Assumir a gestão do programa de viagens de uma empresa é uma oportunidade incrível e, ao mesmo tempo, um grande desafio.
Afinal, o programa de viagens corporativas não se resume apenas à compra de passagens e à reserva de hotéis: trata-se de uma área fundamental para o sucesso e a competitividade de qualquer negócio.
A partir deste momento, você é o principal responsável por garantir que os colaboradores viajem de forma segura, eficiente e econômica.
Mas, com uma boa estratégia, é possível transformar o programa de viagens de um centro de custos em uma área estratégica, capaz de impulsionar a produtividade, a satisfação dos colaboradores e a saúde financeira da empresa.
Neste guia, vamos apresentar um plano de ação para os seus primeiros 90 dias, que é um período crucial para estabelecer sua autoridade, construir relacionamentos e implementar mudanças positivas. Confira!
Muito mais do que uma função operacional, a gestão de viagens corporativas é um pilar estratégico que impacta diversas áreas da empresa.
Um programa bem estruturado e eficiente proporciona benefícios que vão desde a otimização de custos até o aumento da satisfação dos colaboradores.
Conhecer essas vantagens é o primeiro passo para fortalecer a área dentro da organização:
Um programa de viagens robusto permite negociar tarifas melhores com fornecedores, automatizar processos e exercer um controle rigoroso dos gastos. A visibilidade total das despesas possibilita identificar oportunidades de economia e evitar gastos desnecessários.
A política de viagens é a principal ferramenta para assegurar que os colaboradores estejam sempre protegidos. Em situações de emergência, por exemplo, o gestor de viagens sabe exatamente onde os viajantes estão e como prestar o suporte necessário.
Ao simplificar os processos de reserva e prestação de contas, os colaboradores podem se concentrar em seu trabalho, sem perder tempo com burocracias. Uma viagem bem planejada também contribui para que o viajante chegue ao seu destino pronto e focado em suas atividades.
Um programa de viagens contribui para que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações fiscais e de segurança, por meio de regras claras e transparentes.
Leia mais: Como conquistar o apoio da liderança para investir em um programa de viagens corporativas
Os primeiros três meses em uma empresa são sua chance de mergulhar fundo no programa de viagens existente, identificar gargalos e iniciar as mudanças que farão a diferença.
Dividir esse período em fases ajudará você a focar nas prioridades certas e a construir uma base sólida para o futuro.
Para apoiar esse processo, desenvolvemos um modelo de cronograma que pode ser adaptado conforme a realidade da empresa. Confira:
Nessas duas primeiras semanas, seu objetivo é entender o que já existe, por isso, evite decisões precipitadas. Dedique seu tempo a coletar o máximo de informações possível.
Inventário de contratos e fornecedores: quais são os acordos vigentes? Quais as condições, taxas de serviço e prazos? Faça uma lista completa de todos os fornecedores e dos contratos que a empresa mantém com eles.
Análise da política de viagens: leia a política de viagens de ponta a ponta. Ela é clara e objetiva? Está alinhada com as necessidades da empresa e dos colaboradores? Quais são as regras para aprovação de viagens, compra de passagens, hospedagem e despesas? Identifique lacunas e pontos de melhoria.
Métricas e relatórios existentes: quais são os indicadores-chave de performance que a área de viagens acompanha? Qual o formato e a frequência dos relatórios? Analise os dados dos últimos 12 meses para identificar informações como principais gastos, rotas mais frequentes e departamentos com mais viagens.
Conversas com stakeholders: agende reuniões com as equipes que interagem diretamente com o programa de viagens, como financeiro, RH, compras e TI. Entenda as principais dores e expectativas de cada um deles. E o mais importante: converse com os viajantes, pois eles são a chave para compreender a experiência de ponta a ponta.
Com base nas informações coletadas, é hora de atacar os problemas mais evidentes e que podem gerar resultados rápidos. Os quick wins, ou ganhos rápidos, são essenciais para demonstrar seu valor e construir credibilidade.
Janelas de compra: a maioria das empresas ainda enfrenta dificuldades para comprar passagens com antecedência. Analise os dados para identificar o comportamento de compra e as oportunidades de economia. Se as passagens estão sendo adquiridas em cima da hora, explore a possibilidade de implementar regras mais claras ou usar alertas. Reduzir a compra de última hora, mesmo que em 10%, pode gerar economia.
Auditoria de tarifas: compare as tarifas pagas com as do mercado. Sua agência ou ferramenta está realmente oferecendo os melhores preços? Se os bilhetes de avião e hospedagem estiverem acima da média, investigue os motivos. A auditoria deve ser constante.
Otimização do processo de aprovação: muitas vezes, o processo de aprovação de viagens é lento e burocrático, causando compras de última hora e aumento nos custos. Analise se a jornada de aprovação pode ser otimizada.
No segundo mês, com um entendimento mais profundo do programa de viagens e alguns resultados em mãos, você estará pronto para trabalhar em parcerias estratégicas dentro da empresa.
Agenda com áreas estratégicas: marque reuniões com outras áreas da empresa e suas lideranças para apresentar o que encontrou nas primeiras semanas e os resultados dos quick wins. Apresente um plano de ação mais robusto e defina como a área de viagens corporativas trabalhará de forma colaborativa com cada uma dessas equipes.
Definição de SLAs: negocie e defina SLAs claros com fornecedores e áreas internas. Por exemplo: qual é o tempo máximo para aprovação de uma viagem? Qual o tempo de resposta do fornecedor? SLAs bem definidos garantem que todos os parceiros estejam alinhados e focados em entregar o melhor serviço.
O terceiro mês é o momento de colocar em prática a comunicação com o viajante e estabelecer a estrutura de governança que sustentará o programa a longo prazo.
Comunicação com o viajante: a política de viagens é um documento burocrático e, por isso, muitos viajantes não a leem. O grande desafio é apresentar o programa de forma leve e clara. Crie materiais de comunicação que informem sobre a política, seus benefícios e o uso da ferramenta de gestão de viagens.
Criação de comitês: para garantir que o programa atenda às necessidades de todos, considere a criação de um comitê de viagens. Ele deve ser composto por representantes de diferentes áreas (financeiro, RH, viajantes experientes) e se reunir periodicamente para discutir o programa, sugerir melhorias e garantir o alinhamento.
Com os primeiros 90 dias concluídos, é hora de olhar para frente. O programa de viagens deve ser um projeto de melhoria contínua, por isso é essencial ter um roadmap de médio e longo prazo.
Integração de novas tecnologias: avalie soluções que possam otimizar o programa, como ferramentas de gestão de despesas, plataformas de reserva mais inteligentes ou até mesmo a implementação de inteligência artificial para otimização de tarifas.
Sustentabilidade: a sustentabilidade é uma pauta cada vez mais relevante para empresas e seus stakeholders. Como o programa de viagens pode contribuir? Comece a pensar em formas de reduzir a emissão de carbono nas viagens, priorizar parceiros com políticas ambientais claras ou até mesmo compensação de carbono.
Gestão de riscos e segurança: vá além do básico e desenvolva um plano robusto de gestão de riscos. Isso inclui análise de segurança em destinos específicos, acompanhamento em tempo real de viajantes em áreas de risco e plano de contingência para crises, como desastres naturais, instabilidade política ou pandemias. Um plano abrangente pode incluir treinamentos para viajantes e contratação de seguros.
Programas de fidelidade: pense em como o programa de viagens pode se tornar um benefício para os colaboradores. Negocie com companhias aéreas e redes de hotéis para que os viajantes acumulem pontos e desfrutem de vantagens, como upgrades de classe e acesso a lounges. Criar um programa interno de fidelidade pode aumentar a adesão à política de viagens e a satisfação dos colaboradores.
Medir o desempenho do programa de viagens é fundamental para mostrar o valor da sua área. Um painel de controle com os principais indicadores (KPIs) facilita a tomada de decisão. A seguir, alguns KPIs que você deve considerar:
Custo total das viagens, custo por viajante, custo médio por trecho aéreo e diária de hotel são indicadores relacionados às despesas que devem ser acompanhados de perto. Analise a evolução desses números ao longo do tempo e observe a economia gerada pelas negociações e pela otimização da janela de compra.
Alguns indicadores relacionados a SLA incluem o tempo médio de aprovação de viagens, o tempo de resposta do fornecedor e a taxa de conformidade com a política de viagens.
Pesquisas de satisfação são essenciais para entender como os colaboradores avaliam a experiência e a política da empresa. Realize pesquisas regulares com os viajantes para coletar feedbacks e identificar pontos de melhoria no processo.
Quantos colaboradores utilizam a ferramenta? Se a taxa de adoção for baixa, é sinal de que algo precisa ser ajustado. Uma baixa adesão pode indicar que a ferramenta é complexa ou que a comunicação sobre seu uso não foi eficaz.
Acompanhe as taxas de incidentes de segurança, o número de violações de políticas e a aderência aos requisitos de documentação. Para melhorar esses indicadores, garanta que todos os viajantes tenham a documentação necessária e que o suporte de emergência esteja sempre disponível.
Leia mais: 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar
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