Seja em deslocamentos nacionais ou internacionais, as viagens corporativas estão sujeitas a regras específicas de tributação, reembolsos e comprovações fiscais que, quando negligenciadas, podem gerar custos adicionais e até complicações jurídicas para a empresa.
Além disso, as despesas de viagens corporativas impactam diretamente o Imposto de Renda, sendo necessário um controle rigoroso para evitar autuações e assegurar a dedução correta no IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e no IRPF (Imposto de Renda da Pessoa Física).
Para que os deslocamentos estejam em conformidade com a legislação e as regras fiscais vigentes, é fundamental que empresas e colaboradores compreendam suas obrigações fiscais.
Confira abaixo o que diz a legislação, quais são os principais pontos de atenção e como evitar problemas durante as viagens corporativas.
As viagens corporativas estão regulamentadas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e por normativas fiscais que determinam como as despesas devem ser documentadas e declaradas. Entre os principais pontos estão:
As diárias são valores pagos ao colaborador para cobrir despesas durante o deslocamento, como alimentação, hospedagem e transporte. De acordo com a CLT, as diárias não integram o salário do funcionário, desde que não ultrapassem 50% da sua remuneração mensal. Caso excedam esse limite, passam a ser consideradas parte do salário, incidindo encargos trabalhistas como INSS e FGTS.
Além disso, para serem dedutíveis no IRPJ, essas despesas precisam estar devidamente comprovadas com documentos fiscais em nome da empresa.
Saiba como calcular despesas e diárias de viagens a trabalho.
Diferente das diárias de viagem, a ajuda de custo é um valor destinado a cobrir despesas específicas, como mudança de cidade ou deslocamentos em casos excepcionais. Ela não compõe a remuneração e não incide encargos trabalhistas. Contudo, para fins de dedução fiscal, é necessário comprovar os gastos com notas fiscais.
Os reembolsos devem ser comprovados por meio de notas fiscais e recibos em nome da empresa ou do colaborador. A Receita Federal exige que esses documentos sejam mantidos por um período de cinco anos para auditoria. Além disso, o reembolso não é considerado remuneração tributável para o colaborador, desde que os valores sejam justificados como despesas de trabalho.
Para saber mais sobre reembolsos, confira nosso conteúdo completo sobre reembolso de despesas corporativas.
Para evitar problemas com a Receita Federal e assegurar que todas as despesas estejam em conformidade com as regulamentações fiscais, tanto empresas quanto colaboradores possuem responsabilidades distintas.
Emissão de notas fiscais em nome da empresa: Toda despesa reembolsada deve ser comprovada para dedução do IRPJ.
Documentação completa: Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento devem ser arquivados por até cinco anos, como determina a Receita Federal.
Compliance e auditorias: Manter as despesas devidamente registradas e auditadas para garantir segurança em processos fiscais e evitar multas.
Dedução no IRPJ: Os valores gastos em viagens corporativas podem ser deduzidos como despesas operacionais, desde que estejam em conformidade com as regras fiscais e devidamente documentados.
Retenção de impostos sobre serviços: Em casos de contratação de transporte, hospedagem ou alimentação, pode haver necessidade de retenção de ISS, IRRF ou outros tributos, dependendo da localidade e do serviço prestado.
Declaração de diárias e reembolsos no IRPF: Os valores reembolsados para cobrir despesas de viagens corporativas devem ser declarados como "Rendimentos Isentos e Não Tributáveis".
Comprovação de despesas: Para ter isenção, o colaborador precisa apresentar comprovantes (notas fiscais e recibos).
Diferença entre despesas dedutíveis e tributáveis: Se a empresa não reembolsar integralmente os custos, o colaborador pode deduzir a diferença no IRPF, desde que comprove os gastos.
Armazenamento de comprovantes: Os documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos, em caso de solicitação da Receita Federal.
Para evitar inconsistências e riscos fiscais, a empresa deve adotar práticas rigorosas de controle e documentação.
Os principais pontos de atenção são:
Emissão de Notas Fiscais em nome da empresa: Toda despesa reembolsada deve ser comprovada com documentos fiscais no nome da empresa.
Controle sobre limites de diárias e ajudas de custo: Para não configurar como parte do salário, os valores pagos não devem ultrapassar 50% da remuneração mensal do colaborador.
Documentação digitalizada: A digitalização de comprovantes facilita a gestão, o armazenamento e a auditoria das despesas de viagem.
Retenção de impostos: Verificar as regras de cada localidade para evitar falhas de retenção de tributos (ISS, IRRF, etc.).
Confira uma lista com boas práticas para minimizar riscos e otimizar a gestão das viagens a trabalho.
Empresas com políticas de viagem bem definidas economizam até 25% nos custos totais de viagens, além de reduzirem significativamente erros de compliance fiscal.
Mas, para isso, o documento deve contemplar pontos como:
Valores máximos para hospedagem, transporte e alimentação;
Procedimentos para solicitação de adiantamentos e reembolsos;
Prazos para apresentação de comprovantes fiscais.
Manter um processo de auditoria frequente permite identificar falhas, corrigir desvios e evitar passivos fiscais. Empresas que realizam auditorias trimestrais, por exemplo, tendem a reduzir em até 15% os erros de documentação fiscal, além de demonstrarem transparência e fortalecerem a relação da empresa com órgãos reguladores.
O processo de auditoria deve incluir práticas como:
Verificação dos comprovantes apresentados;
Conferência dos valores reembolsados;
Validação das notas fiscais emitidas em nome da empresa;
Revisão dos relatórios de despesas para identificar inconsistências.
Leia também: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes.
Muitas inconsistências fiscais em viagens corporativas ocorrem por falta de conhecimento dos próprios viajantes. Sendo assim, criar manuais de boas práticas e promover treinamentos periódicos são estratégias que ajudam a reforçar o conhecimento dos colaboradores.
Alguns pontos importantes para incluir no treinamento:
Como organizar e apresentar os comprovantes fiscais;
Importância do preenchimento correto dos relatórios de viagem;
Consequências de descumprir as normas fiscais;
Procedimentos para a prestação de contas.
Trabalhar com fornecedores homologados e serviços padronizados facilita a coleta de notas fiscais no nome da empresa, além de fortalecer a negociação por melhores tarifas. Isso também reduz divergências no preenchimento dos documentos fiscais, evitando inconsistências.
Empresas que centralizam seus fornecedores de hospedagem, transporte e alimentação conseguem maior previsibilidade nos custos e tem mais facilidade de auditoria. Além disso, a padronização permite que os comprovantes sejam emitidos corretamente, garantindo a dedução no IRPJ sem contratempos.
Saiba o que é bid e como aplicar nas viagens corporativas.
A automatização de processos fiscais é essencial para empresas que realizam viagens corporativas com frequência. Investir em soluções que centralizam reservas, reembolsos e controle de despesas é uma ótima forma de automatizar processos e atestar que tudo está em conformidade fiscal.
Além disso, a integração com ERPs financeiros facilita o controle dos gastos e a geração de relatórios fiscais, eliminando processos manuais e reduzindo o risco de erros.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e conta com uma solução completa para otimizar a gestão de viagens, reduzindo custos, automatizando processos ao mesmo tempo em que assegura total conformidade com as legislações vigentes.
Através de uma plataforma completa e fácil de usar, sua empresa consegue simplificar e automatizar o processo de gestão fiscal em viagens corporativas, garantindo transparência em cada etapa.
Alguns das funcionalidades da VOLL específicas para a gestão fiscal de viagens corporativas são:
Gestão integrada de despesas: Todos os comprovantes são armazenados digitalmente, facilitando a emissão de relatórios e a apresentação de documentos fiscais.
Emissão automática de relatórios fiscais: A plataforma gera relatórios detalhados com base em cada viagem, permitindo uma visão clara dos gastos e dos reembolsos efetuados.
Prestação de contas simplificada: Os colaboradores podem lançar os comprovantes diretamente no aplicativo, agilizando a análise e o reembolso.
Integração com ERPs financeiros: A VOLL tem integração com os principais sistemas de gestão financeira, automatizando processos e eliminando falhas manuais.
Controle de teto para despesas: A plataforma permite configurar limites para despesas, evitando gastos acima do previsto e reduzindo riscos fiscais.
Segurança e transparência nos dados fiscais: Todas as informações ficam disponíveis para consulta em tempo real, garantindo precisão nos registros financeiros.
Além disso, a VOLL possui parcerias estratégicas com fornecedores homologados, garantindo que todos os serviços contratados estejam em conformidade com as exigências fiscais e sejam devidamente documentados.
Por isso, para simplificar a gestão fiscal das viagens da sua empresa e ainda economizar com mais controle e segurança, entre em contato com a VOLL e descubra as condições especiais que preparamos para você.