Quando o viajante é um alto executivo, um membro do conselho administrativo ou uma pessoa de destaque na empresa, o gestor de viagens deve redobrar a atenção com a segurança e a privacidade das informações.
Mas como garantir a eficiência da viagem e o conforto desse viajante sem comprometer sua segurança ou expor dados sensíveis da organização? A resposta está na implementação de regras de privacidade rigorosas e na criação de diferentes níveis de visibilidade para itinerários que exigem discrição.
A seguir, descubra estratégias para proteger informações de viagens que demandam esse cuidado adicional, reforçando o profissionalismo e a seriedade da sua área.
Viagens envolvendo líderes C-Level e figuras-chave da companhia não são deslocamentos comuns: o nível de exposição, tanto pessoal quanto corporativa, é naturalmente mais elevado.
Um itinerário detalhado, contendo horários, números de voo, nomes de hotéis e endereços de reuniões, deixa de ser apenas uma agenda e passa a representar um ativo de risco caso caia em mãos erradas.
Os desafios enfrentados na gestão desses deslocamentos são diversos:
Segurança pessoal: a exposição pública do itinerário pode atrair a atenção de concorrentes, criminosos ou outras pessoas mal-intencionadas.
Proteção de informações confidenciais: muitas vezes, a viagem está relacionada a fusões e aquisições, lançamentos estratégicos ou negociações de alto risco. O conhecimento prévio do trajeto pode oferecer pistas sobre a natureza da operação, comprometendo a vantagem competitiva da empresa.
Conformidade com a LGPD: o itinerário contém dados pessoais sensíveis do viajante como localização, horários, preferências de hospedagem, entre outros. A Lei Geral de Proteção de Dados no Brasil e regulamentações como a GDPR na Europa exigem um tratamento rigoroso dessas informações. O gestor de viagens, em conjunto com os setores de TI e Compliance, é corresponsável pela proteção desses dados.
Leia mais: Anticorrupção e compliance a favor da redução de riscos em viagens corporativas
A chave para reduzir os riscos não é ocultar a informação de todos, mas sim estratificar o acesso. É fundamental criar uma arquitetura de visualização que garanta que apenas o estritamente necessário seja compartilhado:
Este grupo precisa ter acesso completo para agir de forma eficiente:
Equipe de segurança;
Agência de viagens corporativas.
Sempre que possível, configure o acesso com criptografia de ponta a ponta e autenticação multifator (MFA).
Este grupo necessita de informações para fins de aprovação e auditoria, mas não para o acompanhamento logístico em tempo real:
Aprovador direto da viagem;
Departamentos financeiro, contábil e de compras.
Implemente sistemas que permitam o mascaramento automático de dados sensíveis (como endereços e voos específicos) em e-mails de aprovação e relatórios preliminares.
A regra geral aqui é: se não é crucial para a função, não deve ser visualizado.
Secretariado e assistentes que precisam apenas saber que o executivo está viajando e o destino (para gerenciar a agenda do escritório), mas não os detalhes exatos;
Outros colaboradores.
Para esses casos, use o sistema de agenda corporativa (Outlook, Google Calendar etc.) para inserir apenas blocos genéricos, como “Viagem Corporativa – Confidencial”.
Ocultar dados não é sinal de desconfiança, mas sim uma medida de segurança robusta. A decisão de mascarar ou restringir informações deve se basear em três princípios:
Países ou regiões com instabilidade política, alta taxa de criminalidade ou onde a espionagem corporativa é frequente demandam atenção redobrada. Nesses casos, que possuem alto risco, o nome do hotel deve ser conhecido apenas pelo gestor de viagens e pela equipe de segurança (Nível 1).
Viagens emergenciais e deslocamentos de última hora para lidar com crises são outros exemplos em que a discrição é fundamental para evitar especulações no mercado. Qualquer viagem oficialmente classificada pelas áreas Jurídica ou de Compliance como "Confidencial" ou "Extremamente Restrita" também representa alto risco.
O itinerário pode conter informações pessoais sensíveis, como nome completo, documentos, preferências de viagem e números de programas de fidelidade.
O colaborador tem o direito de que seus dados profissionais sejam tratados apenas por setores com legítimo interesse, garantindo que as informações logísticas mais sensíveis não sejam acessadas por colegas sem necessidade funcional.
Em determinados casos, a exposição de um itinerário pode ser inoportuna. Por exemplo, um executivo viajando para um destino de lazer, mesmo que com um único compromisso de negócios, pode gerar percepção negativa caso a companhia esteja passando por um período de reestruturação ou cortes de custos. A discrição nesses momentos protege a imagem da marca de controvérsias desnecessárias.
Em um ambiente de risco elevado e, naturalmente, em conformidade com a LGPD, a estratégia de privacidade deve ser documentada e auditável.
Embora a gestão de viagens corporativas seja uma necessidade funcional e, portanto, haja legítimo interesse da empresa no tratamento dos dados, para o alto escalão e viagens sensíveis, o ideal é estabelecer um Protocolo de Privacidade Específico. Esse protocolo deve prever:
Termo de Consentimento Informado: o executivo deve assinar um documento que detalhe quais dados são coletados (voo, hotel, etc.), quem terá acesso (Nível 1, Nível 2) e por quanto tempo (durante a viagem, cinco anos para auditoria, etc.).
Direito de oposição: deve-se informar como o executivo pode solicitar o mascaramento ou a não divulgação de um dado específico, desde que isso não comprometa a segurança ou a auditoria financeira.
Além disso, para comprovar conformidade e responsabilidade, todo acesso a itinerários classificados como sensíveis deve ser registrado em um log de acesso, documentando:
Quem acessou o itinerário completo ou mascarado;
Quando o acesso ocorreu (data e hora exatas);
O que foi visualizado (documento completo ou apenas resumo financeiro);
Por que o acesso foi realizado (se possível, com um campo de justificativa para acessos fora do Nível 1).
Essa trilha de auditoria é sua prova de conformidade em caso de vazamento ou suspeita de uso indevido das informações. Ela permite identificar rapidamente o ponto de falha e tomar as medidas corretivas necessárias.
A rigidez das regras de privacidade não pode inviabilizar a operação. Por isso, é fundamental prever exceções controladas para lidar com imprevistos. Lembre-se: a exceção existe para solucionar crises, não para quebrar a política.
Em cibersegurança, o conceito de "Break Glass" (quebrar o vidro) refere-se a um procedimento que permite o acesso emergencial a sistemas críticos. Esse conceito pode ser adaptado para o protocolo de itinerários:
Definição: procedimento pré-aprovado que permite a uma pessoa fora do Nível 1 (por exemplo, um gerente de crise ou diretor de TI), acessar o itinerário completo em caso de emergência médica ou crise de segurança (desastre natural, atentado etc.) que impeça a comunicação com o gestor de viagens principal ou com o próprio viajante.
Implementação: o acesso deve ser solicitado formalmente pelo sistema, que automaticamente notifica os responsáveis de Nível 1 e gera um registro de log de acesso emergencial, que não pode ser contestado.
Pós-crise: após o uso do protocolo Break Glass, deve ser realizada uma análise forense para garantir que o acesso foi realmente necessário e que não resultou em exposição indevida das informações.
Se você utiliza agências de viagem locais, motoristas privados ou equipes de segurança terceirizadas, compartilhe com eles apenas as informações necessárias para o próximo passo logístico.
Por exemplo, o motorista para o aeroporto precisa saber apenas o voo de partida, mas não o voo de retorno ou o hotel no destino. A equipe de segurança local precisa ter acesso ao itinerário completo no destino, mas não ao histórico de viagens anteriores do executivo.
Além disso, garanta que todos os contratos com fornecedores externos contenham cláusulas robustas de confidencialidade (NDA) e de tratamento de dados (LGPD/GDPR), responsabilizando-os legalmente pelo vazamento de informações.
A escala e a complexidade das viagens corporativas, especialmente diante do risco de falhas humanas, exigem uma solução tecnológica robusta, como a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.
A VOLL oferece suporte humano 24/7, já operando sob protocolo de privacidade. Isso garante que a comunicação do itinerário completo, quando necessária, seja realizada apenas com a equipe de emergência e segurança, e nunca por canais desprotegidos.
Com fluxos de solicitação e aprovação personalizados e políticas customizadas por perfil, você assegura uma gestão direcionada e adaptada às necessidades específicas de proteção da sua equipe.
Além disso, a VOLL foi a primeira do setor no Brasil a conquistar a certificação ISO 27001, uma comprovação de que a segurança da informação está no centro da nossa operação.
Nosso sistema de gestão de segurança da informação, baseado nos rigorosos padrões da ISO 27001, assegura a proteção integral dos dados armazenados na plataforma, prevenindo acessos indevidos e garantindo o uso responsável das informações em conformidade com legislações como a LGPD.
Se você deseja transformar a complexidade da segurança de itinerários em um processo automatizado, eficiente e totalmente auditável, a VOLL é a solução ideal.
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