também é fundamental, de modo que ela aplique automaticamente as diretrizes da empresa e alerte sobre quaisquer desvios.
Por fim, é importante garantir visibilidade ao processo, permitindo que tanto o solicitante quanto o aprovador acompanhem, em tempo real, o status da solicitação e, caso haja alguma inconformidade com a política, que o ponto de divergência seja claramente indicado.
Defina quais KPIs serão monitorados e com que frequência. Isso permite acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria. Vamos falar mais sobre isso no tópico a seguir!
Para que as previsões de T&E sejam assertivas, é preciso ir além do simples “quanto gastamos”. O monitoramento de KPIs específicos oferece insights importantes que permitem acompanhamento e previsibilidade:
Custo médio e total por viagem: permite identificar variações e tendências nos gastos gerais.
Custo médio por funcionário: ajuda a entender o perfil de gasto de cada colaborador ou departamento.
Gastos por categoria (aéreo, hospedagem, alimentação): revela os serviços que mais demandam gastos e onde há oportunidades de economia.
Taxa de conformidade com a política: mede o quão bem os colaboradores estão seguindo as diretrizes internas, identificando a quantidade de solicitações dentro e fora dos padrões e por quais motivos.
Economia por negociação: quantifica o impacto das negociações com fornecedores (passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros).
Tempo de processamento de reembolso: indica a eficiência do processo de reembolso e se ele está dentro dos prazos acordados na política.
Número de viagens por período: ajuda a prever futuras demandas e a alocar recursos adequadamente, de acordo com tendências e sazonalidades.
Ao acompanhar esses KPIs regularmente, sua empresa pode tomar decisões inteligentes 100% baseadas em dados e fatos, ajustando suas políticas de viagens e otimizando seus gastos com T&E de forma contínua.
Leia mais: Indicadores econômicos para gestão de TM&E
Agora que você tem uma base sólida sobre o tema, é hora de inserir, de fato, previsões de T&E no orçamento da empresa. Essa não é uma tarefa isolada e exige um processo estruturado, colaborativo e totalmente integrado para garantir a saúde financeira. Confira algumas dicas de como fazer isso na prática:
Comece analisando os dados históricos de T&E dos anos anteriores. Isso oferece uma base sólida para entender padrões de gastos, picos de atividade e categorias de despesas mais significativas.
Aqui, o trabalho será muito mais simples se sua empresa contar com plataformas integradas de viagens e despesas, que permitam extrair relatórios detalhados segmentados por departamento, projeto, tipo de viagem e colaborador, por exemplo.
Mas lembre-se de que o histórico é um ponto de partida, e o planejamento futuro deve considerar possíveis mudanças no cenário da empresa.
As previsões de T&E devem estar diretamente alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa para o período em planejamento. Algumas perguntas que podem guiar esse passo são:
Expansão: haverá abertura de novas filiais, prospecção em novos mercados ou aumento no número de equipes de vendas que exigirão mais viagens?
Projetos: existem projetos de grande porte que demandarão deslocamentos frequentes de equipes ou visitas a clientes e fornecedores?
Eventos e feiras: a empresa planeja participar ou patrocinar grandes eventos que implicarão custos de viagem e hospedagem?
Crescimento: qual é a projeção de contratações que impactarão o número de viajantes?
Perceba que grande parte dessas perguntas só poderá ser respondida por outros departamentos e líderes. Por isso, proponha uma abordagem colaborativa para essa construção, em que cada área compartilhe suas ações previstas.
Essa dica pode parecer contraditória, mas é muito importante: não se limite a uma única previsão.
Crie cenários diferentes para o T&E, considerando, uma abordagem otimista (com crescimento robusto, mais viagens de vendas, expansão de mercados), outra realista (crescimento moderado e estimativas mais conservadoras) e, por fim, uma abordagem conservadora (com restrições de custos e possível desaceleração).
Dessa forma, você estará preparado para diferentes situações, o que facilitará o reajuste das ações conforme necessário.
Como mencionado no início do artigo, as viagens trazem despesas imprevisíveis, suscetíveis a mudanças e flutuações.
Por isso, busque encontrar o equilíbrio entre previsibilidade e flexibilidade, fazendo ajustes quando mudanças significativas ocorrerem.
Mudanças no cenário econômico, como inflação e flutuação cambial, novas oportunidades de negócio ou cortes de custos inesperados são alguns exemplos de situações que exigirão flexibilidade.
Todas as boas práticas mencionadas ao longo deste conteúdo podem ser implementadas de maneira muito mais simples com o auxílio da tecnologia.
Afinal, processos manuais dificultam a integração de despesas, a automatização de políticas e o acompanhamento estratégico de dados e resultados.
Se você deseja que o T&E seja parte integrante do processo orçamentário, o melhor caminho é utilizar uma plataforma que unifique a gestão de viagens e despesas, como a VOLL.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, com tecnologia própria e exclusiva, integra viagens, mobilidade e despesas em uma única solução robusta e intuitiva.
Na gestão de viagens, o colaborador pode solicitar e gerenciar reservas em poucos cliques, com aplicação automatizada das políticas de viagens. Gestores podem personalizar regras e limites conforme cargos e departamentos, definir fluxos de aprovação e acompanhar relatórios detalhados para aprimorar continuamente o programa de viagens.
Já na gestão de despesas, os clientes VOLL contam com a VOLL Wallet, o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado. Ele permite o controle completo de meios de pagamento, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.
A inteligência artificial exclusiva da VOLL aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo total conformidade orçamentária.
Além disso, a solução automatiza e agiliza todo o processo de reembolso de despesas de viagem: sua empresa define as regras de solicitação de reembolso e os fluxos de aprovação e, estando tudo dentro da política, as despesas são reembolsadas pela VOLL e faturadas mensalmente em um único pagamento.
E tem mais: se sua empresa utiliza um ERP, a API da VOLL permite integração total entre sistemas, garantindo que as despesas de viagem e a gestão financeira caminhem juntas, de forma automática. Isso agiliza processos, evita erros manuais e assegura a confiabilidade das informações, permitindo a construção de orçamentos mais assertivos.
Quer ter todos esses benefícios? Entre em contato com os especialistas da VOLL e transforme sua gestão de despesas de viagem!