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Gestão de viagens corporativas

# Freezing de viagens corporativas: como definir períodos de limitação de deslocamentos

Veja como definir períodos de congelamento de viagens para garantir a produtividade da operação da empresa.

[Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura)

 out. 20, 2025

Freezing de viagens corporativas: como definir períodos de limitação

11:17

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A eficiência do [programa de viagens](https://www.govoll.com/blog/programa-viagens-corporativas-estrategico?hsLang=pt-br) é medida não apenas pelo custo de uma passagem, mas também pela fluidez da operação e pelo impacto estratégico que cada deslocamento gera.

Em um cenário ideal, toda viagem é um investimento com retorno claro. No entanto, a realidade corporativa é composta por picos de trabalho, fechamentos financeiros e projetos críticos que exigem a presença e o foco total dos colaboradores.

Nesse contexto, pode ser necessário criar uma estratégia de[**congelamento pontual de viagens**](https://www.govoll.com/blog/congelamento-inteligente-viagens-corporativas?hsLang=pt-br). Não se trata de uma proibição arbitrária, mas de uma tática de gestão proativa, voltada a sincronizar o calendário de viagens com o ritmo interno da companhia.

O objetivo é estabelecer janelas de restrição em que apenas **viagens de criticidade máxima** sejam aprovadas, evitando um “choque de agendas” que pode gerar retrabalho, estresse para o colaborador e custos desnecessários com no-shows e cancelamentos.

Siga com a leitura para se aprofundar no tema e entender melhor como aplicar o freezing de viagens!

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## Os impactos de acontecimentos internos na gestão de viagens

Muitas empresas focam exclusivamente em **gatilhos externos para implementar um freezing**, como crises econômicas, [volatilidade cambial](https://www.govoll.com/blog/variacao-cambial?hsLang=pt-br) ou picos nos preços das passagens. No entanto, esses fatores ignoram uma grande fonte de ineficiência e desperdício: os eventos internos e cíclicos da própria organização.

Um colaborador-chave em trânsito durante o fechamento contábil, uma equipe de TI viajando no meio da migração de um sistema ERP ou o time comercial fora da matriz na semana de inventário da fábrica. Esses são cenários comuns, mas que causam um impacto negativo que vai além do financeiro:

- **Queda de produtividade:** a ausência de um profissional crucial para um projeto ou processo interno atrasa entregas, exige que colegas cubram suas tarefas (gerando sobrecarga) e, em última instância, compromete metas.
- **Aumento de custos:** um colaborador em viagem pode ter dificuldade para cumprir prazos de prestação de contas durante o fechamento do mês, aumentando o retrabalho da equipe financeira. Além disso, a pressão por estar ausente em um momento crítico pode tornar a viagem menos eficiente ou resultar em um no-show ou cancelamento de última hora, gerando multas.
- **Estresse do colaborador:** forçar um profissional a conciliar uma agenda intensa de viagens com picos de demanda interna pode causar [estresse](https://www.govoll.com/blog/reduza-o-estresse-e-aumente-a-produtividade-em-viagens?hsLang=pt-br), cansaço e insatisfação, afetando negativamente a experiência geral do viajante.

## Como mapear possíveis eventos de impacto para a criação da estratégia de freezing

Para que o freezing seja inteligente e bem-sucedido, ele deve ser construído com base em dados concretos sobre processos e eventos críticos de cada departamento. Para isso, é preciso consultar e formalizar as janelas de tempo em que a presença das equipes é indispensável.

O ponto de partida é o mapeamento consultivo, buscando essas datas críticas junto aos líderes de área. Veja alguns exemplos:

### Financeiro

Datas de fechamento contábil mensal, trimestral ou anual, períodos de auditoria externa, janelas de declaração de impostos (IRPJ, contribuições, etc.) e prazos de conciliação bancária de alto volume costumam ter grande impacto.

Geralmente, os primeiros 5 a 10 dias úteis do mês seguinte são críticos para o fechamento, enquanto auditorias podem se estender por semanas em períodos específicos do ano.

### Logística e Operações

Períodos de inventário físico (anual ou cíclico), go-lives de novas linhas de produção, mudanças de layout em armazéns, treinamentos obrigatórios de segurança operacional ou operações logísticas de grande escala exigem a presença da equipe.

O inventário físico anual, por exemplo, costuma ocorrer ao longo de 1 a 2 semanas no início ou fim do ano.

### Tecnologia da Informação

A equipe de TI precisa estar totalmente focada em janelas de migração de sistemas (ERP, CRM, financeiro), rollouts de novos hardwares em toda a empresa, atualizações críticas de segurança, stress tests e simulações.

Migrações de sistemas são eventos longos, que podem durar meses, mas apresentam picos de criticidade com duração de 1 a 3 semanas.

### Recursos Humanos

Fechamento da folha de pagamento e emissão de holerites, janelas de avaliação de desempenho (em que líderes precisam estar disponíveis para reuniões) e eventos corporativos anuais obrigatórios são alguns exemplos relevantes.

Normalmente, os últimos 5 dias úteis do mês e os primeiros do mês seguinte são críticos para o processamento da folha.

**Leia mais:** [**Como implementar um processo transparente de despriorização de viagens para redução de custos?**](https://www.govoll.com/blog/despriorizacao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)

Após o mapeamento, documente os eventos críticos de cada área junto às duas prováveis datas e colaboradores envolvidos.

## Como definir critérios para um freezing inteligente

Após listar os eventos críticos e suas principais informações, é essencial definir critérios claros de aprovação e reprovação de viagens durante esses períodos.

Para evitar subjetividade, a [política de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br) deve estabelecer o que configura uma viagem de criticidade máxima, que justifique uma exceção em um período de freezing.

Veja abaixo alguns exemplos de critérios objetivos:

- **Risco de perda de receita:** visita presencial a um cliente que, comprovadamente, está em fase final de fechamento de um contrato de alto valor, cujo atraso possa resultar na perda do negócio.
- **Obrigatoriedade legal:** participação em audiência judicial ou evento regulatório (como ANVISA, BNDES, CVM), cuja ausência possa gerar multa ou sanção legal para a empresa.
- **Implantação de projeto crítico:** deslocamento da equipe de TI até o data center parceiro para a fase final de uma migração de sistema que impacta diretamente toda a operação da empresa e que não pode ser adiada.
- **Saúde e segurança:** deslocamentos emergenciais para oferecer suporte imediato em situações de crise ou risco à integridade de pessoas.

Ao estabelecer critérios bem definidos, você garante que o freezing cumpra seu papel de proteger o foco interno. E, quando há uma exceção, ela realmente se justifica por seu caráter estratégico, e não por conveniência.

Outra prática que contribui para um processo de freezing inteligente é a adoção de um “**sistema de semáforo**”:

| **Semáforo** | **Período** | **Status da viagem** | **Nível de aprovação** |
| --- | --- | --- | --- |
| Verde - aprovação direta | Fora das janelas de restrição | Viagens de rotina e projetos liberadas | Aprovação regular (gestor direto) |
| Amarelo - sujeito à análise | Restrição média ou período pré-crítico | Viagens devem ser justificadas com alto ROI | Gestor direto + Diretor |
| Vermelho - reprovação | Restrição alta ou período crítico | Viagens só podem ser aprovadas como "exceção crítica" | Gestor direto + Diretor + C-level |

## Como gerenciar exceções críticas

Um calendário de freezing bem definido é essencial para a operação, mas não impede a ocorrência de algumas exceções, geralmente relacionadas a viagens de criticidade máxima. 

A forma como essas exceções são tratadas é o que determina a credibilidade da política: se o gerenciamento for muito aberto ou confuso, o freezing perde sua efetividade e credibilidade.

Por isso, é necessário estabelecer um processo que não apenas aprove, mas também documente o [retorno sobre o investimento da viagem](https://www.govoll.com/blog/roi-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), justificando o risco de sobrecarga interna.

Veja algumas práticas recomendadas:

- **Justificativa detalhada e criteriosa:** a solicitação de exceção deve conter um campo obrigatório de justificativa, vinculado a um dos critérios de “Sinal Verde” (por exemplo: "Risco iminente de perda de receita: contrato X de R$ 500 mil"). A justificativa deve ser mais elaborada do que a exigida para uma viagem de rotina, demonstrando claramente o impacto estratégico da exceção.
- **Fluxo de aprovação ampliado:** como mencionado anteriormente, a [aprovação de exceções](https://www.govoll.com/blog/kit-do-aprovador-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) deve envolver um nível hierárquico superior. Isso garante que a decisão seja tomada pela liderança executiva, com visão abrangente do impacto da viagem sobre a operação.
- **Registro e rastreabilidade completa:** todas as exceções devem ser registradas em um painel centralizado, com dados como custo total da viagem aprovada, justificativa, ROI esperado e assinatura ou aprovação dos responsáveis.

## Comunicação efetiva sobre o freezing

Uma política, por mais inteligente que seja, não funciona sem comunicação clara e colaboração entre os departamentos. Se o freezing for comunicado como uma ordem vertical, encontrará resistência; mas, se for apresentado como uma **estratégia de proteção do foco e da eficiência**, ganhará adesão.

Então, em vez de dizer “Proibido viajar na primeira semana do mês”, diga: “Na primeira semana do mês, a prioridade máxima é o fechamento financeiro, o que exige a presença e o foco de todos os gestores. A restrição de viagens nessa janela é para proteger sua equipe de interrupções e garantir a precisão dos nossos relatórios.”

Além disso, o freezing deve ser endossado pela [**alta liderança**](https://www.govoll.com/blog/viagem-a-trabalho-executivos?hsLang=pt-br). Apresente as informações mapeadas com as áreas e os critérios estabelecidos, explicando como a medida protege os objetivos dos próprios departamentos. Eles são os primeiros a serem cobrados e, portanto, precisam ser os primeiros a aderir à ideia e aplicá-la.

Por fim, o calendário de freezing deve ser compartilhado anualmente ou trimestralmente com toda a empresa, por meio de canais visíveis, como **intranet ou e-mail**. A antecedência é fundamental para que as equipes possam planejar suas agendas externas sem conflitos.

## Tecnologia a serviço da gestão de viagens: conheça a VOLL

A [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) é a **maior agência de viagens corporativas digital da América Latina** e, por meio de uma tecnologia própria, oferece todos os recursos necessários para uma [gestão de viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e despesas integrada e otimizada, fortalecendo a governança e reduzindo trabalhos manuais na estratégia de freezing e em todas as atividades da gestão:

- Aplicação automática de regras e políticas de viagem, personalizadas por grupos de colaboradores;
- Fluxos de aprovação personalizados, incluindo ou não campos de justificativa;
- Acompanhamento de indicadores e resultados em dashboards intuitivos;
- Atendimento consultivo para viajantes e gestores, 24 horas por dia.

[Milhares de grandes empresas](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br) já confiam na VOLL e alcançaram resultados expressivos com a parceria. A **PepsiCo**, por exemplo, economizou mais de 40% no transporte corporativo com a gestão de mobilidade da VOLL. 

A **Vibra** registrou mais de 20% de redução nos custos de deslocamento dos colaboradores, e a **Vitru** ampliou a antecedência média das compras e acelerou aprovações: 99% delas hoje ocorrem em menos de 24 horas, e o NPS subiu de 67 para 80 em um ano.

Se você também deseja transformar o seu programa de viagens, [entre em contato e descubra como a VOLL pode ajudar!](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato)

[Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas)

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