Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, as viagens corporativas desempenham um papel essencial no fortalecimento de relações comerciais, expansão de mercados e desenvolvimento de negócios.
No entanto, para alcançar esses objetivos com consistência, é necessário contar com uma gestão estruturada e estratégica dessas viagens.
Sem esse cuidado, as empresas podem enfrentar sérios problemas que afetam diretamente o seu orçamento, a eficiência operacional e o bem-estar dos viajantes.
Vamos entender juntos as desvantagens de viagens gerenciadas de maneira ineficaz e descobrir a melhor solução para administrar os deslocamentos da sua empresa.
O setor de viagens corporativas está em constante evolução, impulsionado por avanços tecnológicos, novas demandas dos viajantes e a necessidade de otimização de custos dentro das empresas.
Dados recentes apontam para um crescimento do segmento: segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas, o ticket médio de uma viagem de negócios cresceu mais de 22% entre 2022 e 2023, preparando o solo para o faturamento recorde de R$ 131 bilhões alcançado pelo setor em nosso país em 2024.
No entanto, essa expansão traz consigo uma maior complexidade operacional, exigindo uma administração mais robusta, com visibilidade e controle de despesas, conformidade com políticas internas e processos eficientes.
Muitas empresas ainda pecam nesse ponto, realizando viagens sem planejamento e gestão direcionada.
As chamadas viagens corporativas não gerenciadas são aquelas em que os colaboradores são responsáveis por planejar, reservar e gerenciar suas próprias viagens de negócios, sem uma estrutura dedicada, suporte ou diretrizes para guiá-los.
Algumas empresas consideram esse modelo flexível, mas isso é um grande erro. A ausência de uma gestão eficaz traz muitos impactos negativos, como falta de padronização, riscos de compliance e prováveis aumentos nos custos de viagem.
Antes de falarmos sobre as desvantagens de viagens não gerenciadas, é importante entender o que elas são de fato, indo além da definição e destacando suas diferenças em relação às viagens corretamente gerenciadas.
Confira o quadro comparativo abaixo para entender mais!
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Viagens não gerenciadas |
Viagens com gestão eficaz |
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Processos |
Processos fragmentados, dificultando a consolidação de informações |
Processos integrados, facilitando a operação das viagens |
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Negociações |
Reservas dispersas, impossibilitando o acesso a descontos e tarifas especiais |
Acesso a tarifas corporativas preferenciais e descontos exclusivos |
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Controle de custos |
Gastos imprevisíveis, descentralizados e frequentemente mais altos |
Orçamento bem definido, custos reduzidos e monitorados em tempo real |
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Suporte |
O viajante lida sozinho com imprevistos, alterações e problemas durante a viagem |
Assistência total em todas as etapas, incluindo imprevistos e emergências |
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Segurança e compliance |
Maior exposição a fraudes e riscos, além de falta de conformidade com regulamentações |
Monitoramento e garantia de segurança, além de conformidade total com políticas internas e externas |
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Políticas e diretrizes |
Ausência de diretrizes e regras para guiar o viajante durante o processo |
Diretrizes claras para todas as etapas, otimizando custos e garantindo tranquilidade |
Já ficou claro que viagens não gerenciadas são um grande risco para as finanças da empresa e para a experiência do viajante, não é mesmo?
De fato, a ausência de uma gestão eficiente pode gerar uma série de consequências negativas para a sua organização, e os dados comprovam: de acordo com a GBTA, mais de 40% das empresas relatam que falhas na gestão de viagens corporativas geram prejuízos financeiros e impactos na eficiência operacional.
Algumas das desvantagens mais impactantes são:
Sem políticas bem definidas, os colaboradores tendem a tomar decisões com base em suas preferências pessoais, sem considerar o custo-benefício e o orçamento da empresa no momento das reservas.
Além disso, a falta de diretrizes claras sobre despesas, como limites de gastos e fornecedores preferenciais, dificulta o controle financeiro, a identificação de gargalos e as possibilidades de economia.
A ausência de um processo estruturado de aprovação para as viagens também é um problema, pois pode levar a gastos não autorizados que excedem o orçamento.
Em um cenário sem gestão, cada colaborador faz suas reservas em diferentes plataformas, seguindo processos variados. Isso gera grande descentralização e dificulta a consolidação das informações — algo essencial para prestações de contas e auditorias.
O processo de reembolso de despesas também se torna mais complexo e demorado, pois não há um canal único para solicitações.
O setor financeiro recebe pedidos de reembolso por diversos meios e pode se perder nos registros, enquanto o viajante precisa guardar dezenas de comprovantes em papel, que podem se extraviar durante a viagem.
Quando os colaboradores viajam sem um suporte dedicado, ficam mais vulneráveis a imprevistos e situações de risco, como problemas com voos, extravio de bagagens, emergências médicas ou até questões de segurança no destino.
Essas situações podem gerar grande estresse, especialmente quando o viajante deve lidar com elas sozinho, impactando negativamente sua experiência e produtividade.
A descentralização das reservas impede que a empresa aproveite seu volume de viagens para negociar tarifas corporativas com fornecedores como companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.
Essa é uma grande oportunidade de economia desperdiçada pela simples falta de processos unificados.
A coleta e a análise de dados sobre os gastos e o desempenho das viagens corporativas tornam-se praticamente impossíveis sem a padronização de processos e sistemas.
Essa dificuldade impede que a empresa tome decisões inteligentes e justifique o investimento em viagens, colocando a continuidade desses deslocamentos em risco.
Você percebeu como a ausência de gestão impacta tanto a empresa quanto os viajantes?
Felizmente, é possível reverter esse cenário ao implementar uma gestão eficaz e estratégica, capaz de agregar inúmeros benefícios ao longo de toda a jornada.
Confira os principais benefícios de uma gestão de viagens eficiente:
Redução de custos por meio da negociação de tarifas corporativas, aplicação de políticas de viagens e controle de gastos.
Aumento da eficiência com processos otimizados de reserva, aprovação e reembolso.
Maior segurança para os viajantes, com suporte especializado e gerenciamento de riscos.
Parcerias sustentáveis com fornecedores, viabilizando melhores negociações e condições comerciais.
Melhoria na conformidade com o desenvolvimento de políticas internas e o cumprimento de regulamentações.
Visibilidade total dos gastos e resultados por meio de relatórios detalhados.
Aumento da satisfação dos colaboradores, graças a processos simplificados e suporte adequado.
Todos esses benefícios podem ser potencializados com a contratação de uma agência de viagens corporativas.
Trazendo expertise técnica e recursos inovadores, as agências são essenciais para implementar e aprimorar programas de viagens, além de otimizar o tempo da sua equipe por meio da terceirização de tarefas operacionais.
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Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.
Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locadoras de veículos.
Farol de política, notificando quando reservas estão fora dos padrões estabelecidos para garantir total conformidade.
Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.
Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.
Fluxos de aprovação personalizados.
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