Na gestão de viagens corporativas, nem sempre um deslocamento atende apenas a um único objetivo. Muitas vezes, o colaborador aproveita o deslocamento para cumprir diferentes agendas: visita um cliente pela manhã, participa de uma reunião interna à tarde e, no dia seguinte, acompanha a execução de outro contrato na mesma região, por exemplo.
Ainda que esses arranjos sejam financeiramente vantajosos, a divisão dos custos da viagem pode ser mais complexa, já que, sem um critério claro de “rateio”, cada área tende a assumir suas próprias interpretações, dificultando conciliações e prejudicando auditorias.
Se você é responsável pela gestão de viagens da sua empresa, confira a seguir como dividir os custos de viagens que atendem múltiplos projetos ou clientes, reduzindo disputas internas e fortalecendo o compliance financeiro.
O ponto de partida é registrar cada compromisso vinculado ao centro de custo responsável para que seja possível garantir a rastreabilidade. Isso também facilita o rateio e evita dúvidas sobre quem deve absorver cada parte do deslocamento.
O que o gestor deve orientar o time a fazer:
Identificar o centro de custo antes da emissão da viagem: cada reunião deve ser criada já com o código correspondente no calendário corporativo ou OBT.
Associar a atividade ao projeto certo: visitas técnicas, treinamentos, atendimento ao cliente, auditorias, tudo precisa estar conectado ao projeto ou contrato que originou a demanda.
Padronizar nomenclaturas: descrições claras evitam dúvidas e tornam o rateio mais rápido no financeiro.
Compartilhar a agenda consolidada com as áreas envolvidas: essa validação prévia reduz conflitos e dá previsibilidade ao rateio.
Registrar atualizações no mesmo fluxo: se um compromisso cair ou for adicionado, a alteração deve ser vinculada ao centro de custo antes da viagem acontecer.
Depois que os compromissos estão corretamente estruturados, é possível avançar para a proporção do rateio.
Leia também: DRE de viagens corporativas por unidade de negócios: como controlar o P&L de viagens.
Após mapear cada compromisso ao centro de custo correto, o próximo passo é estabelecer como dividir os custos da viagem entre os projetos atendidos. O critério precisa ser objetivo, defensável e fácil de replicar, especialmente em auditorias.
As empresas costumam usar três parâmetros principais para determinar essa proporção:
Agenda (número de compromissos por projeto)
Adequado quando a viagem envolve atividades de duração equivalente.
Exemplo: três reuniões no total, sendo duas para o Projeto A e uma para o Projeto B → rateio 66% / 33%.
Tempo dedicado a cada cliente ou projeto
Funciona bem quando algumas agendas são mais longas ou exigem deslocamentos internos.
Exemplo: 6 horas destinadas ao Projeto A e 2 horas ao Projeto B → rateio 75% / 25%.
Distância percorrida na operação
Indicado quando o colaborador precisa se deslocar entre cidades ou plantas diferentes dentro da mesma viagem.
Exemplo: 120 km rodados para o Projeto A e 80 km para o Projeto B → rateio 60% / 40%.
Como escolher o critério certo:
Use agenda quando a viagem for composta por reuniões equivalentes.
Use tempo quando houver forte diferença entre atividades.
Use distância em viagens com mais de uma rota ou com visitas técnicas.
Quando necessário, os critérios podem ser combinados, desde que o método esteja documentado e seja replicável.
Entenda como fazer o cálculo do custo do km rodado em viagens corporativas.
Para evitar dúvidas futuras, tanto internas quanto em auditorias, cada despesa da viagem precisa ser registrada no ERP com evidências que comprovem a divisão entre os centros de custo envolvidos.
Para lançar corretamente no ERP:
Crie um lançamento por despesa (passagem, hospedagem, transporte, refeição etc.), associando cada item ao centro de custo correspondente.
Aplique o percentual de rateio definido no planejamento da viagem.
Utilize descrições claras, indicando quais projetos foram atendidos e a razão da divisão.
Anexe todos os comprovantes diretamente ao registro da despesa.
Inclua a agenda vinculada que serviu de base para o cálculo da proporção.
Evidências obrigatórias para validar o rateio:
Comprovantes originais (nota fiscal, recibo, fatura de hotel, passagens).
Agenda validada com centros de custo associados.
Justificativa objetiva do rateio (exemplos: “viagem multicliente”, “compromissos em dois contratos”, “visitas técnicas em plantas distintas”).
Aprovação das áreas responsáveis, confirmando o percentual atribuído.
Dados complementares, quando necessário: distância percorrida, horários das reuniões ou deslocamentos adicionais.
Com esses elementos registrados no ERP, o gestor evita retrabalho, reduz contestações internas e garante consistência no programa de viagens corporativas.
Com o rateio concluído e registrado no ERP, o gestor precisa transformar essas informações em indicadores que mostrem o retorno da viagem para cada projeto atendido. Esse tipo de análise ajuda a comprovar valor para as áreas de negócio, além de reduzir deslocamentos improdutivos e direcionar investimentos futuros.
Como estruturar esse relatório:
Relacione custos e entregas: compare o valor imputado a cada centro de custo com as atividades realizadas (prospecções, visitas técnicas, auditorias, negociações).
Considere métricas qualitativas e quantitativas: avanço de fases do projeto, novos contratos negociados, milestones cumpridos, horas economizadas em deslocamentos futuros.
Use histórico de viagens anteriores: avaliar tendência por cliente ajuda a identificar quais deslocamentos geram mais impacto.
Integre os dados ao BI ou ERP: dashboards facilitam auditorias e apresentações para diretoria.
Compartilhe com as áreas envolvidas: isso cria transparência e embasa decisões sobre futuras viagens multiclientes.
O relatório de ROI é importante porque fecha o ciclo de governança: mostra onde o investimento fez sentido e fortalece o programa de gestão de viagens corporativas com dados reais.
Saiba como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.
Manter o rateio entre projetos fica muito mais fácil quando viagens, reservas e pagamentos acontecem em um ambiente integrado. A plataforma da VOLL, que é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, unifica a gestão de viagens corporativas e despesas em um único sistema, facilitando esse processo ao registrar cada etapa de forma rastreável e alinhada aos centros de custo da empresa.
Com integrações nativas com ERPs, o gestor consegue replicar automaticamente o rateio definido na agenda da viagem, reduzir erros manuais e evitar divergências entre financeiro, fiscal e áreas de negócio. Além disso, o histórico completo das despesas (comprovantes, agendas, rateios e aprovações) fica disponível para auditorias internas e externas, fortalecendo a governança do programa.
Outro diferencial é o acompanhamento consultivo: a VOLL ajuda empresas a padronizar critérios de rateio, revisar centros de custo ativos, corrigir inconformidades e construir relatórios que conectam cada viagem ao impacto financeiro real do projeto.
Não é à toa que as maiores empresas da América Latina já contam com a VOLL para um programa de gestão de viagens corporativas mais previsível, transparente e orientado por dados.
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