A agilidade e a eficiência são elementos-chave para o sucesso de qualquer programa de viagens. Nesse contexto, gerenciar o fluxo constante de solicitações e aprovações pode ser um desafio, especialmente quando se busca garantir a conformidade com as políticas da empresa e, ao mesmo tempo, otimizar custos e tempo.
Por isso, a aprovação de reservas não deve ser um gargalo: precisa ser um processo ágil, transparente e bem estruturado.
Para ajudar você, gestor de viagens, a transformar esse processo em algo mais simples, rápido e padronizado, desenvolvemos este conteúdo com dicas práticas e um modelo de checklist. Confira!
A demora na aprovação de viagens pode gerar uma série de problemas, impactando negativamente o programa de viagens como um todo.
Quando um pedido de reserva fica pendente, perde-se o tempo de antecedência necessário para a compra de passagens e acomodações, o que resulta em tarifas mais altas e menor disponibilidade de opções, aumentando o custo total da viagem.
Além disso, a lentidão no processo de aprovação pode causar insatisfação entre os viajantes e frustração na equipe.
A incerteza sobre a aprovação em tempo hábil pode afetar tanto a produtividade quanto o planejamento do colaborador.
Portanto, um processo de aprovação ineficiente pode se tornar um problema operacional, financeiro e de gestão de pessoas.
Por outro lado, um processo de aprovação ágil e padronizado traz diversos benefícios, como:
Redução de custos: ao garantir que as reservas sejam feitas com antecedência, é possível obter as melhores tarifas e evitar despesas de última hora.
Aumento da adesão à política: um fluxo de aprovação claro e bem definido facilita o cumprimento das regras pelos colaboradores.
Maior satisfação do viajante: a previsibilidade e a agilidade do processo garantem que a viagem seja confirmada a tempo, sem estresse desnecessário.
Melhora na gestão: com dados e métricas claras, você consegue identificar gargalos e pontos de melhoria no processo.
Para garantir que cada decisão de aprovação seja tomada de forma rápida e inteligente, desenvolvemos um modelo de checklist, com uma série de perguntas simples e objetivas que simplificam o processo.
Confira e, se necessário, adapte-o às necessidades do seu programa seguindo sua própria política interna:
Qual é o propósito da viagem? É uma reunião com um cliente, uma conferência, um treinamento ou uma visita a uma filial? O objetivo é claro e justificado?
A viagem é estratégica para a empresa? O ROI esperado justifica o custo?
O viajante pode realizar a tarefa de forma remota?
O custo total da viagem (passagem aérea, hospedagem, transporte local) está dentro do orçamento pré-aprovado?
O viajante está optando pela tarifa mais econômica disponível dentro da classe permitida pela política?
Existe alguma alternativa de transporte ou hospedagem mais barata que ainda atenda às necessidades da viagem?
A reserva está sendo solicitada com a antecedência mínima estabelecida pela política de viagens da empresa?
Se a reserva é de última hora, existe uma justificativa válida para a falta de antecedência?
A solicitação de reserva está 100% alinhada com a política de viagens?
O tipo de passagem (econômica, executiva), a categoria do hotel e o tipo de carro alugado estão dentro dos limites estabelecidos?
O viajante está usando os fornecedores preferenciais da empresa?
A viagem é realmente indispensável?
O número de pessoas que viajarão é o mínimo necessário?
É possível combinar múltiplos compromissos em uma única viagem para otimizar os custos?
O viajante está optando por companhias aéreas, redes de hotéis ou locadoras de veículos que a empresa tem acordo ou são fornecedores preferenciais?
Existe alguma razão válida para a escolha de um fornecedor fora da lista, como uma tarifa significativamente mais baixa ou uma rota mais direta?
O viajante tem a documentação necessária para a viagem, como passaporte válido e vistos?
A solicitação foi feita com tempo suficiente para a obtenção de todos os documentos exigidos?
Existem riscos de segurança ou de saúde no destino? A empresa tem a responsabilidade de garantir a segurança dos viajantes.
O seguro viagem foi incluído na reserva? Ele cobre as necessidades específicas do destino (emergências médicas, bagagem extraviada, etc.)?
A viagem precisa da aprovação de um gestor de nível superior devido ao seu custo, destino ou natureza?
A hierarquia de aprovação está sendo respeitada, garantindo que o gestor com a alçada correta tome a decisão final?
É fundamental segmentar a aprovação com base em critérios como rota e persona (tipo de viajante). Essa abordagem permite uma padronização ainda maior e uma tomada de decisão mais inteligente.
Para ir além do checklist básico, crie tabelas de aprovação que especifiquem limites e regras para diferentes cenários. Isso elimina a subjetividade e acelera o processo. Exemplo:
|
Rota |
Objetivo |
Limite de custos |
Antecedência mínima |
Classe aérea |
Observações |
|
São Paulo - Rio de Janeiro |
Reunião comercial |
R$ 1.500 |
7 dias |
Econômica |
Priorizar voos diretos e diurnos |
|
São Paulo - Nova York |
Feira internacional |
R$ 8.000 |
30 dias |
Executiva |
Considerar o custo do seguro viagem |
|
Rio de Janeiro - Porto Alegre |
Visita a filial |
R$ 1.200 |
10 dias |
Econômica |
Acomodação em hotel parceiro |
Além das rotas, considere o tipo de viajante. Nem todos os colaboradores têm as mesmas necessidades ou autorizações.
Equipe de vendas: pode ter um limite de custos mais flexível e a necessidade de viagens de última hora pode ser mais recorrente.
Diretores: podem ter permissão para viajar em classe executiva em rotas internacionais e hospedagem de nível superior.
Gerentes de projeto: necessitam de viagens frequentes para visitas a clientes, e o foco pode ser em otimizar o tempo no destino.
Essa segmentação permite que as regras sejam aplicadas de forma inteligente e contextualizada. O aprovador deve saber que uma solicitação de um diretor para uma viagem internacional tem critérios diferentes de uma solicitação de um analista para uma viagem nacional, por exemplo.
Mesmo com as melhores políticas e checklists, abrir exceções faz parte do processo. Afinal, nem toda viagem se encaixa perfeitamente na regra.
O segredo é não ver a exceção como um problema, mas como parte do processo, desde que seja justificável.
Alguns exemplos de exceções justificáveis são:
Viagem de última hora para fechar um negócio de alto ticket médio.
Mudança de planos devido a um imprevisto, como a alteração da data de uma reunião.
Aumento de custo devido a um evento imprevisto, como um voo cancelado.
Para lidar com exceções de forma eficiente, crie um processo claro de aprovação para esses casos. A solicitação de exceção deve ser acompanhada de uma justificativa formal, aprovada por um gestor de nível superior. Isso garante que a política seja flexível, mas não seja ignorada.
O registro dessas exceções também é essencial para a análise de métricas e aprimoramento da política no futuro.
Leia mais em “Exceções e bilhetes complexos: definindo políticas de aprovação para não travar a operação”
A padronização do processo de aprovação só é realmente efetiva se você puder medi-la. Monitorar o desempenho dos aprovadores ajuda a identificar gargalos, a garantir a conformidade e a educar a equipe.
Veja algumas métricas que você deve monitorar:
Tempo médio de aprovação: quanto tempo leva, em média, para uma solicitação ser aprovada? Um tempo de aprovação alto pode indicar um gargalo no processo.
Taxa de viagens dentro da política: quantas solicitações são aprovadas sem exceções ou desvios da política? Uma baixa porcentagem pode indicar a necessidade de revisar a política ou educar os aprovadores e viajantes.
Média de antecedência de reservas: as viagens estão sendo reservadas com a antecedência necessária para obter as melhores tarifas? Acompanhar essa métrica por aprovador pode revelar quem está atrasando o processo.
Número de exceções aprovadas: quantas exceções cada aprovador concedeu? Isso ajuda a identificar se há um aprovador sendo muito flexível ou, ao contrário, um que está sendo rigoroso demais.
Custo médio por viagem: acompanhar o custo médio das viagens aprovadas por cada aprovador pode revelar padrões de gastos e oportunidades de economia.
O processo de padronização, análise e otimização de reservas pode parecer complexo, mas a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é a solução ideal para simplificar todas as etapas.
Desenvolvida para facilitar e automatizar o processo de aprovação de viagens, a plataforma da VOLL conta com tecnologia de ponta para que você possa:
Centralizar a política de viagens: configure as regras de aprovação, limites de custo e prazos de antecedência diretamente na plataforma, garantindo que cada solicitação já seja validada automaticamente.
Automatizar o fluxo de aprovação: o sistema da VOLL direciona as solicitações para o aprovador correto, conforme a política pré-estabelecida, eliminando a necessidade de e-mails e planilhas.
Garantir a conformidade: a plataforma sinaliza automaticamente quando uma solicitação está fora da política, permitindo que o aprovador identifique exceções com rapidez.
Acessar dados e métricas em tempo real: visualize dashboards relatórios detalhados sobre o desempenho do programa de viagens, incluindo métricas de aprovação.
Contar com um atendimento especializado: a VOLL oferece suporte especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo que qualquer dúvida ou problema seja resolvido com agilidade.
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