O gestor de viagens comumente precisa lidar com solicitações de última hora, preços elevados e pouca visibilidade sobre o que está por vir.
Essa falta de previsibilidade gera custos desnecessários, estresse e uma experiência de viagem abaixo do ideal para os colaboradores.
Mas, felizmente, você provavelmente tem uma ferramenta que pode ajudar nesse processo: o CRM (Customer Relationship Management), já utilizado pela sua operação comercial.
O CRM não é apenas uma plataforma para gerenciar contatos e funis de vendas, mas uma grande central de dados que pode revolucionar a forma como você planeja e executa suas viagens corporativas.
Neste artigo, vamos mostrar como você pode extrair o máximo valor do seu CRM para prever a demanda por viagens, otimizar custos, garantir a disponibilidade de serviços e elevar a eficiência do seu programa.
A gestão de viagens corporativas, tradicionalmente, opera com base na demanda imediata. Ou seja, a reserva só acontece quando o colaborador solicita. Embora essa abordagem funcione, ela é reativa e, por isso, ineficiente em muitos momentos.
Imagine que uma grande negociação está prestes a ser fechada em uma cidade distante. A equipe comercial já sabe que, se a venda for concluída, haverá a necessidade de deslocar vários gestores para um encontro final.
No modelo reativo, a solicitação de viagem só chegará à sua mesa depois que a negociação for finalizada, quando os preços de voos e hospedagem já estarão em alta.
Ao prever a demanda, você inverte essa lógica. Em vez de esperar que a solicitação chegue, você antecipa a necessidade com base em dados de vendas. Isso permite que o gestor:
Negocie melhores tarifas: reservar com antecedência garante acesso a preços mais baixos, tanto para passagens aéreas quanto para hotéis.
Garanta a disponibilidade: em épocas de alta temporada ou em cidades com eventos, a disponibilidade de serviços pode ser um desafio. A previsão assegura que sua equipe terá onde se hospedar e como se locomover.
Otimize o tempo da equipe: reduza o estresse e a correria das reservas de última hora, liberando sua equipe de viagens para se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Fortaleça a parceria entre equipes: a conexão entre as áreas de viagens e comercial alinha os objetivos de ambas, criando uma sinergia poderosa que beneficia toda a empresa.
Leia mais: Como alinhar o planejamento de viagens ao calendário comercial da empresa
O CRM da sua empresa é uma fonte rica de dados para a previsão de viagens. Ele armazena informações detalhadas sobre cada oportunidade de negócio, desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento.
Para cruzar essas informações com as necessidades de viagens, é fundamental que sua equipe de vendas e o time de viagens trabalhem em conjunto, garantindo que o CRM contenha os campos essenciais para a análise.
Para começar, sua equipe precisa incluir alguns campos-chave no CRM. Esses dados, quando bem preenchidos, se tornam os pilares da sua estratégia de previsão:
Cidade do cliente: a informação mais básica e, ao mesmo tempo, a mais importante. Saber onde o potencial cliente está localizado é o ponto de partida para qualquer análise de viagem.
Janela de fechamento da negociação (data prevista de fechamento): indica o prazo estimado para a conclusão do negócio. A partir dele, é possível inferir a janela de tempo em que a viagem provavelmente ocorrerá.
Equipe de vendas envolvida: saber qual equipe ou vendedor está à frente da negociação permite direcionar a análise e, se necessário, conversar diretamente com o responsável.
Com esses dados, você já pode começar a ter uma visão macro do que está por vir. Mas, para aprimorar a previsibilidade, precisamos aprofundar um pouco mais.
Um funil de vendas, em qualquer CRM, é dividido em diferentes estágios. Cada estágio representa a probabilidade de um negócio ser fechado. É aqui que o seu programa de viagens pode começar a atuar de forma estratégica.
Estágio inicial (prospecção ou qualificação): o risco de uma viagem ser cancelada é alto, e a probabilidade de fechamento é baixa. Neste estágio, não há necessidade de bloqueios de passagens ou hotéis. Acompanhe, mas não aja.
Estágio intermediário (apresentação e negociação): a probabilidade de fechamento aumenta consideravelmente. As conversas com o cliente estão avançadas, e a viagem começa a se tornar uma possibilidade real. É aqui que você pode começar a sinalizar e se preparar.
Estágio final (proposta e fechamento): a probabilidade de fechamento é altíssima. A negociação está praticamente concluída, e a viagem é quase uma certeza. Este é o momento de agir.
Sua equipe de viagens precisa ter acesso a esses estágios do funil. O ideal é que o CRM gere relatórios que indiquem quais oportunidades em estágios avançados podem gerar viagens nas próximas semanas.
Com as informações do CRM em mãos, é preciso criar rotinas de acompanhamento e comunicação para garantir o uso efetivo desses dados. Confira nossas dicas para melhorar cada vez mais o processo:
Identifique negociações em estágio avançado que demandam deslocamento e verifique os destinos. Se várias negociações se concentram em uma mesma cidade, isso pode justificar a negociação de tarifas fixas com hotéis parceiros ou a compra de pacotes de voos.
Quando uma negociação com alta probabilidade de fechamento ocorre em um local específico, é hora de fazer bloqueios estratégicos de passagens e quartos de hotel.
Um bloqueio estratégico é uma reserva “tentativa”, feita com agência ou companhia aérea, que pode ser cancelada ou alterada sem custos significativos. Feito de forma inteligente, garante assentos e quartos disponíveis em alta demanda. A chave é o timing, baseado na probabilidade indicada pelo CRM.
Agende reuniões semanais ou quinzenais com os líderes de vendas e operações. Nestes encontros, a equipe de viagens pode apresentar os dados do CRM, compartilhar as previsões e ajustar a estratégia.
Uma comunicação fluida e transparente com a equipe de vendas sobre as chances reais de fechamento de um negócio evita bloqueios desnecessários, por exemplo.
Estimule a equipe de vendas a preencher o CRM corretamente e, sempre que possível, a adicionar informações relevantes extras, como o número de pessoas que precisam viajar, o tempo de permanência no destino e o propósito da viagem (ex.: encontro com cliente, treinamento, evento).
A equipe de viagens precisa dar feedback à equipe de vendas sobre a efetividade da estratégia de previsão. Isso ajuda a fortalecer o relacionamento e otimizar o processo. Se um bloqueio foi útil, compartilhe o sucesso. Se uma negociação não se concretizou, aprenda com o erro e ajuste a estratégia.
Leia mais: Playbook de relacionamento com stakeholders para um programa de viagens de sucesso
Após implementar um sistema de previsão e criar processos com o time comercial, é preciso medir a efetividade das ações. Para isso, defina e acompanhe indicadores de performance, como:
Economia gerada: calcule a diferença entre o preço médio de uma passagem ou hotel quando a reserva foi feita de última hora e o preço de uma reserva antecipada. A economia gerada é um dos indicadores mais fortes de que a estratégia está funcionando.
Taxa de ocupação dos bloqueios: analise a porcentagem de bloqueios que se transformaram em reservas efetivas. Uma alta taxa de ocupação mostra que sua análise do CRM está precisa.
Redução de cancelamentos: compare a taxa de cancelamentos de reservas feitas por meio da previsão com as reservas feitas de última hora. Um bom sistema de previsão reduz cancelamentos e, consequentemente, multas e custos.
Satisfação do viajante: a satisfação dos colaboradores é um KPI fundamental. Eles se sentem mais seguros e têm uma melhor experiência de viagem quando as reservas são feitas com antecedência e a preços competitivos.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece soluções completas e integradas para gestão de viagens, mobilidade e despesas, garantindo previsibilidade, acompanhamento e redução de custos.
O principal diferencial para quem quer implementar a estratégia apresentada neste artigo é a possibilidade de integração com seu CRM: a plataforma da VOLL pode se conectar diretamente ao seu sistema de CRM, além de ERPs e outros sistemas, automatizando a coleta de dados e a geração de relatórios de previsão.
Essa integração via API permite que dados de viagens, aprovações e despesas sejam automaticamente comunicados aos sistemas internos, eliminando retrabalhos, erros manuais e inconsistências.
Além disso, a visão clara de todas as frentes fortalece a governança corporativa e garante total rastreabilidade das informações, proporcionando visibilidade completa sobre os gastos com viagens, o cumprimento das políticas e o desempenho geral do programa.
Outros recursos da VOLL incluem:
Oferta global de fornecedores de viagem e mobilidade;
Relatórios e dashboards personalizáveis para acompanhamento de indicadores;
Farol de Compliance e políticas embutidas automaticamente no processo de booking;
Personalização de regras e fluxos de aprovação por grupos de usuários;
Atendimento consultivo especializado 24/7;
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Soluções inovadoras de inteligência artificial e automação.
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