Por que programas de viagens corporativas falham mesmo com boas políticas?

Ter uma política bem escrita é apenas o ponto de partida da gestão de viagens corporativas. Muitos gestores convivem com um cenário em que as regras estão documentadas, aprovadas e formalmente comunicadas, mas a execução no dia a dia segue um caminho diferente. Exceções frequentes, decisões tomadas fora do fluxo previsto e baixa aderência dos viajantes acabam se tornando parte da rotina.

Essa distância entre o que está no papel e o que acontece na prática costuma gerar frustração e desgaste. O gestor se vê diante de uma política que “funciona” conceitualmente, mas não se sustenta na operação diária, especialmente quando entra em contato com temas como aprovação de viagens, gestão de despesas corporativas, reembolsos e exceções recorrentes.

Entenda neste artigo porque programas de viagens corporativas falham mesmo com boas políticas e porque a efetividade está diretamente ligada à forma como as regras são implementadas, comunicadas e incorporadas à rotina de viajantes, aprovadores e áreas financeiras.

Quais são as falhas comuns na implementação da política de viagens 

Na prática, muitas políticas falham não pelo conteúdo, mas pela forma como são colocadas em funcionamento. A implementação costuma esbarrar em obstáculos recorrentes que fragilizam a aderência desde o início.

Entre as falhas mais comuns estão:

• Regras difíceis de aplicar no dia a dia: Políticas extensas ou genéricas não dialogam com situações reais enfrentadas por viajantes e aprovadores.

• Processos paralelos à política: Mesmo com regras definidas, decisões continuam sendo tomadas fora do fluxo oficial.

• Aprovações pouco claras: Falta de critérios objetivos faz com que exceções virem regra.

• Desconexão com a gestão de despesas: Quando viagens e despesas não conversam, o controle se perde após a emissão.

• Ausência de acompanhamento contínuo: A política é criada, mas não monitorada nem ajustada conforme o uso real.

Esses pontos criam um cenário em que a política existe formalmente, mas não orienta o comportamento das áreas. Com o tempo, o programa passa a operar mais por costume do que por diretriz, abrindo espaço para desvios e retrabalho.

Principais motivos que causam a falta de aderência dos viajantes

A aderência dos viajantes costuma ser um dos maiores desafios do gestor. Na prática, o descumprimento das regras da política raramente está ligado à má vontade, mas a fatores que dificultam a aplicação no dia a dia.

Alguns motivos aparecem com frequência:

• Desconhecimento da política: Muitos viajantes não sabem exatamente o que é permitido ou obrigatório, especialmente quando as regras não fazem parte da rotina operacional.

• Excesso de exceções no histórico: Quando exceções são aprovadas com frequência, o viajante passa a enxergá-las como padrão.

• Processos pouco intuitivos: Se seguir a política exige mais esforço do que contorná-la, a tendência é buscar atalhos.

• Pressão por agilidade: Viagens urgentes costumam levar o viajante a priorizar rapidez em vez de conformidade.

• Falta de consequência prática: Quando o descumprimento não gera correção ou retorno, o comportamento se repete.

Sem aderência, a política deixa de cumprir seu papel de orientar decisões e passa a ser apenas um documento de referência. O resultado é mais exceções, maior esforço de controle e desgaste constante na relação entre gestor e viajantes.

Como problemas de comunicação impactam o programa de viagens

Mesmo políticas bem desenhadas perdem força quando não são comunicadas de forma clara e contínua. Em muitas empresas, a política de viagens é apresentada uma única vez, em um documento extenso, e depois deixa de fazer parte da rotina dos viajantes e aprovadores.

A falta de comunicação estruturada costuma gerar ruídos como:

• Mensagens genéricas ou excessivamente técnicas: O conteúdo não conversa com situações reais do dia a dia.

• Ausência de reforços ao longo do tempo: Mudanças de regra não chegam a todos, e versões antigas seguem sendo usadas como referência.

• Treinamento concentrado apenas no início: Novos colaboradores e aprovadores aprendem “na prática”, sem orientação formal.

• Falta de materiais rápidos de apoio: Sem guias objetivos, dúvidas simples viram exceções ou decisões fora do padrão.

Quando a comunicação não acompanha a operação, a política deixa de orientar escolhas e passa a ser consultada apenas em situações de conflito. O gestor, então, precisa intervir com mais frequência, reforçando regras que deveriam estar incorporadas à rotina.

Confira nosso artigo sobre como ter uma comunicação eficiente na gestão de viagens corporativas.

Como garantir que a política seja de fato aplicada no dia a dia 

Para que a política de viagens funcione de verdade, ela precisa deixar de ser um documento consultivo e passar a fazer parte da rotina operacional. Isso significa apoiar decisões no momento em que elas acontecem, reduzir atritos para o viajante e tirar do gestor o papel constante de “lembrar regras”.

Algumas ações ajudam a diminuir a distância entre o papel e a execução:

• Integrar a política aos fluxos de viagem: As regras precisam aparecer durante a solicitação, aprovação e emissão. Quando o viajante visualiza limites, opções elegíveis e critérios no próprio processo, a aderência tende a ser maior.

• Usar tecnologia para aplicar regras automaticamente: Plataformas de viagens corporativas permitem configurar políticas, bloquear opções fora do padrão e sinalizar exceções, reduzindo decisões manuais e retrabalho.

• Conectar viagens e despesas corporativas: A política não termina na emissão. Quando ela se estende à prestação de contas, reembolsos e uso de meios de pagamento corporativos, os desvios ficam mais fáceis de identificar e corrigir.

• Trabalhar incentivos e gamificação: Reconhecer comportamentos aderentes, como compras antecipadas ou escolhas dentro da política, ajuda a reforçar boas práticas sem depender apenas de controle.

• Criar critérios claros para exceções: Exceções sempre existirão, mas precisam seguir parâmetros objetivos, com registro e análise recorrente, evitando que virem regra.

• Usar dados para ajustes contínuos: Analisar padrões de descumprimento, exceções frequentes e gargalos permite evoluir a política com base no uso real, e não apenas em premissas teóricas.

Quando essas práticas estão incorporadas ao dia a dia, a política deixa de ser vista como um obstáculo e passa a funcionar como guia. O gestor reduz intervenções manuais, os viajantes ganham clareza e o programa de viagens começa a refletir, na prática, as diretrizes que foram definidas formalmente.

Saiba também como aferir sua política de viagens corporativas.

Porque a VOLL é a parceira ideal para garantir a política de viagens na prática

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua para reduzir a distância entre política e execução ao integrar viagens e gestão de despesas em um único ambiente. As regras deixam de ser apenas orientações e passam a operar dentro do fluxo, apoiando viajantes, aprovadores e gestores no momento da decisão.

Além do atendimento 24/7, que apoia viajantes e gestores em qualquer etapa da viagem, a VOLL também conta com funcionalidades que ajudam a aumentar a adesão às diretrizes da empresa, como:

• Aplicação automática da política durante a solicitação e a emissão;

• Sinalização e controle de exceções com critérios claros;

• Integração entre viagens, pagamentos e prestação de contas;

• Visibilidade contínua sobre aderência, desvios e padrões de comportamento;

• Dados consolidados para ajustes e evolução do programa.

Com esse modelo, a política deixa de depender de fiscalização constante e passa a ser incorporada à rotina e, assim, o gestor reduz o desgaste operacional, os viajantes ganham clareza e o programa de viagens se torna mais previsível, consistente e alinhado às diretrizes definidas pela empresa.

Se a sua realidade envolve boas políticas no papel, mas dificuldades na execução, entre em contato com a VOLL e saiba como colocar as diretrizes em prática no dia a dia da gestão de viagens corporativas.