Freezing de viagens corporativas: como definir períodos de limitação de deslocamentos

A eficiência do programa de viagens é medida não apenas pelo custo de uma passagem, mas também pela fluidez da operação e pelo impacto estratégico que cada deslocamento gera.

Em um cenário ideal, toda viagem é um investimento com retorno claro. No entanto, a realidade corporativa é composta por picos de trabalho, fechamentos financeiros e projetos críticos que exigem a presença e o foco total dos colaboradores.

Nesse contexto, pode ser necessário criar uma estratégia de congelamento pontual de viagens. Não se trata de uma proibição arbitrária, mas de uma tática de gestão proativa, voltada a sincronizar o calendário de viagens com o ritmo interno da companhia.

O objetivo é estabelecer janelas de restrição em que apenas viagens de criticidade máxima sejam aprovadas, evitando um “choque de agendas” que pode gerar retrabalho, estresse para o colaborador e custos desnecessários com no-shows e cancelamentos.

Siga com a leitura para se aprofundar no tema e entender melhor como aplicar o freezing de viagens!

Os impactos de acontecimentos internos na gestão de viagens

Muitas empresas focam exclusivamente em gatilhos externos para implementar um freezing, como crises econômicas, volatilidade cambial ou picos nos preços das passagens. No entanto, esses fatores ignoram uma grande fonte de ineficiência e desperdício: os eventos internos e cíclicos da própria organização.

Um colaborador-chave em trânsito durante o fechamento contábil, uma equipe de TI viajando no meio da migração de um sistema ERP ou o time comercial fora da matriz na semana de inventário da fábrica. Esses são cenários comuns, mas que causam um impacto negativo que vai além do financeiro:

• Queda de produtividade: a ausência de um profissional crucial para um projeto ou processo interno atrasa entregas, exige que colegas cubram suas tarefas (gerando sobrecarga) e, em última instância, compromete metas.

• Aumento de custos: um colaborador em viagem pode ter dificuldade para cumprir prazos de prestação de contas durante o fechamento do mês, aumentando o retrabalho da equipe financeira. Além disso, a pressão por estar ausente em um momento crítico pode tornar a viagem menos eficiente ou resultar em um no-show ou cancelamento de última hora, gerando multas.

• Estresse do colaborador: forçar um profissional a conciliar uma agenda intensa de viagens com picos de demanda interna pode causar estresse, cansaço e insatisfação, afetando negativamente a experiência geral do viajante.

Como mapear possíveis eventos de impacto para a criação da estratégia de freezing

Para que o freezing seja inteligente e bem-sucedido, ele deve ser construído com base em dados concretos sobre processos e eventos críticos de cada departamento. Para isso, é preciso consultar e formalizar as janelas de tempo em que a presença das equipes é indispensável.

O ponto de partida é o mapeamento consultivo, buscando essas datas críticas junto aos líderes de área. Veja alguns exemplos:

Financeiro

Datas de fechamento contábil mensal, trimestral ou anual, períodos de auditoria externa, janelas de declaração de impostos (IRPJ, contribuições, etc.) e prazos de conciliação bancária de alto volume costumam ter grande impacto.

Geralmente, os primeiros 5 a 10 dias úteis do mês seguinte são críticos para o fechamento, enquanto auditorias podem se estender por semanas em períodos específicos do ano.

Logística e Operações

Períodos de inventário físico (anual ou cíclico), go-lives de novas linhas de produção, mudanças de layout em armazéns, treinamentos obrigatórios de segurança operacional ou operações logísticas de grande escala exigem a presença da equipe.

O inventário físico anual, por exemplo, costuma ocorrer ao longo de 1 a 2 semanas no início ou fim do ano.

Tecnologia da Informação

A equipe de TI precisa estar totalmente focada em janelas de migração de sistemas (ERP, CRM, financeiro), rollouts de novos hardwares em toda a empresa, atualizações críticas de segurança, stress tests e simulações.

Migrações de sistemas são eventos longos, que podem durar meses, mas apresentam picos de criticidade com duração de 1 a 3 semanas.

Recursos Humanos

Fechamento da folha de pagamento e emissão de holerites, janelas de avaliação de desempenho (em que líderes precisam estar disponíveis para reuniões) e eventos corporativos anuais obrigatórios são alguns exemplos relevantes.

Normalmente, os últimos 5 dias úteis do mês e os primeiros do mês seguinte são críticos para o processamento da folha.

Leia mais: Como implementar um processo transparente de despriorização de viagens para redução de custos?

Após o mapeamento, documente os eventos críticos de cada área junto às duas prováveis datas e colaboradores envolvidos.

Como definir critérios para um freezing inteligente

Após listar os eventos críticos e suas principais informações, é essencial definir critérios claros de aprovação e reprovação de viagens durante esses períodos.

Para evitar subjetividade, a política de viagens deve estabelecer o que configura uma viagem de criticidade máxima, que justifique uma exceção em um período de freezing.

Veja abaixo alguns exemplos de critérios objetivos:

• Risco de perda de receita: visita presencial a um cliente que, comprovadamente, está em fase final de fechamento de um contrato de alto valor, cujo atraso possa resultar na perda do negócio.

• Obrigatoriedade legal: participação em audiência judicial ou evento regulatório (como ANVISA, BNDES, CVM), cuja ausência possa gerar multa ou sanção legal para a empresa.

• Implantação de projeto crítico: deslocamento da equipe de TI até o data center parceiro para a fase final de uma migração de sistema que impacta diretamente toda a operação da empresa e que não pode ser adiada.

• Saúde e segurança: deslocamentos emergenciais para oferecer suporte imediato em situações de crise ou risco à integridade de pessoas.

Ao estabelecer critérios bem definidos, você garante que o freezing cumpra seu papel de proteger o foco interno. E, quando há uma exceção, ela realmente se justifica por seu caráter estratégico, e não por conveniência.

Outra prática que contribui para um processo de freezing inteligente é a adoção de um “sistema de semáforo”:

Como gerenciar exceções críticas

Um calendário de freezing bem definido é essencial para a operação, mas não impede a ocorrência de algumas exceções, geralmente relacionadas a viagens de criticidade máxima. 

A forma como essas exceções são tratadas é o que determina a credibilidade da política: se o gerenciamento for muito aberto ou confuso, o freezing perde sua efetividade e credibilidade.

Por isso, é necessário estabelecer um processo que não apenas aprove, mas também documente o retorno sobre o investimento da viagem, justificando o risco de sobrecarga interna.

Veja algumas práticas recomendadas:

• Justificativa detalhada e criteriosa: a solicitação de exceção deve conter um campo obrigatório de justificativa, vinculado a um dos critérios de “Sinal Verde” (por exemplo: "Risco iminente de perda de receita: contrato X de R$ 500 mil"). A justificativa deve ser mais elaborada do que a exigida para uma viagem de rotina, demonstrando claramente o impacto estratégico da exceção.

• Fluxo de aprovação ampliado: como mencionado anteriormente, a aprovação de exceções deve envolver um nível hierárquico superior. Isso garante que a decisão seja tomada pela liderança executiva, com visão abrangente do impacto da viagem sobre a operação.

• Registro e rastreabilidade completa: todas as exceções devem ser registradas em um painel centralizado, com dados como custo total da viagem aprovada, justificativa, ROI esperado e assinatura ou aprovação dos responsáveis.

Comunicação efetiva sobre o freezing

Uma política, por mais inteligente que seja, não funciona sem comunicação clara e colaboração entre os departamentos. Se o freezing for comunicado como uma ordem vertical, encontrará resistência; mas, se for apresentado como uma estratégia de proteção do foco e da eficiência, ganhará adesão.

Então, em vez de dizer “Proibido viajar na primeira semana do mês”, diga: “Na primeira semana do mês, a prioridade máxima é o fechamento financeiro, o que exige a presença e o foco de todos os gestores. A restrição de viagens nessa janela é para proteger sua equipe de interrupções e garantir a precisão dos nossos relatórios.”

Além disso, o freezing deve ser endossado pela alta liderança. Apresente as informações mapeadas com as áreas e os critérios estabelecidos, explicando como a medida protege os objetivos dos próprios departamentos. Eles são os primeiros a serem cobrados e, portanto, precisam ser os primeiros a aderir à ideia e aplicá-la.

Por fim, o calendário de freezing deve ser compartilhado anualmente ou trimestralmente com toda a empresa, por meio de canais visíveis, como intranet ou e-mail. A antecedência é fundamental para que as equipes possam planejar suas agendas externas sem conflitos.

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• Aplicação automática de regras e políticas de viagem, personalizadas por grupos de colaboradores;

• Fluxos de aprovação personalizados, incluindo ou não campos de justificativa;

• Acompanhamento de indicadores e resultados em dashboards intuitivos;

• Atendimento consultivo para viajantes e gestores, 24 horas por dia.

Milhares de grandes empresas já confiam na VOLL e alcançaram resultados expressivos com a parceria. A PepsiCo, por exemplo, economizou mais de 40% no transporte corporativo com a gestão de mobilidade da VOLL. 

A Vibra registrou mais de 20% de redução nos custos de deslocamento dos colaboradores, e a Vitru ampliou a antecedência média das compras e acelerou aprovações: 99% delas hoje ocorrem em menos de 24 horas, e o NPS subiu de 67 para 80 em um ano.

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